Planning & Control Sturen vanuit de cyclus Laag frequent, scherpe focus, heldere kengetallen CONCEPT

Doelstelling van dit stuk Het op hoofdlijnen beschrijven van de huidige P&C-cyclus Komen tot een herijking van de P&C-cyclus Het benoemen van het instrumentarium dat behoort tot de P&C-cyclus Het benoemen van de processen van de P&C-cyclus Het op hoofdlijnen beschrijven van de processen die gericht zijn op de verantwoording tussen CvB en directies Positioneren van de medezeggenschap in relatie tot de P&C-cyclus Het bieden van een basis om de P&C-cyclus verder uit te werken.

Uitgangspunten De planning & control cyclus is gericht op het verstrekken van stuurinformatie om tijdig te kunnen bijsturen en het verantwoorden van het gevoerde beleid. Hierbij is het realiseren van de geformuleerde doelstellingen leidend Er wordt onderscheid gemaakt tussen informerende rapportages (maandelijks) en rapportages die dienen om beleid te verantwoorden (kwartaal) Het aantal verantwoordingsmomenten gaat omlaag naar 3x per jaar en de focus op de rapportages wordt verhoogd Tussen de geplande verantwoordingsgesprekken is het mogelijk om op specifieke thema’s van gedachten te wisselen. Dit kan worden geïnitieerd door het CvB, door de directie en de medezeggenschap Zowel beleidsmatige voortgang als de personele en financiële gegevens zijn onderdeel van de verantwoording. Hiertoe behoren ook nadrukkelijk de onderwijskundige resultaten (kwaliteit, rendement) De Service Organisatie is verantwoordelijk voor de informatie vanuit de administraties en analyses op hoofdlijnen. De directies zijn verantwoordelijk voor het tijdig leveren van de benodigde gegevens aan de administraties (personeelsmutaties, betalingsopdrachten, facturen) De directies zijn verantwoordelijk voor het verantwoorden van de beleidsresultaten, de onderwijskundige resultaten, de gerapporteerde cijfers en het nemen van de juiste acties om bij te sturen.

Jaarkaart instrumenten, documenten en controles P&C, Onderwijs en Kwaliteit Aug Sept Okt Nov Dec P&C-cyclus Management voortgangsgesprek Management voortgangsgesprek MaamdRap MaandRap KwaRap MaandRap KwaRap VerantwRap VerantwRap Beleidsplan eenheid Najaars-brief Eenheidsplan + begroting Instellings-begroting Formatie en loonkosten Bijgesteld teamplan Bekostiging/allocatie Verdeling LS-gelden Onderwijs/kwaliteit Format opbrengstanalyse Opbrengst-analyse IIVO-check Aanpassen rooster Check volledige registratie Aan/afw Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Controles Bekostigings-telling Schoolkosten IIVO-steekproef Controle volledige reg. Aan/Afw Examendossiers BPV-controle Interne audit/ thema onderzoek Voortgangs-monitor Grotere groep College van Bestuur Landschapsdirectie Diensten Eenheidsdirectie Team LEC Talentvol ontwikkelen

Jaarkaart instrumenten, documenten en controles P&C, onderwijs en Kwaliteit Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli P&C-cyclus Management voortgangsgesprek MaandRap MaandRap KwanRap MaandRap VerantwRap Prognose Voorjaars-brief Eenheids-kaderbrief Concept teamplan Heidagen Meerjaren prognose Jaarrekening Marketing cijfers voor ABB Verdeling LS-gelden Verdeling LS-gelden Onderwijs/kwaliteit IIVO-check Zelf-evaluatie Risico-analyse Aanpassen rooster Focus TO Aanvraag nieuwe opl Beslissing nieuwe opl Evaluatie OER OER OER OER OER Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Aan/Afw Controles Bekostigings-telling Bekostigings-telling Dossier controle Interne audit/ thema onderzoek Voortgangs-monitor College van Bestuur Landschapsdirectie Diensten Grotere groep Eenheidsdirectie Team LEC Talentvol ontwikkelen

P&C instrumenten Meerjarig Jaarlijks Maandelijks Kwartaal Strategienota Meerjarenbegroting Jaarlijks Kaderbrief (beleidsmatig) Formatieplan Eenheidsplan Najaarsbrief (financieel) Informatie tbv de begroting Begroting eenheid/dienst Instellingsbegroting Jaarrekening/Jaarverslag Publieksversie van het jaarverslag/jaarbericht? Maandelijks Maandrapportages vanuit de Service Organisatie voor de eenheden, afdelingen, scholen, stichtingen, instelling Kwartaal Kwartaalrapportage vanuit de Service Organisatie voor de eenheden, afdelingen, scholen, stichtingen, instelling Verantwoordingsparagraaf eenheden, afdelingen, scholen Voorbereidingsdocument ten behoeve van het CvB door het bestuursbureau Verslag verantwoording met besluiten en acties

Informatiebronnen Administraties Financiële administraties Personeels- en salarisadministratie Deelnemersadministraties Onderzoeken die worden uitgevoerd (kwaliteit, financieel) Interne controle personeelsdossiers Interne controle IIVO Interne controle aan- en afwezigheid Interne controle op de BPV Interne controle schoolkosten Interne controle examendossiers Interne controle deelnemersdossiers Interne audits op de onderwijskwaliteit Tevredenheidsonderzoek studenten Tevredenheidsonderzoek medewerkers Bekostigingstelling door de accountant Controle op de jaarrekening door de accountant Onderzoeken door de inspectie

Processen Begrotingsproces (beleid en begroting) Voorbereiden Opstellen Bespreken en vaststellen Proces maandrapportage Proces kwartaalrapportage Verantwoordingsproces

Maandelijks Maandelijks ontvangen directies van de eenheden, de directies van de afdelingen, de portefeuillehouder van het CvB en de medezeggenschapsorganen, een maandrapportage. Naast de rapportage per eenheid ontvangt de portefeuille houder financiën van het CvB een rapportage over de prestaties van Landstede Groep De maandrapportage wordt gevoed door de basisadministraties: Financiële administratie Personeel- en salarisadministratie Deelnemersadministratie Op basis van deze rapportage moet de directie kunnen sturen en het CvB inzicht hebben op de afwijkingen tov de begroting Over de rapportage is afstemming tussen het SO en de directie In bijzondere gevallen kan een maandrapportage aanleiding geven tot een tussentijds gesprek van het CvB (portefeuillehouder) en de directie of tussen het management en de medezeggenschap. Hierbij kan worden gedacht aan aanzienlijke afwijking van de begroting.

Kwartalen Drie keer per jaar is er sprake van een management voortgangsgesprek tussen de directies en het CvB De gesprekken worden gepland na Q1 (april), na Q2 (eind augustus) en na Q3 (november) Deze gesprekken vinden plaats op basis van een verantwoordingsrapportage Een voortgangsbericht zal ook worden geagendeerd voor de gesprekken van het CvB met de medezeggenschap en de RvT De verantwoordingsrapportage is de rapportage van de directie aan het CvB. De basis van deze rapportage is de kwartaalrapportage die vanuit de SO wordt verzonden naar de directie De kwartaalrapportage en de verantwoordingsrapportage kent een bredere scoop dan de maandrapportages. Naast meer informatie vanuit de administraties bestaan de kwartaalrapportage en verantwoordingsrapportage uit de onderdelen onderwijskwaliteit en beleidsrealisatie (check & act) De verantwoording van het beleid door de directie is gebaseerd op beleidsplannen en de afspraken die zijn gemaakt tussen het CvB en de directie naar aanleiding van deze plannen.

Opbouw en inhoud van de kwartaal- en verantwoordingsrapportage (aanzet nog nader uit te werken) Financiële gegevens Kwartaalcijfers eenheid Ratio's eenheid Kwartaalcijfers stichtingen Ratio’s stichtingen Personeelsgegevens FTE loondienst FTE uitzend Ziekteverzuim kort/langdurig Tevredenheid Onderwijs/kwaliteit (VO/MBO)* Ontwikkeling aantal deelnemers Instroom- en uitstroomgegevens VSV Rendement Resultaten audits Resultaten thema onderzoek Tevredenheid Beleid Onderwerpen op basis van gesprek CvB direct over begroting Tussentijds toegevoegde thema’s Beleid ten aanzien van de onderwijskwaliteit Financiële analyse Afwijkingen ten opzichte van de begroting Trendmatigheden Prognose Knelpunten Dwarsverbanden (P&O, projecten) Analyse personeel Afwijkingen ten opzichte van de begroting Trendmatigheden Prognose Knelpunten Analyse onderwijs Instroomgegevens Uitstroomgegevens VSV Onderwijskwaliteit Financiële verantwoording Verklaring van afwijkingen Knelpunten Voorgestelde acties Verantwoording personeel Verklaring van afwijkingen Knelpunten Voorgestelde acties Verantwoording onderwijs Verklaring van afwijkingen tov norm of doelstelling Knelpunten Voorgestelde acties Beleidsverantwoording Verklaring van afwijkingen Knelpunten Voorgestelde acties * De onderwijsrapportage zal afhankelijk van de onderwijssoort verschillen van opzet

Per kwartaal aanvullende thema’s Naast de verantwoordingsrapportages staan op het verantwoordingsoverleg per kwartaal enkele relevante thema’s op de agenda Q1: april/mei Personeelsplanning komende schooljaar VO Jaarafsluiting voorafgaande begrotingsjaar Risicoanalyse Q2: augustus/september Personeelsplanning komende schooljaar BO Beleidsmatige doorkijk volgende begrotingsjaar Q3: oktober Begroting volgende begrotingsjaar

Kwartaal rapportage XX dagen voor einde kwartaal Gesprek Directie - Medezeggenschap XX dagen voor einde kwartaal Gesprek CvB – Medezeggenschap, RvT Melden deadline einde kwartaal Administraties Uitvoeren laatste boekingen Administraties Xx werkdagen na einde kwartaal Afsluiten administraties voor kwartaalrap Xx werkdagen na einde kwartaal Aanleveren gegevens bij P&C Administraties Xx werkdagen na einde kwartaal Maken kwartaal rapportagerapportage Planning & Control Xx werkdagen na einde kwartaal Maken analyse bij rapportage Service Organisatie, Planning & Control Xx werkdagen na einde kwartaal Verzenden rapportage naar directies Planning & Control Schrijven verantwoordingsrapportage Directies Xx werkdagen na ontvangen rapportage Verzenden rapportage naar P&C/CvB/BB Directies Voorbereiden gesprek CvB - Directie Planning & Control, Bestuursbureau, SO-overleg Verantwoordingsgesprek CvB - Directie CvB, Directies, Bestuursbureau Xx werkdagen na verantwoordingsgesprek Maken verslag met besluiten en acties Bestuursbureau

P&C en medezeggenschap Medenzeggenschapsorganen krijgen minimaal de rapportages die betrekking hebben op het organisatie onderdeel waar hun medezeggenschap betrekking op heeft Ze ontvangen rapportages die zijn vastgesteld/geaccordeerd door het management Er wordt maandelijks geïnformeerd en 3x per jaar (Q1, Q2, Q3) worden de rapportages formeel geagendeerd Medezeggenschaps-orgaan Niveau en positie in het begrotingsproces Overlegmomenten COR OR GMR MR DMR Medezeggenschaps-orgaan Rapportages/informatie Overleg COR Informatie op het niveau van de instelling 3x jaar CvB (Q1,2,3) OR Maandelijkse informatie op eenheidsniveau GMR Informatie op stichtingsniveau MR Maandelijks op stichting/BRIN DMR

Vervolgstappen Eventueel aanpassen van de uitgangspunten naar aanleiding van deze bespreking Uitwerken, aanvullen en aanpassen van het instrumentarium Beschrijven van een aantal processen Helder beleggen van een aantal taken en verantwoordelijkheden Vaststellen van totale P&C-cyclus Presenteren en implementeren van herijkte P&C-cyclus

Issues bij de implementatie Afhankelijkheden binnen de cyclus. Het vervroegen van het formatiegesprek heeft bijvoorbeeld consequenties voor de aanlevering van gegevens. Hier zal vanuit P&C afgestemd moeten worden met de rest van de Service Organisatie Voorgenomen aanpassingen van de medezeggenschap. In dit stuk is uitgegaan van de huidige medezeggenschap Positie van Qlick View in relatie tot rapporteren. Indien een deel van de rapportage digitaal gaat plaatsvinden, dan zal er aandacht moeten zijn voor samenhang met de niet digitale delen. Planning van het begrotingsproces met het oog op de medezeggenschap Het organisatorisch beleggen van de interne controles die informatie over de kwaliteit en de interne bedrijfsvoering van het onderwijs moeten opleveren De vertaling van de gegevens uit de onderzoeken naar informatie voor een rapportage