Oriëntatie op CIW Hoorcollege 5 Communicatie-scan Dr. Ali Oussaïd

Communicatie-scan Corporate communicatie Communicatie-scan Meetpunten Criteria Fasen Ontwikkelingsstadia

Communicatie-scan Doel Het in- en externe communicatiebeleid van een organisatie optimaliseren door het volledige communicatiesysteem op systematische wijze door te lichten en te beoordelen aan de hand van standaard kwaliteitseisen waaraan het communicatiesysteem dient te voldoen.

Corporate communication is het management instrument waarmee, op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze, alle bewust gehanteerde vormen van in- en externe communicatie zodanig op elkaar worden afgestemd dat een positieve uitgangspositie ontstaat met de doelgroepen waarmee men een afhankelijkheidsrelatie heeft. (Van Riel, 1992) Corporate communicatie

Doelen Cultuur Gedrag en processen Technologie Structuur Input (hulpbronnen) Output de stippellijnen geven de ‘feedback loops’ aan Harrison,1987, in: Jonker (vert.), 1991:27 Open-systeem model Harrison

Communicatie-scan Meetpunten de relatie die de organisatie met omgeving onderhoudt het interne communicatiebeleid het externe communicatiebeleid de organisatie van de communicatie het relatiebeheer met de doelgroepen de keuzen voor inzet van communicatiemiddelen de communicatieproducten

Coherentie Omgeving - Organisatie Organisatiestructuur - Communicatiestructuur Interne communicatie - Externe communicatie Gedrag - Communicatie - Symboliek Identiteit - Imago Communicatiemodaliteiten Corporate communicatie - Marketing communicatie …...

Interne communicatie Is er een beleid voor interne communicatie? Hebben de communicatiekanalen een tweezijdig karakter? Juiste informatie, op tijd, juiste hoeveelheid juiste persoon? Evaluatie interne communicatie? Relatie tussen interne en externe communicatie?

Inventarisatie knelpunten Concerncommunicatie Organisatorisch te weinig systematiek te weinig interactie te weinig integratie geen duidelijk communicatiebeleid Doelgroepgerichtheid doelgroepen niet in kaart gebracht geen doelgroepsegmentatie geen prioriteiten

Inventarisatie knelpunten Concerncommunicatie Imago geen idee over imago bij de organisatie te weinig naamsbekendheid te weinig kennis van de organisatie bij de doelgroepen imago vaag en onduidelijk bij de doelgroepen imago slechter dan de corporate identity imago beter dan de corporate identity

Inventarisatie knelpunten interne communicatieproblemen Corporate identity problemen zelfbeeld en gewenste identiteit komen niet overeen gewenste identiteit niet duidelijk omschreven Kennis van medewerkers medewerkers niet voldoende op de hoogte van de eigen organisatie medewerkers niet genoeg op de hoogte van de omgeving geen voldoende informatie taken, verantwoordelijkheden niet duidelijk gebrek aan motivatie

Inventarisatie knelpunten Marketingcommunicatie afstemming marketingcommunicatie en concerncommunicatie afstemming beleid, strategie, middelen, boodschap kennis, attitude en intentie tot gedrag positionering producten

Inventarisatie knelpunten Communicatieproducten vloeien niet logisch voort uit het communicatiebeleid te zender gericht inhoud niet toegankelijk/actueel verkeerde/weinig doelgroep gericht middelen hebben niet het gewenste effect

Communicatie-scan Criteria Onafhankelijk Systematisch Betrouwbaar Evaluerend Specifiek design Werkbaar

de omvang van de organisatie geografische ligging de hoeveelheid relaties die de organisatie deskundig wil verzorgen de aard van de relatiegroepen de graad van de afhankelijkheid van de organisatie van externe en interne groepen het beschikbare budget de aard van de problemen waar de organisatie mee kampt de aard van de producten en diensten van de organisatie … en nog veel meer Factoren voor specifiek design

Communicatie-scan Fasen 1. Verzamelen van beschikbaar schriftelijk materiaal (rapporten, onderzoeksverslagen e.d.) om een beeld te vormen van de organisatie 2. Bepalen van meetpunten die specifiek zijn voor de organisatie 3. Aan de hand van checklist interviews houden met hoofd communicatie en enkele sleutel- figuren binnen organisatie. 4. Analyseren van twee communicatiemiddelen: één voor interne doelgroepen en één voor externe doelgroepen 5. Rapportage

Communicatie-scan Ontwikkelingsstadia richting optimale communicatie a.Onbekendheid b. Ontwaken c. Doorbraak d. Wijsheid e. Zekerheid

Communicatie-scan Voorbeelden meetpunten (1) Het bewaken van het imago a. Men weet niks van imago b. Men heeft vage/onvolledige omschrijving c. Imago deels bekend op basis van ad-hoc onderzoek d. Imago bekend, structurele inzet van onderzoek e. Structurele inzet van onderzoek, geautomatiseerde monitoring, uitkomsten structureel omgezet in beleid

Communicatie-scan Voorbeelden meetpunten (2) Issue management a. Doet men niets aan b. Men denkt er over na c. Men speelt hier soms op in, alleen als het echt moet d. Men speelt er over het algemeen wel op in e. Men doet dit structureel, anticipeert op mogelijke ontwikkelingen

Kwaliteitsbeoordeling a. Adhoc/defensief intern gericht, eenrichtingsverkeer b.Passief/uitvoerend passief, communiceren als het moet, alleen uitvoerend c.Actief/uitvoerend er is een beleid, adhoc onderzoek, geen strategisch beleid

Kwaliteitsbeoordeling d.Assertief/strategisch er is een beleid, strategisch, tweerichtingsverkeer, semi-structurele inzet van onderzoek e.Total Quality Management structureel onderzoek, geïntegreerde communicatie, actief issue management, state of the art ICT-ondersteuning, geautomatiseerde monitoring