Kennisdag: Het nieuwe {samen}werken Kwaliteitscirkels: Samenwerken aan verandering, verbetering en uitmuntendheid Ruud Bourmanne

VVSG-traject naar uitmuntendheid Kwaliteitscirkels Agenda Inleiding VVSG-traject naar uitmuntendheid Kwaliteitscirkels Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

Beleids- en beheerscyclus Andere (sectorale) uitdagingen Inleiding Beleids- en beheerscyclus Uitdagingen: Interne controle Beheers-controle Organisatie-beheersing Audit Kwaliteitszorg Zelfevaluatie Klachten-beheer Rechtspositie-regeling Planlast-verlaging MAT Kwaliteits-handboek Verwachtingen van medewerkers SMK’s Erkennings-normen Duurzame ontwikkeling Verwachtingen van klanten/burgers/doelgroepen Andere (sectorale) uitdagingen Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

Inleiding Vaststellingen: Uitdagingen dezelfde voor iedereen, MAAR: Iedereen pakt de uitdagingen individueel aan Indien problemen  beroep op externe expertise Volgen van opleidingen/trainingen/vormingen Inhuren van adviseurs/consultants Versnippering (vraag & aanbod) Duur Kennis, expertise & knowhow blijven binnen de muren van de individuele besturen Kennisdag KPLO 17/09/2018

Inleiding Externe expertise (advies-bureaus) Bestuur ... Bestuur 1

Inleiding Externe expertise (adviesbureaus) Bestuur 1 Bestuur ...

Inleiding Externe expertise (adviesbureaus) Bestuur x Kennis-verspreiding Externe expertise (adviesbureaus) Bestuur x Bestuur ... Bestuur ... Bestuur ...

Onvoldoende sectordynamiek waarbij besturen elkaar versterken Inleiding Onvoldoende sectordynamiek waarbij besturen elkaar versterken Leren van elkaar Elkaar inspireren Kennisdelen Uitwisselen van ervaringen, instrumenten, documenten, informatie, … Geen of onvoldoende centrale aansturing of coördinatie Rol voor de VVSG??? Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

VVSG-traject naar uitmuntendheid Kwaliteitscirkels Agenda Inleiding VVSG-traject naar uitmuntendheid Kwaliteitscirkels Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

VVSG Traject naar Uitmuntendheid Invullen van de eerste noden (= inspanningen uit het verleden) Om te voldoen aan wettelijke eisen - decreten Zelfevaluaties (CAF, SWOT, EFQM, PROSE, …) Vrijwillige initiatieven op het vlak van o.a.: Processen Procedures Indicatoren Kwaliteits- & administratieve handboeken Klachtenbeheer Informatisering Kennisbeheer Organisatie- optimalisatie … Wat? 3 fasen: 1e fase: Invullen van de eerste noden (= ad hoc fase) van: De wet- en decreetgever (Gemeente- en OCMW-decreet, Woonzorgdecreet, kwaliteitsdecreten, …) De burgers / klanten De medewerkers Derden De organisatie zelf Opvolging? Samenhang? Systeemdenken? Duurzame resultaten en effecten?

VVSG Traject naar Uitmuntendheid Wat? 3 fasen: 2e fase: Opzetten & implementeren van een kwaliteits-managementsysteem  PDCA-cyclus realiseren Systematisch werken aan integrale kwaliteit Recuperatie van inspanningen uit het verleden Vele goede initiatieven uit het verleden  realiseren van duurzame effecten Vanuit de praktijk Gefaseerd Lange termijn Kwaliteitscirkels, ROP’s, vormingen & begeleidingen

VVSG Traject naar Uitmuntendheid Wat? 3 fasen: 3e fase: Evolueren naar uitmuntendheid: Inbrengen van de resultaten en de inspanningen van het kwaliteitsmanagementsysteem Periodieke zelfevaluaties Permanente verbetering – de lat steeds hoger Benchmarking en -learning Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

VVSG Traject naar Uitmuntendheid Klanten Personeel Ad hoc Samen-leving Onvoldoende opvolging, samenhang en systeem-denken Permanente verbetercyclus  Plan Do Check Act Basis voor het permanent verbeteren van de werking, dienstverlening en de tevredenheidsresultaten van de klanten/ burgers/ doelgroepen Noodzakelijke voorwaarde om excellente resultaten te behalen op lange(re) termijn Sleutel-prestaties Resultaats-gebieden CAF, INK, EFQM, … VVSG-leidraad voor (kwal.)management 17/09/2018 Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO

VVSG Traject naar Uitmuntendheid Vertaald in vragen Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

VVSG Traject naar Uitmuntendheid Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

VVSG Traject naar Uitmuntendheid WZC DGAT GAW DVC DC HRM Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

VVSG-traject naar uitmuntendheid Kwaliteitscirkels Agenda Inleiding VVSG-traject naar uitmuntendheid Kwaliteitscirkels Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

Kwaliteitscirkels Een kleine groep van organisaties die samen stapsgewijs toewerken naar integraal & geïntegreerd (kwaliteits)management (= ICS of systeem van organisatiebeheersing) Onder begeleiding van de VVSG (kader & projectplan) Nadruk op: Samenwerking tussen de deelnemers Kennisdeling en uitwisseling van ervaringen, kennis, informatie, documenten en instrumenten tussen de deelnemers Leren van elkaar Duidelijk mandaat & engagement van de deelnemers om stappen te zetten in het traject Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

Kwaliteitscirkels 12 stappenplan  schema Op basis van een globaal projectplan Elk werkjaar een jaarprogramma i.s.m. de deelnemers 3 tot 4 werksessies per werkjaar: Aanreiken van werkkaders & werkmateriaal Uitwisseling & samenwerking  recupereren van inspanningen uit het verleden Rapporteren van realisaties en vooruitgang a.d.h.v. projectplanning Netwerking en vergelijkende analyses en onderzoeken tussen de deelnemende organisaties Elkaar ondersteunen en begeleiden richting integraal (kwaliteits)management Ondersteund door een digitaal platform (website & extranet(ten)) Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

Eerste werkjaar: ervaringen Kwaliteitscirkels Eerste werkjaar: ervaringen Positief: Uitgangskaders & ondersteunend materiaal Leren van elkaar – elkaar inspireren – verrijkend  platform Praktijk- en toepassingsgericht Extranet (veel potentieel) Aandachtspunten: Wordt het doel wel bereikt? Verschillende verwachtingen: Focus op netwerking Focus op uitwerking van opdrachten Heterogene organisaties  timing Heterogene groep van deelnemers  timing Extranet: eenvoudig opstarten Groepsdynamiek: geven en nemen >< consumeren VERTROUWEN MANDAAT & ENGAGEMENT VAN DE DEELNEMERS Kennisdag KPLO 17/09/2018

Tweede werkjaar: OCMW’s regio Kempen Kwaliteitscirkels Tweede werkjaar: OCMW’s regio Kempen Kleine homogene groep 1 actiepunt of thema in consensus voorafgaandelijk afgesproken Concreet uitwerken & opdrachten # invalshoeken om hetzelfde uit te werken  verrijkend Kennisdag KPLO 17/09/2018

Ruud Bourmanne – Kennisdag KPLO 17/09/2018

Toekomst  aanbod op twee niveaus: Kwaliteitscirkels Toekomst  aanbod op twee niveaus: Netwerking  Regionale ondersteuningspunten Cf. ROP welzijnsvoorzieningen  > 300 deelnemers Praktijkboek Kwaliteitszorg in Welzijnsvoorzieningen Professionele Vaardigheden Methodiek- en visieontwikkeling Leren van elkaar – uitwisselen Kennisdag KPLO 17/09/2018

Toekomst  aanbod op twee niveaus: Kwaliteitscirkels Toekomst  aanbod op twee niveaus: Uitwerking  Kwaliteitscirkels Concrete topics samen uitwerken  opdrachten uitwerken Kennisdag KPLO 17/09/2018

Kwaliteitscirkels Succesfactoren: Kleine homogene groepen Vertrouwen  geven & nemen (niet consumeren) Duidelijk mandaat & engagement van de deelnemers Voorafgaandelijk vastgelegde thema’s per werkjaar  concrete doelstelling vooropstellen Duidelijke kaders: basiskaders – referentiekaders – visie – breder kader – waar naartoe? Cf. Traject naar Uitmuntendheid Cf. Leidraad en werkboeken Concreet: praktijk- en toepassingsgericht Vertalen naar de praktijk (taal- en vakjargon van de werkvloer) Combinatie: face to face ontmoetingen (3/4 x per jaar) + digitale ondersteuning en samenwerking (tussentijds) Kennisdag KPLO 17/09/2018

Vragen? Bedankt & veel succes! Indien verdere vragen om informatie over het VVSG-Traject naar Uitmuntendheid en de kwaliteitscirkels: ruud.bourmanne@vvsg.be Kennisdag KPLO 17/09/2018