Goederen en voorraadbeheer Blz. 80 tm 95 Hoofdstuk 4: Derving Goederen en voorraadbeheer Blz. 80 tm 95

Introductie Stelen van de baas Wat zou je doen als je een medewerker verdenkt van diefstal? Wat zou je doen als ee medewerker vertelt dat zijn collega steelt? Wat zou je doen als je zeker weet dat een medewerker steelt? Op welke signalen zou je letten? Zou je net zoals in het filmpje de recherche inschakelen?

4.1. Derving Derving ontstaat doordat je artikelen niet meer kunt verkopen (om wat voor reden dan ook). Dat kan zijn door: - Diefstal (klanten, personeel of derden) Winkeldiefstal - Beschadiging (klanten, personeel of derden) Constateer je derving dan moet dit geregistreerd worden (geregistreerde derving) Diefstal is altijd niet-geregistreerde derving

Oorzaken Problemen met de leverancier Goederen die kapot zijn Diefstal (Diefstal bij de kassa) Medewerkers werken niet volgens procedures Derving online: ook wanneer je door een technische storing off-line bent! Ook nu kun je artikelen niet verkopen

Problemen met leveranciers Wanneer leverancier te weinig goederen levert (deze kan je niet verkopen, terwijl je ze wel besteld had) Wanneer leverancier niet voorzichting met de goederen omgaat (verkeerd lade van vrachtwagen)

Goederen die kapot zijn Wanneer de goederen in de winkel kapot gaan. Soms nog wel met korting te verkopen! De korting is dan de derving Klant kan de artikelen kapot maken of personeel

Diefstal Wanneer goederen gestolen worden door klanten, personeel of derden Signalen van stelend personeel - Medewerker gaat snel weg - Medewerker houdt zich niet aan de regels en procedures - Medewerker werkt vaak alleen - Verpakking zijn al open - Goederen liggen verstopt

Medewerkers werken niet volgens de gestelde procedures Bijvoorbeeld: - het niet afboeken van goederen - het niet uitvoeren van controles Is de derving verklaarbaar (breuk) dan spreek je van: Bekende derving Is de derving niet verklaarbaar (diefstal) dan spreek je van: - Onbekende derving

Administratieve voorraad: de voorraad volgens de computer (administratie) Werkelijke (technische) voorraad: de voorraad die werkelijk in de winkel en in het magazijn ligt. Verschil tussen administratieve en de werkelijke voorraad is derving (positief of negatief)! Wanneer de werkelijke voorraad kleiner is dan de administratieve voorraad dan heb je een positief verschil

4.2: Criminele derving Criminele derving (met opzet) Diefstal door: klanten, personeel of derden De werkelijke voorraad is kleiner dan de administratieve voorraad Fraude door: personeel (kortingen geven, retourbonnen, artikelen afschrijven en daarna zelf meenemen Inbraak: Wanneer de winkel is gesloten

Niet-criminele derving Niet criminele derving (per ongeluk) de werkelijke voorraad is kleiner dan de administatieve voorraad. Door: Administratievefouten: rekenfouten, telfouten, invoerfouten, niet uitvoeren van controles Controlefouten: Colli niet vergelijken met documenten, fouten in kwantitatieve en kwalitatieve controle Werkfouten: te veel of te weinig goedere genoteerd, beschadigen van de goederen bij inpakken/uitpakken Teruggeven van retourartikele zonder retourbon.

Derving in de foodbranche Derving door: Bederf! Over de datum, bedorven, in aanraking met giftige stoffen. CBL geeft een aantal eisen waaraan winkels zich moeten houden (CBL-hygienecode). Hierin staan regels over hoe de winkel ingericht moet worden, of hoe voedsel opgeslagen moet worden. Controle door de NVWA Maak opdracht 1

4.3: Gevolgen van derving Verlies van - geld - klanten Week van de veiligheid Wel zo veilig Maak opdracht 2

4.4: Derving voorkomen Het liefst altijd voorkomen. Helaas niet altijd mogelijk! De maatregelen die je wel kunt nemen leg je vast in een dervingspreventieplan of dervingsbestrijdingsplan! Hierin staan de oorzaken en de gevolgens van derving zijn en welke maatregelen je kunt nemen.

7-stappenplan Om de derving aan te pakken Signalen herkennen Bepaal de schade Stel vast welke artikelen missen Bepaal mogelijke daders en hun werkwijze Controleer de situatie Kies preventieve maatregelen Bepaal het effect van de maatregelen

Stap 1: signalen herkennen Je ziet vaak al dat er iets niet klopt! Verpakkingen zijn beschadigd Pallets zijn niet helemaal vol Open plekken in de schappen Pakbonnen slingeren rond Let op signalen!

Stap2: Bepaal de schade Weinig schade… Heeft het wel zin om maatregelen te nemen? Maatregelen zijn misschien wel duurder dan wat het voorkomt. Veel schade…. Neem maatregelen! Bereken je dervingcijfer! Waarde administratieve voorraad – waarde werkelijke voorraad = € In % Derving bedrag : adm. Voorraad x 100 = % Dus …. % is verloren gegaan aan derving

Stap 3: stel vast welke artikelen missen Diefstal gevoelige artikelen zijn artikelen die makkelijk meegenomen worden (kleine, duurdere artikelen, zoals: tandpasta, batterijen) Dit kan je nakijken in de voorraadadminsitratie. Neem maatregelen zodat juist deze artikelen niet meer gestolen kunnen worden of dat er minder niet-criminele derving is.

Stap 4: Bepaal mogelijke daders en hun werkwijze Bij winkeldiefstal heb je vaak te maken met gelegenheidsdieven, bijvoorbeeld eigen personeel. Kenmerken van gelegenheids diefstal: Vaak in de laatste 3 maanden van het jaar Tijdens middagpauzes of tussen 17:00 en 18:00 uur Aantrekkelijk artikel-> hoge diefstalgevoeligheid

Stap 5: Controleer de situatie Maak een checklist van alle zwakke punten binnen het bedrijf. Denk aan ruimtes die nogal achteraf liggen, artikelen die schadegevoelig zijn of producten in de winkel die niet goed zichtbaar zijn voor het personeel. Door deze punten te onderzoeken, kun je wellicht een aantal factoren wegnemen die diefstal in de hand werken! Veiligheidscheck

Stap 6: kies preventieve maatregelen 3 soorten! Bouwkundige maatregelen (het gebouw zelf, wanneer je bijvoorbeeld gaat verbouwen aan te passen) Organisatorische maatregelen Technische maatregelen Winkeldief aanhouden door beveiliger Preventie

Organisatorische maatregelen Gebruik maar 1 ingang en 1 uitgang van de winkel Vermijd dode hoeken en onoverzichtelijke bochten Plaats kleine artikelen in de buurt van de werkplek van medewerkerd Regels over wie, wanneer op kwetsbare punten aanwezig mag zijn Instructie van de medewerkers over diefstalpreventie Het opzetten van een onderling waarschuwingssysteem Diefstalbelemmerende middelen zoals grote verpakkingen

Technische/electronische maatregelen Signalerende middelen (detectiepoortjes) Observatiemiddelen zoals camera’s en spiegels. Reageren op detectiepoortjes

Stap 7: bepaal het effect van de maatregelen Besluit je preventieve maatregelen in te zetten, evalueer deze na een bepaalde tijd. Controleer: brutowinst van voor en na de maatregelen Preventieve maatregelen beschrijf je in een dervingspreventieplan. Omschreven dmv de 4 p’s van het dervingspreventieplan! Personeel - Proces Pand - Procedures

Personeel Bewust maken van personeel! Trainen en opleiden van personeel! Geef het al aan in de functieomschrijving! Personeel moet weten dat ze zich aan procedures moeten houden

Pand Inbaakpreventie (inbraak van buitenaf) installeren in winkelpand. Bijvoorbeeld met alarminstallaties, camerasystemen en hekken. Inbraak van buiten af duurt zo erg lang. Er is nu tijd voor de politie om op tijd in te grijpen. Interne diefstal: camera’s, alarminstallaties

Proces Opslaan van artikelen op veilige plekken in de winkel (achter de toonbank, lege verpakkingen in de winkel neerzetten, vitrine’s) Artikelen iedere dag of week laten tellen om de voorraad goed in de gaten te houden Nooit iemand alleen in de winkel of het magazijn laten Sociale controle voorkomt ook diefstal!

Procedures Tassencontrole (inviteren) Regels bij het kopen van producten door personeel, maak een procedure Geen boodschappen van familieleden afrekenen Onderneem iets wanneer je ziet dat een personeelslid steelt Zorg voor goede beveiliging! Alle artikelen registreren die niet meer verkocht kunnen worden (of voor lagere prijs) Alle artikelen registreren die “terug” moeten Corrigeer medewerkers als ze zich niet houden aan de procedures

4.5: Derving registreren Doel: inzicht krijgen in hoeveel derving er is Doel: inzicht krijgen in wat voor derving er is Doel: inzicht krijgen bij welke producten de meeste derving is (en wat voor derving): eventueel in de inkoop bijstellen! Doel: controleren of de procedures werken, anders bijstellen Doel: maken van een dervingsbestrijdingsplan als dat nodig is! Maken: opdracht 3 tot en met 6! (blz 93)