De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob Hop 30 januari 2015.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob Hop 30 januari 2015."— Transcript van de presentatie:

1 Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob Hop 30 januari 2015

2 Onderwerpen Voorwerk Vaststellen prioriteiten Pilot voorstel Pilot Uitvoeren Opbrengsten delen Vervolgtraject

3 Voorwerk DSP Basissselectiedocument Processen mappen Systemen in kaart brengen Prioriteren van onderwerpen Plan van aanpak

4 Leeromgeving Leerlingvolgsysteem Student-gegevensbeheer Kernregistratie deelnemers Processen Functionaliteit AanmeldenInschrijven Kernregistratie deelnemersLeerlingvolgsysteemRapportagePortfolio Documentmanagement Archief Digitaal doorstroom- dossier Architectuur Documentmanagement Aventus Beheren studentgegevens uitschrijven Opleiden Toetsen / Examineren Diplomeren Inschrijvings- bescheiden/a anmelding Legitimatie Onderwijs- overeenkomst Verklaring derdengelden Besluit schorsing Besluit verwijdering BPVO Proces verbaal Corr. B&W in/uitschrijving Corr. B&W leerovereenkomst Bewijs uitschrijving Corr. DUO Papier EduArte KRD Vrijstelling Toets en resultaten- overzicht Corsa Examen- reglement Instellings- document examen- commissie Benoeming examen- commisssie Benoeming commissie van beroep Instellings- document commissie van beroep Examenprotocol Beroepschrift Corr. Overdracht examinatie Diploma Cijferlijst Certificaat EduArte KRD Fileshare Corsa Learning4U Traject- planner Samenwerken: Chinese interfaces tussen afdeling OI -> STA Procesbewaking: -> proces niet gevolgd (wel uitschrijving bv) Procesbewaking: -> proces niet gevolgd (wel uitschrijving bv) Procesbewaking: ontbrekende resultaten Kwaliteitsregistrati es van Q- onderzoeken weer opslaan? Examinering: examendossier -> wettelijke eisen -> procesbewaking Examinering: examendossier -> wettelijke eisen -> procesbewaking Procesbewaking -> dubbel werk -> geen logische opvolging Procesbewaking -> dubbel werk -> geen logische opvolging Examinering: examenproducten -> wettelijke eisen -> vindbaar Examinering: examenproducten -> wettelijke eisen -> vindbaar Wettelijke eisen BPV -> STA Wettelijke eisen BPV -> STA Examinering: -> verschillende typen doc samen bewaren in dossier: harcopy/video/ Word/product Examinering: -> verschillende typen doc samen bewaren in dossier: harcopy/video/ Word/product Procesbewaking: Assessment is een zooitje Workflow te rigide voor samenwerken Beschikbaarheid: toegankelijkheid documenten tbv Q- onderzoeken Nu decentraal/sectoren Beschikbaarheid: toegankelijkheid documenten tbv Q- onderzoeken Nu decentraal/sectoren Vindplaats -Examenplannen -Opleidingsgidsen -Etc. Vindplaats -Examenplannen -Opleidingsgidsen -Etc. Veiligheid examens/toetsen (ontwikkeling)

5 Uitkomsten voorfase 1.Alles digitaal 2.Ordeningsafspraken voor heel Aventus gelijk (elke sector) -> Liefst geautomatiseerd op basis van type 3.Niet meer dan 3 metadateringsvelden handmatig vullen 4.Alles waar wettelijke eisen aan gesteld worden, komen in sterk gestructureerd DMS -> kan in primair systeem als dat voldoet 5. Documenten waaraan samengewerkt wordt, komen in Trefpunt

6 Plan vaan aanpak 1.Examendocumenten 2.Managementdocumenten

7 Pilot opstellen 1.Klein 2.Pilot 3.Alle betrokenen die samen uitvoeren 3.Verschillende opleidingen 4.Betrokkenheid E&E 5.Werkwijze en opbrengsten 6.Pilot plannen

8 Proces examineren Kaders stellen Construeren en vaststellen Leren Examineren Diplomeren Uit ‘Verantwoordelijkheden en bevoegdheden’ 1.Jaarkalender procesbeschrijvingen (Excel) 2.Agenda sectorale examencommissie 3.Notulen sectorale examencommissie 4.Agenda subexamencommissie

9 Subproces ‘Examineren’ 1.Advies inhuur of zelf uitvoeren examinering 2.Besluit inhuur of zelf uitvoeren examinering 3.Opdracht tot inhuur of opdracht tot selectie medewerkers 1.Jaarplanning examenfaciliteiten 2.Examenrooster 3.Afgenomen examenonderdeel 4.Ingevuld proces verbaal 5.Formulier toezegging extra toets faciliteiten 1.Beoordeeld examenonderdeel 2.Vastgestelde beoordeling 1.Geregistreerd examenresultaat 2.Invoeropdracht 3.Examendossier 1.Examenplan 2.Examenopdrachten 3.Ingevulde beoordelingsformulieren 4.Gemaakt werk 4.Overzichtsrapportage 5.Formulier inzage examen 1.Ingevulde evaluatieformulieren examenkwaliteit 2.EES enquete

10 Proces en documenten ProcesDocumentVerantwoordelijk Kaders stellen Checklist examenplan Examenplan Secretaris examinering Lid subexamencommissie Construeren en vaststellen Notulen sectorale examencommissie Notulen subexamencommissie Examenproducten digitaal Vaststellingsformulier examenproducten Secretaris examinering Lid subexamencommissie Examineren Proces verbaal Invoeropdracht Beoordelingsformulier Gemaakt werk inclusief beoordeling Mederwerker studentenservice Voorzitter subexamencommissie DiplomerenVaststellingsformulier t.b.v. diplomering Formulier vrijstelling Kopie diploma + resultatenoverzicht Medewerker studentenservice Voorzitter subexamencommissie

11 Document Documenttype: Ingevulde checklistEigenaar: Subexamencommissie Bestandstype:.docWettelijke eisen: - Proces: Kaders stellenAfhankelijkheden document: Subproces: Opstellen examenplanFormat: zie handboek DM per fase Verantwoordelijk voor opslag Toegankelijk voor Concept: SharePoint Subexamencommissiesubexamencommissie Definitief: SharePoint SubexamencommissieSectorale examencommissie Vastgesteld: SharePoint (read-only) SubexamencommissieKwaliteitsmedewerker, examencommissie MetadataveldenTaxonomie Examenplan, CREBO, cohort, leerweg

12 Opleidingen Onderwijsassistent Monteur werktuigkundige installaties Verkoper reizen

13 Teams Het pilotteam bestaat per opleiding uit: Secretaris examinering Voorzitter subexamencommissie (teammanager) Lid van de subexamencommissie Medewerker studentenservice Begeleiding

14 Aanpak Twee dagdelen Bestaande dossiers Aanwezige documenten Geen vervanging

15 Uitvoering en planning Mondeling commitment Agendadruk Communicatie tussen Team en STS

16 Uitvoering Aanlevering van documenten Scannen Metadateren Werkbaarheid

17 Uitvoering Werken met sjablonen Metadatering Inrichting Autorisatie Werkbaarheid

18 Bevindingen –Processen rond Sharepoint Sjablonen Metadatering Inrichting Autorisatie Werkbaarheid –Processen rond Corsa Aanlevering van documenten Scannen Metadateren Werkbaarheid

19 Bevindingen Sharepoint Geen complexe autorisaties, maar verschillende bibliotheken –Per team, twee bibliotheken Concept en definitieve versies, schrijfrechten voor alle auteurs Vastgestelde versies, schrijfrechten voor zeer beperkt aantal gebruikers, leesrechten voor iedereen

20 Examendossier en samenwerking teams - STS Gemaakt werk Examen dossier Examen resultaten Verantwoordelijkheid team Verantwoordelijkheid STS Bewaren tot vaststelling diploma Bewaren tot 1,5 jaar na diplomering Bewaren tot 30 jaar na diplomering Examenresultaten (beoordelingsformulieren) Digitaliseren

21 Aanbevelingen Examendocumenten in Sharepoint Gemaakt werk bij de teams Beoordelingsformulieren loskoppelen van gemaakt werk Beoordelingsformulieren digitaaal Resultaten invoieren door docenten

22 Hoe nu verder? ………


Download ppt "Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob Hop 30 januari 2015."

Verwante presentaties


Ads door Google