Kwaliteitsgroep Informatiemanagement Donderdag 29 juni 2017: Workshop 2 Valkuilen procesmanagement o.l.v. Paul A.J. Jahn

Inhoud presentatie Korte uitleg wat procesmanagement inhoudt. Waarom worden processen beschreven? De valkuilen van procesmanagement. De drie vragen. De werkwijze: drie groepen. Aantal tips.

Wat is een proces? Er zijn drie belangrijke elementen van een proces: Input – Activiteiten – Output Nieuwe elementen: Throughput - Outcome Definitie: Een proces is een verzameling van activiteiten die gezamenlijk input omzetten in output om een bepaald doel te realiseren.

Wat is een proces? Processen zijn in te delen in primaire, secundaire en besturingsprocessen, Operationele processen. Definitie Procesmanagement: Procesmanagement is een systematische en beheerste beinvloeding van processen om ervoor te zorgen dat organisatiedoelen worden gerealiseerd.

Waarom worden processen beschreven? Een tweetal definities zijn belangrijk: Een proces is een verzameling onderling samenhangende middelen en activiteiten die invoer omzetten in uitvoer. Een proces is een aantal activiteiten in een logische volgorde, gericht op het doelbewust totstandkomen van een product of dienst voor een (interne) klant.

Waarom worden processen beschreven? Voor het beschrijven van de processen zijn afspraken maken heel belangrijk. Het bepalen van de volgorde van activiteiten is op zich al een afspraak. Bij het maken van afspraken kan er een spanningsveld ontstaan in verband met het stellen van prioriteiten.

Kwaliteitsinformatiemanagement Denk aan “Kwaliteitsmodellen”, zoals het “INK-Managementmodel”. De bekende circels: Plan – Do – Check – Act (PDCA). Toetsing van processen kan plaatsvinden door middel van een procestoets door medewerkers of een interne audit. Inspireren – Mobiliseren – Waarderen – Realiseren (IMWR). Dit is vooral een motivatiecircel: de Satisfactie.

Valkuilen van procesmanagement De Valkuil: 80% van de energie wordt vaak gestoken in het beschrijven van processen. Echter, daarmee is pas 20% van de klus geklaard. U bent er nog lang niet. Het implementeren van de processen en vervolgens het werken volgens de principes van integraal procesmanagement vragen zeker 80% van de inspanningen.

Meerdere valkuilen Procesbeschrijvingen zijn vaak te ingewikkeld beschreven. Het management bepaalt hoe de procesbeschrijving eruit moet zien. Medewerkers worden onvoldoende betrokken. De ontwikkelfasen van het INK-Managementmodel geeft een beeld van de leerroute, maar het model wordt onvoldoende begrepen.

Meerdere valkuilen Processen zijn aan verandering onderheving. De omgevingsfactoren veranderen razendsnel en processen raken op die wijze achterhaald. Management en medewerkers zijn zich onvoldoende bewust van een adequate procesbeschrijving.

De drie vragen Welk spanningsveld bestaat er tussen beschrijven van processen en de werkelijkheid? Hoe wordt er in jouw organisatie met procesafspraken omgegaan? Welke strategische oplossingen zijn er om processen in de praktijk goed te laten verlopen?

De werkwijze: drie groepen Iedere groep beantwoord een vraag en geeft oplossingen of alle drie, afhankelijk van de tijd. De oplossingen worden op een flipover geschreven. De resultaten worden plenair teruggekoppeld.

Aantal tips Procesgeorienteerd organiseren, een visie: Bij procesmanagement staat de werkstroom centraal. Wordflowmanagement is een variant van processturing die met name voor administratieve processen een combinatie legt tussen automatisering, informatisering en processen.

Aantal tips Denk aan missie en visie van de organisatie omdat deze leidend zijn voor de inrichting van de processen. Wat is de doelstelling van het proces? Denk aan de negen elementen van het INK-Managementmodel. In dit model worden de volgende fasen onderscheiden: Activiteitgeorienteerd (kwaliteit die klant ervaart); Proces georienteerd (begin bij het primaire proces); Systeemgeorienteerd ( op alle processen intern organisatie);

Aantal tips Ketengeorienteerd (in welke mate de organisatie in ketens samenwerkt); Excelleren (organisaties willen uitblinken); Transformeren (van het heden naar de toekomst); Draagt de inrichting van de processen nog steeds bij aan de doelen van uw organisatie? (Denk hierbij aan het analyseren van de effectiviteit van procesmanagement). Denk aan proceskenmerken. Voorbeeld bij Defensie: Beleids- Plannings- Begrotingsproces (BPB-proces).

Aantal tips Denk ook aan “Benchmarking”: Het vergelijken van jouw organisatie met andere organisaties. Denk aan de processen “Sociaal Domein”. Men kan zoveel van elkaar leren!!!

Heel veel succes!!! Zijn er nog vragen?