Functiebeschrijving – Functioneringsgesprek – Evaluatiegesprek: een traject  Een constructief en positief instrument in een modern personeelsbeleid  Loopbaanbegeleiding en coaching van personeelsleden en bijdrage tot sterkte- zwakte-analyse van de organisatie  Toekomstgericht en dynamisch: waardering voor wat goed is en werken aan wat nog beter kan

Rol van internaatsbestuur (autonoom internaat) of schoolbestuur met internaat (aangehecht):  Eindverantwoordelijke personeelsbeleid  Duidt evaluatoren aan of is zelf evaluator  Heeft beslissingsbevoegheid over FB en het verfijnen ervan in de loop van het traject

Evaluatoren  Voor internaatsbeheerder (= bevorderingsambt) is er, net als voor de schooldirecteur, slechts 1 evaluator en dat is het bestuur (evt. een team van evaluatoren uit de RvB van de VZW)  Voor studiemeester-opvoeder internaat (= wervingambt) is er een tweede evaluator. De eerste evaluator is steeds van hogere rang de internaatsbeheerder, de tweede is minstens van gelijke rang als de eerste (bijv. schooldirecteur) of van hogere rang (bijv. lid van het internaats- of schoolbestuur)  De aangeduide evaluatoren moeten met naam en functie opgenomen worden in de notulen van de Raad van Bestuur

Functies evaluatoren  Eerste evaluator: vastleggen FB, voeren van FG, EG + verslaggeving ervan –  Tweede evaluator: rol is niet bepaald, iemand van school- of internaatsbestuur – mag geen afbreuk doen aan de rol van eerste evaluator – is aanspreekpunt voor personeelslid en eerste evaluator  Meest aangewezen bij dreigend “onvoldoende”

Functiebeschrijving  Voor wie? Decretaal verplicht voor alle gesubsidieerde personeelsleden: de internaatsbeheerder en ook de studiemeester- opvoeder internaat vanaf het moment dat de aanstelling 104 dagen of meer bedraagt  Door wie? FB wordt besproken door de (eerste) evaluator en het personeelslid – Indien geen akkoord, school- of internaatsbestuur beslist  FB wordt besproken, overhandigd en ondertekend tijdens een individueel gesprek

FB in relatie met andere documenten  FB niet in strijd met DRP, Algemeen Reglement, Arbeidsreglement, Opdrachtverklaring katholiek onderwijs, Opvoedingsproject eigen school- of internaatsbestuur, Arbeidsovereenkomst  Plichten opgenomen in AR en arbeidsovereenkomst zijn niet onderhandelbaar

Inhoud FB: taken eigen aan het ambt (lijst niet limitatief)  Omschrijving van taken en opdrachten eigen aan het ambt van internaatsbeheerder / studiemeester-opvoeder internaat  Deze taken worden vervuld in het kader van een internaatsteam  Opsomming van competenties en vaardigheden die nodig zijn om deze taken en opdrachten goed in te vullen  Rechten en plichten inzake nascholing en vorming  Mogelijkheid tot het opnemen van een geïndividualiseerd gedeelte (zie model)

Inhoud FB: persoon- en ontwikkelingsgerichte doelstellingen  Kunnen ter sprake komen en geïndividualiseerd worden n.a.v. FG of EG  Na FG of EG kan FB meer en meer individueel worden naarmate men groeit in loopbaan op basis van sterkte-zwakte-analyse  Men kan een groei- of verbetertraject uitwerken met werk- en aandachtspunten  Ondersteuning (coaching) door evaluator en gerichte nascholing

Functioneringsgesprekken  FG zijn decretaal verplicht, aantal is niet vastgelegd  Geen eenrichtingsverkeer maar constructief en zoveel mogelijk op basis van openheid, vertrouwen, dialoog  FB = basis voor FG

Functioneringsgesprekken: mogelijke inhoud  Wederzijds meedelen en bespreken van verwachtingen  Het globale functioneren: samenwerking met collega’s en, leidinggevenden, graad van welbevinden en betrokkenheid  Houding t.o.v. en / of visie op mogelijke problemen en conflicten in het internaat, sterke / zwakke punten van de organisatie  Vraag naar ondersteuning van groei in persoonlijke en professionele ontwikkeling

Verslag van een FG  Decretaal niet verplicht, toch wel aangewezen (zie model)  Beknopt verslag van behandelde onderwerpen / gemaakte afspraken / aangeboden ondersteuning  Aanpassing van FB in functie van deze punten en ondertekening aangepast exemplaar

Evaluatiegesprekken  Minimaal om de 4 schooljaren – Evaluatieperiode = lopende schooljaar en 3 voorgaande schooljaren  Evaluatie bestaat uit het evaluatiegesprek + het evaluatieverslag

Evaluatiegesprek  FB = basis voor evaluatie  Eerste evaluator nodigt uit en maakt afspraak, voert gesprek en maakt verslag  Eerste evaluator of personeelslid kunnen aanwezigheid tweede evaluator vragen  Personeelslid mag zich laten bijstaan door raadsman (vermelden op uitnodiging)

Evaluatieverslag  Verslag van EG bevat de eindconclusie: “voldoende” of “onvoldoende”  Eindconclusie wordt gemotiveerd: op welke punten is functioneren onvoldoende?  Bij “onvoldoende” inlichten over beroepsmogelijkheden  Dateren en ondertekenen verslag  Deze datum = start beroepstermijn

Gevolgen “onvoldoende” bij wervingsambt (= studiemeester-opvoeder internaat)  “Onvoldoende” is pas definitief na verstrijken beroepstermijn of na bevestigende uitspraak van College van beroep  TABD: ontslag na één “onvoldoende”  TADD / VB: bij “onvoldoende” moet tweede evaluatie volgen na ten minste 12 maanden effectieve prestaties  2 opeenvolgende “onvoldoendes” of 3 onvoldoendes tijdens hele loopbaan leiden tot ontslag

Gevolgen “onvoldoende” bij selectie- en bevorderignsambt (= internaatsbeheerder )  Indien tijdelijk: ontslag uit ambt na één onvoldoende  Indien VB: na één onvoldoende heeft bestuur de keuze: → een tweede evaluatie → ofwel personeelslid ‘terugzetten’ (TBS / OB)  2 opeenvolgende “onvoldoendes” of 3 onvol- doendes tijdens hele loopbaan leiden tot ontslag

Verloop Beroepsprocedure  Zie mededeling daarover in een volgende Omzendbrief Dienst Internaten

Samengevat: de verschillende stappen in het traject FB – FG - EG  Aanduiden evaluatoren  Opstellen FB en toetsen aan de decretale bepalingen  Individueel gesprek: toelichting FB + ondertekening  Functioneringsgesprek(ken) voeren – verslag aanbevolen  Evaluatiegesprek in 4de jaar traject + evaluatieverslag met eindconclusie met oprechte dank aan Bernadette Van De Steene, directeur Dienst Personeel en Schoolbeheer VVKSO

Totstandkoming FB FB OPVOEDERFB BEHEERDER September 2005December 2007  Opstellen FB = verantwoordelijkheid school- of internaatsbestuur  Beide documenten zijn in dialoog met beheerders / bestuurders ontwikkeld door de Dienst Internaten  Goedgekeurd door Bureau Internaten en Pedagogische Commissie  Aanbevolen modellen voor bestuurders en beheerders van vrije internaten

Structuur FB FB OPVOEDERFB BEHEERDER 1. Opvoeder zijn in een christelijk internaat1. Beheerder zijn in een christelijk internaat 2. De opvoeder als pedagoog2. De beheerder als pedagoog 3. De opvoeder als lid van een internaatsteam3. De beheerder als organisator van het personeelsbeleid 4. De opvoeder als organisator4. De beheerder als organisator 5. De opvoeder als permanent lerende5. De beheerder als permanent lerende 6. De opvoeder als communicator6. De beheerder als communicator Een volledig parallelle structuur met uiteraard een verschillende invulling

FB OPVOEDERFB BEHEERDER in een christelijk internaat  Evangelische inspiratie – Jezus Christus als voorbeeld  Voorbeeldfunctie inzake normen en waarden van het opvoedingsproject  Eigen-aardig, even-waardig: respect als basishouding  Aandacht voor sociaal zwakkeren  Werken aan goede intermenselijke relaties tussen alle betrokkenen bij het internaatsleven  Organiseren van een pastorale werking op het internaat die gedragen wordt door het internaatsteam. Tijd en ruimte scheppen voor stilte en bezinning

FB OPVOEDERFB BEHEERDER als pedagoog  Sfeer van vertrouwen, opvoeden tot verantwoordelijkheid  Samen met het internaatsteam het pedagogisch project implementeren  Afspraken doen naleven  Plannen, organiseren en coördineren van de internaatswerking in zijn verschillende facetten  Belangstelling voor eigen leefwereld van kinderen en jongeren  Aandacht voor groepsdynamiek en groepsprocessen  Actieve begeleiding bij “leren leren”  Positief en respectvol communiceren → waardering uiten voor wat goed is → internen helpen omgaan met tekorten  Kinderen en jongeren nieuwe kansen geven als ze mislukken en laten leren uit hun fouten  Positief en respectvol communiceren met internen en opvoeders.  Nieuwe kansen geven bij falen en internen leren omgaan met hun kleine kanten en tekorten en die van anderen  Attent zijn voor signalen van kinderen die wijzen op onderliggende problemen en de gepaste stappen zetten  Signalen van internen i.v.m. onderliggende problemen opvangen en passende stappen zetten  Op een constructieve manier samenwerken met ouders en school

FB OPVOEDERFB BEHEERDER als lid van een teamals organisator van het personeelsbeleid  Constructief en collegiaal samenwerken en deelnemen aan overlegmomenten en gemaakte afspraken correct en loyaal naleven  Een goede werkplanning maken en een duidelijke taakverdeling met aandacht voor ieders talenten. Regelmatig overleg in het team  Meewerken aan participatieorganen en aan begeleiding nieuwe collega’ s en stagiaires  Meewerken in werkgroepen  Ondersteunen en begeleiden van elk personeelslid via pedagogisch project, arbeidsovereenkomst, loopbaanbegeleiding (FB-FG-EG), stimuleren van professionalisering via nascholing  Samen zorg dragen voor infrastructuur, milieu, leer- en leefomgeving en voorbeeldfunctie  Oog hebben voor afvalpreventie en zuinig omspringen met energie  Regelgeving kennen en toepassen voor elk personeelslid in zijn statuut  Vertrouwen geven aan personeelsleden en waarderen van hun werk  Oog hebben voor het welbevinden van alle personeelsleden en goede werksfeer bevorderen

FB OPVOEDERFB BEHEERDER als organisator 1. van het administratief beleid  Administratieve taken en toezichten correct en stipt opvolgen  verantwoordelijk en zorgvuldig handelen inzake internenadministratie, personeelsadministratie, correspondentie in en uit  relevante regelgeving i.v.m. internaat 2. van het financieel beleid  Zorgvuldig en verantwoordelijk handelen in alle taken i.v.m. het internaatsleven en de begeleiding van internen  verantwoordelijk en zorgvuldig voorbereiden en opvolgen van begroting, boekhouding, contracten, investeringen in samenspraak met het bestuur  Kinderen en jongeren begeleiden in de organisatie van hun vrije tijd op het internaat 3. van het materieel beleid  verantwoordelijk en zorgvuldig omgaan met roerende en onroerende goederen, opvolgen van de staat van de infrastructuur, aandacht voor en opvolging van inspectie veiligheid en welzijn, verzekeringen, ontwikkelen en opvolgen van GPP en JAP

FB OPVOEDERFB BEHEERDER als permanent lerende  Bereid zijn tot nascholing en vervolmaking die expertise verhogen  Voorbeeldfunctie in de bereidheid tot nascholing en vervolmaking, verhogen van professionaliteit bij zichzelf en het team  Interesse voor nascholingsaanbod en het bespreken en evalueren van gevolgde nascholingen  Met collega’ s kritisch nadenken over kwaliteitszorg en kwaliteitsverbetering. Kritisch en constructief de eigen werking bekijken  Aanmoedigen en bevorderen van permanente vorming bij heel het team  Interesse voor maatschappelijk gebeuren en leefwereld van jongeren  Bereidheid tot uitwisseling en netwerkvorming met andere opvoeders en internaten  Bereid zijn tot uitwisseling en netwerkvorming met andere internaten

FB OPVOEDERFB BEHEERDER als communicator  Aandacht voor zorgvuldige communicatie met interne en externe partners  Regelmatig overleg met het internaatsbestuur  Relevante informatie i.v.m. internen op een correcte wijze communiceren aan betrokkenen  Zorgvuldig communiceren met interne en externe partners van het internaat  Communiceren in een geest van respect voor de andere en vanuit een loyale houding t.o.v. het internaat  Goede informatiedoorstroming in het internaat  Discreet omgaan met persoonsgebonden en gevoelige informatie  Het internaat vertegenwoordigen en een gezicht geven  Mee werken aan een positieve beeldvorming i.v.m. internaten en de public relations van het internaat verzorgen