Silvia Van Cauter Stafmedewerker Gezond Werken

Vlaams Instituut Gezond Leven Expertisecentrum en partnerorganisatie van de Vlaamse overheid Missie: zoveel mogelijk mensen in Vlaanderen helpen om gezond te leven Hoe? Met onderbouwd en onafhankelijk advies  Opleidingen Ontwikkelen en implementeren van instrumenten en methodieken Op maat van de betreffende setting of doelgroep Via ondersteuning van professionelen en beleidsmensen uit eigen en andere sectoren We zijn een expertisecentrum die als doel heeft om het leven van de Vlaming gezonder te maken. We geven onderbouwd advies, opleiding, maken methodieken… rond volgende thema’s Voeding Beweging en sedentair gedrag Roken Geestelijke gezondheid Gezondheidsongelijkheid Gezondheid en milieu Algemene principes van gezondheidsbevordering Dit doen we in verschillende settings: Lokale besturen School Bedrijven Zorg en welzijn

Waarom gezond vergaderen? We spenderen veel van onze arbeidstijd aan vergaderen. Ongezonde vergaderingen leiden tot productieverlies. Daarom belangrijk om oog te hebben voor de vergadering zelf en de omstandigheden waarin de vergaderingen plaatsvinden. Vandaar ontwikkeling van de Gezond Vergaderen box.

7 thema’s met tips Drink water Zorg voor verse lucht Snoep gezond Onderbreek lang stilzitten Voel je goed in je vel Werk efficiënt Beweeg

Tip 1 : Drink water Per dag drinken we best 1,5 liter water. Dat zijn 7 glazen. Tips om meer water te verbruiken Gebruik grote glazen, dan drink je automatisch meer. Drink tussen de maaltijden enkel water als je de hele dag vergadert. Pimp je (bruis)water met groenten, fruit of kruiden. Breng eventueel je gepimpt (bruis)water mee naar de vergadering Voorzie de vergadering of vraag voldoende water te voorzien Willen jij en je collega’s weten of je voldoende drinkt? => doe de vochttest op www.gezondheidstest.be Je kan tips aan de collega’s vragen van leuke smaakcombinaties. Enkele tips: Aardbeien, blauwe bessen en een takje basilicum Sinaasappel, een kaneelstokje en stukjes gember Komkommer, limoen en een takje munt Bosbessen met lavendel Grapefruit, zoals pompelmoes, en rozemarijn Sinaasappel, blauwe bessen en een takje munt

Tip 1 : Drink water Liever iets anders: Kies voor groene of kruidenthee. Zwarte thee vermijd je best zoveel mogelijk. Af en toe een kopje koffie mag. Met een beetje halfvolle melk, en zonder suiker. Een glaasje fruitsap, zelfs versgeperst, drink je best niet elke dag. Light frisdranken kunnen af en toe, maar beperk ze. Bied geen frisdranken of sportdranken aan. Af en toe koffie? Dat zijn maximum zo'n 3 tot 4 kopjes per dag. Waarom beperking van light frisdranken: ze zijn zuurhoudend en dus slecht voor de tanden. Bovendien houden ze je drang naar zoet in stand. Waarom drink je best niet elke dag vers geperst fruitsap: versgeperst fruitsap bevat minder vezels dan echt fruit waardoor je vlugger te veel suikers binnen hebt. Een glas fruitsap bevat veel stukken fruit, aangevuld met andere stukken fruit maakt dat je, indien je dit elke dag drinkt, teveel fruit kan opnemen wat ook niet aangeraden wordt (voedingsdriehoek). Je eet beter drie stukken fruit, dan dat je dit elke dag op drinkt.

Tip 2: Zorg voor verse lucht Waarom? Ongezonde lucht beïnvloedt onze gezondheid Te weinig ventileren en verluchten kan leiden tot verschillende gezondheidsklachten zoals: hoofdpijn, irritatie van de slijmvliezen van de ogen, neus en keel, luchtweginfecties, allergische reacties, verergering van astmaklachten en geurhinder. Onvoldoende verse lucht vermeerdert aantal bacteriën en virussen Ideale temperatuur: 20 graden De lucht binnen is vaak meer vervuild dan buiten. Zorg dus regelmatig voor toevoer van verse lucht. Wanneer er onvoldoende verse lucht wordt aangebracht, vermeerdert het aantal bacteriën en virussen. Die zorgen ervoor dat bijvoorbeeld griep of een verkoudheid snel wordt doorgegeven. Wanneer de lucht binnen gezond is, ligt het ziekteverzuim maar liefst 2,5% lager (Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, 2015). Ook de temperatuur speelt een belangrijke rol. Houd de temperatuur rond de 20°C. Dat is de optimale luchttemperatuur voor onze hersenactiviteit. Bij een gemiddelde temperatuur van 26°C nemen onze prestaties af (Medisch Milieu Kundigen, 2015).

Tip 2: Zorg voor verse lucht. Aan de slag! Zijn er ventilatieroosters aanwezig? Verlucht eventueel extra door de ramen en/of deuren van het lokaal korte tijd open te zetten voor en na de vergadering en tijdens de (beweeg)pauze. Geen ventilatiesysteem of ventilatieroosters? Zorg dan voor een constante stroom van verse lucht door ramen en/of deuren op een kier te zetten. Een raamstopper kan een handig hulpmiddel zijn. Last van lawaaihinder of constante tocht? Verlucht dan voldoende in de pauze. Ventilatieroosters: ga na of deze openstaan zodat er een voortdurende luchtstroom aanwezig is.

Tip 2: Zorg voor verse lucht. Aan de slag! Is het te koud buiten? Beperk het energieverlies door max. 15 minuten een raam of deur te openen in de pauze. Is het openen van een raam of deur niet mogelijk? Probeer dan tijdens de pauze even een frisse neus te halen. Is er een CO2-meter aanwezig? De lichtjes van de CO2-meter geven aan of er genoeg geventileerd wordt in verhouding tot het aantal aanwezigen.  Neem een kijkje op www.gezondheidenmilieu.be.

Tip 3: Snoep gezond Kies voor een gezond tussendoortje en neem dit mee naar de vergadering. Voorzie indien nodig een schilmes, servet of bordje. Dit verlaagt de drempel. Ideaal tussendoortje: een stuk vers fruit. Ga voor easy to eat: een banaan, mandarijn, appel, druiven en bessen. Verse groentjes. Denk aan reepjes komkommer, kerstomaatjes, wortels, radijsjes, ... Je kan ze combineren met humus of guacamole. Fruitsla of gedroogd fruit. Een volkoren boterham met mager beleg. Een mager of halfvol melkproduct of calcium verrijkt sojaproduct, zonder toegevoegde suikers. Noten. Een handjevol en ongezouten graag! Toch een koek? Kies dan voor een beschuit, cracker, rijstwafel, droge koek, granen- of peperkoek.

Tip 3: Snoep gezond Leid jij de vergadering? Moedig dan in je uitnodiging aan om een gezonde snack mee te brengen of voorzie deze zelf. Voorzie je broodjes: bestel volkoren/meergranenbroodjes met groenten (rauw, gegrild of als spread), peulvruchtenspread: bijvoorbeeld hummus of een resem van niet-plantaardige opties zoals eieren, mozzarella, plattekaas, vis, gebakken kip- of kalkoenfilet. Willen jij en je collega’s weten of je voldoende groenten en fruit eet => doe de groenten- en fruittest op www.gezondheidstest.be Kies bij een broodlunch altijd voor volkorenbrood: daaruit haalt je lichaam de meeste voedingsstoffen. Zin in iets anders? Zet je tanden in een wrap, of schep wat pasta, rijst, couscous of quinoa op je bord. Maar kies altijd voor de volkoren variant.

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Situering: https://www.youtube.com/watch?v=OKwhV7QsSNs

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Denkoefening: Hoeveel minuten per dag zit de gemiddelde persoon? Hoeveel minuten zit jij gemiddeld per dag? Wisselwerk je? Antwoord: de gemiddelde Vlaming zit meer dan 9 u volgens het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid Laat ze even nadenken over hun eigen gedrag: Hoe verplaatsen ze zich naar hun werk? Hebben ze de trap aan het station genomen of de roltrap? Staan ze regelmatig recht? Als er mensen een stappenteller bij zich hebben of een app, hoeveel stappen hebben ze reeds gezet? Wie krijgt een signaal als ze te lang zitten en op hoeveel minuten staat dit afgesteld? Term wisselwerken toelichten

Hoelang zitten Vlamingen dagelijks stil? Cijfergegevens: Vlaamse volwassenen zitten 50% tot 85% van hun dag stil. Vlaamse volwassenen zitten gemiddeld 8,3 uur stil Vlaamse bedienden en kaderleden zitten ongeveer 70% van de werkuren of 5,5 uur per dag en onderbreken het zitten slechts 4 keer

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Waarom zitten niet goed voor je is: Je spieren hoeven niet te werken. Gevolg: je metabole processen verlopen niet zoals het moet. Onder meer je vetafbraak wordt afgeremd, wat kan leiden tot gezondheidsrisico’s. Tip: Om het halfuur rechtstaan en rondstappen is dus de boodschap. Zo komen je spieren in contractie, een zegen voor je lichaam. Ook je mentale gezondheid vaart trouwens wel bij die beweegmomentjes.  Tip: men staat best om de 20 a 30 minuten even recht om … De benen te strekken, dat is ook goed voor je rug Een glaasje water of een gezond tussendoortje te halen Even naar de printer te gaan, of te overleggen met een collega Rechtstaand te telefoneren Een frisse neus te halen Nog even dit: de risico’s van lang stilzitten zijn meer uitgesproken bij volwassenen dan bij kleuters, kinderen en jongeren. Wellicht komt dat gewoon omdat de negatieve gevolgen zich pas op latere leeftijd tonen. Alleszins geldt ook hier: jong geleerd, oud gedaan! Ik zit bijna de hele dag ononderbroken stil, maar ’s avonds compenseer ik dat door een halfuurtje stevig te stappen.’ Helaas, zo werkt het niet. Recent onderzoek bij volwassenen toont aan dat je het negatieve effect van lang stilzitten niet wegwerkt met een portie beweging achteraf. Toch niet als je je beperkt tot de dagelijkse aanbevolen hoeveelheid van 30 minuten beweging van matige intensiteit. Beweeg je elke dag minstens een uur matig intensief? Dan kun je de verhoogde kans op sterfte door lang stilzitten wel neutraliseren. De gezondheidsrisco’s op een rijtje zie je op volgende slide

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten Tijdens een vergadering kan je: de vergadering starten met een rechtstaande voorstelling werkvormen integreren die af en toe rechtstaan vereisen: Een brainstormsessie met post-its die je ergens op moet plakken. Een vragenronde waarbij iedereen die akkoord is met een stelling recht kan gaan staan. Een overleg waarbij degene die aan het woord is, rechtstaat. Brainstorm in groepjes met rotatie.

Tip 4: Onderbreek lang stilzitten vragen of er in de kleine vergaderzalen hoge tafels geplaatst kunnen worden zodat vergaderingen staand plaats kunnen vinden vragen of er in de grote vergaderzalen hoge tafels geplaatst kunnen worden zodat medewerkers af en toe kunnen rechtstaan aan de hoge tafel. tijdens de pauze vragen om even recht te staan of een slide toevoegen aan de presentatie die aanmoedigt om recht te staan een bewegingstussendoortje koppelen aan de pauze. Willen jij en je collega’s weten of jullie te veel zitten? => doe de bewegingstest op www.gezondheidstest.be Wat is een bewegingstussendoortje? Bewegingstussendoortjes zijn veilige, niet-competitieve oefeningen. Ze moeten kort, vrijwillig en veilig uitgevoerd kunnen worden in een beperkte ruimte. Een bewegingstussendoortje is vooral leuk, een reden om te lachen. En het geeft je medewerkers energie voor de rest van de vergadering. Doe met de groep een bewegingstussendoortje. Ze zitten al meer dan 20 minuten stil.

Filmpje

Heupen draaien Schouders rollen 360° ©Gezondleven ©Gezondleven

Tip 5: Voel je goed in je vel Voelen je medewerkers zich goed in hun vel? Dan zorgt dat niet alleen voor een positieve werksfeer, maar ook voor meer creatieve ideeën tijdens vergaderingen. Hoe kan je het mentaal welbevinden van je medewerkers versterken? Voor de vergadering Bij de start van de vergadering Tijdens de vergadering

Voor de vergadering Neem even de tijd voor je naar een vergadering gaat. Laat taken waarmee je bezig bent even los en neem wat ademruimte. Denk eens na over hoe je gewoonlijk een vergadering binnenstapt. Probeer nu de vergadering ontspannen en rustig binnen te stappen. Als je binnenkomt, zoek een plaatsje waar je je goed voelt. Neem de tijd om de omgeving in je op te nemen. Luister naar je ademhaling. Merk je collega’s op: hun kleding, houding, ... en begroet ze. Wil je je eigen veerkracht versterken? Surf dan naar www.fitinjehoofd.be, doe de veerkracht test en ga aan de slag! Aandacht hebben voor het mentaal welbevinden van je medewerkers begint al voor de vergadering van start gaat.

Veerkracht – www.fitinjehoofd.be Vind jezelf oké Praat erover Beweeg Probeer iets nieuws Reken op vrienden Deze slide kan je eventueel weglaten. Durf nee zeggen Ga ervoor en geniet Durf hulp vragen Gun jezelf rust Hou je hoofd boven water

Bij de start van de vergadering Gebruik de eerste 10 minuten als sociale starter. Bijvoorbeeld: Laat alle deelnemers aan de vergadering vertellen wat ze sinds het vorige overleg hebben bereikt en waar ze trots op zijn. Of wie hen afgelopen week erg geholpen heeft bij hun werk en ze dankbaar zijn. Onbekenden in de vergadering: begin niet alleen met een korte voorstelling van naam, bedrijf en functie maar ook met iets ludieks: favoriete vakantiebestemming, leukste sport, lekkerste gezonde snack,…

Tijdens de vergadering Complimenteer iemand die een goed idee aanbrengt, hard heeft gewerkt of zich inzet. Geef aandacht aan iedereen die aanwezig is. Is er iemand stil? Vraag wat hij/zij denkt. Spreek af dat elke participant aan de vergadering een pauze mag inroepen voor eender welke reden: toiletbezoek, stretching, eten, … Zet een alarm dat na 10-15 minuten afgaat en begin de vergadering dan ook meteen terug. Denk niet alleen probleemgericht, maar ook oplossingsgericht. Wat kunnen we eraan doen? Hoe gaan we ermee om? En wat gaat er wél goed?

Tip 6: Werk efficiënt - voorbereiding Met een goede voorzitter en een duidelijk doel krik je meteen de effectiviteit van je overleg op. Bereid de vergadering grondig voor. Neem alle informatie door, noteer vragen en belangrijke aandachtspunten. Zijn er documenten die iedereen dient door te nemen voor de vergadering? Bezorg ze voldoende op tijd aan de deelnemers van het overleg. Denk na over wie je allemaal wil betrekken bij het overleg en waarom. Ga na hoe lang de vergadering ongeveer zal duren. Eén uur? Begin de vergadering dan 1 uur voor de lunchpauze, of 1 uur voor het einde van de werkdag. Op die momenten zijn de meesten alert en komen ze sneller to the point.

Werk efficiënt – verwachtingen en afspraken Leg de agenda vast, bezorg die aan alle participanten en houd je hieraan. Controleer de vergaderruimte. Werkt alles wat je nodig hebt? De beamer, luidsprekers, ... Zorg eventueel voor het nodige materiaal voor de medewerkers: papier, pen, flip-over, post its, ... Geef de regels van het overleg mee aan je medewerkers i.v.m. smartphonegebruik, e-mails checken, pauzes, ... Spreek met iemand af om verslag te nemen van de vergadering. Begin en eindig de vergadering op het afgesproken tijdstip.

Tip 6: Werk efficiënt - Efficiënte werkvormen Praat niet meer dan 20 of 25 minuten over hetzelfde onderwerp. Maak telkens een korte samenvatting van wat besproken is. Dat is ook handig voor de collega die verslag neemt. Ken je medewerkers. Weet je dat bepaalde medewerkers over veel kennis beschikken over een onderwerp? Let erop dat ze ook hun bijdrage leveren of spreek hen hierover aan. Moet iedereen de ganse vergadering aanwezig zijn? Als voorzitter van de vergadering houd je best de rode draad vast. Afdwalingen kunnen voorvallen. Weeg de zakelijke voortgang van de vergadering af tegen de behoefte van medewerkers om hun verhaal te doen.

Tip 6: Werk efficiënt - Resultaat Overloop op het einde van de vergadering de beslissingen die werden genomen, de to do’s, wie ervoor verantwoordelijk is, en tegen wanneer. Bespreek ook hoe je items die nog niet opgelost zijn, zult aanpakken. Zorg dat iedereen het verslag van de vergadering kan terugvinden. Je kan op het einde de vergadering eens evalueren. Doe een rondje onder de deelnemers waarin elk een score op 10 geeft voor de vergadering. Welke punten vonden ze goed, welke willen ze verbeterd zien?

Tip 7: Beweeg Introduceer wandelend vergaderen Las bewegingstussendoortjes in Vergadering extern: gebruik een fiets of stap naar de externe locatie Gebruik zoveel mogelijk de trap Op gezondleven.be vind je onder thema bewegen meer stretch-, evenwicht- en krachtoefeningen. Deze kan je uitprinten en ophangen in de vergaderlokalen. Wandelend vergaderen maakt je productiever. Het verbetert het contact tussen de deelnemers en beslissingen worden sneller genomen. Tips: Houd de groep beperkt, 2 tot 3 personen is ideaal. Toch met meer deelnemers? Wandel dan 10 minuutjes samen naar een externe vergaderlocatie. Wandel in of rond het gebouw, of stippel een route uit in de buurt. Laat de deelnemers op voorhand weten dat het om een walk-and-talk vergadering gaat. Geef wat informatie mee, bv. breng een flesje water mee, een jas, gemakkelijke schoenen, ... Denk ook aan een notitieboekje, dictafoon of probeer een voice-to-text app die je spraak meteen omzet in tekst. Plan enkele stops in. Koppel elke stop aan een doelstelling van de vergadering. Wat moeten we beslist of besproken hebben bij elke stop? Bepaal een begin- en einduur. Vergeet niet de vertrouwelijkheid van bepaalde onderwerpen als je al wandelend vergadert. Nog een tussendoortje. Ondertussen zit iedereen weer al 20 minuten stil. Heb je nog tijd, dan kan je het filmpje van de bewegingsdriehoek tonen: https://www.gezondleven.be/themas/beweging-sedentair-gedrag/bewegingsdriehoek

Been zijwaarts Schouders draaien ©Gezond Leven ©Gezond Leven

Welke tip(s) neem je mee na deze vorming? Schrijf deze tips op en hang ze op je bureau als reminder of hang ze op in de vergaderruimte

Gezonde vergaderbox Dit waren de 7 tips en ze zitten in deze handige box.

Materialen Checklist: een hulpmiddel met praktische tips voor degene die de vergadering organiseert of voorzit, en voor degene die de vergadering klaarzet. Bladwijzers: voor elke deelnemer aan de vergadering, concrete tips voor een gezondere levensstijl en vergadercultuur. Stickertjes Gezond vergaderen De box bevat de volgende materialen. Deze slide is voor jullie en kan je gebruiken voor slide 31. Dit zijn voorbeelden die je kan maken en gebruiken in de vergaderlokalen.

Extra materialen: Gezond Vergaderen Box Aanvullende, praktische tips & tricks per thema Prioriteitentest Bekendmakings e-mail E-mailhandtekening Persartikel Alle materialen zijn te vinden op https://www.gezondleven.be/projecten/gezond-vergaderen Ook de materialen van de box zijn hier gratis te downloaden.

Extra materialen: wisselwerken Aanvullende, praktische tips om te wisselwerken Affiches, locatiestickers en stickervellen die je kan gebruiken of omhoog hangen Filmpje en powerpoint die kan je gebruiken tijdens vergaderingen Alle materialen en tips zijn te downloaden en bestellen op www.wisselwerken.be

Promopakket Basispakket Een basispakket bestaat uit 8 posters (4XA, 4XB), 8 locatiestickers (2XA, 2XB, 2XC, 2XD), 30 stickervellen. Dit basispakket is ruim voldoende voor een onderneming met +/- 60 werknemers, 2 verdiepingen en 2 vergaderzalen.

Bedankt voor uw aandacht!