Dialoogtafel methodiek Conferentie ‘Leren in de wijk’ 30 januari 2017

AWTJF partners

Dialoogtafel methodiek Achtergrond Geïnspireerd op perinatale audit - een beproefde, generieke audit- methodiek in de gezondheidszorg Op gestructureerde wijze uitgevoerde kritische analyse van de kwaliteit van de geleverde hulpverlening Doel = kwaliteitsverbetering, door: Inzichtelijk maken van uitkomsten, succes- en belemmerende factoren en verbanden tussen factoren en uitkomsten Evaluatie van eerder ingezet eigen beleid en kwaliteit van zorg voor jeugd in eigen keten Bevordering van een ‘leercultuur’: reflectie op eigen handelen, gezamenlijke ‘lessons learned’ & werkzame principes Afspraken over concrete verbeteracties en trekkers Het gaat niet om de schuldvraag, maar om kwaliteitsverbetering!

Invoering verbeteringen Dialoogtafel methodiek Kwaliteitscirkel Aanbeveling Invoering verbeteringen Dialoogtafel Samen systematisch zorgkwaliteit bewaken en verbeteren

Voor wie? Jeugdige en ouder(s) centraal + vertrouwenspersoon Betrokken professionals vanuit: Wijkteam Specialistische zorg Zorgcoördinator, mentor van school of kinderopvang I.v.t.: Huisarts / jeugdarts / jeugdverpleegkundige Jongerenwerker (Buurt)vrijwilligers Politie / justitie Migrantenzelforganisaties Opzet Altijd deelname en/of input van jeugdigen (en ouders) Een onafhankelijk en onpartijdig voorzitter Op casus-specifiek (40) en casus-overstijgend (20) niveau in 4 Friese gemeenten

Stappen Casus Dialoogtafels Eerste gesprek met jeugdige/ouder(s) 1 2 3 Wijkteam 0 de – 2de lijn Client zelf Eerste gesprek met jeugdige/ouder(s) ‘Hoe en waarom’ van de dialoogtafels & rol die cliënt daarbij heeft Toestemming deelname (& opname) dialoogtafel, dossier inzage Chronologisch verslag (CV) Verzamelen informatie uit diverse dossiers Ordening van zorggegevens in volgorde van tijd Voorbereidend gesprek met jeugdige/ouders Aanvullen gaten CV Thema’s / bespreekpunten dialoogtafel Hoe de input van cliënt optimaal vorm te geven (meedoen of anders)? Voorbereidend gesprek: voorzitter, CV opsteller, onderzoeker Identificeren max. 2 belangrijkste thema’s ter bespreking in de dialoogtafel Dialoogtafel (casus-specifiek) [Incl. voorlichting] Voorlichting professionals Beoordeling van ontvangen zorg op uitkomsten (1); aanwezigheid van succes- en belemmeren-de factoren (2); relatie tussen (1)&(2) Verbeteracties Evaluatie & feedback 1 2 3 Gezamenlijke ‘lessons learned’ Werkzame principes Kennisproducten Dialoogtafels (casus-overstijgend) Stappen dialoogtafelproces Selecteren casus voor dialoogtafel Toestemming vragen cliënt Verzamelen van benodigde gegevens Chronologisch verslag maken van verzamelde gegevens Voorbereidingsgesprek met cliënt en vertrouwenspersoon Voorbespreking van casus door voorzitter en CV-opsteller / onderzoeker Voorlichting deelnemers over dialoogtafel Dialoogtafelbespreking Evaluatiegesprek met cliënt en eventuele vertrouwenspersoon Monitoring afgesproken verbeteracties 7 4 Analyse: identificeren van gemeenschappelijke kenmerken Analyse: identificeren van gemeenschappelijke kenmerken 5 Na 5 casus-specifieke dialoogtafels Na 5 casus-specifieke dialoogtafels 6

Selectiecriteria casuïstiek Gezinnen die de problematiek zelf als ondersteuningsnood ervaren / problemen op meerdere gebieden ervaren Meerdere instanties betrokken bij het ondersteuningstraject Afgeronde trajecten & nog lopende trajecten Diversiteit in: Achtergrond: etniciteit Leeftijd: 0-4 (voor school), 4-12 (basisschool), 12-23 (middelbare school & vervolgopleiding/transitie naar werk) Uitgangspunt Met jeugdige en/of ouders aan tafel! Is dit niet mogelijk (om welke reden dan ook), dan altijd optie voor de cliënt om op andere wijze input te leveren voor dialoogtafel

Dialoogtafel bijeenkomst

Tijdens dialoogtafel Deelnemers spreken met elkaar af: Rol voorzitter: Iedere deelnemer is gelijkwaardig Iedereen deelt zijn of haar eigen ervaringen en oordeelt niet Vragen te stellen als niet duidelijk, maar geen dingen in te vullen Goed naar elkaar te luisteren en elkaar laten uitpraten De dialoogtafelbijeenkomst is vertrouwelijk en alles wat besproken is blijft binnen de muren van de zaal Rol voorzitter: Bewaken van veiligheid en gemaakte afspraken Structureren v.d. bijeenkomst en bewaken van tijd Rekening houden met de verhoudingen binnen de groep Afremmen van overdominante deelnemers en stimuleren van personen die weinig aan bod komen Rekening houden met emoties (herkennen, benoemen, accepteren)

4 Wat vragen (per thema) 1. Wat zijn de uitkomsten van het hulpverleningstraject? Belangrijkste uitkomsten m.b.t. te bespreken thema? 2. Wat zijn succes- en belemmerende factoren in het hulpverleningstraject die mogelijk invloed hebben gehad op het resultaat van de ondersteuning? Succes- en belemmerende factoren die een rol hebben gespeeld: Binnen het gezin Bij de hulpverlener(s) In de werkomgeving (team, organisatie, beleid) In de aangeboden interventies Gaat het om een structurele of incidentele factor? 3. Wat is de relatie tussen bovengenoemde factoren en de uitkomsten? Vaststellen van mogelijke relaties tussen factoren en uitkomsten en trekken van conclusies: wat kunnen we hiervan leren? 4. Wat moet er gedaan worden om de toekomstige zorg voor jeugd te verbeteren? Aanbevelingen en SMART verbeteracties + trekkers n.a.v. stappen 1-3 om te voorkomen dat de eventuele belemmerende factor(en) weer kunnen optreden

Chronologisch Verslag Vraag 1 en 2 Chronologisch Verslag Doel: In korte tijd het hulpverleningsproces begrijpen Hoe: Systematische presentatie hulpverleningstraject Op basis van bestaande gegevens uit dossier(s) van betrokken hulpverleners Basisgegevens ontvangen ondersteuning en hulp Tijd-as en chronologie van het hulpverleningstraject Bijzondere omstandigheden (met wel of geen actie) Factoren die hulpverleningsproces hebben beïnvloed Uitkomsten van het hulpverleningsproces

Uitkomsten zorgproces Vraag 1 Uitkomsten zorgproces Tevredenheid jeugdige / ouder(s) over nut en effect hulp Regie-voering door jeugdige/ouder(s) tijdens traject Doelrealisatie op verschillende domeinen Jeugdige/ouder(s) kan zonder hulp verder Na beëindiging vindt geen nieuwe start jeugdhulp plaats Afname problemen/vragen Toename zelfredzaamheid en participatie (school / werk) Ontvangen sociale steun tijdens traject OF Betrokkenheid van het sociale netwerk bij het traject Reden beëindiging traject (i.v.t.) Verhoogde tevredenheid van cliënten over het nut en effect van de jeugdhulp (VNG/NJi) Toegenomen regie-voering door cliënt Doelrealisatie van de hulp (T1) (VNG/NJi) (= bestaand instrument doelrealisatiemeting); - mate waarin cliënten zonder hulp verder kunnen (eigen regie is versterkt / zelfredzaamheid is verhoogd / autonomie is versterkt) (T1); - mate waarin er na beëindiging geen nieuwe start jeugdhulp plaatsvindt; - mate waarin problemen / opvoedingsbelasting / opvoedingsonzekerheid of handelingsverlegenheid verminderd zijn (T2); - minder schooluitval/ verhoogde participatie (onderwijs/arbeid); - mate waarin overeengekomen doelen (tijdens de behandeling) gerealiseerd zijn; Verhoogde sociale steun (T1) Uitval van cliënten tijdens traject ‘reden beëindiging’ of bij preventieve diensten het bereik (VNG/NJi)

Beïnvloedende factoren Vraag 2 en 3 Beïnvloedende factoren Een uitkomst is altijd het resultaat van meerdere factoren, die samen tot een bepaalde uitkomst leiden, dus niet het resultaat van één succes- factor of één belemmerende factor Succesfactor: Heeft in gunstige zin bijgedragen aan een positieve uitkomst van het hulpverleningsproces (bijv. hoge motivatie, goede samenwerking) Belemmerende factor: Heeft de potentie de uitkomst van het hulpverlenings- proces negatief te beïnvloeden, en/of Wijkt af van de richtlijnen, protocollen, standaarden, afspraken tussen beroepsgroepen, gangbare zorg en expert opinion, en/of Draagt bij aan een suboptimale uitkomst (bijv. negatieve verwachtingen over de hulp, hoge werkdruk hulpverleners, gebrek aan maatwerk)

HULPVERLENERS GEZIN INTERVENTIES Beïnvloedende factoren Context waarin gewerkt wordt: Samenwerking Werkdruk Begeleiding Beleid v.d. organisatie Leef- en werksituatie: Sociale steun Inkomen Schulden HULPVERLENERS Kennis Vaardigheden Verwachtingen over de hulp GEZIN INTERVENTIES Problemen & krachten Verwachtingen over de hulp Motivatie Effectief? Passend bij problematiek en gezin?

Conclusies, aanbevelingen & actiepunten Vraag 3 en 4 Conclusies, aanbevelingen & actiepunten Welke conclusies kunnen worden getrokken en welke lessen kunnen worden geleerd? Welke aanbevelingen kunnen worden geformuleerd? Welke (verbeter)actiepunten kunnen worden afgesproken  SMART (bijv. nieuwe samenwerkingsafspraken, veranderingen in de werkwijze, nieuwe richtlijnen en protocollen)? Wie is verantwoordelijk voor het oppakken / inzetten van de afgesproken verbeteracties?

Evaluatie Vragen: Hoe is de dialoogtafelbijeenkomst ervaren? Zijn jullie tevreden over de uitkomsten/conclusies van de dialoogtafel? Wat was prettig / goed? Wat was onprettig / niet goed? In welke mate is de bijeenkomst als veilig ervaren? Zijn er dingen niet gezegd, die wel gezegd hadden moeten worden voor een goede beoordeling van de casus? Wat was de reden, dat dit niet gezegd is?

Pilot fase: eerste ervaringen Twee proef-dialoogtafels Geslaagde bijeenkomsten Cliënten en deelnemende hulpverleners enthousiast Interessante inzichten en conclusies m.b.t.: De mate waarin naar de jongere geluisterd wordt en aangesloten wordt bij zijn verhaal en wens (eigen regie) Belang van het betrekken van ouders en netwerk bij hulpverleningsproces Belang van duidelijke communicatie vanuit het wijkteam naar cliënt over wachttijd en achterliggende redenen Belang van voorlichting over beschikbare aanbod in gemeente (ook m.b.t. eventuele tussentijdse voorzieningen, zoals Humanitas, voedselbank) In kaart gebrachte knelpunten sluiten goed aan bij de recent gesignaleerde hobbels op de weg naar passende zorg… (zie: derde kwartaalrapportage 2016 van de Monitor Transitie Jeugd)

Dialoogtafelmethodiek als kwaliteitstinstrument In dialoog! Dialoogtafelmethodiek als kwaliteitstinstrument De toepassingsmogelijkheden van de methodiek Wissel in tweetallen en daarna plenair uit over de mogelijke inbedding van de dialoogtafels in jullie eigen praktijk: (primaire zorgproces, kwaliteitsbeleid, onderlinge samenwerking) Waar zien jullie kansen? Wat zijn eventuele belemmeringen?

Bedankt voor jullie aandacht! Website: www.awtjf.nl Contact: Alona Labun Coördinator / projectleider labun.a@jeugdhulpfriesland.nl Anja Holwerda Senior onderzoeker holwerda.a@jeugdhulpfriesland.nl