Informatiesessie voor personeelsdiensten Release december 2017 Vlimpers Informatiesessie voor personeelsdiensten Release december 2017

Agenda Overzicht release – functionele verbeteringen Communicatie en opleiding Inhoud release Vragen

6 grote functionele verbeteringen Kalender: individuele kalender en teamkalender Autocreatie looncodes op basis van wervingsreden Overdracht forfaitaire vergoedingen van Orafin naar Vlimpers Koppeling Kruispuntbank Sociale Zekerheid Rationalisatie verlofstelsels Aansluitingen Basisconversie DmFA arbeidsdagen continudiensten Generieke interface externe planningstools

Informatie en documentatie Vlimpers Vernieuwt https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-vernieuwt Rationalisatie verlofstelsels https://overheid.vlaanderen.be/nieuwe- verlofregeling-vanaf-2018 Handleiding voor DCPA https://overheid.vlaanderen.be/vlimpershandleidingen Videomateriaal voor werknemers en managers https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers- instructiefilmpjes Individuele kalender Teamkalender

Inhoud release

Videomateriaal Kalender

Filmpje! Individuele kalender

Processen met impact op de kalender

Navigatie Selfservice werknemers Tegel afwezigheden > overzichten Individuele kalender Teamkalender Selfservice managers (doublures) DCPA Salarissen > Vo Verloning Kalender op persoonsniveau: geeft een overzicht van alle arbeidsrelaties: telt dus de meerdere arbeidsrelaties op

Individuele kalender

Basisscherm Voor elke rol beschikbaar: Basisrooster: bijvoorbeeld 7u36 (in uren, geen decimalen) Aangevraagde afwezigheden: (…) : jaarlijks verlof, inclusief volledige dag vm, nm, uren Verlof staat in blauw gemarkeerd De dag (datum) staat in rood gemarkeerd > er moet nog iets mee gebeuren: ingediend, teruggestuurd, vraag om intrekking Goedgekeurde afwezigheden die ook verrekend zijn, bijvoorbeeld Afwezigheid staat in blauw gemarkeerd Aanwezigheid staat in oranje gemarkeerd Gewerkt: uitkomst van uren te werken en afwezigheden Feestdag staat in geel gemarkeerd Einddatum proeftijd (datum in groen gemarkeerd)

Personeelsbewegingen (1) Personeelsbewegingen (in – door – uit): Begin en einde tewerkstelling wordt correct getoond in de kalender Het dossier moet op monthly (MON) staan Bij uitdienst Bijvoorbeeld: bij uit dienst op 21/12 zal je vanaf 22/12 geen werkrooster meer ingevuld zien staan Hiervoor is een functierij (uitdienst) noodzakelijk OPGELET: Het is NIET voldoende om de einddatum in de vullen bij de functiegegevens – tabblad VO specifieke gegevens

Personeelsbewegingen (2) Wijzigingen werkrooster: arbeidspercentage / werkrooster Wordt correct getoond in de kalender na het invullen van de functiegegevens én werkrooster Bij niet matchende roosters krijg je een fout bij het bliksemen Afwezigheidsrooster mapt niet met het basisrooster Voorbeeld foutmelding:

Proeftijd (1) Automatische berekening einddatum proeftijd Vul functiegegevens in >tabblad vo specifieke gegevens Ingangsdatum Aantal maanden stage Noot: het bestaand veld ‘einddatum proeftijd’ blijft zijn functie behouden: voor anciënniteit in ziektecyclus (zelf in te vullen volgens de instructies die bestaan) – na 1 maand voor bedienden en 2 weken voor een arbeider Einddatum stageperiode wordt automatisch berekend Noot: het veld wordt pas opgevuld als je het scherm functiegegevens even verlaat en nadien weer opvraagt (refresh) Afwezigheden met impact op de proeftijd zullen automatisch een herberekening van de einddatum van de proeftijd genereren

Proeftijd (2) Automatische berekening einddatum proeftijd Wordt gevisualiseerd in de kalender – overzichtsscherm (in groen) Wordt ook nog gevisualiseerd in de kalender - detailscherm In proeftijd: nee / ja is op basis van het veld ‘einddatum proeftijd’ dat je zelf kunt invullen + vermelding statuut: op basis van het statuut (functiegegevens) die je op de datum die wordt aangeklikt Noot: einddatum proeftijd opgenomen in kalender op voorwaarde dat het statuut (ambtenaar op proef) correct is ingevuld. Einddatum proeftijd: op basis van de berekende einddatum (nieuw veld) NOOT: bij minimum proeftijd Maak steeds de toets of de berekening in 21 werkdagen x duur proeftijd strookt met het aantal toegekende maanden proeftijd In zeer uitzonderlijke gevallen – bij geen verlenging proeftijd door afwezigheden, is het mogelijk dat de proeftijd in maanden enkele dagen langer duurt dan de berekening in werkdagen en dan moet de proeftijd gelijk worden gezet met het aantal maanden proeftijd

Afwezigheden (1) Deeltijdse verloven zoals verlof voor deeltijdse prestaties of deeltijds ouderschapsverlof: Status ingediend: toont de ganse periode in de kalender, meer bepaald van begindatum tot einddatum van het verlof Status goedgekeurd: toont de afwezigheidsdag(en) Bijvoorbeeld: verlof voor deeltijdse prestaties van 1/1 – 31/1/2018 met vrije dag op vrijdag. In de kalender zal op elke vrijdag van januari ‘verlof deeltijdse prestaties’ vermeld staan Overlappende afwezigheden worden: in het overzichtsscherm getoond volgens de mutatieprioriteit; in het detailscherm (deel aanvragen) worden alle afwezigheden van de afwezigheidsmutatie getoond en zie je ook de verrekeng: jaarlijks verlof zal op 7,6 staan, telewerken op 0. Bijvoorbeeld: een volledige dag jaarlijks verlof (740) en telewerken (810) op 1/12/2017: jaarlijks verlof zal worden getoond: hoe lager de waarde, hoe hoger de prioriteit

Afwezigheden (2) Verlof op een inactiviteitsdag, bijvoorbeeld weekend In het overzichtsscherm staat op zaterdag en zondag niks vermeld In het detailscherm die je de afwezigheid wel staan, die uiteraard niet verrekend is. Bijvoorbeeld: deeltijdse prestaties met vrije dag op dinsdag + onbetaald verlof van maandag tot en met woensdag: Het onbetaald verlof wordt getoond op maandag en woensdag; op dinsdag kan je enkel onbetaald verlof zien als je doorklikt, waarna je onmiddellijk ziet dat het niet verrekent Afgekeurde afwezigheden verdwijnen uit de kalender Feestdagen worden niet weergegeven in het detailscherm van de kalender Waarom? Aangezien zij ook niet geregistreerd staan bij afwezigheidsmutatie Afwezigheidsmutatie: bekijken / toewijzen werkrooster en link ‘details’ Openen voortaan in een nieuw scherm

Tijdsbreuken en RSZ dagen In het detailscherm – deel tijdsbreuken en RSZ dagen Tijdsbreuken / RSZ dagen: teller / noemer in functie van: (Gewaarborgd) maandloon Eindejaarstoelage Vakantiegeld Indien je voor een langere periode de tijdsbreuken en RSZ dagen wenst te zien, dan kan dit in het scherm tijdsbreuken / RSZ dagen in Vlimpers (VO verloning) Ziektecyclus Er kan op dagbasis nagekeken worden welke impact de afwezigheid wegens medische redenen heeft op de ziektecyclus (verloning) Indien je de ziektecyclus over een langere periode wenst te zien, dan kan dit in het scherm ziektecyclus in Vlimpers (VO verloning)

Maaltijdcheques In het detailscherm – deel overzicht details Bij de invoer van een bepaalde afwezigheid zal dit meestal invloed hebben op het aantal berekende maaltijdcheques. In de kalender kan je ‘recht op maaltijdcheque’ (ja/nee) op dagbasis volgen voor de huidige maand en de maanden van dat kwartaal Indien je voor op maandbasis een overzicht wil van de toegekende maaltijdcheques, dan kan dit in het scherm ‘maaltijdcheques’ in Vlimpers (VO verloning)

35 dagen teller Hoe? Elke vorm van afwezigheid (vakantie, ziekte,…) telt mee om de 35 werkdagen te berekenen Een wettelijke feestdag onderbreekt de periode van afwezigheid niet Er wordt gerekend aan 5 werkdagen per week. Ook voor personeelsleden die deeltijds werken en die de ganse periode afwezig zijn 35 dagen teller: vanaf de 36ste dag zal er vanaf dag 1 tot het einde van de afwezigheid gemarkeerd worden met ‘ja’ op het item 35 dagen teller Waarom? Deze teller kan gebruikt worden bij het stopzetten van bepaalde toelagen bij een afwezigheid die langer dan 35 dagen duurt (VPS artikel VII 15). De stopzetting gebeurt NIET automatisch.

Videomateriaal Teamkalender

Filmpje! Teamkalender manager Teamkalender werknemer

Teamkalender

Teamkalender voor teamleden De teamkalender wordt opgevuld met de kleuren, inclusief legende met kleuren Groen: aanwezigheid Blauw: afwezigheid Oranje: aanwezigheid (beschikbaarheid), zoals telewerken, dienstreis,… Grijs: weekend Werknemers zien enkel de gegevens over beschikbaarheid, maar niet soort afwezigheid. Afdeling en team is standaard ingevuld. Zij kunnen ook gegevens opvragen over de subentiteit. Sorteren op naam en entiteit (al dan niet oplopend) Zoeken op een welbepaalde maand

Teamkalender voor leidinggevenden en doublures De teamkalender wordt opgevuld met de kleuren, inclusief legende: Groen: aanwezigheid Blauw: afwezigheid Oranje: aanwezigheid (beschikbaarheid), zoals telewerken, dienstreis,… Grijs: weekend Leidinggevende zien de gegevens over de beschikbaarheid en kunnen ook filteren op de soort afwezigheid, maar slechts 1 tegelijk. De drielettercode verschijnt in de teamkalender (JVE, TLW,…) Een aangevraagde nog niet goedgekeurde afwezigheid krijgt … Doorklikken op de naam zorgt ervoor dat de manager de maandkalender van die werknemer ziet Zoekcriteria zoals business unit, entiteit, subentiteit en werknemer. Afdeling en team is standaard ingevuld. Sorteren op naam en entiteit (al dan niet oplopend) Zoeken op een welbepaalde maand

Wist je dat… Tussen de twee kalenders (individuele – en teamkalender) kan er genavigeerd worden via een rechtstreekse link Een halve dag wordt het vakje deels ingekleurd waarbij niet kan worden afgeleid of het over de voor- of namiddag gaat (aangezien het rooster niet is opgebouwd uit vm/nm) In groen voor aanwezigheid In blauw voor afwezigheid In oranje voor beschikbaarheid Collega’s in de planning (Harmony) gebruiken de kalender niet, maar hebben reeds een kalender (persoonlijk rooster) in de planningstool zelf. In Vlimpers werd dit niet gedupliceerd. Maandrooster werd offline gehaald

Aanmaak looncodes op basis van wervingsreden

Autocreatie generieke looncodes Wat? Generieke looncodes Salaris (001) Standplaatstoelage (100) Vakantiegeld (500) Eindejaarstoelage (550) Salaris arbeidsongeschiktheid (010) Voordeel alle aard (126) Toelage vervanging huisbewaarder (199) Hoe? Op basis van wervingsreden (type werknemers) Trigger? Dossier van NVT naar MON (PI emplid wordt aangemaakt)

Forfaitaire vergoedingen in Vlimpers

Forfaitaire vergoedingen Aanleiding? Scoping: ORAFIN vergoedingen zonder inhoudingen BV en/of SZ-bijdragen (opgelet enkel vanuit beschreven rechtspositieregeling) Presentiegelden VLIMPERS vergoedingen met inhoudingen BV en SZ-bijdragen forfaitaire vergoedingen alle toelagen Hoe? Vlimpers (back office schermen)

Forfaitaire vergoedingen Wat? Forfaitaire kilometervergoeding (reizende functies) Forfaitaire maaltijdvergoeding (reizende functies) BET toelage Vergoeding voor personeelsleden tewerkgesteld in Vlissingen (MC) Vergoeding voor werken in Vlissingen (artikel VII 90) Representatievergoeding gouverneurs Residentievergoeding gouverneurs  Representatievergoeding arrondissementscommissarissen  Representatievergoeding ministers Huisvestingsvergoeding ministers Huishoudkosten ministers Chauffeursvergoeding kabinetten Vergoeding internetabonnement Forfaitaire kilometervergoeding bij een binnenlandse dienstreis. Het gaat dan om de vergoeding voor reizende functies. Collega’s die hun kilometers indienen blijven dit doen in Orafin. Forfaitaire maaltijdvergoeding bij een binnenlandse dienstreis. Het gaat dan om de forfaitaire maaltijdvergoeding voor reizende functies. De maaltijdvergoeding ten bedrage van 9,5 euro blijft in Orafin: werknemers kunnen dit in Orafin aanvragen Het gaat hier dus enkel over de vergoedingen voor de reizende functies waarvoor de entiteit maandelijks een overzicht aanlevert aan Orafin.

Andere relevante systeemontwikkelingen

Tellers in uren Wat urenteller jaarlijks verlof urenteller ziekteverlof Voor wie? Aansluiters VLM en DVW

Startkapitaal ‘verlof ziekte voltijds’ zichtbaar en aanpasbaar voor managers Wat Momenteel kan je bij SS Manager of doublure manager het eventueel startkapitaal van een ziekteafwezigheid zien/aanpassen. Aangezien dit niet de bedoeling is, zal dit ongedaan worden gemaakt

Startkapitaal ziekte bij afwezigheid zichtbaar maken voor DCPA Wat Het startkapitaal ziekte is zichtbaar gemaakt voor het DCPA en dit vanuit het scherm afwezigheidsmutatie voor die dossiers waar er een startkapitaal aanwezig is

Audit bankrekeningnummer Wat Er zal een audit (logging) gebeuren bij het aanpassen van een bankrekeningnummer

Aanpassing ziekteteller 365 dagen Wat De teller van 222 werkdagen is aangepast naar 365 dagen voor 60 plus NIEUW: voor de personeelsleden van 63 jaar begint de teller op nul vanaf 01/01/2018

Koppeling met de kruispuntbank

Koppeling met kruispuntbank Wanneer? In de loop van januari 2018 Wat? Uitwisseling van gegevens van de Sociale Zekerheid: Voornaam en naam Geboortedatum Nationaliteit Adres > adreswijziging Burgerlijke staat > burgerlijke staat wijziging Overlijdensdatum > bij overlijden Later: gegevens over kinderen Bijvoorbeeld proces indiensttreding Geef het nationaal nummer in Roep de gegevens op via de koppeling met de kruispuntbank Check de gegevens en klik op OK

Wijzigingen aan de verlofstelsels

Wist je dat… De nieuwe verlofaanvragen kunnen niet aangevraagd worden met een ingangsdatum voor 1/1/2018 Vlimpers is niet blokkerend opgezet op vlak van: Minimum of maximumperiodes voor verlofaanvragen, Arbeidspercentages (en werkroosters) Salarisbonus én doorstroom moeten altijd gecheckt worden ... Dient gecontroleerd te worden door DCPA Wel ‘slim’ op vlak van statuut Sommige processen in het kader van rationalisatie verlofstelsels nog niet getest werden > zal voornamelijk voor 2018 zijn (tellers, overdracht, salarisbonus) Maaltijdcheques werden nog niet getest: de berekening van de MC volgt het proces zoals in productieomgeving. Dit betekent dat maaltijdcheques vandaag voor december, november en oktober worden berekend. -

Deeltijdse prestaties wegens handicap of chronische ziekte Nieuw verlofstelsel Wie: ambtenaar Opnamemodaliteiten: 50%, 60%, 70% of 80% (van voltijds) Vlimpers is niet blokkerend opgezet Duur: alle vormen zijn mogelijk (in overleg met de arbeidsarts) Verlofcode is VO_AT_VDH in te voeren via afwezigheidsmutatie (geen SS) Gevolgen naar tellers Er is geen aanrekening op het ziektecontingent Er is wel impact op teller jaarlijks verlof Gevolgen naar loon Loonverlies wordt automatisch gecompenseerd aan 30% Vaste inkomsten looncode 811 Combineerbaarheid: Geen combinatie met andere deeltijdse verlofvormen mogelijk Opschorting bij opname van een voltijds zorgkrediet of zorgverlof -

Sollicitatieverlof Nieuw verlofstelsel in Vlimpers Wie: contractuele personeelsleden Opnamemodaliteiten: geen automatische controle door Vlimpers 0,5 dag per week (of pro rata voor deeltijds werkenden) tijdens de laatste 26 weken van de opzeggingstermijn 1 dag per week te spreiden over 1 of twee dagen bij outplacementbegeleiding altijd 1 dag per week te spreiden over 1 of 2 dagen (de tijd besteed aan outplacement wordt aangerekend op het sollicitatieverlof) Verlofcode is VO_AT_SOL in te voeren via Selfservice Werknemer – soort ‘overige’ (of afwezigheidsmutatie) Workflow: personeelslid > manager DCPA volgt het op via controlerapport Geen gevolgen naar tellers Geen gevolgen naar loon, wel maaltijdcheque Combineerbaarheid: check tabel afwezigheden op informatieportaal -

Conventionele schorsing met salaris Nieuw verlofstelsel (tegenhanger van verlof voor opdracht / schorsing arbeidsovereenkomst) Wie: contractuele personeelsleden Opnamemodaliteiten: wordt overeengekomen met de andere werkgever Verlofcode is VO_AT_CSS in te voeren via afwezigheidsmutatie (geen SS) Geen gevolgen naar tellers Geen gevolgen naar loon Combineerbaarheid: Niet te combineren met eender welke afwezigheid -

Omzetting moederschapsrust naar vaderschapsverlof Wie: ambtenaar op proef en ambtenaar en contractuele personeelsleden Opnamemodaliteiten N.a.v. het overlijden of de hospitalisatie van de moeder ten gevolge de geboorte van het kind Geen gevolgen naar tellers Gevolgen naar loon Statutair: doorbetaling van het loon Contractueel: uitkering, maar: gelijkstelling: d.m.v. een toelage die het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt Invoer toelage die het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt: Gebruik looncode 225 via het scherm ‘incidentele inkomsten’; begin- en einddatum: ganse maand -

Geboorteverlof Wie: ambtenaar op proef, ambtenaar en contractuele personeelsleden Opnamemodaliteiten 10 dagen n.a.v. de geboorte van een kind Uitbreiding opname: in geval van erkenning is er ook recht op geboorteverlof wanneer een kind buiten een samenwoningsband wordt geboren; op voorwaarde dat afstemming met kind vast staat Geen gevolgen naar tellers Gevolgen naar loon Statutair: doorbetaling van het loon (VPS) Contractueel: 3 dagen loon, daarna uitkering, maar: gelijkstelling: d.m.v. een toelage die het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt Invoer toelage die het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt: Gebruik looncode 225 via het scherm ‘incidentele inkomsten’; begin- en einddatum: ganse maand -

Pleegzorgverlof Wie: contractuele personeelsleden Voortaan ook voor ambtenaar (op proef) Opnamemodaliteiten: geen automatische controle door Vlimpers 6 dagen per jaar (in volledige dagen op te nemen!) Opname van pleegzorgtaken Verlofcode is VO_AT_VPZ in te voeren via Selfservice Werknemer (soort ‘overige’) of afwezigheidsmutatie Workflow: personeelslid > DCPA > superior Geen gevolgen naar tellers Gevolgen naar loon 82% van het brutoloon Combineerbaarheid: check tabel afwezigheden op informatieportaal -

Verlof voor deeltijdse prestaties Wie: ambtenaar op proef en ambtenaar Vanaf 1/1/2018 ook voor contractuele personeelsleden Niet voor contracten bepaalde duur of vervanging Tenzij al 2 jaar ononderbroken in dienst bij VO (niet blokkerend opgezet in Vlimpers) Opnamemodaliteiten: vlimpers is niet blokkerend opgezet %: 50%, 60%, 70%, 80% en 90% Recht: eerste 60 maanden én indien 55+ Gunst: na 60 maanden Minimum 3 maanden en maximum 12 maanden Rooster kan gedurende drie maanden niet gewijzigd worden Start op de eerste van de maand, behalve na verlof -

Verlof voor deeltijdse prestaties Verlofcode is VO_AT_VDR (recht) en VO_AT_VDG (gunst) VO_AT_VDP en VO_AT_VD5 blijven beschikbaar via afw.mutatie + tellers Workflow: VO_AT_VDR: personeelslid > DCPA/MOD > superior VO_AT_VDG: kan enkel via afwezigheidsmutatie ingevoerd worden Dienstactiviteit Gevolgen naar tellers Teller VDP en VD5 blijven bestaan Aantal maanden recht VO_AT_VDR <55 jaar Aantal maanden bonus <60 jaar Vermindering van recht op jaarlijks verlof -

Verlof voor deeltijdse prestaties Gevolgen naar loon: automatisch, rekening houdend met de plafonds Recht op salarisbonus: (looncode 812): 20% van het niet gepresteerde gedeelte: Vanaf 60 jaar Eenoudergezin met kind jonger dan 15 jaar Mantelzorg voor 1e of 2e graad Kind met handicap met bijkomende kinderbijslag Én jaarlijks brutoloon is minder dan 35.000€ (inclusief toelagen) Én jaarlijks brutoloon is tussen 35.000€ en 37.000€: 15% salarisbonus Loonverlies wordt automatisch gecompenseerd 15% of 20% Valt na 31/12/2019 nog onder de voorwaarden tot recht op salarisbonus: VO_AT_VDP / VO_AT_VD5 opsplitsen Vanaf 1/1/2020: VO_AT_VDP / VO_AT_VD5 in detailscherm selecteren (geen recht op salarisbonus) Combineerbaarheid: check tabel afwezigheden op informatieportaal - De oude salarisbonussen zijn enkel nog via afwezigheidsmutatie beschikbaar

Onbetaald verlof Wie: ambtenaar en contractuelen Vanaf /1/2018 ook voor personeelsleden op proef Recht, behalve voor personeelsleden met vervanging of bepaalde duur (gunst) Opnamemodaliteiten: vlimpers is niet blokkerend opgezet 20 dagen onbetaald verlof (OVD) Pro rata vermindering bij deeltijdse prestaties, voltijdse onbezoldigde afwezigheden, in- en uitdienst Eén jaar onbetaald verlof gedurende ganse loopbaan (OVJ) Een jaar onbetaald verlof vanaf 55 jaar (OVO) In volle maanden, al dan niet aaneensluitend Verlofcode: VO_AT_OVJ: een jaar gedurende ganse loopbaan VO_AT_OVO: vanaf 55 jaar Codes OV2 tot OV7 kunnen niet meer worden via SSWN, maar zijn wel nog beschikbaar via afwezigheidsmutatie -

Onbetaald verlof Gevolgen naar tellers Recht OVD Pro rata vermindering bij deeltijdse prestaties, voltijdse onbezoldigde afwezigheden, in- en uitdienst Overdracht jaarlijks verlof 5 dagen overdracht in plaats van 11 dagen bij opname OVD (halve dag is voldoende) Tellers Oude tellers blijven zichtbaar Recht onbetaald verlof losse dagen gelijkaardig aan teller jaarlijks verlof Enkel te veel opgenomen onbetaald verlof wordt overgedragen naar het volgende jaar (bijvoorbeeld door opname deeltijdse prestaties) 1 jaar onbetaald verlof loopbaan (onbetaald verlof opgenomen voor 1/1/2018 wordt meegenomen in deze teller) Onbetaald verlof 55 jaar -

Onbetaald verlof Geen recht op loon Proeftijd: verlenging Dienstactiviteit Combineerbaarheid: Combineerbaarheid: check tabel afwezigheden op informatieportaal -

Gestandaardiseerd gunstverlof Nieuwe verlofvorm Wie: ambtenaar en contractuelen Opnamemodaliteiten Gunst, lijnmanager beslist of het verlof wordt toegekend Kan met losse dagen of voor een langere periode worden aangevraagd Verlofcode: VO_AT_GGV Workflow: Personeelslid > DCPA > superior Geen loon Geen teller Geen recht op jaarlijks verlof Dienstactiviteit Combineerbaarheid: check tabel afwezigheden op informatieportaal -