De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

INTERNE CONTROLE 11 oktober 2008 Van Havermaet – Groenweghe Bedrijfsrevisoren []

Verwante presentaties


Presentatie over: "INTERNE CONTROLE 11 oktober 2008 Van Havermaet – Groenweghe Bedrijfsrevisoren []"— Transcript van de presentatie:

1 INTERNE CONTROLE 11 oktober 2008 Van Havermaet – Groenweghe Bedrijfsrevisoren []

2 INHOUD 1.Woord vooraf 2.Inleiding 3.Interne controle Interne versus externe audit Soorten audit Belang van I.C. Interne controle volgens COSO 4.Algemeen kader voor auditing 5.Scheiding van functies soorten taken voorbeelden oplossing in kleinere ondernemingen

3 INHOUD./. 6.Praktische uitwerking 7.Aankoopcyclus 8.Verkoopcyclus 9.Productie- en voorraadcylus 10.Personeelscyclus 11.Investeringscyclus 12.Financiële cyclus 13.Aanpak beoordeling van de interne controle

4 Woord vooraf./. Het voorgaande dient gerealiseerd te worden binnen grenzen van aanvaardbare risico’s. Via de media stellen we vast dat dit jammer genoeg niet steeds het geval is met vaak dramatische gevolgen voor iedereen. Zowel interne als externe audit spelen hierdoor een steeds belangrijkere rol.

5 INLEIDING Controle “controle” is een algemeen begrip dat wordt gebruikt in diverse domeinen en waarvan tal van definities bestaan. 2 belangrijke dimensies van controle kunnen we onderscheiden : 1.het verzamelen van informatie om activiteiten te reguleren en/of bij te sturen met als doel een gewenst gevolg, toestand of actie te bereiken; 2.het installeren van processen waardoor een systeem haar intern gedrag aanpast als respons op veranderingen in de externe omgeving.

6 INTERNE CONTROLE er bestaan een hele reeks definities definitie van het I.I.A. (Institute of Internal Auditors) : interne controle omvat het organisatieplan en alle maatregelen en methodes die door een onderneming genomen worden om : 1.haar activa te beveiligen en fraude te voorkomen (Safeguarding of assets) 2.de naleving van de ondernemingsdoelstellingen, procedures, wetgeving, reglementen en afgesloten contracten te bewerkstelligen (Compliance with policies, plans, procedures, laws, regulations and contracts).

7 definitie volgens het COSO-rapport : Interne controle is een proces beïnvloed en uitgevoerd door de leiding van de onderneming, het management en het personeel, en ontworpen om redelijke zekerheid te bekomen ten aanzien van het bereiken van de volgende objectieven : 1.effectiviteit en efficiëntie van de operationele activiteiten 2.betrouwbaarheid van de financiële rapportering (intern en extern) 3.naleving van de wettelijke bepalingen en de regelgeving INTERNE CONTROLE./.

8 Interne versus externe audit Interne audit behoort tot het interne controlesysteem van de onderneming en kan aanzien worden als het sluitstuk van een degelijk opgezette I.C. De rechtstreekse supervisie door de hiërarchische meerderen, de administratieve organisatie en de financiële rapportering worden omschreven als controle-elementen van eerste orde. Interne audit wordt aangeduid als controle van tweede orde.

9 Externe audit behoort NIET tot het interne controlesysteem van de onderneming. Zij wordt uitgevoerd door van de onderneming onafhankelijke personen : –op contractuele basis of –overeenkomstig wettelijke bepalingen Hoewel er verschillende types externe controleurs zijn die diverse diensten aanbieden, vinden wij hier vnl. externe auditoren terug die een deskundig oordeel (verklaring) over de financiële staten van de onderneming afleveren. De externe controleur bij uitstek is de commissaris (bedrijfsrevisor). Interne versus externe audit./.

10 Vergelijkende tabel interne versus externe audit Criterium Interne audit Externe audit

11 Interne versus externe audit./. Criterium Interne audit Externe audit

12 Interne versus externe audit./. Criterium Interne audit Externe audit

13 Interne versus externe audit./. Criterium Interne audit Externe audit

14 Soorten audits Naar gelang de doelstelling kunnen volgende types van audits worden onderkend : financiële audit operationale audit overeenstemmingsaudit managementaudit computeraudit speciale onderzoeken (due diligence, fiscale audit, sociale audit, …)

15 Belang van I.C. 1.Operationele audit Hoewel de organisatie van de interne controle binnen de onderneming, de opvolging en de bijsturing ervan tot de verantwoordelijkheden van het management behoort, is de studie van de interne controle (of interne controlesysteem) het onderzoeksterrein van de operationele audit. Bedoeling is hier immers de adequaatheid en de effectieve toepassing in de praktijk te beoordelen.

16 Belang van I.C../. 2.Financiële audit Het onderzoeksterrein van de financiële audit zijn de boekhouding en de financiële staten, maar ook het administratief proces dat deze cijfers en staten dient op te leveren. Het eigenlijke controlewerk op deze cijfers kan heel anders worden gepland en uitgevoerd indien het systeem waarborgt dat alle en de juiste cijfers worden aangeleverd.

17 Interne Controle volgens COSO 1.Doelstellingen COSO-rapport –het management bijstaan bij de verbetering van hun intern controlesysteem –alle belangstellenden in interne controle een uniform en gemeenschappelijk referentiekader aanbieden

18 Interne Controle volgens COSO./. 2.Definitie van interne controle Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories : –effectiveness and efficiency of operations –reliability of financial reporting –compliance with applicable laws and regulations

19 Interne Controle volgens COSO./. 3.Concepten –een proces : continu –alle mensen –redelijke zekerheid –verwezenlijken van doelstellingen : 1.operations : werking/activiteiten 2.financial reporting : financiële verslaggeving 3.compliance : naleving wetten en reglementeringen

20 Interne Controle volgens COSO./. 4.Componenten van het I.C.-systeem Het interne controlesysteem bestaat uit 5 met elkaar in verband staande delen : 1.de controle-omgeving 2.de risico-beoordeling 3.de controlemaatregelen 4.informatie en communicatie 5.de controlebewaking.

21 Interne Controle volgens COSO./. 4.1.Controle-omgeving Algemeen fundament waarop de andere componenten zijn geënt bepaalt de algemene sfeer en de voorwaarden hoeksteen zijn de mensen effectiviteit kan nooit uitstijgen boven de integriteit en de ethische waarden v/d mensen (medewerkers) ethisch gedrag en de integriteit van het management zijn een product van de bedrijfscultuur het topmanagement speelt een sleutelrol in de vastlegging van de bedrijfscultuur Set the tone at the top !

22 Interne Controle volgens COSO./ Bepalende factoren 1.integriteit en ethische code –gedragscode 2.de juiste man op de juiste plaats –functiebeschrijvingen 3.Raad van Bestuur & Auditcomité –onafhankelijkheid –vergaderfrequentie –tijdige info

23 Interne Controle volgens COSO./. 4.Managementstijl –dynamisch – defensief –risicozoekend - risicomijdend 5.Organisatiestructuur –aangepastheid 6.Bevoegdheidsverdelingen –toewijzen van verantwoordelijkheden 7.HR-beleid –adequate procedures

24 Interne Controle volgens COSO./. 4.2.Risico-beoordeling risico’s op elk echelon wat is aanvaardbaar ? identificeren & evalueren risicobeoordeling ondernemingsdoelstellingen risicoanalyse management van veranderingsprocessen

25 Interne Controle volgens COSO./. 4.3.Controlemaatregelen Beleidsregels en procedures 3 types 1.operationele 2.financiële 3.wet-regelgeving soorten controleactiviteiten 1.accounting & administratieve controles 2.preventieve & repressieve controles

26 Interne Controle volgens COSO./. COSO 1.vergelijkend of analytisch nazicht 2.functioneel management 3.informatieverwerking 4.fysische controles 5.cijferbeoordelingen 6.functiescheidingen

27 Interne Controle volgens COSO./. 4.4.Informatie en communicatie info op elk niveau nodig aspecten 1.verzamelen benodigde interne en externe informatie 2.juiste informatie aan juiste mensen 3.voldoende middelen voor noodzakelijke informatiesystemenen communicatie is een onderdeel van het informatiesysteem zowel intern als extern informatiedragers

28 Interne Controle volgens COSO./. 4.5.Controlebewaking IC-systemen zijn dynamisch bewaking nodig 2 niveau’s 1.permanent 2.discontinu voorbeelden

29 Interne Controle volgens COSO./. 5.Beperkingen van het IC-systeem –relatieve zekerheid –beperkingen 1.beoordelingsfouten 2.break downs 3.management override 4.collusie 5.kosten-batenanalyse

30 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 1.Het auditproces Fase 1Planning Fase 2Uitvoering Fase 3Afsluiting Fase 4Opvolging

31 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 1.1.Planning Definiëren van de doelstelling en werkwijdte Risicobeoordeling Samenstelling van het auditteam Voorbereiding van het auditprogramma Materiële voorbereiding van de audit

32 1.1.1.Doelstellingen 9 algemene doelstellingen voor de getrouwheid van de financiële staten: algemene redelijkheid rechtmatigheid volledigheid eigendom waardering classificatie toerekening tot de juiste periode accuratesse openbaarmaking ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING

33 1.1.2.Risicobeoordeling inschatten van het auditrisico AR = IR x CR x DR waarbij AR = auditrisico IR = inherent risico CR = controle risico DR = detectie risico ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING

34 auditrisicomodel

35 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 2.Beschrijving en evaluatie van het ICS 2.1. Beschrijving 1.Studie ICS volgens de aanwezige bedrijfscycli : –aankoopcyclus –verkoopcyclus –voorraadcyclus –betalingscyclus –investeringscyclus –personeelscyclus 2.Procedurebeschrijvingen

36 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 2.2.Walk-through tests 2.3.Proceduretests

37 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING

38 De belangrijkste algemene internecontroledoelstellingen m.b.t. de boekhoudkundige registratie zijn : 1.de transacties worden uitgevoerd in overeenstemming met de door het management vastgelegde bevoegheidsverdelingen (rechtmatigheid); 2.de toegang tot de activa is vastgelegd in autorisatieprocedures (rechtmatigheid); 3.alle te registreren transacties moeten opgenomen zijn (volledigheid); 4.enkel de verrichtingen behorend tot het patrimonium van de onderneming orden geregistreerd (eigendom);

39 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 5.de registratie gebeurt voor de juiste waarde (juistheid); 6.de transacties worden tijdig en in de juiste periode in het informatiesysteem opgenomen (tijdigheid); 7.correcte opname in de sub-administraties (juistheid); 8.juiste classificatie van de transacties in de rekeningen (classificatie); 9.de boekhoudkundige informatie wordt geregeld vergeleken met de onderliggende inventarissen en evt. verschillen worden verantwoord (juistheid);

40 ALGEMEEN KADER VOOR AUDITING 2.4.Transactietests –overeenstemmingstransactietests –substantieve transactietests

41 SCHEIDING VAN FUNCTIES Soorten taken :  Er kunnen 4 soorten taken worden onderkend : Autorisatie of de beherende functie (A) Bewaren van activa (B) Registratie en rapportering (R) Controle procedures (C)

42 Voorbeeld : Scheiding van functies ActiviteitABRC Akkoord aankoopX Aankoop aankooporderX Ontvangst van de goederenX Ontvangst van de factuurX Verificatie van de factuurX Aanmaak betalingsvoorstelX Controle betalingsvoorstelX Uitvoeren van de betalingX Aanmaak en onderhoud stamgegevens leveranciers X

43 Voorbeeld (standard SAP) ActiviteitABRC Akkoord aankoopX Aankoop aankooporderX Ontvangst van de goederenX Ontvangst van de factuurS Verificatie van de factuurS Aanmaak betalingsvoorstelS Controle betalingsvoorstelS Uitvoeren van de betalingS Aanmaak en onderhoud stamgegevens leveranciers S

44 Oplossing in kleinere ondernemingen  In kleinere organisaties is het soms moeilijk om voor de verschillende afdelingen effectief al die verschillende functies te voorzien.  Oplossing : bepaalde sleutelfiguren in de organisatie meerdere functies laten combineren, doch op hetzelfde niveau (bv. over de verschillende afdelingen heen).

45 Praktische uitwerking De waardekringloop: -liquide middelen  grondstoffen/ apparatuur/ arbeid = aankoop/ investering en financiering/ personeel -grondstoffen/ apparatuur/ arbeid  gereed product = productie en voorraad

46 Uitgangspunt -Gereed product  handelsvorderingen = verkoop -Handelsvorderingen  liquide middelen = financiele cylus

47 Andere cycli: -Rapportering -eindejaarsgerelateerde gegevens

48 Relevante vormen van interne controle maatregelen: Voorkomen van fouten: -functiescheiding -autorisatie van transacties en activiteiten -procedures -beveiliging toegang tot activa en informatie Detectie van fouten: -Toetsing aan werkelijkheid -Toetsing aan ex-ante gegevens

49 Aankoopcyclus Ondernemingsdoelstellingen: 1.enkel bestellingen van noodzakelijke goederen 2.plaatsing van bestellingen tegen optimale prijzen en hoeveelheden 3.controle op de ontvangen hoeveelheden en kwaliteit 4.betaling enkel van goedgekeurde aankoopfacturen 5.de aankoopfacturen worden juist en volledig verwerkt in de boekhouding

50 Aankoopcyclus Procedures: a.identificatie van de aankoopbehoefte b.goedkeuring van de aankoop door de bevoegde persoon c.vergelijkende studie van kandidaat-leveranciers d.keuze van de leverancier e.plaatsing van de bestelling f.bevestiging van de bestelling door de leverancier g.ontvangst van de bestelde goederen h.goedkeuring van de ontvangen goederen i.ontvangst en registratie van de factuur j.controle van de factuur k.betaling van de factuur l.waarborgen op gekochte goederen

51 Aankoopcyclus Identificatie van de aankoopbehoefte: -Timing -Automatisch of manueel systeem -Opmaak van een bestelvoorstel -Goedkeuring van de bestelvoorstellen

52 Aankoopcyclus Goedkeuring van de aankoop door de bevoegde persoon: -Centralisatie bij de aankoopdienst -Toetsing aan budget of strategisch/ tactisch plan -Gekende leverancier en aankoopvoorwaarden  plaatsen van de bestelling -Niet gekende leverancier  studie van de kandidaat- leveranciers

53 Aankoopcyclus Vergelijkende studie van kandidaat-leveranciers: -Voorafgaandelijk aan plaatsing van bestelling of periodieke afspraken -Opvragen van offertes -Minimum vereisten van de kandidaat-leveranciers (capaciteit, financiële toestand, trackrecord, kwaliteit,…) -Betrokkenheid van diverse specialismen (aankoop, productie,…)

54 Aankoopcyclus Keuze van de leverancier: -Vastleggen van de beoordelingscriteria -Beslissing door aankoopafdeling

55 Aankoopcyclus Plaatsen van de bestelling: -Vastleggen van de contractuele voorwaarden -Gebruik van standaardovereenkomst -Regularisatie van bestellingen -Toegang tot de bestelgegevens Bevestiging van de bestelling door de leverancier: - Opvolging van de niet-bevestigde bestellingen

56 Aankoopcyclus Ontvangst van de bestelde goederen: -Controle en registratie van de ontvangst -Ontvangstafdeling <> magazijn -Behandeling van niet-goedgekeurde leveringen en specials

57 Aankoopcyclus Goedkeuring van de ontvangen goederen: - Vrijgave voor intern gebruik - Boekhoudkundige registratie

58 Aankoopcyclus Ontvangst en registratie van de factuur: -Door de leveranciersboekhouding Controle van de factuur: -Door onafhankelijk persoon -Afstemming met bestelling en ontvangst -Afhandeling van probleemgevallen -Pre-invoicing

59 Aankoopcyclus Betaling van de factuur: -Tijdigheid Waarborg op gekochte goederen: -Identificatie van de verkregen waarborgen -Opvolging van de schadegevallen

60 Aankoopcyclus aankoop- behoefte goed- keuring kandidaat- leveranciers selectie leverancier BESTELBON RECEPTIE GOEDEREN FACTUUR Orderbe- vestiging betaling afstemming

61 Aankoopcyclus Inherente risico’s: -Aard van het product of de dienst -Aard van de bedrijfstak -Organisatiestructuur binnen de onderneming

62 Aankoopcyclus Interne controle maatregelen: 1. Volledigheid: -Nummering van de bestellingen -Registratie en nummering van de ontvangsten -Nazicht van de openstaande bestellingen -Nazicht van de openstaande betalingen -Opvolging van de geweigerde goederen

63 Aankoopcyclus 2. Realiteit: -matching van AF met ontvangst en bestelling (hoeveelheid) -Enkel ontvangst van bestelde goederen 3. Waardering: -Matching van AF met bestelling (prijzen) -Beveiliging van de prijzen -Pre-invoicing

64 Aankoopcyclus 4. Cut off - Matching van de factuur ontvangst - Registratie van aankoop (r/3) en verbruik (r/60) 5. Rubricering -Matching grootboekrekening met artikelnummer -Afstemming van omschrijving op factuur met ontvangstgegevens  geïntegreerd aankoopsysteem

65 Verkoopcyclus Ondernemingsdoelstellingen: 1.tijdige levering van alle goederen en diensten 2.facturatie tegen de overeengekomen en geautoriseerde prijzen 3.volledige en tijdige inning van de uit deze transacties resulterende vorderingen

66 Verkoopcyclus Procedures: a.ontvangst van het verkooporder b.evaluatie van de kredietwaardigheid van de potentiële klant c.goedkeuring van het verkooporder d.interne ordervoorbereiding e.fysieke transfer van de goederen f.verzending en ontvangst door de klant g.orderopvolging h.facturatie i.inning van de vordering j.waarborgtermijnen

67 Verkoopcyclus publiciteit orderontvangst goedkeuring order verzending klant facturatie beoordeling order beoordeling krediet afstemming inning

68 Verkoopcyclus Interne controle maatregelen: 1. Volledigheid -Nummering van de orders -Registratie en nummering van de leveringen -Levering na aanmaak van order en leverbon -Nazicht van de niet-geleverde orders -Nazicht van de niet-gefactureerde leveringen -Goedkeuring van de crediteringen

69 Verkoopcyclus 2. Realiteit -matching van VF met levering en order(hoeveelheid) -Enkel levering van bestelde goederen -Identificatie van klant en goederen -Opmaak van leverbon na orderpicking -Opmaak van factuur na levering -Opvolging van voor- en tussentijdse facturatie

70 Verkoopcyclus 3. Waardering -Matching van VF met order (prijzen) -Beveiliging van de prijzen en kortingen -Automatische berekening van het totaalbedrag 4. Cut off -Matching van de factuur levering -Regelmatige facturatie -Identificatie van de leverdatum -inventarisatie

71 Verkoopcyclus 5. Rubricering -Matching grootboekrekening met artikelnummer -Verwerking van de financiële korting  Geïntegreerd verkoopsysteem

72 Productie- en voorraadcyclus Productie: procedure a.Voorcalculatie b.Werkvoorbereiding c.Planning d.Voortgangscontrole e.Nacalculatie

73 Meetpunten: Analyse van de verschillen tussen theorie en werkelijkheid: -hoeveelheidsverschillen -prijsverschillen Productie- en voorraadcyclus Gereed product/ goederen in bewerking Grond- stoffen productie

74 Productie- en voorraadcyclus Voorraadcyclus: -Afgesloten magazijnen -Registratie van alle inkomende en uitgaande bewegingen -Toetsing van de theoretische voorraad aan de werkelijke voorraad -Analyse van de verschillen

75 Personeelscyclus Ondernemingsdoelstellingen: -Analoog met aankoopcyclus -Bijzonderheden: –Arbeidswetgeving –Uitstel van vergoeding –Vertrouwelijkheid van gegevens –Uniform karakter

76 Personeelscyclus Procedures: a.Beslissing tot aanwerving van een extra werknemer b.Selectie van de meest geschikte kandidaat c.Aanwerving d.Tijdsregistratie e.Loon f.Sociale zekerheid g.Vakantiegeld, eindejaarspremie en fiches personenbelasting

77 Personeelscyclus Procedures (vervolg): h. Berekeningen per einde boekjaar i. Informatieverstrekking (toelichtingen, ondernemingsraad) j. Evaluatie/ loonaanpassing k. Ontslag

78 Personeelscyclus Inherente risico’s: -Aard van uitgevoerde werkzaamheden -Aard van de bedrijfstak -Organisatiestructuur binnen de onderneming

79 Personeelscyclus Interne controle maatregelen: 1. Volledigheid -Gebruik van tijdsregistratiesysteem -Afstemming van arbeidsovereenkomst met loonstaat (gepresteerde uren/ dagen) -Opvolging van te recupereren overuren en op te nemen verlof

80 Personeelscyclus 2. Realiteit: -Gebruik van tijdsregistratiesysteem -Registratie van de loonkosten aan de hand van loonstaten -Afstemming loonstaten met arbeidsovereenkomst -Verantwoording van ziekteverlof -Voormalige werknemers

81 Personeelscyclus 3. Waardering: -Input van de loongegevens aan de hand van arbeidsovereenkomst en loonaanpassingen -Beveiliging van loongegevens -Opmaak van de loonstaten aan de hand van de loongegevens en tijdsregistratie -Goedkeuring van de loonstaten

82 Personeelscyclus 4. Tijdigheid: -Registratie en waardering van uitgestelde betalingen 5. Rubricering: -Matching grootboekrekening met loonstaat -Gebruik van aangepast rekeningschema

83 Investeringscyclus Ondernemingsdoelstellingen: -Analoog met aankoopcyclus -Bijzonderheden: -Projectopvolging -Registratie van de factuur

84 Financiële cylus -Koppeling tussen verkoop- en aankoopcyclus -Contante betalingen: Onderscheid tussen bewaren en beslissen Ontvangst en betaling na instructie van verantwoordelijke Fysische beveiliging van kasgelden en gelijkaardige middelen Verantwoording aan de hand van een kasboek Onafhankelijke controle van het kassaldo

85 Financiële cylus -Contante betalingen (vervolg): Gebruik van een kasregister bij contante verkopen  Afstemming van het kasboek met rapporten van het kasregister  Afhankelijkheid van kritische instelling van de klanten

86 Financiële cylus -Girale betalingen: Aansluiting tussen boekhouding en bankuittreksels Opmaak van een betalingsvoorstel aan de hand van goedgekeurde aankoopfacturen en leveranciersgegevens Formele goedkeuring door leveranciersboekhouding Opmaak van betalingsopdracht Formele goedkeuring door volmachthouder Afstemming tussen geregistreerde betaling en betalingsopdracht

87 Aanpak beoordeling van de interne controle sterkte- zwakte analyse beschrijving testing besluit/ (her)beoordeling van de risico’s

88 Denk eraan : “ Meten is weten “ “ Kennis is macht “ “ Geloven is goed “ “ Controle is beter”

89 Veel succes met het verdere verloop van de stage en het vervolg van uw carrière !

90 [VAN HAVERMAET - GROENWEGHE BEDRIJFSREVISOREN ] Johan De Coster Vennoot | Bedrijfsrevisor – Accountant (+32) (11) Contact

91 INTERNE CONTROLE Johan De Coster Bedrijfsrevisor | Accountant IAB Didier Corthouts Bedrijfsrevisor Van Havermaet - Groenweghe []


Download ppt "INTERNE CONTROLE 11 oktober 2008 Van Havermaet – Groenweghe Bedrijfsrevisoren []"

Verwante presentaties


Ads door Google