De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Structuurplannen Opfrisser. 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie Documentaire neerslag als gevolg van het handelen van.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Structuurplannen Opfrisser. 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie Documentaire neerslag als gevolg van het handelen van."— Transcript van de presentatie:

1 Structuurplannen Opfrisser

2 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie Documentaire neerslag als gevolg van het handelen van personen of organisaties Betreft informatie die –te gebruiken is voor verantwoording en bewijs, –een relatie heeft met een (bedrijfs)proces –wordt gebruikt bij communicatie. Van ontstaan tot afstoten Een klein deel gaat naar een bewaarplaats (15%)‏

3 12 maart 2008SOD Structuurplannen3 Structuurplan Benamingen –Overzicht –Documentair Structuurplan –Structuurplan informatiebeheer –Bedrijfsencyclopedie Onderdeel van de activiteit registreren –Levert informatie op proces / systeemniveau over Waarderen Beschikbaarstellen Bewaren Classificatie Bevat metadata en contextinformatie

4 12 maart 2008SOD Structuurplannen4 Beelden

5 12 maart 2008SOD Structuurplannen5 Definitie Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt. een presentatie van de actuele situatie van het informatiebeheer niet een plan waarin staat wat een organisatie voornemens is te doen op het terrein van informatiebeheer.

6 12 maart 2008SOD Structuurplannen6 Gedacht resultaat

7 12 maart 2008SOD Structuurplannen7 Doel Permanent actueel overzicht van het beheer van informatie ten behoeve van –Garanties omtrent tijdige beschikbaarheid –Garanties omtrent betrouwbaarheid –Inzicht in de volledigheid –Het beheer en behoud

8 12 maart 2008SOD Structuurplannen8 Waarom 1 Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten –wat de status is –wat de reden van de aanwezigheid –welke afspraken er gelden

9 12 maart 2008SOD Structuurplannen9 Waarom 2 Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten –van welke taak / proces / product het een onderdeel is –wie ervoor verantwoordelijk zijn Bestuurders Proceseigenaar Informatiebeheerders

10 12 maart 2008SOD Structuurplannen10 Model

11 12 maart 2008SOD Structuurplannen11 Waarom 3 Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorisch belang (archiefwet) van elk object weten –wat de waarde en de bewaartermijnen zijn –waar het te vinden is –hoe het eruit ziet (technische kwaliteit)‏ –welke voorzieningen er (nodig) zijn voor beheer en behoud

12 12 maart 2008SOD Structuurplannen12 Centraal 1 Informatie-object –te beheren eenheid bestaande uit archiefbescheiden die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd. digitaal systeem 10 jarenblok serie bouwvergunningen personeelsdossiers

13 12 maart 2008SOD Structuurplannen13 Centraal 2 Handeling / proces / product –Samenbindend element Brug tussen analoog en digitaal –Context informatie Voor bepalen waarde en bewaartermijnen, verantwoordelijkheden en gebruik

14 12 maart 2008SOD Structuurplannen14 Plan

15 12 maart 2008SOD Structuurplannen15 Centraal 3 product / proces / handeling Gegevens (info-object)‏ Context: Verantwoordelijken Beleidsveld Taak Bewaarbelang Risico VIND-catalogus Beheer Verantwoordelijken Grondslag Vorm Code Bewaarbelang Standaarden Vindplaats bevat zijn de neerslag van worden gebruikt in

16 12 maart 2008SOD Structuurplannen16 Vastleggen gegevens Teksten en registratie –Zelf invulformulieren ontwerpen –Gebruik maken van kenniskaart –Zelf systeem ontwerpen –Systeem van anderen overnemen –Teksten in eenvoudige digitale structuur –CMS - content management systeem / Intranet –Records Management Applicatie (RMA)

17 12 maart 2008SOD Structuurplannen17 Context Bepaalt de betekenis die aan gegevens moet worden toegekend. Het geheel van relevante elementen in de omgeving van gegevens (archiefbescheiden) werkprocessen, producten actoren, medewerkers, informatiesystemen etc. Geeft de samenhang met andere gegevens De reden van bestaan, achtergrond, gezichtspunt

18 12 maart 2008SOD Structuurplannen18 Tussenproduct

19 12 maart 2008SOD Structuurplannen19 Archieffunctie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten die een organisatie in staat stelt archiefbescheiden te gebruiken, zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en in overeenstemming met wetgeving, normen en eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde. zij is autonoom

20 12 maart 2008SOD Structuurplannen20 Archiefsysteem Meer formele situatie waarmee het autonome proces gestalte krijgt Het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft. Specifiek informatiesysteem –Record keeping system

21 12 maart 2008SOD Structuurplannen21 Archieffunctie Archief systeem Verhoudingen 1 Structuurplan RMA/RMS

22 12 maart 2008SOD Structuurplannen22 Het product ?

23 12 maart 2008SOD Structuurplannen23 Verhoudingen 2 ISO Archiefwet Structuur- plan RMA (rms) REMANO (nen 2082) ‏ Systeem / blok / bestand Document (transactie)

24 12 maart 2008SOD Structuurplannen24 Test en controle

25 12 maart 2008SOD Structuurplannen25 Waarom standaarden Transparantie / controleerbaarheid Uniformiteit Vereenvoudiging beheer Beheerskosten Uitwisselbaarheid Vertikaal, Horizontaal, Door de tijd Op alle niveaus »Logisch / Technisch

26 12 maart 2008SOD Structuurplannen26 Standaarden Twee aspecten –Standaardisatie van het plan –Geen standaard voorhanden probeer wel aansluiting te houden op landelijke ontwikkelingen en modellen –Opnemen van standaarden in het structuurplan als onderdeel van afspraken –Logisch niveau –Technisch niveau

27 12 maart 2008SOD Structuurplannen27 Oplevering

28 12 maart 2008SOD Structuurplannen28 Doe maar gewoon –Verzameling of centrale registratie van meta-gegevens over de informatiehuishouding van een (overheids) organisatie. –Eigenlijk beschikt iedere DIV afdeling wel op een of andere manier over de vereiste gegevens (of weet het wel te vinden)‏ –De gegevens worden geplaatst in een bepaalde context (archieffunctie)‏ –Het is minder spannend of ingewikkeld als het in eerste instantie lijkt.

29 12 maart 2008SOD Structuurplannen29 Onderhoud en beheer

30 12 maart 2008SOD Structuurplannen30 ‘nieuwe methode’


Download ppt "Structuurplannen Opfrisser. 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie Documentaire neerslag als gevolg van het handelen van."

Verwante presentaties


Ads door Google