Masterclass Regionale Samenwerking Roeland Stolk

Plaatsbepaling bijeenkomst Deze bijeenkomst gaat over de rol van de raad bij samenwerkingen. Doel is te kijken hoe samenwerkingen werken en hoe grip te optimaliseren. Een aantal van u gaf ook aan te willen spreken over de meerwaarde van samenwerking. Graag bereid hier wat over te zeggen, maar beide onderwerpen passen niet in anderhalf uur. Qua vorm zou ik willen voorstellen om een gesprek met elkaar te voeren, dat ik met sheets wat structureer.

Over samenwerking Wederzijdse (financiële) afhankelijkheid tussen gemeenten onderling en met rijk en provincie De schaal en deskundigheid die goede uitvoering en effectieve lobby vergen, overstijgen de schaal van kleinere gemeenten De noodzaak tot samenwerking neemt toe, naarmate we ons meer op maatwerk gaan organiseren Regiovorming dus aan de orde van de dag (vaak meer dan 50% van de begroting). Over de effecten weinig systematisch onderzoek en bovendien paar basisfouten T0 staat niet gelijk aan T1 Rolverandering gemeenten niet meegenomen Samenwerking gaat om meer kan de 3k’s alleen

Waarom werken we samen Samenwerken omdat Ten eerste zijn (potentiële) kosten voor publieke taken soms niet op te brengen door één (van de kleinere) afzonderlijke actor. Ten tweede is voor zeer gespecialiseerde taken soms te weinig specialistische kennis in huis. Ten derde willen de bij de publieke opgave betrokken partners soms alleen met actoren gezamenlijk spreken. De vierde reden is dat de effecten van overheidshandelen soms de actorgrenzen overschrijven. De vijfde reden is dat door samenwerking soms betere en goedkopere taakuitvoering mogelijk is. De zesde reden is dat het mogelijk wordt om als sterkere actor op te treden. De zevende reden is dat het je verplicht wordt Niet samenwerken omdat De samenwerking biedt geen substantiële meerwaarde ten opzichte van het zelf uitvoeren van taken. De potentieel deelnemende actoren hechten meer waarde aan volledige autonomie dan aan de meerwaarde die een samenwerking kan opleveren De potentieel deelnemende actoren hebben geen vertrouwen dat de (mensen binnen de) samenwerking in staat zijn de potentiële meerwaarde te realiseren.

Centrale vragen als u gaat samenwerken Gedeeld perspectief. Wat is het gemeenschappelijk belang? Gedeeld perspectief in eigen kring. What’s in it for me? Gedeeld perspectief in eigen kring. Wat ben ik bereid om de ander te gunnen? Op welke taken wordt samengewerkt? Beleidsbepaling Beleidsvoorbereiding en uitvoering Bedrijfsvoering

Werking centrumconstructie Gastgemeente Centrumgemeente Eigenaar Raad College B&W College B&W Contractueel Toezichthouder Opdrachtgever Opdrachtnemer Organiseren van Grip Contractueel Raad Gastgemeente Toezichthouder Raad College B&W Toezichthouder Opdrachtgever

Werking openbaar lichaam Agenda-commissie of raadsleden-platform Gemeenschappelijk openbaar lichaam Gemeente Algemeen bestuur (Eigenaarsvergadering) Raad College B&W Toezicht-houder Eigenaar / Opdrachtgever Afstemmings-platform Gemeente Raad College B&W Dagelijks Bestuur Toezicht-houder Eigenaar / Opdrachtgever Opdracht-nemer

Vier aanbevelingen voor grip (vooral gericht op openbare lichamen) Regionale agenda. Het hebben van visie Verbeteren van informatievoorziening. Het hebben van praktisch overzicht Lokale structuur. Het hebben van passende spelregels om tot lokaal perspectief te komen Regionale structuur. Het komen tot een gedeeld politiek perspectief

Best practices (1): regionale agenda Sommige gemeenten formuleren een gedeeld beeld over samenwerking waarin kaderstellende uitspraken staan over wat op regionaal gebied belangrijk wordt gevonden. Naar ons inzicht zijn verstandige aandachtspunten daarbij: Expliciteer wat de belangrijkste opgaven zijn Expliciteer met welke partners deze opgaven gedeeld worden Kies richting en spreek langs deze lijnen met portefeuillehouders Maak keuzes en categoriseer verbonden partijen als “business as usual/ sturen op hoofdlijnen” en “verscherpt zicht”. Kies op basis van mate van beleid en mate van geld Laat uw keuze niet samenvallen met de vraag of een verbonden partij al dan niet ‘verplicht’ is vanuit de rijksoverheid. Dit is niet relevant voor de vraag of u invloed wilt uitoefenen.

Best practices (2): verbeteren van informatievoorziening Stukken van de samenwerkingen gaan in Maastricht sinds kort direct naar de Raad! De informatievoorziening moet meer gericht worden op inhoud van dat politieke gesprek. De Raad is zelf verantwoordelijk om zijn informatiebehoefte te articuleren. Verstandig is om op ieder stuk een opleggen te leggen, waarin de volgende elementen zijn beschreven: Bestaansrecht samenwerkingsverband (waarom is het nuttig dat we dit samenwerkingsverband hebben) Doelstellingen van het samenwerkingsverband (wat wil je bereiken) Smart resultaten in termen van effectiviteit, efficiëntie en legitimiteit. Oorzaken voor het al dan niet behalen van de doelstellingen (!) Risico-inschatting voor de komende periode

Best practices (3): verbeteren van lokale structuur Spreek gestructureerd twee (of een) keer per jaar met de gehele raad over het geheel aan samenwerkingen. Volg reguliere cyclus: Een kaderstellend gesprek voorafgaand aan de begroting. Een controlerend gesprek na de jaarrekeningen. Voor het overige kunnen raadscommissie benut worden die de expliciete afweging maken wanneer een onderwerp met de gehele raad besproken moet worden. Een werkgroep regio voert dan op basis van die brede kaders een repeterend gesprek met de portefeuillehouders. Eisen voor versterking aan die werkgroep zijn dat: De werkgroep in staat moet zijn om politieke vraagstukken te onderscheiden van reguliere voortgang. Grote politieke vraagstukken zijn voor de raad als geheel! Binnen de werkgroep moet werk verdeeld worden. Dat kan goed per samenwerking De werkgroep moet via de portefeuillehouder voeling houden met hoe de verhoudingen binnen de AB’s liggen, zodat (via de andere raden) waar nodig tijdig aan beïnvloeding kan worden gedaan.

Best practices (4): verbeteren afstemming op regionaal niveau Er zijn gemeenten die de griffies in positie brengen om meer regionale verbinding te vinden. Verstandig vinden wij: Verzoek verbonden partijen en colleges om bijeenkomsten een jaar vooruit te plannen in samenspraak met de griffie. Trek agenda’s gelijk Deel informatie en notulen Er zijn gemeenteraden die in commissie zorgen voor meer regionale slagkracht. Er kan bijvoorbeeld drie tot vijf keer per jaar structureel een bijeenkomst worden georganiseerd. Het klein beginnen is een succesfactor. Op zijn grootst kan zo’n commissie het volgende doen: De adviescommissie vormt een informeel orgaan waarin vertegenwoordigers van de raden met elkaar afstemmen over de acties waar de afzonderlijke raden voor verantwoordelijk zijn. De adviescommissie zorgt ervoor dat alle raden (via hun colleges) van het lid in het algemeen bestuur verlangen dat er scherpe doelstellingen komen op de verschillende bevoegdheden, wat betreft inhoud, financiën en legitimiteit/draagvlak. De adviescommissie stuurt op de presentatie van de informatie in een overzichtelijke vorm met een gestandaardiseerde oplegger waaruit duidelijk voortgang en risico’s blijken.

Best practices (4): verbeteren afstemming op regionaal niveau De adviescommissie stemt (via de griffies) af welke instrumenten de raden willen gebruiken en zoekt naar de gedeelde noemer in de moties. Via de adviescommissie wordt erop gestuurd dat de raden dezelfde moties e.d. indienen wanneer ze het eens zijn De adviescommissie wordt gevormd door een vertegenwoordiging vanuit alle raden en organiseert tenminste een keer per jaar een bijeenkomst voor alle voltallige raden. Tijdens een deel van de bijeenkomsten wordt het algemeen bestuur uitgenodigd. De bijeenkomst is formeel enkel ter afstemming. De afzonderlijke raden sturen via hun colleges op de formele doorwerking van de uitkomsten van de adviescommissie. De werking van de adviescommissie wordt jaarlijks geëvalueerd, zodat steeds meer een geaccepteerde en goed werkende praktijk ontstaat. Begin klein!

Voor meer informatie Roeland Stolk (Berenschot) r.stolk@berenschot.nl of 06 – 126 11 921