Implementatie interbestuurlijk toezicht De nieuwe rol van gemeente en Provincie 19 september 2013

Even voorstellen Peter Diebels Voorheen: Adjunct-provinciaal archiefinspecteur Nu: Provinciearchivaris Zuid-Holland Toezichthouder Interbestuurlijk toezicht (IBT)

Hoe was het ook alweer? Provinciaal archiefinspecteur : Toezicht op de archiefzorg van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en regionale politiekorpsen Toezicht op beheer bij gemeenten, etc. zonder benoemde archivaris Toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven bij de eigen provinciale organisatie

SPECIFIEK GENERIEK 2012 – een nieuwe weg ingeslagen Foto: Chuck CokerChuck Coker

Wet Revitalisering Generiek Toezicht Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging binnen overheden Vertrouwen Toezicht door naast hogere overheid Sober, selectief en proportioneel Ingegaan op 1 oktober 2012!

Hoe gaat de provincie opereren? Provincies gaan nieuwe normen toepassen in kader van Interbestuurlijk toezicht (IBT). Door toezichthouders vanuit de provincie Ingrijpen pas na bestuurlijk overleg

Wat gaat de provincie doen Wet Rgt per 1 oktober 2012 GS Zuid-Holland: november 2012 / 14 mei 2013: –Bestuursovereenkomsten met gemeenten –Gemeenten: leveren jaarlijks informatie in een eigen StvdG als onderdeel v.d. jaarrekening –Provincie maakt StvdG voor alle gemeenten en stelt toezichtregime vast –Domeinen: financiën, ruimtelijke ordening, externe veiligheid, huisvesting verblijfsgerechtigden, omgevingsrecht / Wabo, archief- en informatiebeheer

Wat gaat de provincie doen? Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen –artikel 124h Gemeentewet - een wettelijke basis voor een verplichting tot verstrekking van systematische informatie Berichten uit de media, van burgers verzamelen Afspraken maken over de beschikbaarstelling van informatie (informatiearrangementen) Uitvoeren van ‘Reality checks’ Desnoods interveniëren via…

Het IBT-beleid in Zuid-Holland Een IBT Netwerk, bestaande uit: Toezichthouders op de terreinen: Financiën, Ruimtelijke ordening, WABO (handhaving, milieu, bouwen en wonen), Huisvesting, Externe veiligheid en Archieven

Nu dus …. Generiek Toezicht!

2. StvdG als ‘pilot’ November 2012 – april 2013: StvdG ingevuld met informatie die provincie heeft verzameld Waarom StvdG als ‘pilot’? a. Uittesten van het model (werkt het?) b. Nulmeting: gegevens kunnen vergeleken worden met gegevens van gemeenten vanaf 2014 StvdG krijgt pas echt betekenis als gemeenten bestuursovereenkomst tekenen en gevraagde informatie onderdeel wordt van eigen P&C-cyclus (horizontale verantwoording)

3. Toelichting op systematiek Bepaling toezichtregime op basis van Toezichtkader (Bijlage A bij bestuursovk): –Wet- en regelgeving –Algemene en aanvullende beleidskaders (archief en huisvesting verblijfsgerechtigden) Toezichtregimes: algemene duiding –“groen”: het gevraagde (bijv. begroting, beleidsprogr.) is vastgesteld, tijdig aangeleverd, kwalitatief in orde / voldoet aan wettelijke verplichting –“oranje”: het gevraagde is vastgesteld en tijdig aangeleverd, en voldoet ten dele niet aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting –“rood”: het gevraagde is niet vastgesteld of niet tijdig aangeleverd, en/of voldoet niet aan de gestelde criteria / wettelijke verplichting

Ruimt. ordening WABO (toezicht, handhaving en milieu) WABO (toezicht, bouwen en wonen) Externe veiligheid Financieel Toezicht (begroting 2013) Financieel Toezicht (meerjaren- raming Archief Huisvesting verblijfsge- rechtigden Groen Oranje Rood gemeenten 67 65* Tabel: Nulmeting / ‘eerste stand’ StvdG per beleidsterrein * Op zijn de gemeenten Molenwaard en Goeree-Overflakkee gevormd, die per die datum nog geen begroting 2013 en meerjarenraming hebben ingediend.

Vervolg Toezenden bestuursovereenkomsten en ondertekenen vóór Gemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening, te beginnen in jaarrekening 2013 Provincie stelt totale StvdG van de 67 gemeenten op 2-jaarlijkse evaluatie bestuursovereenkomsten met gemeenten / VZHG: eind 2014 Begin 2015: evaluatie ervaringen met Wet Rgt

Gevolgen voor Archiefwet Vereenvoudiging van het stelsel van interbestuurlijk toezicht Toezicht verschuift van Archiefwet naar Gemeentewet en Provinciewet Provinciaal toezicht uit de Archiefwet –einde specifiek toezicht door GS –einde provinciaal archiefinspecteur Alle toezicht uit de wet?

Resterend specifiek provinciaal toezicht in de Archiefwet Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging archieven ouder dan 20 jaar door GS Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder dan 75 jaar door GS Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2: melding van de Archiefverordeningen aan GS

Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht Tot Nu Basis toezicht: ArchiefwetBasis toezicht: Gemeentewet Inspectiebezoeken door provincie Gemeente/waterschap levert info aan provincie Wettelijk proactief optreden provincie, goedkeuringen vooraf Achteraf ingrijpen provincie via interventieladder Sanctie Archiefwet: Bestuursdwang mogelijk volgens regels Awb Sancties Gemeentewet: Schorsen/vernietigen en in de plaats treden bij taakverwaarlozing

Gevolgen voor lokale overheden Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne controle) Verplichte verslaglegging door zorgdrager Horizontaal toezicht op gehele archiefketen Oordeel van de Raad / Algemeen Bestuur essentieel Foto: Jan Banning

De Interventieladder Foto: Theen MoyTheen Moy

Generieke informatievergaring volgens afspraken Informatie-arrangement Specifieke informatie opvragen en valideren Afspraken over verbetering Aankondiging juridische interventie Laatste kans voor indeplaatsstelling Sanctie indeplaatsst. Sober Op afstand Uitgebreid ? Interveniërend ? Signaleren

Het Verslag Het afleggen van de verantwoording is niet vrijblijvend. –Verantwoording moet regelmatig worden afgelegd. –Verantwoording dient schriftelijk te geschieden. (verslag) Verslag wordt gestuurd naar de raad of algemeen bestuur en naar de Provincie. Provincie mag daarnaast additionele gegevens opvragen. Op basis van die informatie & het verslag kan nader onderzoek ingesteld worden.

Hoe komt het verslag tot stand? Gemeentelijk archiefinspecteur neemt stokje over!

Hulpmiddel vanuit de VNG Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen

Wanneer grijpt Provincie in? Provincie ontvangt verslagen van gemeenten, waterschappen en Wgr in principe jaarlijks. Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre het verslag voldoet. Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

Aanvullend beleidskader Archieftoezicht Taakverwaarlozingstoetsingscriteria –Gebaseerd op Archiefwet en - regelgeving –Parallel aan de KPI’s ullend_beleidskader_interbestuurlijk_archieftoezi cht.pdf dskader_interbestuurlijk_archieftoezicht.pdf Foto: Lisa NorwoodLisa Norwood

Wanneer voldoe je niet? Bij …. taakverwaarlozing Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand brengt 17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer Achterstand bewerking/overbrenging Ongeschikte archiefbewaarplaats Niet aangepaste verordening

Wanneer grijpen we in? Toetsen van toegezonden informatie aan toezichtscriteria (17) - match met KPI’s Voldoet situatie aan wet-en regelgeving? Ja: niets doen Nee: ingrijpen Meer info nodig: opvragen Indeling gemeenten in risico-categorieën Afweging per geval

Kansen en risico’s nieuw interbestuurlijk toezicht Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen kwaliteit systematisch Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf optreden ….. Te laat? Bv. Archiefdepots, vervanging Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch, uitvoerend

Het IBT-beleid in Zuid-Holland ‘Vertrouwen op en ruimte geven aan de zelfsturing van gemeenten’ (uit Nota GS) 1.Afsluiten van Bestuursovereenkomsten met alle zorgdragers, te beginnen met gemeenten (Intenties en praktische afspraken) 2. Opstellen van Staat van de Gemeenten: Integrale weergave beoordeling gemeenten

Het IBT-beleid in Zuid-Holland Beeld archieven meeste gemeenten nog niet bezig met het invullen van de KPI’s waterschappen en Wgr-regelingen evenmin. Gevolg: bij gebrek aan informatie moet provincie veelvuldig de interventieladder beklimmen via: * stappen 1en 2: signaleren en informatie opvragen.

Zuid-Holland Provincie houdt rekening met de volgende risicofactoren: Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet? Hoe waren de prestaties in het verleden? Zijn er risicovolle omstandigheden, zoals nieuwbouw van een archiefruimte of -bewaarplaats, overgang naar digitaal, reorganisatie (herindeling, oprichting RUD)? Meldingen van andere interne of externe toezichthouders? Klachten van derden of meldingen in de pers op dit gebied?

Vorm van taakverwaarlozing op grond van de Archiefwetgeving Wettelijke basis Welke informatie heeft toezichthouder nodig? Nummers van de KPI’s Oordeel Toezichthouder 1a. De Archiefverordening of, bij Wgr- regelingen, de voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden ontbreekt en/of is niet gemeld aan GS. AW 30.1, 32.1, 35.1, 37.2 en Verordening voldoet en is aan GS toegestuurd. 3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet niet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem of de zorgdrager past geen kwaliteitssysteem toe. AW 3, AB 11 en 12, Archiefregeling Het enige aspect van het kwaliteitssysteem bestaat uit de in 2010 geformuleerde eis dat de NEN-2082 moet worden toegepast. Onbekend is of die ook daadwerkelijk wordt toegepast. Alle andere aspecten van het kwaliteitssysteem ontbreken. 5b. De zorgdrager neemt een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats die niet aan wet- en regelgeving voldoet AW 21, AW 31, De door het college in 1997 aangewezen archiefbewaarplaats voldeed op het moment van aanwijzing. 14. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is onjuist en/of onvolledig gebeurd. Archieven die niet als te vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren archieven) zijn vervangen zonder machtiging van gedeputeerde staten. Er is geen verklaring van vervanging opgesteld. AW 7, AB 6 en 85.3 De vervangingsbesluiten voor vernietigbare bescheiden zijn beoordeeld door de gemeentearchivaris maar niet bekend gemaakt. De vervanging van te bewaren archiefbescheiden is nog niet aan de orde.

Kennis, deskundigheid Ervaring Maak er gebruik van! Toezicht blijft

VRAGEN ?? Bedankt!!!