Verbeterdialoog bijeenkomst Team Locatie: NAAM Team: NAAM NAAM ORGANISATIE

Inhoud Bijeenkomst van 2 uur Agenda: Welkom (10 min) Individuele waarden gekoppeld aan organisatiewaarden (30 min) Resultaten Verbetermeting 360 (30 min) Prioriteren thema’s: top 2 (10 min) In gesprek over normen per thema (15 min) Kennismaken met de Verbeter App en vragen bedenken (30 min) Actiepunten, vervolg en afsluiting (10 min)

1. Welkom Doel van deze bijeenkomst: Inzicht in jouw waarden en die van de organisatie Delen ervaringen invullen Verbetermeting 360 Delen uitkomsten Verbetermeting 360 Kiezen van Verbeterthema’s Leer- en Verbeterplan met Thema-eigenaren Heet iedereen welkom. Verbindt het doel en de waarden van de organisatie aan het verbeteren van de kwaliteit en KVC Leg de poster Leer- en Verbeterplan uit. Per verbeterthema wordt een leer- en verbeterplan gemaakt. Leg uit dat er tijdens de bijeenkomst twee eigenaren per verbeterthema gekozen die samen op de posters het leer en verbeterplan invullen voor de gekozen verbeterthema’s. Deze ophangen in de organisatie, zichtbaar voor de betrokkenen.

1. Uitleg Kwaliteit Verbetercyclus Stap 2: uit resultaten samen verbeterthema’s kiezen Stap 3: vragen bedenken voor de App Stap 1: invullen Verbetermeting 360 Stap 4: leren en verbeteren met de App

2. Individuele waarden gekoppeld aan de organisatiewaarden Wat zijn de kernwaarden van onze organisatie? In gesprek over jouw waarden in combinatie met de organisatiewaarden Hoe past verbeteren bij jou en bij je team en bij de organisatie? Wat levert verbeteren op voor jou, je team en je cliënten? Eigenaarschap bij het team: team kiest zelf wat ze gaan verbeteren. De ideeen voor verbeteren komen van de teamleden zelf (of van bewoners), verbeteracties worden door het team uitgevoerd en ook de voortgang op de verbeteringen en het resultaat van de verbeteringen worden door het team zelf gemonitord (m.b.v. de verbeterapp). Kwaliteitsverbeteringen direct zichtbaar: door de mini-enquete na het doorvoeren van verbeteracties weer af te nemen wordt zichtbaar of bewoners en/of teamleden meer tevreden zijn.

3. Respons overzicht team Hoeveel mensen hebben de Verbetermeting 360 ingevuld: Doelgroep Aantal respondenten Bewoner Mantelzorger Medewerker of teamleider Vrijwilliger Behandelaar of MT Totaal

3. Resultaten beste score top 3 - voorbeeld – Vergelijking tussen bewoners of mantelzorgers en medewerkers of teamleiders Bewoner of mantelzorger Medewerker of teamleider

3. Resultaten beste score per thema in top 3 - voorbeeld - Score per thema bewoner of mantelzorger 1. Hygiëne: Score per thema medewerker of teamleider 1. Bevoegdheden en bekwaamheden van medewerkers 2. Medicatieveiligheid: 2. Veiligheidsbeperkende maatregelen: Bewoner: ik vergeet weleens in te nemen 3. De contactverzorgende weet wat er speelt: 3. De contactverzorgende weet wat er speelt:  Medewerker: Kan beter/vaak door tijdgebrek is het gehaast

3. Resultaten aandachtspunten top 3 - voorbeeld - Vergelijking tussen bewoners of mantelzorgers en medewerkers of teamleiders Bewoner of mantelzorger Medewerker of teamleider

3. Resultaten aandachtspunten per thema in top 3 - voorbeeld - Score per thema bewoner of mantelzorger 1. Incidenten melden: Score per thema medewerker of teamleider 1. Voldoende (deskundig) personeel: Bewoner: geen incidenten gehad 2. Veiligheidsbeperkende maatregelen: 2. De balans tussen vast en flexibel personeel: Medewerker: Op een zeer complexe afdeling is het beter om vast personeel in te zetten. 3. De balans tussen vast en flexibel personeel: 3. WIP richtlijnen en hygiëne code:

3. Resultaten importantie top 3 - voorbeeld - Klassement importantie vergeleken Bewoner/mantelzorger: Medewerker/teamleider:

3. Resultaten importantie per thema in top 3 - voorbeeld - Score per thema bewoner of mantelzorger 1. Een goede maaltijd: Score per thema medewerker of teamleider 1. Samenwerking in het team: Medewerker: Ja we zijn een goed team. En geven elkaar feedback waar nodig 2. De balans tussen vast en flexibel personeel: 2. Actieve bijdrage mantelzorgers:   Mantelzorger: overigens tot nu toe over de therapie erg tevreden 3. De afstemming met behandelaren: 3. Een goede maaltijd:

4. Prioriteren thema’s: top 2 - voorbeeld - Max 15 minuten Kies zelf verbeterthema’s uit de tabel hiernaast – voorbeeld!! (dit zijn de thema’s die genoemd zijn in de aandachtspunten en de importantie top 3) Kies maximaal 2 thema’s en vul deze in op het leer- en verbeterplan Verbeterthema Aantal stemmen Incidenten melden Vrijheidsbeperkende maatregelen De balans tussen vast en flexibel personeel (zowel bewoners als medewerkers) Voldoende (deskundig personeel) WIP richtlijnen en hygiëne code Een goede maaltijd De afstemming met behandelaren De samenwerking in het team Actieve bijdrage mantelzorgers Voor het verbeteren wordt er gebruik gemaakt van een verbeterapp. Dit is een mini-enquete die het team zelf kan inrichten. Het team gaat zelf vragen over bedenken voor in deze mini-enquete die betrekking hebben op de gekozen verbeterthema’s. Het kunnen vragen zijn om het thema verder te onderzoeken of vragen om iets bij te gaan houden (monitoren, bv. hoe vaak komt het voor dat teamleden sieraden dragen). In de verbeterapp kunnen ook ideeen voor verbetering (verbetertips) worden achtergelaten. Aandachtspunten:   Importantie:

5. In gesprek over normen per thema STAP 1: Gezamenlijk per thema in gesprek over normen en kernwaarden van het team en de organisatie STAP 2: Bedenken van vragen voor in de Verbeter App en deze invullen bij ‘uitvragen’. Ook eventuele zaken die uitgezocht moeten worden invullen bij ‘uitzoeken’ STAP 3: Formuleren verbeteracties en mogelijke uitdagingen en zaken waarvoor support nodig is (Dit pas volgende bijeenkomst)

5. NORMEN EN KERNWAARDEN INVULLEN STAP 1 PAARS • UITZOEKEN • UITVRAGEN Norm: Norm: Norm: Norm: VERBETERTHEMA: Norm: Norm: Actie: SUPPORT Actie: UITDAGINGEN • Actie • Actie Actie: VERBETERACTIES VISIE EN KERNWAARDEN ORGANISATIE

6. Kennismaking met de Verbeter App en vragen bedenken Wat zijn goede vragen? Ervaringsvragen Bijvoorbeeld: Hoe heb je de werkdag ervaren? Of: hoe heeft u de groepsactiviteit ervaren? Twee soorten ervaringsvragen: Brede, open ervaringsvraag die begint met “Hoe” Ervaringsvraag met doelstelling voorop, en dan vragen naar de ervaring van de klant Voorbeeld: “Hoe heeft u de wachttijd vandaag ervaren?” “Onze wachttijd is maximaal 10 minuten. Hoe heeft u dit vandaag ervaren?” Formuleer ervaringsvragen bij de thema’s die jullie benoemd hebben: brainstorm! Max 20 min Er kunnen maximaal 9 vragen worden bedacht voor in de app. Er zijn twee routes: een route voor vragen voor de medewerkers zelf en een route voor clienten/ familieleden. Door op een tegel te drukken komt men bij de vraag. De vragen kunnen weer worden beantwoord met smileys.

6. Nog meer tips voor goede vragen Uitzoomen – inzoomen Van algemeen naar specifiek Algemeen: Hoe ervaart u de telefonische bereikbaarheid? Specifiek: Hoe ervaart u de telefonische bereikbaarheid van onze afdeling? Doel is om maximale input te krijgen in maximale ‘breedte’

6. Selectie maken van de vragen per thema Maak samen een selectie van de geformuleerde vragen per thema Kies er maximaal 9 Check de vragen: Welke output verwacht je van deze vraag? Voldoet de vraag dan? Vragen invullen in leer- en verbeterplan bij ‘uitvragen’ en eventueel punten benoemen om uit te zoeken en invullen bij ‘uitzoeken’

INVULLEN LEER- EN VERBETERPLAN STAP 2 BLAUW • UITZOEKEN • UITVRAGEN Norm: Norm: Norm: Norm: VERBETERTHEMA: Norm: Norm: Actie: SUPPORT Actie: UITDAGINGEN • Actie • Actie Actie: VERBETERACTIES VISIE EN KERNWAARDEN ORGANISATIE

7. Volgende bijeenkomst stap 3: verbeteracties STAP 1: Gezamenlijk per thema in gesprek over normen en kernwaarden van het team en de organisatie STAP 2: Bedenken van vragen voor in de Verbeter App en deze invullen bij ‘uitvragen’. Ook eventuele zaken die uitgezocht moeten worden invullen bij ‘uitzoeken’ STAP 3: Formuleren verbeteracties en mogelijke uitdagingen en zaken waarvoor support nodig is (Dit pas volgende bijeenkomst)

7.Afsluiting Volgende bijeenkomst: DATUM INVULLEN + wie aanwezig Dan vragen bekijken en Verbeter App vullen 1 afgevaardigde van het team aanwezig  benoemen per team, krijgt instructie (= voorbeeld) Start meting Verbeterapp: DATUM INVULLEN Eerste evaluatie: DATUM INVULLEN