Workshop Taxonomie DG-GZ – FOD VVVL – cel kwaliteit 14 februari 2018

Inhoud Een beetje geschiedenis Een taxonomie voor incidenten patiëntveiligheid Taxonomie: om te leren binnen het eigen ziekenhuis Taxonomie: om samen te leren en te verbeteren Vanaf 2018

Een beetje geschiedenis 2007 2013 2018 …

Er was eens…. …. in 2007 De overheid zal ook bijdragen tot het ter beschikking stellen van een wetenschappelijk gefundeerde uniforme en eenduidige taxonomie. Ziekenhuizen kunnen leren uit elkaars ervaringen.

En nog in 2007 Oprichting strategische werkgroep patiëntveiligheid artsen, verpleegkundigen, bestuurders , kwaliteits-en patiëntveiligheidscoördinatoren, ziekenhuiskoepels. Oprichting werkgroep taxonomie kwaliteits-en patiëntveiligheidscoördinatoren Eerste FOD- contract ‘coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid’

Meerjarige programma’s kwaliteit en patiëntveiligheid en jaarlijkse contracten 2007 en volgende: implementatie van een veiligheidsmanagementsysteem, inclusief: Taxonomie (ICPS): minimale dataset Code export-model (XML) 2007-2012 Pijler 1: STRUCTUUR Pijler 2: PROCES Pijler 3: RESULTAAT melden analyseren verbeteren  aggregatie van data  Samen leren en verbeteren

Wat is een taxonomie? 18de eeuw: Carolus Linnaeus Hiërarchisch classificatiesysteem voor planten, dieren en mineralen

Wat is een taxonomie? Taxonomie is de wetenschap van het indelen van individuen of objecten in groepen (taxa, enkelvoud: taxon). Met de term taxonomie kan zowel de methode worden bedoeld die bij het indelen wordt toegepast, als de hiërarchische ordening die het resultaat ervan is. Zo'n hiërarchische ordening wordt ook wel een classificatie genoemd ICPS per definitie een dynamisch systeem dat wordt aangepast aan nieuwe inzichten

Waarom een taxonomie voor incidenten? Richtinggevend en sturend Gemeenschappelijk taalgebruik zodat gegevens onderling vergelijkbaar zijn Prioriteren van beschikbare middelen Analyseren en aggregeren van gegevens om te LEREN: op ziekenhuisniveau (patronen en tendenzen) on niveau van meerdere ziekenhuizen (regionaal, nationaal,…) op niveau van specialismen (zoals bv. PRISMA-RT)

Waarom de ICPS van de WHO? ICPS = International Classification for Patient Safety een model dat op consistente wijze toepasbaar is in de verschillende fasen van de gezondheidszorg. 10 klassen 48 sleutelconcepten ± 700 concepten

ICPS: 10 klassen van hoog niveau Incident type Incident karakteristieken Patiënt outcome Organisatie outcome Patiënt karakteristieken Detectie Versterkende factoren Verzachtende factoren Corrigerende factoren Verbeteracties beïnvloedende factoren

Hoe werd de fout ontdekt? Waarom is het gebeurd? Wat is er gebeurd? Hoe werd de fout ontdekt? Waren er corrigerende maatregelen vooraleer de schade werd aangericht? Wat is het schadeniveau? Waren er minimaliserende factoren nadat de schade was aangericht? Verbeteracties? 12

Selectie van een minimale dataset Incident type Incident karakteristieken Gevolgen voor de patiënt Gevolgen voor de organisatie Patiënt karakteristieken Detectie Versterkende factoren Verzachtende factoren Korrigerende factoren Verbeteracties Minimale dataset Facultatief zie master op http://forum.icps-belgium.be/

minimale dataset Waarom is het gebeurd? Wat is er gebeurd? Hoe werd de fout ontdekt? Waren er correktiefactoren vooraleer de schade werd aangericht? Wat is het schadeniveau? Waren er minimaliserende factoren nadat de schade was aangericht? minimale dataset Verbeteracties? 14

Hiërarchische code Incident Type: 13 types Proces: Probleem: onderdeel van het proces waarover de melding gaat (bv. overdracht) Probleem: het probleem met dit onderdeel (bv. verkeerde patiënt)

Hiërarchische code Incidenttype: voeding agab agbn agcc

Unieke lettercodes voor terugkerende beschrijvingen in de ICPS Verkeerde patiënt Z voorafgaand aan de opname Y Voorschrijven X Ambulante dienst W Hospitalisatiedienst V Zorgoverdracht T Verwijzing S Tijdens consultatie R Zorg bij opname Q Ontslag P Inschatting/beoordeling O Toediening aan de patiënt N Na ontslag U Onafhankelijk van het coderingsniveau Gemakkelijk terug te vinden in een database

Toepassing van taxonomie Vraagt tijd en inspanning. Gezien de middelen niet onbeperkt zijn is het in de meeste gevallen onwaarschijnlijk dat een volledige classificatie zal toegepast worden. Dit is ook niet nodig en niet zinvol. Er wordt geopteerd voor een minimale dataset, die het type incident en de karakteristieken ervan beschrijven, alsook de gevolgen en de eventuele schade voor de patiënt en de organisatie.

Variabiliteit en taxonomie Interoperator-variabiliteit is er zeker Het principe van de taxonomie wordt niet in vraag gesteld: de verscheidenheid zou veel groter zijn zonder taxonomie. de verbeteractie is de uiteindelijke target. Een aantal randvoorwaarden dienen in praktijk vervuld te zijn: goede begripsomschrijvingen en afspraken getrainde codeurs met voldoende kennis een goed meldsysteem met voldoende info een correct gebruik van de taxonomiegegevens. Melden Analyseren Verbeteren Borgen

Wie past de taxonomie toe? Wie het doet maakt niet uit: Melder (tijdens het invoeren van de melding) Coördinator patiëntveiligheid Comité of team patiëntveiligheid. Bedoeling is dat alle meldingen uiteindelijk gecodeerd worden volgens de minimale dataset. Problemen: Variabiliteit De melder zelf heeft geen benefit bij de taxonomie Zelfs met een minimale dataset is er werklast voor iemand Zijn daarom onmisbaar: Gebruiksvriendelijkheid van het meldsysteem Betrokkenheid verhogen door goede feedback

Gebruiksvriendelijkheid

Integratie minimale dataset in meldformulier

Nominatief versus anoniem Nominatieve gegevens: melder patiënt betrokken derden Wet op de persoonsgegevens (privacy) legt verplichtingen op indien nominatieve gegevens bewaard worden: aangifteplicht van de database inzagerecht

Anonimiteit  Anoniem melden vermindert de mogelijkheden van analyse en verbetering  Anoniem melden óf spoedige anonimisering van nominatieve meldgegevens kan een oplossing bieden voor de meeste juridische onzekerheden

Nominatief versus anoniem Persoonsgegevens verwijderen zodra deze niet meer vereist zijn voor verdere analyse, is een bescherming. De mogelijkheid aanbieden van anonieme melding, is voor sommigen een uitnodiging tot melden.

Parallelle registraties Verplicht: transfusie-incidenten weefselbanken infecties … Op vrije basis: psychiatrie valincidenten radiotherapie solitaire initiatieven

Parallelle registraties Er is geen verplichting om alles in één en hetzelfde meldsysteem te integreren Duplicatie vermijden Opties: de bestaande registratie behouden en daaraan eventuele missende taxonomievelden toevoegen overgaan naar het incidentmeldsysteem en daaraan de supplementaire velden uit de bestaande registratie toevoegen.

Centraal meldportaal ? Idealiter: alle incidenten in één centraal meldportaal. ICPS is het conceptual framework met een minimal dataset van 4 hoofdklassen Als de granulariteit van ICPS onvoldoende is, kunnen aanvullende meldformulieren, worden toegevoegd. Patient outcome Rad.Th Incident-characteristics Organiz. outcomes Incident-type ICPS Transf. Nucl. Incident meldingen

Taxonomie: om te leren binnen het eigen ziekenhuis

Welk type incident wordt gemeld?

Wat is de graad van schade voor de patiënt?

Wat is de graad van schade per incidenttype?

Graad van schade per incidenttype

Procesklassen per incidenttype

Probleemklassen per incidenttype

Gevolgen voor de organisatie

Taxonomie: om te leren binnen het eigen ziekenhuis In kaart brengen van verbeteracties Tijdlijnen: meldgedrag van diensten opvolgen van verbeteracties Herkennen van onveilige knooppunten in de organisatie Kan hefboom zijn voor het patiëntveiligheidsbeleid

Programma’s vanaf 2018 Algemene en universitaire ziekenhuizen Psychiatrische ziekenhuizen Vlaamse Sp-ziekenhuizen Naar Vlaanderen P4Q (6 miljoen euro) Kwaliteit en patiëntveiligheid (2 miljoen euro) 4 specifieke ziekenhuizen (FR)

Algemene en universitaire ziekenhuizen: P4Q

P4Q-indicator VMS: % incidentmeldingen dat conform gecodeerd is Conform betekent dat alle elementen van de minimale dataset gecodeerd werden tot op het diepste niveau. Deze indicator toetst in één beweging volgende elementen af: Beschikt het ziekenhuis over een actief meldsysteem? Werden er in het betrokken kwartaal effectief incidenten of bijna-incidenten gemeld? Wordt, zoals bepaald in de federale contracten, in het analyseproces de WHO-taxonomie toegepast en op de afgesproken wijze (codering tot op het diepste niveau voor alle elementen van de minimale dataset)? Is het ziekenhuis in staat om, zoals bepaald in de federale contracten, een XML-export te doen conform de afspraken? Ziekenhuizen belonen voor deze indicator is een verdere borging van eerder genomen FOD-initiatieven maar is tevens een voorbereidende stap om op termijn te kunnen deelnemen aan het FOD-project ‘aggregation of adverse events’ i.s.m. Healthdata.be, dat als toekomstige indicator (bv. vanaf 2021) gepland wordt.

Leren van elkaar om te verbeteren (bevraging 2013-2016) Indien er een ruimer aggregatieonderzoek zou uitgevoerd worden waarbij incidentmeldingen tussen ziekenhuizen onderling vergeleken worden, is de veiligheidscultuur in uw ziekenhuis dan van die aard dat participatie hieraan mogelijk is, onder het motto van: ‘leren van andere ziekenhuizen om zelf te verbeteren’.

Use case: aggregatie van incidentmeldingen Randvoorwaarden: conformeren met de spelregels van het FOD-contract minimaliseren van belemmeringen op juridisch vlak  anonimisering bereidwilligheid van de ziekenhuizen  veiligheidscultuur Model werd uitgetest aan de hand van een use-case 5 ziekenhuizen geparticipeerd (4 AZ, 1 PZ) meldingen van drie willekeurige maanden in 2012 minimale dataset gecodeerd tot op het diepste niveau aggregatie en analyse

Aantal meldingen per ziekenhuis  ? Verschillende valkuilen: Het is niet “hoe meer, hoe beter” De incidentmeldingen vormen slechts een deel van de werkelijkheid Sommige incidenten worden gemeld in parallelle systemen Multifactorieel: Moeilijker te objectiveren: Meldcultuur Meldsysteem (beschikbaarheid, toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid) Beter te objectiveren: Grootte van de instelling: bedden (opgesteld, erkend, verantwoord) Activiteit van de instelling (hospitalisatie, daghospitaal, ambulant) “Meldingsindex”: Ligdagen Forfaits (exclusief mini en pijn) Tijdseenheid  aantal meldingen per 1.000 activiteitsdagen en per maand

incidenttype (%) op ziekenhuisniveau en in totaal Uit deze grafiek is duidelijk op te maken dat in ziekenhuis A het % ‘valincidenten’ substantieel hoger ligt dan in de andere ziekenhuizen. Ook voor medicatie en apparatuur zijn grote verschillen op te merken tussen de ziekenhuizen. Dit is het soort informatie dat aanleiding kan geven tot reflectie over de reden van deze verschillen en tot leren van elkaar.

graad van schade voor de patiënt (n=1950) Uit grafiek 3 valt af te leiden dat 32,8 van de gemelde incidenten effectief schade toebrengen aan de patiënt, zij het in verschillende ernstgraden. Honderd en vijf incidenten vertegenwoordigen een ernstgraad van matig (n=82), ernstig (n=19) en overlijden (n=4). Een incident met ernstgraad ‘matig’ wordt door in de taxonomie van de WHO als volgt omschreven: “Het incident veroorzaakt symptomen waardoor verdere interventie (bv. bijkomende operaties, behandelingen) noodzakelijk is of een verlengde ligduur nodig is of het incident veroorzaakt permanente, langdurige schade of functieverlies bij de patiënt.” Een incident met ernstgraad ‘ernstig’ luidt als volgt: “Het incident veroorzaakt de nood tot levensreddend ingrijpen, majeure chirurgische of medische behandeling die de levensverwachting verkort, is noodzakelijk.” Het spreekt voor zich dat bijkomende operaties, behandelingen en verlengde ligduur niet alleen veel leed teweeg brengen bij de patiënt en zijn familie maar ook een hoge kost voor de ziekenhuizen vertegenwoordigen. Ook deze elementen kunnen via het gebruik van de taxonomie in beeld worden gebracht.

graad van schade versus incidenttype (%) Uit grafiek 4 blijkt dat het incidenttype ‘gedrag’ vaak voorkomt en dat de gevolgen voor de patiënt verhoudingsgewijs ernstiger zijn in vergelijking met andere incidenttypes. Het incidenttype ‘zuurstof/gas/stoom’ komt weinig voor maar als het voorkomt, zijn de gevolgen voor de patiënt vaak ernstig

Conclusie VMS is sinds 2007 in zo goed als alle Belgische ziekenhuizen opgestart. Maar er is nog duidelijk veel ruimte voor verbetering. Van alle gecontracteerde ziekenhuizen zijn er: 1 op 5 maakt geen totaaloverzicht van de incidentmeldingen binnen de instelling 1 op 4 past op minder dan 25% van de incidentmeldingen de taxonomie toe 57 ziekenhuizen voeren bij minder dan 25% van de gemelde incidenten met ernstgraad matig of hoger een analyse door. De meeste ziekenhuizen zijn in staat een conforme XML-export aan te maken Het opstarten van een gezamenlijk leer- verbeterproces is nu de aangewezen volgende stap. Dit vereist: Sensibilisering van de ziekenhuizen en zorgverleners, met bewustwording van de opportuniteiten Een bredere aggregatie van incidentmeldingen in België: healthdata.be-project: ‘aggregation of adverse events”. P4Q

Psychiatrische ziekenhuizen: 3de meerjarige programma kwaliteit en patiëntveiligheid

C: VEILIGHEIDSMANGEMENT: veiligheidscultuur; proactieve risicoanalyse; opleiding en continu verbeteren; melden, analyseren en leren   Informatie-overdracht Participatie patiënt Leiderschap, strategie en beleid A Veilige zorgprocessen medicamenteuze zorg criterium A 1 criterium A 4 criterium A 7 somatische zorg criterium A 2 criterium A 5 criterium A 8 vrijheidsbeperkende maatregelen criterium A 3 criterium A 6 criterium A 9 B klinisch risico-management auto-agressie (suïcide/automutilatie) criterium B 1 criterium B 5 criterium B 9 agressie criterium B 2 criterium B 6 criterium B 10 wegloopgedrag criterium B 3 criterium B 7 criterium B 11 vallen criterium B 4 criterium B 8 criterium B 12

Dank voor uw aandacht Contact: qs@health.fgov.be www.patient-safety.be Foto: Olivier Mansiot