Organisatie van de IBP en bedrijfscontinuïteit Uitbesteding, interne informatieverspreiding en externe informatie Aandachtspunten en praktische aspecten Caroline Vandevelde, Coördinator CBFA Maria Di Romana, Adviseur CBFA Seminarie CBFA-ABIP 18 november 2010

2 Deugdelijk bestuur : inleiding (1/2) WIBP (01/01/2007) : wettelijke grondslagen In 2002 en 2009 gepubliceerde OESO- richtsnoeren over het bestuur van pensioenfondsen CBFA-circulaire CPP WIBP van 23 mei 2007 over het deugdelijk bestuur van de IBP's

Deugdelijk bestuur : inleiding (2/2) 1. Juni 2007 : "Rome is niet op één dag gebouwd" - zelfevaluatievragenlijst 2. November 2009: C ompliance Officer - coördinerende en initiatiefnemende rol voor de RvB - uitstippeling van het integriteitsbeleid - Principe nr Februari 2010 : Interne auditor - rol van intern controleur voor de RvB - staat garant voor de doeltreffendheid en de efficiëntie van de interne controle - Principes nr. 3 & 6 Coherent en adequaat bestuursbeleid dat is aangepast aan de werkzaamheden van de IBP, rekening houdend met het volume, de aard en de complexiteit van haar werkzaamheden alsook met haar risicoprofiel "comply or explain"- en proportionaliteitsbeginsel - wettelijke bepalingen ≠ best practices ≠ aanbevelingen 3

Inhoudsopgave Deel 1: twee luiken 1. Organisatie van de IBP : beleidsstructuur - AV, RvB en andere operationele organen - Principes nr. 1 & 2 2. Bedrijfscontinuïteit - Principe nr. 5 Deel 2 1. Uitbesteding - Principe nr Interne informatieverspreiding - Principe nr Externe informatie - Principe nr. 11 4

Luik 1 - Organisatie van de IBP Verplicht :  Algemene vergadering  Raad van bestuur Eigen aan elke IBP  Andere operationele organen: orgaan belast met het dagelijks bestuur, ander(e) comité(s),...  Sociale comités 5

Algemene vergadering : samenstelling / aandachtspunten Wijzigingen aangebracht aan de WIBP door de wet van 6 mei 2009 Nieuwe categorie van leden (art. 14, § 2, eerste lid, 3°, en tweede lid WIBP)  de bijdragende ondernemingen  de aangeslotenen of de begunstigden, of hun vertegenwoordigers  andere vennootschappen verbonden of geassocieerd aan een bijdragende onderneming in de zin van art. 11 of 12 WB.Venn. MAAR MAXIMUM 1/3 van de stemrechten Alle leden: gewone en buitengewone (art. 14, § 3 WIBP)  gewone leden: minstens 1 stem ==> meerdere stemmen mogelijk  buitengewone leden: in principe geen stem tenzij de statuten daar anders over beslissen Minstens EEN gewoon lid (art. 14, § 4 WIBP): indien geen gewoon lid gedurende meer dan 6 maanden ==> hetzij de procedure voorzien in de statuten, hetzij de standaardprocedure Vertegenwoordiging van een rechtspersoon (art. 15 WIBP)  MINSTENS EEN vaste vertegenwoordiger  Opgelet: één enkele vaste vertegenwoordiger in de operationele organen 6

Algemene vergadering : opdrachten (1/2) Meest uitgebreide bevoegdheid om de handelingen die het OFP aangaat, te verrichten of te bekrachtigen (art. 13 WIBP) Opdrachten gedefinieerd in de statuten en de wet AV bevoegd voor (art. 20 WIBP) :  wijziging van de statuten  benoeming, afzetting en ambtsbeëindiging van de bestuurders  aanduiding, afzetting en bezoldiging van de erkende commissarissen  uitsluiting van leden 7

Algemene vergadering : opdrachten (2/2) AV bevoegd voor (art. 20 WIBP) :  goedkeuring van de jaarrekeningen en het jaarverslag  kwijting aan de bestuurders en de commissarissen  bekrachtiging van financieringsplan, SIP, beheersovereenkomst en collectieve overdrachten  ontbinding en vereffening van het OFP. Bijzondere aandacht voor de beheersovereenkomst 8

Algemene vergadering : beheers-overeenkomst - aandachtspunten (1/4) Beheers- en werkingsregels die een duidelijke omschrijving toelaten van de rechten en verplichtingen van de bijdragende ondernemingen (of in de statuten) - art. 79 WIBP / art. 6 & 7 KB WIBP / circulaire CBFA _2008_17 Gemeenschappelijke regels  beheer van activa  toerekening aan afzonderlijke vermogens  financieringsverzuim  terugtrekking van een bijdragende onderneming  betwistingen over de werkings- en beheersregels  wijziging of opzegging van de beheersovereenkomst Specifieke regels voor de "multiondernemingsfondsen"  omvang van de solidariteit  deel van elke bijdragende onderneming in de IBP  verdeling van de beheers- en werkingskosten 9

Algemene vergadering : beheers-overeenkomst - aandachtspunten (2/4) Financieringsverzuim :  Procedure  Eindresultaat  Lot van de verworven rechten Terugtrekking van een bijdragende onderneming Solidariteit : als de solidariteit niet wordt uitgesloten of beperkt, wordt ervan uitgegaan dat zij ten volle speelt (art. 7, tweede lid KB WIBP) Deel van elke bijdragende onderneming 10

Algemene vergadering : beheers-overeenkomst - aandachtspunten (3/4) één of meer overeenkomsten  coherent geheel in een andere taal dan 1 van de 3 landstalen : indien die taal niet het Engels is, kan een vertaling worden gevraagd de CBFA kan niet als scheidsrechter optreden bij een conflict in de overeenkomst liever een verwijzing naar andere teksten (reglement, financieringsplan, SIP,...) dan een "copy/paste" 11

Algemene vergadering : beheers-overeenkomst - conclusie (4/4) Coherentie, verenigbaarheid en geen tegenspraak met  pensioenreglement of pensioenovereenkomst  financieringsplan  SIP  statuten Conformiteit met de rapportering (P. 40)  aantal en identificatie van de bijdragende ondernemingen  solidariteit - statistieken per bijdragende onderneming indien er geen solidariteit is 12

Beleidsstructuur : de operationele organen (1/3) 13 Raad van bestuur Verantwoordelijk orgaan Orgaan belast met het dagelijks bestuur Minimaal 1 persoon Voorbeelden: beleggingscomité, financieel comité, beheerscomité, ALM-comité,... Minimaal 2 personen Evenwichtig bestuur rekening houdend met de belangen van alle betrokken partijen Doelstelling: een veilige financieringsbron zijn voor pensioenuitkeringen

Beleidsstructuur : de operationele organen (2/3) 14 De bevoegdheidsdelegatie mag uitsluitend betrekking hebben op de uitvoering van het algemeen beleid  Duidelijke omschrijving van de taken van de verschillende operationele organen  Coherentie, verenigbaarheid en geen tegenstrijdigheden tussen wie wat doet  Overlegging van de informatie Opstelling van regels: bevoegdheden werking samenstelling controle en kwijting Bv. huishoudelijk reglement, bestuurscharter, beleid inzake interne controle,...

Beleidsstructuur : de operationele organen (3/3) Ongeacht de beleidsstructuur: Verantwoordelijkheid van de leden van de operationele organen : naleving van de pensioenplannen en verantwoord beheer van het vermogen Toewijzing van operationele taken aan een operationeel orgaan (art. 22 WIBP) Controle van de andere operationele organen door de RvB (art. 33 WIBP) Conformiteit met de rapportering (P. 40)  Andere operationele organen: Δ belast met het dagelijks bestuur  Naam en samenstelling 15

Raad van Bestuur : Opdrachten RvB = VERANTWOORDELIJK VOOR HET BESTUUR VAN DE IBP  twee kernopdrachten I. Uitstippelen van het algemeen beleid en van de strategie, inclusief analyse van de risico's die de IBP loopt bij het uitvoeren van haar opdracht. Inspiratie: Circulaire CBFA_2008_13 van 5 juni Het risicobeheer van de verzekeringsondernemingen. II. Toezien op de operationele organen en uitbestede activiteiten. 16

RvB - Opdrachten I. Algemeen beleid uitstippelen Belang van monitoring en rapportering *inspiratie: Circulaire CBFA_2009_26 van 24 juni 2009 en bijlagen - Verslaggeving van de effectieve leiding over de beoordeling van het internecontrolesysteem. 17 Beleid inzake: interne controle en interneauditfunctie* : maatregelen op het vlak van organisatie, boekhouding,... integriteit, continuïteit, belangenconflicten uitbesteding financiering in samenspraak met elke bijdragende onderneming beleggingen (SIP) huishoudelijk reglement zowel van de RvB als van de overige operationele organen... Risico's = alle gebeurtenissen of hypotheses die een scheeftrekking van de actief/passiefsituatie kunnen teweegbrengen, m.a.w. op volgende vlakken: operationeel: organisatie, middelen,... materieel en administratief: bestanden, IT,... compliance : fraude, belangenconflicten,... b edrijfscontinuïteit: defect,... uitbesteding: wegvallen van de onderaannemer, onderaanneming "in cascade",... financieel (SIP) : kredietrisico, wisselrisico, renterisico,... financieringsplan : biometrisch risico, rendementspercentage,......

RvB - Opdrachten II. Toezicht 18 Raad van Bestuur Andere operationele organen: belast met het dagelijks bestuur, bestuurscomité, financieel comité, toezichtscomité, … Toezichtsfuncties: compliance officer, auditor, actuaris en commissaris Uitbesteding: administratief beheer, financieel beheer, boekhouding, actuariële diensten, rapportering, …

RvB - Opdrachten II. Toezicht - Verslag (1/2) Verslag over de globale jaarrekening en over de jaarrekeningen van de afzonderlijke vermogens - Minimuminhoud (art. 81 WIBP - art. 55 tot 58 KB 5/6/07 betreffende de jaarrekening van de IBP's) 1. een verklaring over de jaarrekening waarbij een getrouw beeld wordt weergegeven over de evolutie van de activiteiten en de financiële situatie bv.: beheer van een nieuwe pensioenregeling; toelichting bij de rekeningen, bij het rendement van de beleggingen, … 2. een verklaring over de belangrijke gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden na de afsluiting van het boekjaar bv. : vertrek van een bijdragende onderneming met overdracht van de reserves, … 3. genomen of te nemen maatregelen bij overgedragen verlies bv.: herstelplannen, aanvullende bijdragen, … 19

RvB - Opdrachten II. Toezicht - Verslag (2/2) 4. een verklaring over het volgen van het financieringsplan (art. 86 WIBP) bv.: naleving van het financieringsplan: dekkingsgraad, noodzakelijke of voorgenomen wijzigingen of wijzigingen die overwogen worden (aanpassing van de berekeningshypotheses, …), … 5. een verklaring over het beleggingsbeleid - hypotheses voor het rendement van het financieringsplan bv.: onderzoek van de effectieve allocatie, toetsing aan het SIP en de rendementsverwachtingen (voor het jaar, gemiddeld, op lange termijn), eventuele herziening 6. een verklaring over de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee de IBP wordt geconfronteerd bv.: een bijdragende onderneming in moeilijkheden, moeilijke situatie op de financiële markten, inflatie, een verklaring over het deugdelijk bestuur bv.: stand van zaken, zelfevaluatievragenlijsten, reeds genomen en te nemen maatregelen, timing,... 20

RvB - Opdrachten II. Toezicht - Notulen Model voor notulen van de RvB (bij wijze van voorstel):  goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering van de RvB;  bespreking van de verslagen van de andere operationele organen, van de compliance officer, de auditor, de commissaris, de onderaannemers,...  analyse van de financiële situatie en voorbereiding van de jaarrekening en het jaarverslag voor de Algemene Vergadering;  transparantieverslag;  gebeurtenissen: herstelplannen; benoeming/ontslag van een bestuurder/commissaris; vertrek/aansluiting van een bijdragende onderneming; uitbreiding van de activiteiten,...  agenda van de Algemene vergadering en oproeping ... 21

Inhoudsopgave Deel 1: twee luiken Organisatie van de IBP : beleidsstructuur - AV, RvB en andere operationele organen - Principes nr. 1 & 2 Bedrijfscontinuïteit - Principe nr. 5 22

Luik 2 : Continuïteitsbeleid - Principe nr. 5 - Definities Definitie : alle redelijke middelen inzetten om de dienstverlening en de activiteiten zonder onderbreking te laten verlopen. Dit betekent :  de essentiële bedrijfsfuncties behouden of zo spoedig mogelijk herstellen;  de normale dienstverlening binnen een redelijke tijdspanne hervatten;  de verplichtingen blijven nakomen;  de rechten van de aangeslotenen en begunstigden blijven vrijwaren. Verantwoordelijk orgaan :  RvB: uitstippelen van het continuïteitsbeleid;  Bevoegd operationeel orgaan in voorkomend geval: nader uitwerken en toepassen van dit beleid. 23

Continuïteitsbeleid - Principe nr. 5 - Toepassingsgebied Vallen in het toepassingsgebied : ernstige niet-geplande onderbrekingen van de activiteiten als gevolg van bepaalde gebeurtenissen. Blijven buiten beschouwing : geplande onderbrekingen waarover de IBP de betrokken personen heeft ingelicht (verhuizing,...); onderbrekingen ingevolge daden van oorlog en terroristische aanslagen of de snelle, grootschalige verspreiding van besmettelijke ziekten. 24

Continuïteitsbeleid - Principe nr. 5 - indeling in risicocategorieën (suggestie) De continuïteitsrisico's kunnen in 4 categorieën worden ingedeeld : 1.Personen/kennis : i. sociale onrust bij de IBP, bijdragende onderneming, dienstverlener,... ii. onbeschikbaarheid van een sleutelpersoon, leden van de operationele organen, de compliance officer, de auditor,... iii. wegvallen/verlies van een externe dienstverlener, IT/Techniek : i. pannes van interne computersystemen ii. uitvallen van openbare nutsvoorzieningen (elektriciteit, telefoon,...) 25

Continuïteitsbeleid - Principe nr. 5 - indeling in risicocategorieën (suggestie) 3.Gebouwen i. gehele of gedeeltelijke vernietiging van het gebouw (brand, explosie, overstroming,...) ii. onbereikbaarheid (staking, slechte weersomstandigheden,...) 4.Gegevens i. onbeschikbaarheid van de gegevens (vernietiging/onbereikbaarheid van het gebouw) ii. verdwijning of beschadiging van de gegevens 26

Continuïteitsbeleid - Principe nr. 5 - impactanalyse (suggestie) en test Analyse van de mogelijke impact van het gevaar voor discontinuïteit van de activiteiten als de gebeurtenis zich op het slechts mogelijke moment voordoet. Drie (of meer) mogelijke impactniveaus : beheersbaar "B", hinderlijk "H" of kritisch "K". Test van de geplande maatregelen - praktijkoefening. Bv. simulatie van een computerpanne,... Proportionaliteitsbeginsel 27 Gebeurtenissen (voorbeelden)1 d.1 + x d.1 + y d.1 + z d.Geplande maatregelen Wegvallen van dienstverlener XBHKK ComputerpanneBKKK Onbeschikbaarheid van de persoon belast met het dagelijks bestuur BHHK

Conclusie 28 Reeds vandaag, Blijven volharden, Bovenal besturen.

Circulaire CPP WIBP 29 Principe nr. 1 - Beleidsstructuur Principe nr. 2 - Organen van de IBP Principe nr. 3 - Interne controle Principe nr. 4 - Compliancefunctie Principe nr. 5 - Bedrijfscontinuïteit Principe nr. 6 - Interne audit Principe nr. 7 - Uitbesteding Principe nr. 8 - Erkend commissaris of revisoraatvennootschap Principe nr. 9 - Aangewezen actuaris Principe nr Interne informatieverspreiding Principe nr Externe informatie

Overzicht 30 Uitbesteding  Uitbestedingsbeleid  Uitbestedingsproces  Compliance officer en interne auditor Informatieverspreiding  interne info  externe info

Uitbesteding 31 Wettelijke basis (art. 78 WIBP)  uitbesteding toegelaten  keuze van en toezicht op dienstverlener  verantwoordelijkheid blijft bij IBP  geen belemmering voor toezicht Welke activiteiten ? Aan wie ?

Uitbesteding 32 Principe nr. 7 : "De IBP legt een uitbestedingsbeleid vast, dat door de raad van bestuur moet worden goedgekeurd en waarin de uitbestedingsvoorwaarden duidelijk worden omschreven"

Uitbestedingsbeleid 33 Principes uit circulaire Uitbestedingsvoorwaarden  Motivering  Behoud verantwoordelijkheden  Opsomming uit te besteden taken  Procedure keuze dienstverlener  Onderaanneming  Elementen uitbestedingsovereenkomst  Rapportering en toezicht  Rol compliance officer en interne auditor RvB : goedkeuring en toezicht

Verantwoordelijkheid 34 Behoud van verantwoordelijkheid t.a.v. aangeslotenen, sponsor, CBFA,... Beleidsbepaling, toezicht en opvolging  Risicobeheersing (operationele risico's)  Toezicht en evaluatie van de kwaliteit  Intern voldoende kennis en middelen ter beschikking  Aangepaste opvolgingsmethodes  Duidelijke communicatiekanalen en meldingsplicht

Uitbestedingsbeslissing 35 Gaat uit van een analyse van de  uit te besteden diensten  verwachte effecten, kosten en baten  risico's en risicobeheersing  conformiteit beleidsnota en circulaire Documenteren  notulen

Keuze dienstverlener 36 Nodige waakzaamheid en voorzichtigheid  Concentratie- en afhankelijkheidsrisico  Continuïteit  Integriteit en confidentialiteit  Soepele overstapmogelijkheden Alternatieve oplossingen Recuperatie van de gegevens  Onderaanneming

Uitbestedingsovereenkomst 37 Schriftelijk Aandachtspunten  Rechten en plichten van beide partijen  Risico's (bv. continuïteit, compliance,...)  Onderaanneming  Toezicht en evaluatie  Stopzetting Bestaande overeenkomsten : aanpassing bij eerstkomende verlenging of wijziging

Bijzondere aandachtspunten 38 Integriteit en confidentialiteit Onderaanneming Geen belemmering voor toezicht  Ongehinderd toegang en tijdige en juiste informatieverstrekking Behoud wettelijk kader  Naleving van de wetgeving  Relatie IBP - aangeslotenen en begunstigden  Uitbesteding naar het buitenland

Rol van de compliance officer en interne auditor 39 Uitbesteding van de functie zelf  Naleving regels inzake uitbesteding  Vereiste kennis en bekwaamheid  Onafhankelijkheid en belangenconflicten  Rapportering en opvolging  Voldoende lange duur mandaat  Schriftelijke overeenkomst

Rol compliance officer 40 Uitbestedingsbeleid : proactief Uitbestedingsproces  Voorbereiding : contractvoorwaarden en bijzondere compliancerisico's  Tijdens de uitbesteding : monitoring en interne verslaggeving  Stopzetting : naleving van contractuele clausules en bescherming gegevens

Rol compliance officer 41 Belangenconflicten IBP - dienstverlener  Degelijke contracten, juiste prijs, commissielonen  Gebruik van vertrouwelijke informatie Reactie  Gepast en zo mogelijk proactief  Einde stellen aan outsourcingscontract

Rol interne auditor 42 Uitbestede activiteit maakt integraal deel uit van auditdomein en -planning Toezicht op en evaluatie van het uitbestedingsbeleid en de uitbestede activiteiten Niveau deugdelijk bestuur van dienstverlener (bv. SAS 70)

Certificaat : verwachte voordelen 43 Voor de IBP verschaft informatie voor de beoordeling van de algemene controleomgeving van de IBP garandeert dat de dienstverlener belang hecht aan controle en dat dit ook tot uiting zal komen in zijn prestaties beheersing van de auditkosten gedeeltelijk antwoord op de bekommernissen die gefomuleerd zijn in de 11 principes van de circulaire CPP Voor de dienstverlener geen of weinig herhaalde audits wekt vertrouwen bij de dienstverlener het controlebeleid en -procedures van de dienstverlener worden beoordeeld en getest door een onafhankelijke partij verbetering van de processen (minder tekortkomingen in de internecontroleprocedures) marketingtool bij sommige cliënten (geloofwaardigheid ten aanzien van de cliënten)

Overzicht 44 Uitbesteding  Uitbestedingsbeleid  Uitbestedingsproces  Compliance officer en interne auditor Informatieverspreiding  Interne info  Externe info

Informatieverspreiding 45 Pensioenen = langetermijnplanning Gebrek aan communicatie kan schade toebrengen aan geloofwaardigheid Sterke communicatie en voldoende transparantie hoekstenen van deugdelijk bestuur  Interne en  Externe communicatie

Principe nr Interne informatieverspreiding 46 "De IBP ziet erop toe dat er tussen de personen en entiteiten die bij haar bestuur zijn betrokken, passende rapporteringssystemen worden opgezet die ervoor zorgen dat de communicatie efficiënt verloopt en dat er tijdig relevante en juiste informatie wordt verstrekt"

Interne informatieverspreiding 47 Allerlei informatiestromen  Organen onderling  Compliance officer, interne auditor, actuaris en commissaris  Bijdragende onderneming  Dienstverleners Passende rapporteringssystemen  Tijdig, juiste en relevante info Regelmatige evaluatie  Compliance officer en interne auditor  Bijsturing

Principe nr. 11 – Externe informatie 48 "De IBP verstrekt aan de aangeslotenen, de begunstigden, de CBFA en, in voorkomend geval, aan de overleg- en adviesorganen, de informatie die vereist is ingevolge de wettelijke of contractuele bepalingen. Zij doet dit op een duidelijke en precieze wijze en binnen de wettelijke termijnen, of, bij ontstentenis, binnen een redelijke termijn.

Externe informatie 49 Belang Welke info  Wettelijke en contractuele voorgeschreven info Voor wie  Aangeslotenen, begunstigden  Overleg- en adviesorganen  CBFA en andere derde betrokkenen Wie doet wat, hoe en wanneer ?

Externe informatie 50 Aandacht voor  begrijpelijkheid en duidelijkheid  herkenbaar  relevantie  taal en taalniveau van doelgroep  tijdigheid en juistheid  vertrouwelijkheid  toegankelijkheid

Implementatie deugdelijk bestuur 51 Aanstelling sleutelfiguren :  197 compliance officers  190 interne auditors Self assessement Aanpassing uitbestedingsovereenkomsten Waardevolle inspanningen maar continu proces