De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis 16 maart 2010, Woerden.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis 16 maart 2010, Woerden."— Transcript van de presentatie:

1 Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis 16 maart 2010, Woerden

2 2 Agenda l Denkkader voor documentbeheer l De rol van het DSP l Toepasbaarheid bij ROC’s

3 3 Uitdagingen l Trends l Informatie wordt een steeds belangrijker bedrijfsasset l Groeiende maatschappelijke verantwoording geeft grotere druk op informatievoorziening l De uitdaging De kloof tussen analoge en digitale documentvoorziening dichten met gewaarborgde continuïteit en een juiste balans tussen kosten en baten Archiveren is meer dan documenten bewaren

4 4 Stappen in plaats- en tijdonafhankelijk werken  Digitaal archief  Digitaal dossier  Digitale routering (workflow) Digitaleflow  Alleen digitale opslag  Scannen vooral aan eind proces Digitaal archief   Papierarm werken  Scannen aan het begin van proces  Digitaal ‘geboren’ documenten Digitaal dossier  Alleen digitale opslag  Scannen vooral aan eind proces Digitaal archief  Alleen digitale opslag  Scannen vooral aan eind proces Digitaal archief   Papierarm werken  Scannen aan het begin van proces  Digitaal ‘geboren’ documenten Digitaal dossier  Ordening  Inhoudelijk beheer Basis  Ordening  Inhoudelijk beheer Basis  Alleen digitale opslag  Scannen vooral aan eind proces Digitaal archief   Papierarm werken  Scannen aan het begin van proces  Digitaal ‘geboren’ documenten Digitaal dossier  Ordening  Inhoudelijk beheer Basis  Digitaal archief  Digitaal dossier  Digitale routering (workflow) Digitaleflow  Ketenintegratie  Kennismgt.  Portals  ………. Digitaalwerken Niveau C NiveauD  Ordening  Inhoudelijk beheer Basis  Ordening  Inhoudelijk beheer Basis DIV-Ambitietrapmodel NiveauE Niveau B Niveau A

5 5 visie op document management kennis en vaardigheden programmatuur / content draagvlak document beheer Vier in balans

6 6 De document levenscyclus: Het document wordt een record Het record is geboren! Beheer Organisatie Wettelijke regels Regelgeving Overeenkomst Business Rules Autorisatie Opslag & Beheer Retentie Vernietiging Tijd Activiteit Definitief, Classificeren volgens DSP Actieve Distributie & Gebruik Document Creatie Archivistische/ Historische waarde Teopassen retentie afspraken of Beheer Auteur Samenwerking Metadata Workflow gestuurd creatiebeheer/gebruik digitaaldigitaal/fysiek Opslaan/Overbrengen SharePoint BCT Decos Circle TRIM

7 7 Document Services fasenplan Strategie op informatie-, documents- en records management. Bepalen van de positie over 5 tot 10 jaar Tactische richtlijnen over de manier waarop invulling wordt gegeven aan de strategie. Implementatie dienstverlening nadat middelen en inrichting zijn bepaald. Systemen en procedures kunnen los van elkaar worden geimplementeerd. Operationele invulling van activiteiten met betrekking tot de executie van de middelen en diensten voor de uitvoering. Visiedocument, Business Case, Verandermanagement (Mens, Proces, Technologie) Document Structuur Plan Procesmodellering, PID Systematieken,iteratieve onwikkeling, Prince II proj. mgt. Diensten, SLA, KPI’s 4. Operatie1. Strategie2. Tactiek3. Implementatie

8 8 Document Structuur Plan l Drijfveren voor een DSP: l Voldoen aan wet- en regelgeving l Het waarborgen van kennis en kwaliteit; l Het waarborgen van continuïteit; l Het optimaliseren van de logistiek en transport; l Het waarborgen van de rappelfunctie; l Het realiseren van een kosten reductie; l Het centraliseren van het archief.

9 9 Degelijke strategie   fysiek archief digitaal archief  Archief Protocol/ Documentair Structuur Plan

10 10 Inhoud DSP l ordeningsplannen opstellen l vernietigingslijsten opstellen l gestructureerde opslag

11 11 Vraagstukken waarin documentbeheer ondersteunend kan zijn l Deelnemersdossiers l Personeelsdossiers l Bekostigingsdossiers l Subsidieaanvragen l Postafhandeling l Doeltreffende archivering l ….. Vaak een combinatie van: l Dossiervorming l Afhandelen van een proces l Gerelateerd aan een primair systeem

12 12 Basisactiviteiten l Bepaal een ambitie (workshop) en stel een stappenplan op l Maak een DSP-op-maat l Faciliteer eenvoudige en doeltreffende digitaliseringsmogelijkheden l Hybride archivering blijft veelal gewenst; maak afspraken l Processen vormen de basis; plaats functie boven techniek

13 13 VRAGEN

14 14 Bij vragen kunt u contact opnemen met: l Joost van Bommel l Hans Océ-Nederland BV Brabantlaan 2 ‘s-Hertogenbosch T 073 –

15 15


Download ppt "Optimaliseren van de documenthuishouding Starten vanuit de basis 16 maart 2010, Woerden."

Verwante presentaties


Ads door Google