De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Volledige procedure beschikbaar op de FOST Plus site : www.fostplus.be BIJLAGE G Procedure ophalers Vereenvoudigde versie.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Volledige procedure beschikbaar op de FOST Plus site : www.fostplus.be BIJLAGE G Procedure ophalers Vereenvoudigde versie."— Transcript van de presentatie:

1 Volledige procedure beschikbaar op de FOST Plus site : BIJLAGE G Procedure ophalers Vereenvoudigde versie

2 Inhoud Algemene voorstelling van de procedures Procedure ophaler : Inventaris van de materiaalstromen Ingeven en lokale validatie van de gegevens  Algemeen geval  Behandeling van de voornaamste speciale gevallen  Overslagstation dat behoort tot de ophaler Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie Enkele raadgevingen voor de invoegetreding van het nieuwe systeem

3 Algemene voorstelling van de procedures Belangrijke punten in de procedures Uitleg aangaande de werking van het nieuwe systeem Beschrijving van de rol en de verantwoordelijkheden van de partners (per type) Definitie van de te respecteren termijnen (gedetailleerd) Definitie van de nieuwe gegevens (voor alle gevallen) Behandeling van de speciale gevallen en uitzonderingen (de meest voorkomende) die kunnen voorkomen Overzicht van de rapportering

4 Algemene voorstelling van de procedures Voorstelling van de verschillende procedures Procedure « Ophaler »  Opmerking : Specifieke opleidingsessies zijn voorzien voor het beheer van glas Procedure « Sorteercentrum » Verwerver P-K en glas Verwervers PMD (behalve metalen) : PMD in balen Verwerver van metalen (aluminium en staal in containers) Intercommunales IVCIE (rapporteringsbehoeften) Opmerking : indien een partner meerdere rollen heeft, dan is elke procedure verbonden aan de verschillende rollen van toepassing  Bijvoorbeeld: een IC die ook een ophaler is

5 Procedure ophaler Inventaris van de materiaalstromen In de procedures, start men met een inventaris van de materiaalstromen  Daarna, behandeling van elke materiaalstroom (te beginnen met de algemene gevallen) Verwerver Ophaler Overslag- station van de ophaler 2 Ophaler 1 Overslag- station van een derde 3

6 Procedure ophaler Inventaris van de materiaalstromen Sorteercentrum Ophaler Overslag- station van de ophaler 5 Ophaler 4 Overslag- station van een derde 6 Overslagstation van sorteercentrum Opmerking : De PMD levering naar het sorteercentrum word op een analoge manier behandeld als het vorige geval (levering van P-K of glas naar de verwerver)

7 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Uitgewerkt voorbeeld :  Flow 1 : levering van P-K aan de verwerver (algemeen geval, zonder overslagstation)  Flow 2 : Via een overslagstation die behoort tot de ophaler Verwerver Ophaler Overslag- station van de ophaler 2 Ophaler 1 Overslag- station van een derde 3

8 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Basisprincipes Termijnen : Ingeven en lokale validatie van de gegevens (door de 2 partijen) binnen de 5 werkdagen Ophaler Verwerver Centrale Applicatie (provider) Materiaal levering 1  Weging van het materiaal  Ingeven van de gegevens  Afdruk van een Livcol.bon 2  Validatie  toevoeging gegevens van ophaling  Overdracht van de gegevens 3 Overdracht van de gegevens 4

9 Centrale applicatie (provider) Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overzicht van de applicaties Ophaler Verwerver Decentrale applicatie (nieuwe ProFOST) : « off- line » ingeven van de gegevens Centrale applicatie : Validatie en verrijking van de gegevens (« on-line ») Interne applicatie bij FOST Plus  Haalt op, bewaart en stelt de gegevens ter beschikking van de tegenpartij  Stelt rapporten ter beschikking van de partners Upload van de gegevens: automatisch INTERNET

10 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Bij de verwerver Ophaler Verwerver Ingave van de gegevens van de weegbonnen in de decentrale applicatie Afdrukken LIVCOL.BON (2 ex.) + ondertekening door de 2 partijen Levering P-K : dag D  P-K Weeg- brug Alle weegbonnen van de levering Manuele behandeling Livcol. bon De verwerver bewaart 1 ex. van de Livcol.bon + kopij van de weegbonnen  De chauffeur vertrekt met 1 ex. van de Livcol.bon en met de weegbonnen Livcol. bon Validatie van de gegevens door de verwerver (hetzij tijdens de ingave, hetzij erna) Ten laatste op het einde van de dag D+1 Centrale applicatie (provider) 

11 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Nieuwe Livcol.bon : principes Principes van de nieuwe Livcol.bon  Elektronisch document (afgedrukt m.b.v. de nieuwe applicatie, tenzij bij problemen)  2 types LIVCOL.BON :  Livcol.bon « IN » : alle stromen, behalve de uitgaande stromen uit het sorteercentrum  Livcol.bon « OUT » : de uitgaande stromen uit het sorteercentrum  Normaliter Eén LIVCOL.BON per levering (1 LIVCOL.BON  1 of meerdere weegbonnen)  Uitzonderingen (Livcol.bon IN) : DUO camion, en glasvervoer : 1 Livcol.bon per container  Uniek nummer (automatisch toegekend door de applicatie)  Wanneer de Livcol.bon afgedrukt is, moet hij getekend worden door de twee partijen en gedurende 5 jaar worden bewaard.  Identificatienummer van de partner  Geeft aan of het gaat om een automatische of een manuele LIVCOL.BON  Identificatienummer van de LIVCOL.BON (jaar (2 cijfers) + volgnummer (5 cijfers))  Versienummer (voor correcties)  Controlecode (Check Digit) 152 – 1 – – 1 - CD  Wijze waarop het nummer van de Livcol.bon is samengesteld

12 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Nieuwe Livcol.bon : voorbeeld

13 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Validatie en verrijking van de gegevens door de ophaler Ophaler Centrale applicatie (provider)  Ophalen gege- vens verwerver Controle van de gegevens  Bij fouten  vraag tot correctie Indien OK, verrijking van de gegevens door de ophaler (gegevens verbonden aan de ophaling)  Gegevens m.b.t. de fractie en het type ophaling  In het geval van bijvoorbeeld een ophaling van P-K in containerparken bestaan de te coderen gegevens uit  Code ophaling, datum afhaling materiaal in park, naam v/h park, type container, veld gereserveerd voor de ophaler (facultatief) Te respecteren termijn : max dag D+5, ‘s avonds.  Hierna worden de gegevens automatisch gevalideerd  De ophaler heeft geen mogelijkheid meer om een correctie aan te vragen  D+5: Gegevens gecodeerd door de ophaler 

14 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Samenvatting termijnen TE RESPECTEREN TERMIJNEN DOOR DE OPHALER EN DE VERWERVER D+2D+3D+5D+6D+7D+1 D D+4 Weging Eventuele vraag tot correctie door de verwerver De ophaler controleert en verrijkt de gegevens Eventuele vraag tot correctie door de ophaler De verwerver heeft niet meer de mogelijkheid om een correctie aan te vragen De ophaler heeft niet meer de mogelijkheid om een correctie aan te vragen Akkoord van de verwerver m.b.t. aangevraagde correctie Werkdagen Opmerking : deze deadlines zijn vast en hangen niet af van het moment waarop de partner reageert

15 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Bijkomende informatie Bijkomende informatie  Termijnen voor de verrijking van de gegevens door de ophaler  Normaliter tot dag D+5 ‘s avonds  Mogelijkheid (in uitzonderlijk situatie) voor de ophaler om zijn gegevens later in te geven (tot de maandelijkse afsluiting)  De deadlines worden nooit aangepast voor een bepaalde levering (zelfs niet bij een technisch probleem)  In geval van overschrijding van de termijnen naar aanleiding van een technisch probleem of andere redenen die FOST Plus als “geldig” beschouwt  FOST Plus behoudt de mogelijkheid om de correctie uit te voeren FOST Plus zal een voorstel van correctie voorleggen aan de 2 partners Nadat FOST Plus dit akkoord van de 2 partijen schriftelijk ontvangen heeft, kan FOST Plus deze correctie rechtstreeks uitvoeren in de centrale applicatie Voor alle leveringen is een tekstveld voorzien, aan FOST Plus voorbehouden, waardoor een door FOST Plus gerechtvaardigde correctie kan uitgevoerd worden FOST Plus zal de betrokken partners verwittigen nadat de correctie uitgevoerd is.  Als een correctie aangevraagd is  geen automatische validatie als de tegenpartij niet binnen de voorziene termijnen reageert

16 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Voorstelling van de voornaamste speciale gevallen  D+5: Gegevens gecodeerd door ophaler  Ophaler Verwerver/Sorteercentrum Centrale applicatie (provider) max D+1 : Overdracht gegevens  Of manueel Automatische overdracht Ingave van de gegevens in het nieuwe systeem Afdrukken + onder- tekening Livcol.bon  Ophalen gegevens verwerver Ophalen van de gegevens + codering van de gegevens eigen aan de ophaling Levering P-K : dag D  P-K Weeg- brug  Livcol. bon Aanvraag tot correctie Spec. geval n°1Spec. geval n°2Spec. geval n°3Spec. geval n°4 Spec. geval n°5 Spec. geval n°7 Spec. geval n°6Spec. geval n°8

17 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Uitgewerkte gevallen Uitgewerkte gevallen  Probleem ter hoogte van de PC van de verwerver/sorteercentrum waarop de decentrale applicatie geïnstalleerd is  gebruik van de manuele LIVCOL.BON  Het afdrukken van de LIVCOL.BON is niet mogelijk  gebruik van de blanco LIVCOL.BON  Aanvragen tot correctie De andere speciale gevallen zijn uitgewerkt in de procedure Ophaler

18 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Probleem met het ingeven van de gegevens Wat doen in het geval er een probleem ter hoogte van de PC van de verwerver/sorteercentrum waarop de decentrale applicatie geïnstalleerd is ? (het is onmogelijk de gegevens in te geven bij de levering van de materialen)  Gebruik van een manuele LIVCOL.BON:  Livcol.bon waarop het nummer van de bon & de geadresseerde reeds voorgedrukt zijn  Dit document moet op voorhand reeds afgedrukt zijn door de verwerver / sorteercentrum vanuit de decentrale applicatie Een reserve aan documenten voor minstens 1 produktieweek moet steeds bij de partner beschikbaar zijn  Men herkent een manuele LIVCOL.BON aan het nummer:  Identificatienummer van de partner  Geeft aan of het gaat om een automatische of een manuele LIVCOL.BON  Identificatienummer van de LIVCOL.BON (jaar (2 cijfers) + volgnummer (5 cijfers))  Versienummer (voor correcties)  Controlecode (Check Digit) 152 – 2 – – 1 - CD 

19 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Probleem met het ingeven van de gegevens  Te volgen procedure:  De verwerver / sorteercentrum licht de Helpdesk van FOST Plus in over het gebruik van manuele LIVCOL.BONNEN  (Manueel) vervolledigen van de manuele LIVCOL.BON met de gegevens van de levering  Copiëren van zowel de LIVCOL.BON als de weegbonnen  de ophaler neemt een exemplaar van deze documenten met zich mee  Eens het probleem opgelost is  De verwerver / sorteercentrum brengt de Helpdesk van FOST Plus en de ophaler op de hoogte dat het probleem opgelost is De manuele LIVCOL.BONNEN worden zo snel mogelijk door de verwerver / sorteercentrum ingegeven

20 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Livcol.bon afdrukken is niet mogelijk Alle gegevens zijn ingevuld in het systeem, maar de LIVCOL.BON kan niet afgedrukt worden  Aanbevolen oplossing  LIVCOL.BON afdrukken via een andere printer  De LIVCOL.BON wordt afgedrukt op de printer die als default aangeduid staat in het besturingssysteem  het is echter mogelijk om tijdelijk deze instelling te wijzigen en een andere printer te kiezen.  Wanneer dit niet kan, moet een blanco LIVCOL.BON gebruikt worden (voorradig bij de partner) = LIVCOL.BON zonder één enkel voorgedrukt gegeven (zonder nummer)  Overnemen van de gegevens van het scherm op de blanco LIVCOL.BON Alle gegevens, ook het nummer van de LIVCOL.BON Vermelden van het probleem in het veld « opmerkingen » van de LIVCOL.BON  Copiëren van zowel de LIVCOL.BON als de weegbonnen  de ophaler neemt een exemplaar van deze documenten met zich mee

21 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Correctie aangevraagd door ophaler Ophaler Centrale applicatie (provider) Verwerver/Sorteercentrum Vaststellen van een fout tijdens validatie gegevens Opening van een dossier met voorstel tot correctie correctiedossier wordt verstuurd Ontvangst correctiedossier Afdruk nieuwe versie Livcol.bon Doorge- voerde correctie OK ? Oplossing van het geschil: tussenkomst van de IC en van FOST Plus Weigering ?

22 Oorspronkelijke Livcol.bon Gecorrigeerde Livcol.bon Nieuwe versie Nieuw materiaal

23 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler Uitgewerkt voorbeeld : levering van P-K aan de verwerver met een overslagstation dat behoort tot de ophaler Verwerver Ophaler Overslag- station van de ophaler 2 Ophaler 1 Overslag- station van een derde 3

24 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler 2 gegevensstromen  Stroom ophaler  overslagstation  Stroom overslagstation  verwerver Stroom ophaler  overslagstation  Aanbevolen procedure voor het ingeven en valideren van de gegevens  De decentrale applicatie is geïnstalleerd in het overslagstation  Weging van de materialen, ingeven van de gegevens en opmaak van de LIVCOL.BON in het overslagstation  Validatie en aanvullen van de gegevens: Ofwel in het overslagstation Ofwel bij de ophaler  Een decentrale applicatie moet daar dan wel geïnstalleerd zijn Termijn: 5 werkdagen  Andere mogelijkheid: ingeven van de gegevens en validatie bij de ophaler  Eén decentrale applicatie moet geïnstalleerd zijn bij de ophaler  Werken met manuele LIVCOL.BONNEN Vervolledigen (manueel) op het ogenblik van de weging van de materialen in het station Het ingeven (en de validatie) van de gegevens gebeurt bij de ophaler Verwerver Ophaler Station van de ophaler 2

25 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler Stroom overslagstation  verwerver  Weging van de materialen, ingeven van de gegevens en opmaak van de LIVCOL.BON bij de verwerver  Validatie van de gegevens:  In principe gebruik makend van de PC van het overslagstation  Enkel indien het station geen decentrale applicatie heeft  validatie met behulp van de decentrale applicatie van de ophaler  Termijn : 5 werkdagen Verwerver Ophaler Station van de ophaler 2

26 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler Opvolging van de stock in het overslagstation  Maandelijks overzicht  Gespecificeerd per project en per materiaal  Automatisch berekend door de applicatie op basis van de gegevens aangaande de inkomende en uitgaande flows en de stock op het einde van de vorige maand  Enkel « revaluatie » wordt manueel ingevuld na overleg en akkoord van FOST Plus Maandelijkse afsluiting van de gegevens  5 de werkdag maand M+1  Gegevens van de wegingen in het overslagstation gebruikt om verdeelsleutel te bepalen (% per gemeente,…)  Het gewicht dat telt is steeds het geregistreerde gewicht bij de verwerver

27 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie MAAND M (maand van de prestaties) MAAND M+1 MAAND M+2 1e1e Maandelijkse afsluiting gegevens (gebaseerd op de leveringsdatum bij de verwerver/sorteercentrum) 5 e werkdag (‘s avonds) Leveringen van maand M Alle materialen geleverd bij verwerver/sorteercentrum tussen de 1ste en de 31ste van maand M 31 e =

28 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie Wat gebeurt er op het ogenblik van de maandelijkse afsluiting van de gegevens ?  De ophaler stuurt de Livcol.bonnen en de weegbonnen naar de IC (behalve bij tegenstrijdig bericht door de IC)  Vanaf de 6de werkdag ‘s morgens  rapporten van maand M zijn beschikbaar op de centrale applicatie  Rapporten met de lijst van de leveringen  De ophaler maakt zijn factuur op  gebaseerd op de gegevens in de rapporten  Tenzij er gegevens ontbreken (inclusief deze in te geven door de ophaler), of in het geval van geblokkeerde leveringen  Validatie van de gegevens door de IC

29 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie MAAND M (maand van de prestaties) MAAND M+1 MAAND M+2 1e1e Maandelijkse afsluiting gegevens (gebaseerd op de leveringsdatum bij de verwerver/sorteercentrum) 5 e werkdag (‘s avonds) Leveringen maand M 31e Globale validatie van de gegevens door de IC 21 e Validatie fac- turen door IC Opmaak facturen door operatoren (5d.) 21 e dag: gegevens gevalideerd door de IC (normale procedure)

30 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie Enkele richtlijnen m.b.t. de facturatie van de ophalingen Maak in de mate van het mogelijke slechts één factuur op per maand en per project:  Voor het geheel van alle activiteiten van ophaling en sortering van PMD (indien de ophaler ook sorteercentrum is voor het beschouwd project )  Dat wil zeggen, omvattend alle fracties, alle types van ophaling en alle types van prestaties te factureren (evenals de prestaties aan vaste prijs en deze aan variabele prijs (per ton)).  Een voorbeeld van een schuldvordering die bij de factuur gevoegd wordt, is uitgewerkt in de procedure ophaler

31 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie MAAND M (maand van de prestaties) MAAND M+1 MAAND M+2 1e1e Maandelijkse afsluiting gegevens (gebaseerd op de leveringsdatum bij de verwerver/sorteercentrum) 5 e werkdag (‘s avonds) Leveringen maand M 31 e Globale validatie van de gegevens door de IC 21 e dag Validatie facturen door IC Opmaak facturen door operatoren (5d.) 21 e dag: gevalideerde gegevens door de IC (normale procedure) Definitieve validatie van de gegevens door de IC en FOST Plus indien dit nog niet gebeurd is 1e1e Validatie van de facturen door FOST Plus Versturen van de facturen door de IC naar FOST Plus 1e1e

32 Enkele raadgevingen voor de invoegetreding van het nieuwe systeem  Respecteren van de procedures  Deze zullen beschikbaar zijn op de website van FOST Plus  Om dit werk te vergemakkelijken is een samenvattende tabel uitgewerkt op het einde van elke procedure (voorbeeld op volgende pagina)  De performantie van het nieuwe systeem zal sterk afhankelijk zijn van de goede medewerking van de partners  Het is dus bijzonder belangrijk dat iedereen:  zijn rol in acht neemt en de taken uitvoert die hem opgelegd zijn  de termijnen respecteert  De helpdesk staat te uwer beschikking bij problemen

33 Enkele raadgevingen voor de invoegetreding Uittreksel uit een samenvattend overzicht van een procedure Termijnen Speciale gevallen (de meest voorkomende) Vereenvoudigd weergegeven


Download ppt "Volledige procedure beschikbaar op de FOST Plus site : www.fostplus.be BIJLAGE G Procedure ophalers Vereenvoudigde versie."

Verwante presentaties


Ads door Google