Rapportering en monitoring

Wat voorafging… Geïntegreerd managementplan 2012-2017 Strategische oefening Drie strategische doelstellingen Strategische kaart met kritieke succesfactoren Jaarlijks operationeel plan Projecten Doelstellingen 2015 Midtermreview van het geïntegreerd managementplan Bestuursovereenkomst bouwt hierop verder

Strategische cyclus Bestuurs-overeenkomst Bestuursplan Strategieontwikkeling 1. Analyse context 2. Missie, visie 3. Doelstellingen Strategische planning 1. Strategische kaart 2. KPI’s 3. Initiatieven Afstemming organisatie 1. Niveau AA’s & SD’s 2. Eigen accenten 3. Eigen planning Operationele planning 1. Jaarlijks 2. Uitvoering BO 3. Screening buca’s Uitvoering 1. Projecten (strategie) 2. Processen (day-to-day) Monitoring 1. Strategisch: business reviews 2. Operationeel: KPI’s & kengetallen Analyse & bijsturing 1. Omgevingsanalyse 2. Wijziging strategie? Bestuurs-overeenkomst Bestuursplan

Opvolging bestuursplan Strategisch niveau - viermaandelijkse business reviews Met elke mandaathouder Opvolging: Voortgang realisatiegraad projecten Voortgang realisatiegraad doelstellingen Voortgang uitrol interne controle Opvolging van KPI’s (cockpit Dircom) Rapportering meegenomen in evaluatie van de mandaathouder Niet controleren -> beter aansturen

Dashboard

Projecten Criteria business review Opvolging in ProjectMaster Mijlpalen Baseline Budget (vastlegging)

DOELSTELLINGEN Acties/initiatieven die de operationele werking (processen) verbeteren  impact op meetpunten (bv. KPI’s …) Criteria business review Mijlpalen

Interne CONTROLE Procesbeheer geïmplementeerd Procesmap  Modellering in BMPN in Aris Risicobeheer op elk proces (implementatie  plan) Criteria business review Opvolging van de timing van het implementatieplan

BEHEERSCONTROLE Operationele KPI’s die het Directiecomité belangrijk acht om op strategisch niveau op te volgen Voorbeelden: Gemiddelde doorlooptijd van een gerechtsdossier waarin de administratie eiser is (excl. dagvaarding in faling) Aantal openstaande niet-gerechtelijke vooronderzoeken langer dan vier maanden t.o.v. totaal aantal openstaande niet-gerechtelijke vooronderzoeken Aantal controles invoer PLDA (normale procedure): fysieke controles % productieopdrachten waarvan de planning niet werd gerespecteerd Criteria business review Reële waarde vs. doelwaarde

Beheerscontrole

Doorvertaling naar de organisatie Naast strategische rapportering (business review) Operationele monitoring Uitrol van beheerscyclus tot het laagst nuttige teamniveau  Managementcockpits (N-1, N-2, N-3 en Boordtabellen) Automatisering van de opvolging van de operationele werking in Cognos (KPI’s en kengetallen) Link naar de evaluatiecycli van leidinggevenden en medewerkers

Management cockpit Management cockpit vertrekt van de « Balanced scorecard »

Detail van een KPI

Boordtabel

Succesfactoren Verder bouwen op bestaande instrumenten Professionalisering van de werking van de FOD Projectwerking Processen (BPM en werklastmeting) Beheerscontrole Interne controle Draagvlak en maturiteit binnen het Directiecomité

Toekomstige werven Verbeteren van de kwaliteit KPI’s Definiëren van strategische KPI’s en kengetallen: meetpunten om de strategie op te volgen (bv. cost of collection, openstaande schuldvorderingen, compliance …) Inzicht verwerven in de kostprijs van de eigen werking Analytische boekhouding Werklastmetingen als basis voor personeelsplanning