K NOKKE -H EIST Vorming en opleiding Chris Naenen Coördinator Personeelsontwikkeling

Waarom zou je een opleiding willen volgen? EEN VRAAG AAN JULLIE:

KANSEN 3 OP DE WERKPLEK GROEI VERVOLMAKING VEILIGHEID NIET ZELF BETALEN UITDAGING ZEKERHEID BETER WERKEN NIEUWE ZAKEN ANDERE BESTUREN PLEZIER NIEUWSGIERIGHEID JE MOET KENNIS DELEN PASSIE MEE ZIJN

4 Schakel Wij zijn allemaal een SCHAKEL om de missie van de gemeente Knokke-Heist waar te maken en de waarden uit te dragen!

VORMING & OPLEIDING Wettelijk kader ‘Vorming moet en moet kunnen’ Ondersteuning van de medewerker ‘Verplichte’ opleidingen = Vormingstrajecten Bestuur GD + RPR jullie vormingsaanvragen Ondersteuning van de leidinggevende Samenwerking en overleg VTO FUNDAMENTEN

6 Inhoud Wettelijke basis Klemtonen uit visietekst Aanbod Centraal of decentraal Workflow Vorming Steunmaatregelen kosten Teambuilding

7 Wat zegt het gemeentedecreet? -> Recht op informatie en vorming -> Plicht om je op de hoogte te houden -> Plicht om vorming te volgen in een aantal situaties

8 -> In elk bestuur is een vormingsverantwoordelijke + omschrijving van de taken (Wie doet wat) -> De gemeenteraad stelt vormingsreglement vast De rechtspositieregeling gaat nog iets verder:

9 In het vormingsreglement vindt je alle praktische afspraken (-> Bijlage van de RPR) Vormingsreglement Ook onze visietekst over vorming.

Vraag GRENZEN Vraag

11 2 grenzen voor Vormingsaanvragen binnen de budgettaire mogelijkheden Is er voldoende geld voor? in functie van de beleidsdoelstellingen Is het nuttig voor ons bestuur en haalbaar (plaats, tijdstip,….)? Wat is de MEERWAARDE ?

WAT IS VORMING?

13 = iedere leeractiviteit (heel ruim) = begeleid, gestructureerd en doelgericht = intern of extern = lang of kort = individueel of in groepsverband WAT IS VORMING?

14 Wanneer VORMING? Bij aanstelling op proef (inwerking) Bijscholing & specialisatie Bevordering Mutatie / mobiliteit Na ongunstige evaluatie (verbetertraject)

15 Waar leggen we de klemtoon op? Ontwikkelen van onze COMPETENTIES = Wat moet je goed KENNEN, KUNNEN en ZIJN voor je job? Dat vind je terug in je functieomschrijving en komt terug tijdens de evaluatie- en opvolgingsgesprekken met je chef (Fanny) = link naar beleidsplanning

16 Waar leggen we de klemtoon op? Bijdragen tot het delen van kennis = doorgeven op werkoverleg = tonen aan een collega = doorgeven aan personeelsdienst -> interne opleiding? = op intranet kennis ter beschikking stellen

17 WAAR LEGGEN WE DE KLEMTOON OP? Inzetten van de talenten van onze personeelsleden In opvolgingsgesprek – geef mee waarin je volgens jou sterk in bent!!

18 STEUNMOGELIJKHEDEN  Vormingskosten = àlle directe kosten uit deelname aan vorming (deelnamekosten, kosten dienstreizen)  Vormingsverlof 1. dienstvrijstelling (binnen je uren) 2. compensatieverlof (buiten je uren) Aanvraag voor uitbetaling + bewijsstukjes!

19 UITZONDERING Vorming met het oog op interne doorgroei naar een hogere functie : % van de vormingskosten en vormingsverlof volgens nut voor je huidige job = op voorhand te bespreken en vast te leggen met de secretaris, diensthoofd personeel en coördinator personeelsontwikkeling WAAROM? Vaak langlopende en dure opleidingen… Maximum 125u vormingsverlof/jaar

Waar vind ik wat ik kan volgen? Op intranet op de personeelspagina -> jaarlijks vormingsaanbod Via uitnodiging op mail (interne en externe opleidingen) en via folders, reclame,…. Via je leidinggevende Via de P-storie of all-mail Bij Chris en Sabrina op de personeelsdienst Via een eigen brochure die verspreid wordt Eigen voorstellen zijn ook welkom!

Centraal of Decentraal Centraal aangeboden opleidingen = opleidingen die georganiseerd en aangeboden worden door de personeelsdienst voor 4 personeelsgroepen = dienstoverschrijdend! = verplicht of facultatief = ten laste van de personeelsdienst! Decentrale opleidingen = aangevraagd door de diensten, eventueel met ondersteuning door de personeelsdienst = opleidingen die dienst- specifiek zijn = verplicht of facultatief = te laste van de diensten zelf!

22 Het centraal Vormingsaanbod 4 groepen : 1.Opleidingen voor nieuwe administratieve medewerkers 2.Opleidingen voor nieuwe technische medewerkers 3.Opleidingen voor nieuwe werkleiders en ploegbazen 4.Opleidingen voor nieuwe kaderleden = Verplichte opleidingen – te volgen binnen de 2 jaar en facultatieve opleidingen Jaarlijks Ook voor andere geïnteresseerden!

Andere opleidingen? 1.Opleidingen die aangevraagd worden door een medewerker zelf 2.Opleidingen op vraag door een dienst 3.Opleidingen rond een bepaald thema voor verschillende diensten 4.Opleidingen ontvangen via uitnodigingen via mail/post/ fax… = allemaal decentraal behalve als het thema voor alle diensten een meerwaarde heeft en de opleiding voor iedereen opengesteld wordt.

24 Voor nieuwe administratieve medewerkers Onthaal- en terugkomsessie Klantvriendelijk werken Deontologie en waarden Interne communicatie/ docbeheer/ Intranet Administratieve besluitvorming SBR -> basisopleiding voor adm. starters

Voor nieuwe technische medewerkers Klantvriendelijk werken voor techn. medewerkers EHBO (2-jaarlijks) Beter omgaan met brand (2-jaarlijks) Heffen en tillen (2 à 3-jaarlijks)

3. Voor nieuwe werkleiders en ploegbazen Wegwijs in de interne communicatie Leidinggeven voor ploegbazen Functionerings- en evaluatiegesprekken

27 Voor nieuwe kaderleden Basisopleiding administratieve besluitvorming Basisopleiding beleidsmedewerker Functionerings- en evaluatiegesprekken Individuele begeleiding (door Fanny) Leiding geven Middelenbeleid …

28 Per dienst/ per thema Bibliotheek: Kwaliteit in de bib TUD: Rijbewijzen C, stellingbouw, Veilig werken aan elektriciteit, Basisopleiding groen… Overheidsopdrachten – bijscholing Verbale en fysische weerbaarheid voor zaalwachters sport en cultuur, EHBO Oppassers/begeleiders: Beter omgaan met kinderen Brandweer: Brevet sergeant of officier, e.d.

Ik wil op vorming en wat nu? Wat moet je doen als je een opleiding wil volgen?

Eerst goedkeuring vragen…. En dan pas naar de opleiding gaan!! En niet omgekeerd!! HOE? Je vormingsaanvraag ingeven in de Workflow Vorming (of door je chef)

31 De vormingsverantwoordelijke zorgt samen met de secretaris + in overleg met de diensten voor het aanbod van de opleidingen = inhoud Het college keurt de budgetten goed = geld -> Is vorming wel de beste oplossing voor een vraag / probleem? -> Hoe kunnen we best de opleiding organiseren? Wie doet wat?

Ik ben op vorming geweest en wat dan? Wat is nu het belangrijkste als je op opleiding bent geweest? Afwerken van je aanvraagdossier in de workflow vorming (of door je leidinggevende) Terugvorderen van eigen kosten (hulp nodig?-> leidinggevende of personeelsdienst) Betaling van de factuur (door het bestuur) Maar vooral: Hoe zorg je ervoor dat het gemeentebestuur er wat aan heeft?

33 Wat doe je met wat je geleerd hebt?

34 KOSTEN VOOR DIENSTVERPLAATSINGEN? Gebruik het excelformulier ‘Aanvraag voor uitbetaling vergoeding voor dienstverplaatsingen van 1 juli2013 tot 30 juni 2014’ Voor alle verplaatsingen en reiskosten: binnen en buiten de gemeente, eigen wagen of openbaar vervoer,… Originele bewijsstukjes toevoegen! Motorvoertuig: €0,3389/km Fiets: €0,1729/km

35 Na 1/7/2012: 0,3349 €/km

36 Opgelet!! Niets wijzigen aan het formulier en alle velden boven- en onderaan (laten) invullen Anders Formulier terug en geen uitbetaling! T.a.v. dienst Begroting & Uitgaven

37 Waar vind ik dat invulformulier? Op intranet! Zie in menubalk - links van je scherm: Personeelsinfo -> Info personeelszaken -> Formulieren -> = een excel-document Of in docbeheer -> zoeken op “Aanvraag voor uitbetaling”.

41 De “Workflow Vorming” Wat = programma op intranet waarin opleidingsaanvragen ingegeven, goedgekeurd en geregistreerd worden via een automatische stroom (flow) Start: Aanvrager -> Advies Chris -> Goedkeuring 1 ste leidinggevende –> ter info naar 2 de leidinggevende en betrokken schepen -> Inschrijving door Sabrina of Chris + college/secretaris -> Terug naar aanvrager (opleiding zelf) -> Afwerken aanvraagdossier + evaluatie -> Administratieve afhandeling door Sabrina -> Historiek van gevolgde opleidingen

Waarom? 1. Goedkeuring door chef, college en secretaris alvorens de opleiding start 2. Reserveren van bedrag (deel van het budget) om factuur te kunnen betalen 3. Bijhouden van de vormingen en vormingsuren (= énige registratie) 42

43

44 Opstarten van een nieuwe vormingsaanvraag = ‘Nieuw dossier’

WORKFLOW VORMING Jaarlijks een korte interne opleiding om meer uitleg te krijgen! Nu op 10/12/2013 van 10.00u tot 12.00u! Indien vragen, laat het weten aan Chris of Sabrina, we helpen je graag! Indien gewenst komt Sabrina of ik op de dienst zelf een korte uitleg geven!

46 KIES VOOR OPENBAAR VERVOER! (carpoolen/ dienstvoertuig kan uiteraard ook)

47 VORMINGSUREN? De vormingsuren worden enkel nog door de aanvrager (of dossiermaker) ingevuld in de Workflow Vorming. Ieder houdt zelf zijn attesten/getuigschriften goed bij – voor bevorderingen kan je ze nog nodig hebben!

TEAMBUILDING

Iedere dienst krijgt de mogelijkheid om 1 maal per jaar met de dienst of met andere diensten samen een teambuildingsactiviteit te plannen. Het initiatief gaat uit van de dienst zelf of van enkele diensten samen. Er wordt steeds gezocht naar een zo budgetvriendelijk mogelijk voorstel. = wordt betaald door het vormingsbudget van de dienst(en) = decentraal

Meer info? Ook over teambuilding? Afsprakennota over Teambuilding te verkrijgen op de personeelsdienst Bij Chris: tel 050/ (3166) Sabrina: tel 050/ (3209) Fanny: tel 050/ (3169)

51 Spreek met je chef om je vraag naar vorming te stellen en te bespreken! LAAT JE HOREN! Vragen? Stel je vraag ook eens aan een collega! Of neem contact op met de personeelsdienst Team personeelsontwikkeling Fanny, Chris en Sabrina

52 SUCCES!