Informatiesessie 29 juni 2016 Evaluatie mandaathouders DG_OPO_DOP_23480

Voorwerp van de opdracht Minister of staatssecretaris doet de evaluatie van de voorzitters waarvoor ze bevoegd zijn Wordt bijgestaan door een extern bureau bij de evaluatie Het bureau bereidt het evaluatiegesprek voor, structureert het en staat in voor de opvolging Het bureau heeft een ondersteunende functie en is niet de eindverantwoordelijke, dat blijft de Minister of staatssecretaris  2 2

Rol externe consultant Verder uitwerken van de evaluatieprocedure Bij aantreden nieuwe minister hem op de hoogte brengen van de stand van zaken van de evaluaties. Alsook toelichting bij de procedure Effectieve begeleiding bij een evaluatie Redactie van een globaal eindrapport  3 3

4-5 tussentijdse + 1 eindevaluatie opschorting Integratie cycli Evaluatie van rechts- wege Vermeldingen (4) modulering Overgangs - periode

Referentiekader van de evaluatie De evaluatie van een mandaathouder gebeurt binnen een bepaald referentiekader dat bestaat uit 5 elementen: 1.De grondslag zijn de prestatiedoelstellingen vervat in de bestuursovereenkomst en de jaarlijkse bestuursplannen. 2.De evaluatie is onderworpen aan een welbepaald jaarlijks cyclisch verloop; 3.De evaluatie gaat over precieze, feitelijke elementen die expliciet aan de houder van de managementfunctie of staffunctie worden toegeschreven en inherent aan zijn of haar functie en zijn of haar effectieve inzet en/of inbreng; 4.De evaluatie stoelt op duidelijke afspraken 5.De evaluatie stoelt op een specifieke reglementering  5 5

Wanneer niet Wanneer de opdracht betrekking heeft op een departement waar de dienstverlener de laatste 3 jaar strategische opdrachten heeft uitgevoerd Wanneer de evaluator of de te evalueren persoon zich gemotiveerd verzet tegen de dienstverlener (keuze + motivatie) > Een andere oplossing  6 6

De bestuursovereenkomst is een beleidsdocument tot stand gekomen door onderhandelingen tussen de FOD/POD/OISZ en de politieke overheid besproken in het Directiecomité alle houders van management- of staffuncties, elk wat hun functie of verantwoordelijkheid betreft binnen de domeinen vervat in de bestuursovereenkomst, zijn actief betrokken geworden. De bestuursovereenkomst volgt inhoudelijk een welbepaalde format en beleidsmatig dient hij het volgende te integreren : de relevante elementen opgenomen in de regeringsverklaring; de grote richtlijnen gedefinieerd door de minister(s) en/of staatssecretaris(sen) bevoegd voor het activiteitsgebied; In principe gesloten voor een termijn van 3 jaar  7 7

Het bestuursplan Het vertaalt en concretiseert de doelstellingen vervat in de bestuursovereenkomst evenals de gevolgen van de uitvoering ervan. treedt pas in werking na de voorstelling ervan aan de politieke overheid en als zij dit ondertekent. wanneer de bestuursovereenkomst wijzigt, het bestuursplan eveneens wordt aangepast  8 8

01/01- 31/12 volledig 1 e kalenderjaar na aanstelling 01/01- 31/12 volledig 2 e kalenderjaar na aanstelling 01/01- 31/12 volledig 3 e kalenderjaar na aanstelling 01/ /12 volledig 4 e kalenderjaar na aanstelling 01/ /12 Volledig 5 e kalenderjaar na aanstelling Jaar 6 1 e tussen- tijdse 2e 3e3e 4e 5e Eind- evaluatie Start mandaat TV1 TV2 TV3TV4 TV5 EV Einde mandaat 6

Evaluatieprocedure 5-6 maal tijdens mandaat: 4-5 tussentijdse en 1 eindevaluatie (verworven 6 maand voor einde mandaat) Bestaat uit Zelfevaluatie Verzamelen bijkomende of tegenstrijdige informatie Evaluatiegesprek Verslag  10

Rol externe consultant gedurende de evaluatie Onderzoekt de zelfevaluatie Verzamelt bijkomende informatie (getuigen) Bereidt evaluatiegesprek voor Stelt evaluatieverslag op Zorgt voor de nodige opvolging Garantie voor objectiviteit  11

Vermeldingen onvoldoende doelstellingen werden niet verwezenlijkt Te ontwikkelen doelstellingen slechts gedeeltelijk gerealiseerd Voldoet aan de verwachtingen de meeste doelstellingen werden gehaald uitstekend prestatiedoelstellingen grotendeels gerealiseerd en in sommige gevallen overtroffen Correctief: kleine persoonlijke bijdrage bij het bereiken van de doelstellingen of als de feitelijke elementen besproken tijdens evaluatiegesprek een negatieve weerslag hebben

Art.16bis de verwezenlijking van de doelstellingen die werden vastgelegd in het in artikel 11 bedoelde managementplan en operationeel plan( bestuursovereenkomst & bestuursplan); 2° de wijze waarop die doelstellingen al dan niet werden behaald; 3° de persoonlijke bijdrage van de houder van de managementfunctie aan de verwezenlijking van die doelstellingen; 4° de geleverde inspanningen om zijn competenties te ontwikkelen Functionerings- gesprek evaluatieges prek zelfevaluatie Beschrijvend evaluatieverslag + vermelding Niet akkoord: beroep N: Beperkt ministerieel comité N-1,N-2,N-3: comité van beroep advies Definitieve vermelding evaluator akkoord Definitieve vermelding evaluator 5° realisatie en kwaliteit van alle evaluaties uitgevoerd binnen zijn dienst

Theoretisch schema

Verplichte bijstand (binnen scope) facultatief 1° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers; 2° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten ; 3° het Federaal Planbureau; 4° de Regie der Gebouwen; 5° het Agentschap voor de oproepen tot de hulpdiensten; 7° het Nationaal Geografisch Instituut; 8°de Centrale Dienst voor Sociale en Culturele Actie van het Ministerie van Defensie; 9°het Instituut voor Veteranen – het Nationaal Instituut voor oorlogsinvaliden, oud-strijders en oorlogslachtoffers; (3) 10°het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen wat de functies van gedelegeerd bestuurder en van adjunct- gedelegeerd bestuurder betreft. Verplichte bijstand (buiten scope) Toestand op 1/06/2016 Scope van de opdracht

Aantal evaluaties binnen scope (N FOD-POD) (bij ongewijzigd beleid)

Type consultants Senior consultant: minstens 4 jaar ervaring Junior project manager: evenveel ervaring als senior consultant, maar bijkomend ervaring in het leiden van projecten en projectteams Senior project ervaring: minstens 6 jaar ervaring in consultancy en 4 jaar ervaring in het leiden van projecten en projectteams  17