Inhoud Algemene voorstelling van de procedures

Presentatie over: "Inhoud Algemene voorstelling van de procedures"— Transcript van de presentatie:

0 BIJLAGE G Procedure ophalers Vereenvoudigde versie
Volledige procedure beschikbaar op de FOST Plus site :

1 Inhoud Algemene voorstelling van de procedures
Procedure ophaler : Inventaris van de materiaalstromen Ingeven en lokale validatie van de gegevens Algemeen geval Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Overslagstation dat behoort tot de ophaler Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie Enkele raadgevingen voor de invoegetreding van het nieuwe systeem

2 Algemene voorstelling van de procedures Belangrijke punten in de procedures
Uitleg aangaande de werking van het nieuwe systeem Beschrijving van de rol en de verantwoordelijkheden van de partners (per type) Definitie van de te respecteren termijnen (gedetailleerd) Definitie van de nieuwe gegevens (voor alle gevallen) Behandeling van de speciale gevallen en uitzonderingen (de meest voorkomende) die kunnen voorkomen Overzicht van de rapportering

3 Algemene voorstelling van de procedures Voorstelling van de verschillende procedures
Procedure « Ophaler » Opmerking : Specifieke opleidingsessies zijn voorzien voor het beheer van glas Procedure « Sorteercentrum » Verwerver P-K en glas Verwervers PMD (behalve metalen) : PMD in balen Verwerver van metalen (aluminium en staal in containers) Intercommunales IVCIE (rapporteringsbehoeften) Opmerking : indien een partner meerdere rollen heeft, dan is elke procedure verbonden aan de verschillende rollen van toepassing Bijvoorbeeld: een IC die ook een ophaler is

4 Procedure ophaler Inventaris van de materiaalstromen
In de procedures, start men met een inventaris van de materiaalstromen Daarna, behandeling van elke materiaalstroom (te beginnen met de algemene gevallen) Verwerver Ophaler Overslag-station van de ophaler 2 1 Overslag-station van een derde 3

5 Procedure ophaler Inventaris van de materiaalstromen
Sorteercentrum Ophaler Overslag-station van de ophaler 5 4 Overslag-station van een derde 6 Overslagstation van sorteercentrum Opmerking : De PMD levering naar het sorteercentrum word op een analoge manier behandeld als het vorige geval (levering van P-K of glas naar de verwerver)

6 Ingeven en lokale validatie van de gegevens
Uitgewerkt voorbeeld : Flow 1 : levering van P-K aan de verwerver (algemeen geval, zonder overslagstation) Flow 2 : Via een overslagstation die behoort tot de ophaler Verwerver Ophaler 1 2 Ophaler Overslag-station van de ophaler 3 Ophaler Overslag-station van een derde

7 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Basisprincipes
Ophaler Verwerver Weging van het materiaal Ingeven van de gegevens Afdruk van een Livcol.bon 2 Validatie toevoeging gegevens van ophaling Overdracht van de gegevens Materiaal levering 1 4 3 Overdracht van de gegevens Centrale Applicatie (provider) Termijnen : Ingeven en lokale validatie van de gegevens (door de 2 partijen) binnen de 5 werkdagen

8 Centrale applicatie (provider) Interne applicatie bij FOST Plus
Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overzicht van de applicaties Ophaler Verwerver Centrale applicatie : Validatie en verrijking van de gegevens (« on-line ») Decentrale applicatie (nieuwe ProFOST) : « off-line » ingeven van de gegevens Upload van de gegevens: automatisch INTERNET Haalt op, bewaart en stelt de gegevens ter beschikking van de tegenpartij Stelt rapporten ter beschikking van de partners Centrale applicatie (provider) Interne applicatie bij FOST Plus

9 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Bij de verwerver
Ophaler Verwerver Levering P-K : dag D  P-K Weeg-brug  De chauffeur vertrekt met 1 ex. van de Livcol.bon en met de weegbonnen Livcol.bon Alle weegbonnen van de levering Manuele behandeling Afdrukken LIVCOL.BON (2 ex.) + ondertekening door de 2 partijen Ingave van de gegevens van de weegbonnen in de decentrale applicatie Livcol.bon De verwerver bewaart 1 ex. van de Livcol.bon + kopij van de weegbonnen Validatie van de gegevens door de verwerver (hetzij tijdens de ingave, hetzij erna) Ten laatste op het einde van de dag D+1 Centrale applicatie (provider) 

10 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Nieuwe Livcol
Ingeven en lokale validatie van de gegevens Nieuwe Livcol.bon : principes Principes van de nieuwe Livcol.bon Elektronisch document (afgedrukt m.b.v. de nieuwe applicatie, tenzij bij problemen) 2 types LIVCOL.BON : Livcol.bon « IN » : alle stromen, behalve de uitgaande stromen uit het sorteercentrum Livcol.bon « OUT » : de uitgaande stromen uit het sorteercentrum Normaliter Eén LIVCOL.BON per levering (1 LIVCOL.BON  1 of meerdere weegbonnen) Uitzonderingen (Livcol.bon IN) : DUO camion, en glasvervoer : 1 Livcol.bon per container Uniek nummer (automatisch toegekend door de applicatie) Wanneer de Livcol.bon afgedrukt is, moet hij getekend worden door de twee partijen en gedurende 5 jaar worden bewaard.  Identificatienummer van de partner  Geeft aan of het gaat om een automatische of een manuele LIVCOL.BON  Identificatienummer van de LIVCOL.BON (jaar (2 cijfers) + volgnummer (5 cijfers))  Versienummer (voor correcties)  Controlecode (Check Digit) – – – CD      Wijze waarop het nummer van de Livcol.bon is samengesteld

11 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Nieuwe Livcol
Ingeven en lokale validatie van de gegevens Nieuwe Livcol.bon : voorbeeld

12 Centrale applicatie (provider)
Ingeven en lokale validatie van de gegevens Validatie en verrijking van de gegevens door de ophaler Ophaler Controle van de gegevens Bij fouten  vraag tot correctie Indien OK, verrijking van de gegevens door de ophaler (gegevens verbonden aan de ophaling) Gegevens m.b.t. de fractie en het type ophaling In het geval van bijvoorbeeld een ophaling van P-K in containerparken bestaan de te coderen gegevens uit Code ophaling, datum afhaling materiaal in park, naam v/h park, type container, veld gereserveerd voor de ophaler (facultatief) Te respecteren termijn : max dag D+5, ‘s avonds. Hierna worden de gegevens automatisch gevalideerd De ophaler heeft geen mogelijkheid meer om een correctie aan te vragen  D+5: Gegevens gecodeerd door de ophaler   Ophalen gege- vens verwerver Centrale applicatie (provider)

13 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Samenvatting termijnen
TE RESPECTEREN TERMIJNEN DOOR DE OPHALER EN DE VERWERVER Weging Werkdagen De ophaler controleert en verrijkt de gegevens Eventuele vraag tot correctie door de ophaler De verwerver heeft niet meer de mogelijkheid om een correctie aan te vragen Eventuele vraag tot correctie door de verwerver D D+1 D+2 D+3 D+4 D+5 D+6 D+7 De ophaler heeft niet meer de mogelijkheid om een correctie aan te vragen Akkoord van de verwerver m.b.t. aangevraagde correctie Opmerking : deze deadlines zijn vast en hangen niet af van het moment waarop de partner reageert

14 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Bijkomende informatie
Termijnen voor de verrijking van de gegevens door de ophaler Normaliter tot dag D+5 ‘s avonds Mogelijkheid (in uitzonderlijk situatie) voor de ophaler om zijn gegevens later in te geven (tot de maandelijkse afsluiting) De deadlines worden nooit aangepast voor een bepaalde levering (zelfs niet bij een technisch probleem) In geval van overschrijding van de termijnen naar aanleiding van een technisch probleem of andere redenen die FOST Plus als “geldig” beschouwt  FOST Plus behoudt de mogelijkheid om de correctie uit te voeren FOST Plus zal een voorstel van correctie voorleggen aan de 2 partners Nadat FOST Plus dit akkoord van de 2 partijen schriftelijk ontvangen heeft, kan FOST Plus deze correctie rechtstreeks uitvoeren in de centrale applicatie Voor alle leveringen is een tekstveld voorzien, aan FOST Plus voorbehouden, waardoor een door FOST Plus gerechtvaardigde correctie kan uitgevoerd worden FOST Plus zal de betrokken partners verwittigen nadat de correctie uitgevoerd is. Als een correctie aangevraagd is  geen automatische validatie als de tegenpartij niet binnen de voorziene termijnen reageert

15 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Voorstelling van de voornaamste speciale gevallen
Ophaler Verwerver/Sorteercentrum Spec. geval n°8  Ophalen gegevens verwerver Ophalen van de gegevens + codering van de gegevens eigen aan de ophaling Spec. geval n°1 Levering P-K : dag D  P-K Weeg-brug  Livcol.bon Spec. geval n°2 Of manueel Automatische overdracht Ingave van de gegevens in het nieuwe systeem Spec. geval n°4 Spec. geval n°3 Afdrukken + onder-tekening Livcol.bon Aanvraag tot correctie  D+5: Gegevens gecodeerd door ophaler  Centrale applicatie (provider) max D+1 : Overdracht gegevens  Spec. geval n°7 Spec. geval n°5 Spec. geval n°6

16 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Uitgewerkte gevallen
Probleem ter hoogte van de PC van de verwerver/sorteercentrum waarop de decentrale applicatie geïnstalleerd is  gebruik van de manuele LIVCOL.BON Het afdrukken van de LIVCOL.BON is niet mogelijk  gebruik van de blanco LIVCOL.BON Aanvragen tot correctie De andere speciale gevallen zijn uitgewerkt in de procedure Ophaler

17 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Probleem met het ingeven van de gegevens
Wat doen in het geval er een probleem ter hoogte van de PC van de verwerver/sorteercentrum waarop de decentrale applicatie geïnstalleerd is ? (het is onmogelijk de gegevens in te geven bij de levering van de materialen) Gebruik van een manuele LIVCOL.BON: Livcol.bon waarop het nummer van de bon & de geadresseerde reeds voorgedrukt zijn Dit document moet op voorhand reeds afgedrukt zijn door de verwerver / sorteercentrum vanuit de decentrale applicatie Een reserve aan documenten voor minstens 1 produktieweek moet steeds bij de partner beschikbaar zijn Men herkent een manuele LIVCOL.BON aan het nummer:  Identificatienummer van de partner  Geeft aan of het gaat om een automatische of een manuele LIVCOL.BON  Identificatienummer van de LIVCOL.BON (jaar (2 cijfers) + volgnummer (5 cijfers))  Versienummer (voor correcties)  Controlecode (Check Digit) – – – CD     

18 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Probleem met het ingeven van de gegevens
Te volgen procedure: De verwerver / sorteercentrum licht de Helpdesk van FOST Plus in over het gebruik van manuele LIVCOL.BONNEN (Manueel) vervolledigen van de manuele LIVCOL.BON met de gegevens van de levering Copiëren van zowel de LIVCOL.BON als de weegbonnen  de ophaler neemt een exemplaar van deze documenten met zich mee Eens het probleem opgelost is  De verwerver / sorteercentrum brengt de Helpdesk van FOST Plus en de ophaler op de hoogte dat het probleem opgelost is De manuele LIVCOL.BONNEN worden zo snel mogelijk door de verwerver / sorteercentrum ingegeven

19 Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Livcol
Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Livcol.bon afdrukken is niet mogelijk Alle gegevens zijn ingevuld in het systeem, maar de LIVCOL.BON kan niet afgedrukt worden Aanbevolen oplossing  LIVCOL.BON afdrukken via een andere printer De LIVCOL.BON wordt afgedrukt op de printer die als default aangeduid staat in het besturingssysteem  het is echter mogelijk om tijdelijk deze instelling te wijzigen en een andere printer te kiezen. Wanneer dit niet kan, moet een blanco LIVCOL.BON gebruikt worden (voorradig bij de partner) = LIVCOL.BON zonder één enkel voorgedrukt gegeven (zonder nummer) Overnemen van de gegevens van het scherm op de blanco LIVCOL.BON Alle gegevens, ook het nummer van de LIVCOL.BON Vermelden van het probleem in het veld « opmerkingen » van de LIVCOL.BON Copiëren van zowel de LIVCOL.BON als de weegbonnen  de ophaler neemt een exemplaar van deze documenten met zich mee

20 Afdruk nieuwe versie Livcol.bon Doorge-voerde correctie
Behandeling van de voornaamste speciale gevallen Correctie aangevraagd door ophaler Ophaler Verwerver/Sorteercentrum Afdruk nieuwe versie Livcol.bon Doorge-voerde correctie OK ? Ontvangst correctiedossier Vaststellen van een fout tijdens validatie gegevens Oplossing van het geschil: tussenkomst van de IC en van FOST Plus Weigering ? Opening van een dossier met voorstel tot correctie correctiedossier wordt verstuurd Centrale applicatie (provider)

21 Oorspronkelijke Livcol.bon
Gecorrigeerde Livcol.bon Nieuwe versie Nieuw materiaal

22 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler
Uitgewerkt voorbeeld : levering van P-K aan de verwerver met een overslagstation dat behoort tot de ophaler Verwerver Ophaler 1 2 Ophaler Overslag-station van de ophaler 3 Ophaler Overslag-station van een derde

23 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler
2 gegevensstromen Stroom ophaler  overslagstation Stroom overslagstation  verwerver Aanbevolen procedure voor het ingeven en valideren van de gegevens De decentrale applicatie is geïnstalleerd in het overslagstation Weging van de materialen, ingeven van de gegevens en opmaak van de LIVCOL.BON in het overslagstation Validatie en aanvullen van de gegevens: Ofwel in het overslagstation Ofwel bij de ophaler  Een decentrale applicatie moet daar dan wel geïnstalleerd zijn Termijn: 5 werkdagen Andere mogelijkheid: ingeven van de gegevens en validatie bij de ophaler Eén decentrale applicatie moet geïnstalleerd zijn bij de ophaler Werken met manuele LIVCOL.BONNEN Vervolledigen (manueel) op het ogenblik van de weging van de materialen in het station Het ingeven (en de validatie) van de gegevens gebeurt bij de ophaler Verwerver Ophaler Station van de ophaler 2

24 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler
Stroom overslagstation  verwerver Weging van de materialen, ingeven van de gegevens en opmaak van de LIVCOL.BON bij de verwerver Validatie van de gegevens: In principe gebruik makend van de PC van het overslagstation Enkel indien het station geen decentrale applicatie heeft  validatie met behulp van de decentrale applicatie van de ophaler Termijn : 5 werkdagen Verwerver Ophaler Station van de ophaler 2

25 Ingeven en lokale validatie van de gegevens Overslagstation dat behoort tot de ophaler
Opvolging van de stock in het overslagstation Maandelijks overzicht Gespecificeerd per project en per materiaal Automatisch berekend door de applicatie op basis van de gegevens aangaande de inkomende en uitgaande flows en de stock op het einde van de vorige maand Enkel « revaluatie » wordt manueel ingevuld na overleg en akkoord van FOST Plus Maandelijkse afsluiting van de gegevens 5 de werkdag maand M+1 Gegevens van de wegingen in het overslagstation gebruikt om verdeelsleutel te bepalen (% per gemeente,…) Het gewicht dat telt is steeds het geregistreerde gewicht bij de verwerver

26 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie
Alle materialen geleverd bij verwerver/sorteercentrum tussen de 1ste en de 31ste van maand M = Maandelijkse afsluiting gegevens (gebaseerd op de leveringsdatum bij de verwerver/sorteercentrum) Leveringen van maand M 1e 31e 5e werkdag (‘s avonds) MAAND M (maand van de prestaties) MAAND M+1 MAAND M+2

27 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie
Wat gebeurt er op het ogenblik van de maandelijkse afsluiting van de gegevens ? De ophaler stuurt de Livcol.bonnen en de weegbonnen naar de IC (behalve bij tegenstrijdig bericht door de IC) Vanaf de 6de werkdag ‘s morgens  rapporten van maand M zijn beschikbaar op de centrale applicatie Rapporten met de lijst van de leveringen De ophaler maakt zijn factuur op  gebaseerd op de gegevens in de rapporten Tenzij er gegevens ontbreken (inclusief deze in te geven door de ophaler), of in het geval van geblokkeerde leveringen Validatie van de gegevens door de IC

28 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie
Globale validatie van de gegevens door de IC 21e Validatie fac-turen door IC Opmaak facturen door operatoren (5d.) 21e dag: gegevens gevalideerd door de IC (normale procedure) Maandelijkse afsluiting gegevens (gebaseerd op de leveringsdatum bij de verwerver/sorteercentrum) Leveringen maand M 1e 31e 5e werkdag (‘s avonds) MAAND M (maand van de prestaties) MAAND M+1 MAAND M+2

29 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie Enkele richtlijnen m.b.t. de facturatie van de ophalingen Maak in de mate van het mogelijke slechts één factuur op per maand en per project: Voor het geheel van alle activiteiten van ophaling en sortering van PMD (indien de ophaler ook sorteercentrum is voor het beschouwd project ) Dat wil zeggen, omvattend alle fracties, alle types van ophaling en alle types van prestaties te factureren (evenals de prestaties aan vaste prijs en deze aan variabele prijs (per ton)). Een voorbeeld van een schuldvordering die bij de factuur gevoegd wordt, is uitgewerkt in de procedure ophaler

30 Maandelijkse afsluiting van de gegevens en facturatie
21e dag: gevalideerde gegevens door de IC (normale procedure) Maandelijkse afsluiting gegevens (gebaseerd op de leveringsdatum bij de verwerver/sorteercentrum) Definitieve validatie van de gegevens door de IC en FOST Plus indien dit nog niet gebeurd is 1e Validatie van de facturen door FOST Plus Versturen van de facturen door de IC naar FOST Plus Leveringen maand M Globale validatie van de gegevens door de IC Opmaak facturen door operatoren (5d.) Validatie facturen door IC 1e 31e 5e werkdag (‘s avonds) 21e dag MAAND M (maand van de prestaties) MAAND M+1 MAAND M+2

31 Enkele raadgevingen voor de invoegetreding van het nieuwe systeem
Respecteren van de procedures Deze zullen beschikbaar zijn op de website van FOST Plus Om dit werk te vergemakkelijken is een samenvattende tabel uitgewerkt op het einde van elke procedure (voorbeeld op volgende pagina) De performantie van het nieuwe systeem zal sterk afhankelijk zijn van de goede medewerking van de partners  Het is dus bijzonder belangrijk dat iedereen: zijn rol in acht neemt en de taken uitvoert die hem opgelegd zijn de termijnen respecteert De helpdesk staat te uwer beschikking bij problemen

32 Speciale gevallen (de meest voorkomende) Vereenvoudigd weergegeven
Enkele raadgevingen voor de invoegetreding Uittreksel uit een samenvattend overzicht van een procedure Termijnen Speciale gevallen (de meest voorkomende) Vereenvoudigd weergegeven