Het ‘nieuwe’ organiseren Jac Christis (4-2-2016)

Het lectoraat Basisformatie: 0,8 fte lector en 0,4 docentonderzoekers Wat moet een lectoraat doen? Met werkveld onderzoeksvoorstellen ontwikkelen Daarvoor externe financiering zoeken (cofinanciering) Onderzoek met docenten en studenten uitvoeren Hoe meer financiering, des te groter het lectoraat (en omgekeerd) Hollen en stilstaan

De onderzoekslijnen Een onderwerp (Slim Organiseren) en drie lijnen: Slim organiseren in het mkb (TB: minor Slim Produceren) Slim organiseren in de zorg (MiZ: keuzevak Onderzoeksmethodologie) Slim organiseren in het HBO Professionele leeromgevingen: KWP, IWP, … BIB

Netwerken Regionaal: mkb, NPAL, COPE, Metaal Unie, MKB Noord Nationaal: HAN (lectoraat WCP), USI, LIN Internationaal: KU Leuven, Flanders Synergy, STSRT, EUWIN, GLOWIN, QRM center Lectoraat: Lean/QRM centrum Groningen?

Wie organiseren slim? Voorbeelden van uiterst succesvolle organisaties waar mensen met plezier werken Telkens terugkerende star cases Niet alleen minder managers, maar ook en vooral minder staf

Resource versus flow efficiency Traditionele organisaties Belangrijkste verspilling: capaciteitsbuffers Functionele structuur Complexe planning Moeizame kwaliteit Tijdbuffers: lange doorlooptijden Nieuw organisaties Belangrijkste verspilling: tijdbuffers Flow structuur Pull planning Continu verbeteren Capaciteitsbuffers

Buurtzorg Nederland Opgericht in 2006 door Jos de Blok uit ontevredenheid met traditionele organisatie van de thuiszorg Spectaculaire organische groei: van 1 naar meer dan 900 wijkteams in paar jaar (10.000 werknemers) Spectaculaire resultaten: betere zorg tegen lagere kosten en uitdagender werk Vele prijzen: beste werkgever, beste ondernemer, slimste ICT Basisidee: organiseer zodanig dat professionals hun beroep weer kunnen uitoefenen. Hoe ziet dat er uit? 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Op bezoek bij Buurtzorg Nederland Hoe ziet dat eruit? Op bezoek bij Buurtzorg Nederland 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Functionele structuur Cursus FNV 5 november 2009 Functionele structuur Aanmelding Ondersteuning Intake/indicatie Planning X1…n X1…n A B C D E F 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis Jac Christis, lector Arbeidsorganisatie en productiviteit

Functionele fabriek: organogram Directie Voorbereiding Productie Ondersteuning Boren Draaien Frezen Lassen Assem-bleren 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Functionele fabriek: afhankelijkheden Directie Voorbereiding Productie Ondersteuning Boren Draaien Frezen Lassen Assem-bleren Opslag 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Functionele structuur Slim organiseren, de organisatie van de organisatie 28-11-2013

Suri: dat gaat fout! Minimize Break into simple Low skills costs (specialized) steps Low wages Minimize resources Mangers: Functional maximize efficiency minimize cost departments Ensure Long feedback Poor quality backlog loops, Long lead times batching backtracking, and expediting OOOPS! High Costs 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Het gelijk van Suri Ontevreden wijkverpleegkundigen en verzorgenden, want Slechte zorg: 40 verschillende mensen komen bij mijn demente bejaarde moeder over de vloer Dure zorg door (1) hoge overhead en (2) lage productiviteit (veel onderweg) Slecht werk: een activiteit bij vele verschillende cliënten Oorzaak: Complexe productiestructuur, want erg arbeidsdelig En dus gecentraliseerde besturingsstructuur Resultaat: complexe organisatie met eenvoudige functies 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Suri: hoe moet het dan? Cost-based Time-based (schaalvoordelen) (flow voordelen) Organization: Functional Cellular (cross functional) Management: Top-down Team control ownership Team members: Narrow, Cross- specialized trained QRMindset: Efficiency and Relentless focus utilization goals on MCT reduction 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Wat doet Buurtzorg Nederland? Wijkteams: geïntegreerd zorg voor beperkt aantal soortgelijke cliënten (dezelfde wijk) met verschillende zorgvragen Hoofdkantoor Wijkteam Wijkteam Wijkteam Wijkteam Web community 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Het gelijk van Suri Tevreden wijkverpleegkundigen en verzorgenden, want Betere zorg, want minder gezichten (maar hogere salarislasten) Goedkopere zorg (minder overhead, minder onderweg, meer preventie) Leuker werk, want geïntegreerde functies Ontwerpstrategie: vereenvoudigen productiestructuur (fabriek in fabriek, school in school, ziekenhuis in ziekenhuis) als voorwaarde voor decentraliseren besturingsstructuur Resultaat: eenvoudige organisatie met complexe functies 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Achterliggende principe ‘Economies of flow’, gericht, niet op reduceren kosten per uur, maar op creëren waarde voor de cliënt Functie integratie (dus hogere loonkosten) Decentralisering besturing naar de teams Voorwaarde voor continue analyseren, verbeteren en vernieuwen Resultaat: door reduceren complexiteit lagere kosten en hogere kwaliteit Eenvoudige organisatie met complexe functies

Revolutionizing home care Ernst &Young: business case analyse: Minder uren per cliënt per jaar Kortere doorlooptijden (mensen sneller uit de zorg) Afname ongeplande (crisis) zorg Hogere productiviteit (productieve uren) Hogere loonkosten, maar minder werknemers Beduidend lagere overhead Lager ziekteverzuim en verloop Conclusie: toepassing door alle thuiszorginstellingen zou leiden tot kostenbesparing van 2 miljard Euro 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

www.hanze.nl

Organisatieontwerp Elke organisatie heeft een primair proces met een Productiestructuur: groeperen uitvoerende taken Besturingsstructuur: groeperen regelende taken Functies in de uitvoering: Maken (van product of dienst) Voorbereiden (van maakproces) Ondersteunen (van maakproces) Logische volgorde regels Slim organiseren, de organisatie van de organisatie 28-11-2013

(1) Productiestructuur Mintzberg over hoofdvormen van groeperen Primaire proces is middel voor realiseren doel Doel: realiseren van gevraagde orders (klant met wens) Middel: activiteiten die in proces uitgevoerd worden Groeperingscriteria: op middel (activiteiten) of doel (orders) Op middel: gelijksoortige bewerkingen (functioneel) Op doel: gelijksoortige orders (marktgericht) 2.1. Gelijksoortige producten (product-based) 2.2. Gelijksoortige klanten (customer-based) 2.2. Gelijksoortige projecten (project-based) Slim organiseren, de organisatie van de organisatie 28-11-2013

De organisatie van het proces Organiseren: dwars op het proces x,y,z x,y,z Organiseren: rond soortgelijke orders x x y y z z A B C D E a b c d a b c e b c d e

Organisatieontwerp in de zorg De ontwikkelingsfasen: Functionele structuur: organiseren rond soortgelijke activiteiten (specialismen). De patiënt verdwijnt uit het zicht Zorgpaden: het proces dat patiënten met soortgelijke aandoeningen volgen door de functionele structuur Zorgprogramma’s: marktgericht (patiëntgericht) organiseren rond patiënten met soortgelijke aandoeningen

Matrix structuur 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Decentraliseren Slim organiseren, de organisatie van de organisatie 28-11-2013

Cross-functionele cellen: fabriek en (!) kantoor Offerte team Order team   Acquisitie Orderverwerking Aanvragenbeoordeling Planning Calculatie Construeren Offerte Werkvoorbereiding Inkoop Expeditie Fried Kaanen: senior Algemene Zaken en Junior Offerte team Teamleden Taken Fr Jan He T1 S J M T2 J M S … Tn J S J Vroeger gespecialiseerde functies. Nu leerling, gezel en meester systeem Nu: functie integratie met niveaus (leerling, gezel, meester) 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis