1 Samenwerking in de regio Leiden Secretarissenkring Holland Rijnland 15 november 2007

2 Waarom samenwerking? Rijksoverheid hevelt steeds meer taken over Veel kleinere gemeente in regio Leiden heeft centrumfunctie Vraag of er voldoende bestuurskracht is Arbeidsmarkt en salarisgebouw werken belemmerend

3 Doel samenwerking Beter benutten kennis en kunde Betere kwaliteit in uitvoering takenpakket Kostenbesparing door schaalvoordelen Uitdagende werkomgeving

4 2 sporen Ontwikkeling Shared Service (SSC) Samenwerking secretarissen regio Leiden

5 Samenwerking Secretarissen Inventarisatie 5 gemeenten Leidse regio –Subsidieverwerking –Opleiden personeel *) –Uitvoering WMO –Bouwen en wonen –Monumentenzorg –Juridische advisering *) –Beheerplannen –Inkoop *) Noodzaak synchronisatie *) Onderwerpen bedrijfsvoering in SSC

6 Shared service center (SSC) Organisatieonderdeel dat specifieke diensten verleent aan aangesloten deelnemers Gericht op bedrijfsvoering, en dus niet politiek- en bestuurlijk gevoelig

7 Varianten shared service center Verschillende varianten mogelijk ‘Leids model’ Samenwerkingsverband Zelfstandig bedrijf

8 Waarom start Leiden en Leiderdorp? Leiden als centrumgemeente Synchrone organisatiemodellen Vergelijkbare procesmatige oriëntatie Mogelijkheden tot snelle besluitvorming Bezuinigingsdoelstellingen Succes kan leiden tot toetreding andere gemeenten

9 Argumentatie Leiderdorp Shared Service Center deels antwoord op lange termijnvraagstukken Bestuurlijke heroriëntatie Bezuinigingsdoelstellingen Huisvestingsvraagstuk (wel/niet en zo ja, hoe groot nieuw gemeentehuis)

10 Argumentatie Leiden Invulling rol centrumgemeente Regiefunctie in de regio Verbetering interne processen Focus op verbetering dienstverlening vanuit bedrijfsvoering Realiseren bezuinigingen (efficiency) op termijn

11 Gezamenlijke visie op SSC Drijfveren: schaalvoordelen, kwaliteit, verminderde kwetsbaarheid, krappe arbeidsmarkt Keuze voor bedrijfsmatig gestuurde, op termijn zelfstandige organisatie (model MDWH) SSC voor complete pakket bedrijfsvoeringstaken Hoge kwaliteitseisen, efficiënte bedrijfsvoering Substantiële bezuiniging op beheerstaken

12 Voorlopige scope ICT systemen en informatiebeleid Financiële administratie P&O en salarisadministratie Juridische dienstverlening Inkoop en facilitaire diensten Communicatie Overige onderwerpen in onderzoek Belastingen Bouwen en Wonen WMO-backoffice

13 Milestones 2007: voorbereiding, conceptontwikkeling centralisatie SSC Leiden 2008: ICT synchroniseren, uitwerken vakgebieden stabilisatie SSC Leiden 2009: voorbereiden GR / NV optimalisatie SSC Leiden 2009: start Leiderdorp en Leiden 2010: aanhaken andere gemeenten 2011: regionaal SSC volledig operationeel

14 Bestuursopdracht Aanzet tot realisatie, resulterend in een projectplan. Daarna besluitvorming colleges en raden. Bepalen scope Bepalen juridische vorm (Gr) Bepalen projectstructuur Specifieke opdracht voor ICT Financiering aanloopfase

15 Besluitvorming Secretarissen zijn ambtelijk opdrachtgever Secretarissen hebben voldoende mandaat Efficiënte overlegstructuur secr. met PL Besluitvorming door colleges en raden uniformeren Adviesaanvraag OR

16 November en december 2007 Bezoek aan regiogemeenten door Bert Schouten en Theo Heijsteeg –Inventarisatie belangstelling –Presentatie opzet, scope en planning –Instapmomenten –Criteria voor deelname Ondertekenen bestuursopdracht

17 Voorbeeld inkoop Model Brabant Zuid-Oost Voorbereidingen klaar door werkgroep Voorstel om constructie in te schuiven in SSC Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten, Zoeterwoude

18

19

20

21

22