Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken Verschil in collectieve opmerkzaamheid tussen twee afdelingen Gaby Bijl – Alphenaar 07-02-2019

Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Introductie Gaby Bijl – Alphenaar EHS&S Staff Engineer bij Janssen Biologics, onderdeel van pharmaceutical company of Johnson & Johnson. Integrale Veiligheidskunde aan de Haagse Hogeschool Afstudeeronderzoek High Reliablity Organizations Vrije tijd: Onderdeel Milieu en Veiligheidsteam jaarlijks groot evenement Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Agenda Introductie (5 min) Aanpak en gebruikte methodiek (5 min) Uitkomsten resultaten onderzoek (10 min) Uitsplitsing in werkgroepjes (15 min) Bespreking uitkomsten werkgroepen (10 min) Plenaire toelichting verschillen in uitkomsten (10 min) Afsluiting en vragen/opmerkingen (5 min) Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Aanpak en gebruikte methodieken Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Aanpak en gebruikte methodieken Onderzoeksonderwerp: Bevorderen van het eerder oppakken van signalen. Zes principes Gerichtheid op verstoring Veerkrachtig reageren Terughoudendheid tot simplificeren Respecteren van expertise Gevoeligheid voor de uitvoering Behoedzaamheid met ervaringen Survey Feedback Methodiek: 4 terugkoppelbijeenkomsten Toepassing: Kleine successen strategie voor directe praktische verbeteringen Appreciative Inquiry 2 pilotgroepen: Distributie afdelingen Team binnen productie Toelichting over de anonimiteit van het onderzoek. Er wordt geen naam genoemd in het kader van vertrouwelijkheid. De organisatie waar het onderzoek heeft plaatsgevonden heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan. ‘Behoedzaamheid met ervaringen’ wordt alleen inhoudelijk toegelicht tijdens de workshop. Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Toelichting feedback methodiek Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Toelichting feedback methodiek Stappenplan terugkoppelbijeenkomsten Stap 1: voorstelronde van de betrokkenen. Stap 2: Introductie in het onderwerp. Stap 3: Gesprekken in subgroepen over successen en zorgen. Stap 4: Presentatie van de verzamelde gegevens aan de gehele groep. Stap 5: Bespreking van de uitkomsten van de vragenlijsten. Stap 6: Selectie van de verzamellijst van de verbeterpunten. Stap 7: Top drie samenstellen van alle ingebrachte verbeterpunten. Strategisch Personeelsplan | K&S IV

Gevalideerde vragenlijst Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Gevalideerde vragenlijst Onderzoek Vogus & Sutcliffe bij 1600 IC-verpleegkundigen Verband tussen score Safety Organizing Scale (SOS) en aantal medische fouten. Uitkomst onderzoek: hoe hoger de score hoe lager het aantal fouten. Strategisch Personeelsplan | K&S IV

Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Uitkomsten gevalideerde vragenlijst (groepen vergeleken met 1600 verpleegkundigen in de VS) Stelling D P Principe 1. Besteden wij tijd aan het identificeren van activiteiten die wij niet verkeerd willen laten gaan. Gerichtheid 2. Bespreken wij, wanneer we over zich ontwikkelende of mogelijke problemen spreken met collega's, waar we op moeten letten. 3. Bespreken wij alternatieven hoe wij onze normale werkzaamheden kunnen uitvoeren. Terughoudendheid 4. Hebben wij een goed beeld van de talenten en vaardigheden van elkaar. Gevoeligheid 5. Bespreken wij onze specifieke vaardigheden met elkaar, zodat wij weten wie relevante vaardigheden en kennis bezitten. 6. Bespreken wij, wanneer fouten zich voordoen, hoe wij deze hadden kunnen voorkomen. Veerkracht 7. Spreken wij over fouten en de manier waarop we van fouten kunnen leren. 8. Maken wij, tijdens het oplossen van problemen, gebruik van de specifieke vaardigheden van onze collega's. Respecteren 9. Koppelen wij, wanneer zich een crisis voordoet, snel onze collectieve expertise om deze op te lossen. Toelichting geven dat er een behoorlijk verschil is in de uitkomsten tussen de twee afdeling. Note: de gepresenteerde vragenlijsten zijn alleen de gevalideerde vragen van V&S. De volledige vragenlijst (en de daaruit leidende acties) zijn gebaseerd op 92 vragen. Strategisch Personeelsplan | K&S IV

Uitkomsten (binnen) distributie afdelingen Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Uitkomsten (binnen) distributie afdelingen Vragen naar expertise door leidinggevenden Bijstellen procedures na ‘het ging net goed’. Bevorderen melden onafhankelijk van meldingsdoelen Beter leren omgaan met nieuwe processen etc Toelichting geven over de vormgeving van de puzzelstukjes. Beide slides met puzzelstukjes als hand-out meenemen. Toelichten dat dit de concrete actiepunten zijn naar aanleiding van de terugkoppelbijeenkomsten. Bevorderen communicatie collega’s buiten de afdeling Gerichtheid op verstoring Terughoudendheid tot simplificeren Gevoeligheid voor de uitvoering Behoedzaamheid met ervaringen Respecteren van expertise Veerkrachtig reageren 8 Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Uitkomsten (buiten) team binnen productie Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Uitkomsten (buiten) team binnen productie Expertise tijdens ontwerpen van nieuwe processen Situaties analyseren voor het uitvoeren van acties Communicatie shiftoverdracht Flexibeler omgaan met opgeslegde procedures etc op iedere (unieke) situatie Inzichtelijk maken afhandeling meldingen Verminderen werkdruk door herinrichting personeelsbezetting Gerichtheid op verstoring Terughoudendheid tot simplificeren Gevoeligheid voor de uitvoering Behoedzaamheid met ervaringen Respecteren van expertise Veerkrachtig reageren 9 Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Uitsplitsing werkgroepjes Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Uitsplitsing werkgroepjes Analyseren verschillen in uitkomsten tussen afdelingen Wat leidt u af uit de uitkomsten? Wat vind u opvallend aan de uitkomsten? Wat denkt u dat het verschil kan zijn tussen beide afdelingen? Wat zou een verklaring kunnen zijn voor de uitkomsten? Wat is mogelijk de rol van de leidinggevende bij de twee afdelingen? Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Plenaire terugkoppeling Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Plenaire terugkoppeling Analyseren verschillen in uitkomsten tussen afdelingen Verwachting verschil tussen de afdelingen. Bevestiging van de gevalideerde vragenlijst. Afdelingen distributie: Onderlinge afstemming. Verbeterpunten vooral binnen de afdeling. Team binnen productie: Verbeterpunten liggen vooral buiten de afdeling (machteloosheid). Wens voor betrokkenheid van inrichtingen processen m.b.t. de werkzaamheden. Andere uitkomsten onderzoek: Behoedzame verbondenheid. Ervaringen in werkelijkheid en de papieren werkelijkheid. Behoedzaamheid in samenwerking, het creëren van een gemeenschappelijk beeld. Rol leidinggevenden in participatie onderzoek. Een groep verhaal doen. Andere groepen aanvullen of commentaar leveren. Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken

Ruimte voor vragen en opmerkingen Toelichting uitkomsten Aanpak en methodiek Introductie en agenda Resultaten onderzoek Werkgroepen Vragen en opmerkingen Ruimte voor vragen en opmerkingen Oorzaken bij jezelf houden of buiten de afdeling zoeken