Een vergadering organiseren Wanneer u over organisatietalenten beschikt, wordt het groepsproces hier direct door bevorderd. Als organisator van een vergadering is het uw taak de agenda samen te stellen, mensen te stimuleren aan de vergadering deel te nemen en de voortgang van de vergadering te bepalen. Gebruik de instructies van Dale Carnegie Training® om van de vergadering een succes te maken. U kunt hand-outs uitdelen om de hoofdpunten van de discussie duidelijk te maken. Bovendien is het een idee de deelnemers in de gelegenheid te stellen hun ideeën ergens vast te leggen. Als u op de hand-outs drie dia's per pagina afdrukt, bevatten de hand-outs automatisch lege regels waarop de deelnemers aantekeningen kunnen maken. Copyright 1996-99 © Dale Carnegie & Associates, Inc.

Opening Gebruik de volgende middelen om belangstelling te wekken Een belangrijke gebeurtenis Een persoonlijke ervaring Een eerbewijs Een citaat Trek de aandacht met een sterke opening. De opening moet relevant zijn voor het onderwerp en de deelnemers. Zorg ervoor dat de belangstelling van het publiek gewekt is. Uw inzet en houding geven de toon aan en sturen de vergadering in de gewenste richting. Een vergadering is bedoeld om mensen te laten communiceren en de samenwerking te bevorderen. Creëer een open sfeer die ertoe bijdraagt dat problemen worden opgelost en waar nodig veranderingen worden doorgevoerd.

Hoofdonderwerp Omschrijf het onderwerp/probleem/de mogelijkheden Geef aan wat het belang ervan is Laat het publiek reageren Moedig actieve deelname aan Noteer reacties op de kernpunten en geef ze weer Maak de overgang naar het hoofdonderwerp. Leg uit wat het doel en het belang van de vergadering is. Als organisator van de vergadering kunt u veranderingen bewerkstellingen. Vraag de juiste vragen en stuur de deelnemers. Zorg ervoor dat iedereen actief deelneemt. Leg de opmerkingen van de deelnemers vast. Bedank iedereen voor haar/zijn bijdrage en ideeën. Gebruik de functie Aantekening van PowerPoint om de opmerkingen die gedurende de vergadering worden gemaakt vast te leggen.

Doelstellingen en problemen Geef de doelstellingen aan Geef de problemen aan Zorg ervoor dat de deelnemers zich concentreren op de hoofdzaken en prioriteiten toekennen Maak duidelijk wat u met de vergadering wilt bereiken. Licht het probleem dat moet worden opgelost toe. Zorg ervoor dat de groep instemt met de agenda, het probleem en het proces. Stuur de vergadering door alle deelnemers er actief bij te betrekken. Vraag het publiek om persoonlijke ervaringen waarmee bepaalde punten kunnen worden geïllustreerd. Geef de deelnemers het gevoel dat ze een belangrijke bijdrage aan de vergadering leveren.

Oplossingen en mogelijkheden Nodig het publiek uit te reageren en suggesties te geven Leg reacties op actieplannen en oplossingen vast en geef ze weer Laat deelnemers prioriteiten toekennen Ga over tot het zoeken van oplossingen nadat u het probleem hebt gedefinieerd. Moedig de deelnemers aan open te staan voor ideeën, creatief te denken en oplossingen voor te stellen. Respecteer de meningen van anderen. Verschillende benaderingen kunnen ertoe bijdragen dat het probleem wordt opgelost en geven bovendien meer inhoud aan de discussie. Leg de ideeën vast. Neem alle voorstellen serieus. Zorg voor een positieve houding tijdens het gehele proces. Betrek alle deelnemers bij het proces. Verzamel de mogelijkheden en ken prioriteiten toe. Gebruik het groepsproces om tot een oplossing te komen.

Actieplan Beschrijf het volgende (als er extra informatie nodig is, geeft u aan wie daarvoor verantwoordelijk is): Actiepunten Benodigd materiaal Benodigde cursussen Planning Kosten Nadat er een oplossing is gevonden, wordt het actieplan vastgesteld. Gebruik het groepsproces om te bepalen hoe het doel kan worden bereikt. Maak een overzicht van de benodigde stappen voor het actieplan. U kunt de functie Aantekening gebruiken om actiepunten voor de deelnemers van de vergadering vast te leggen. Stel vast welke middelen nodig zijn. Ken verantwoordelijkheden toe en bedenk methoden waarmee verantwoordelijkheden kunnen worden vastgelegd. Definieer een tijdslimiet. Stel vast wat de kosten zullen zijn. Definieer de huidige middelen. Stel ook vast wat nodig is om van succes verzekerd te zijn. Training? Bepaalde kennis? Extra informatie? Specifiek materiaal? Extra middelen? Externe managementcapaciteit? Wanneer er een goede planning aan het actieplan voorafgaat, is het waarschijnlijker dat het doel wordt bereikt.

Afsluiting Vraag of alles duidelijk is Beschrijf de eerste stappen Zorg voor betrokkenheid Sluit de vergadering af met een kort overzicht. Bedank de deelnemers voor hun bijdrage. Neem nogmaals het actieplan, de verantwoordelijkheden en andere maatregelen door. Bedank het publiek voor hun deelname aan het proces, het samenwerken met de groepsleden en hun betrokkenheid bij het zoeken naar oplossingen. Als u de functie Aantekening hebt gebruikt om de actiepunten bij te houden, wordt er aan het einde van de presentatie automatisch een dia met de actiepunten toegevoegd. Gebruik deze dia om de actiepunten nogmaals na te lopen en om reacties van de deelnemers te krijgen. Als u een vergadering leidt, moet u steeds actief sturen. Beëindig de presentatie door het team nogmaals te motiveren van het actieplan een succes te maken. Zorg ervoor dat de groep zich inzet de doelen te bereiken. Door uw leidinggevende capaciteiten op een effectieve manier te gebruiken leiden vergaderingen tot goede resultaten.