Terugkoppeling resultaten ‘organisatie en positionering informatiemanagement in middelgrote gemeenten’ Carl van der Pol 11-12-2015

Onderwerpen Afbakening onderzoek Literatuur Praktijk Conclusies Wat heb ik geleerd

Even voorstellen Programma-manager Master NLP e-Adviseur Post HBO 2001 1962 2011 Post HBO e-Government Programma-manager 2005 Master NLP 2012 e-Adviseur 2008 25 jaar gemeentedienst HAN university applied science Master Management en Innovatie

Gemeente Schijndel 26 april 2017 Aanleiding onderzoek Fusie Schijndel – Sint Oedenrode en Veghel per 1-1-2017 Digicommissaris Bas Eenhoorn: “Goede en betrouwbare informatievoorziening is voor overheden van vitaal belang.” Wat betekent deze uitspraak voor gemeenten? Als we digitaal willen werken, wordt IM net zo belangrijk als geld en personeel Handout

Uitdaging Visie: 1-1-2017 organisatie, waarin medewerkers kunnen excelleren Dienstverlening: digitaal tenzij, … Kennis ontbreekt over innovatie en transparantie Kennis tekort over organisatie en positie informatiemanagement

Onderzoeksvraag Hoe kan een middelgrote gemeente informatiemanagement het best positioneren en organiseren om innovatie en transparantie te faciliteren? Gericht op de gemeente Meierijstad CBS: Middelgroot: 50.000 – 100.000 inwoners Maes: Informatiemanagement is strategische, structurele en operationele aspecten van informatiegebruik in organisaties en de inrichting daarvan in interactie met mensen

Gemeente Schijndel 26 april 2017 Definities Informatiebehoefte: door een klant benodigde gegevens en functionaliteit in een bepaalde context (de vraag) Informatievoorziening: geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van een organisatie (het aanbod) Informatiemanagement: strategische, structurele en operationele aspecten van informatiegebruik in organisaties en de inrichting daarvan in interactie met mensen SocialWebsite, afspraken/klantgeleiding, digitaal loket met prefill, betalen, status/berichten Handout

Definitie innovatie Innovatie: de ‘geslaagde’ invoering van nieuwe vormen om toegevoegde waarde te leveren Combinatie van volgende aspecten: Grenzen van verantwoordelijkheid verleggen Normen aanpassen Middelen anders inzetten

Soorten innovatie Sociale innovatie Klassieke definitie Gemeente Schijndel 26 april 2017 Soorten innovatie Sociale innovatie Dynamisch managen Flexibele organisatie Slimmer werken Co-creatie Technologische innovatie Niet-technologische innovatie Productinnovatie Procesinnovatie Organisatorische innovatie Marketinginnovatie Klassieke definitie Gemeenten vaak klassieke innovatie Ruime definitie Productinnovatie: Aanleiding is vaak nieuwe technologie: bijv. internet zetten volledig invulformulier op internet Procesinnovatie Nieuwe technologie in productieproces Lean maken proces Klant eerder in proces betrekken Sociale innovatie: Nieuw managementvaardigheden (dynamisch managen) Flexibele organisatievormen (tijdelijke) Hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) Handout

Innovatie bij de overheid West-Europa weinig prioriteit innovatie met informatietechnologie (Deloitte MCS 2014) Evaluatie van overheidsprojecten (commissie Elias) Management en politiek weinig doordrongen dat elk onderwerp en beleidsterrein ICT gebruikt Goed opdrachtgeverschap is de belangrijkste voorwaarde voor succes Krijgt na de opdrachtverstrekking weinig of geen aandacht De informatieprofessional moet zijn sociale vaardigheden en inzichten ontwikkelen (evaluatie i-NUP)

Transparantie Transparantie: de mate waarin een organisatie naar buiten inzicht geeft in hoe zij intern handelt Onderzoeksresultaten: ‘trends in iOverheid’ (Cap Gemini) Impact voor processen onvoldoende meegenomen bij inrichting van informatievoorziening Verantwoording over het proces wordt niet als een onderdeel van de resultaten gezien Zaakgericht werken geeft samenhang tussen processtappen, de benodigde gegevens en documenten De Europese transparantierichtlijn geldt nog niet voor gemeenten (EU)

Belangrijkste ontwikkelingen Tot 2020: Mobiele apparatuur Sociale technologie Internet of things Big data Beveiliging en privacy Bron: Joey Cheriks, global manager government van Microsoft, 2015

Gevolg voor het werk van ambtenaren Gemeente Schijndel 26 april 2017 Gevolg voor het werk van ambtenaren Kansen Routinematig kenniswerk overgenomen door informatiesystemen Beslissingsondersteunende systemen worden beslissing nemende systemen Leveranciers ontwikkelen verdergaande digitalisering Contact met mensen essentieel onderdeel van het werk bij gemeenten Aanpak Dan eerst werkprocessen verder rationaliseren, dan gevolgen merkbaar Inrichting en beheer van informatievoorziening eist een hoger denkniveau Toegevoegde waarde ligt in gegevens en in apps Big data zorgt voor real-time informatie met voorspellende waarden De sturing wijzigt van top-down (intentie gestuurd), naar bottom-up (feiten gestuurd) Beloften niet gehaald, omdat er weinig gestuurd wordt informatie als productiefactor Bron: onderzoek A+O fonds 2014 Handout

Positie en rol informatiemanagement Belang informatievoorziening en informatiemanagement stijgt Focus verschuift van technologie naar bedrijfsvoering en dienstverlening Informatiemanagement participeert in managementteam en adviseert directie en bestuur Verantwoordelijkheid voor informatiemanagement op directieniveau Lijnmanager is verantwoordelijk voor prestaties, processen en informatievoorziening team Bron: onderzoek Capgemini, 2014

Organisatie informatiemanagement Gemeente Schijndel 26 april 2017 Organisatie informatiemanagement Bedrijfsvoering / dienstverlening Informatie / communicatie domein Technologie domein Richten Strategie Strategie bedrijfsvoering Strategie informatievoorziening ICT strategie Ontwerp en plannen bedrijfsvoering Ontwerp en planning informatievoorziening Ontwerp en plannen ICT Inrichten Structuur Uitvoeren bedrijfsvoering  Beheer informatievoorziening  Beheer ICT Verrichten Uitvoeren Vraag Aanbod Model van Henderson en Venkatraman (1999) Amsterdams informatiemanagement model (2003) Negenvlaks model Handout

Informatiemanagement in 2020 Automatiseringsafdeling bestaat nauwelijks meer CIO-Office : Architect (gericht op overzicht en samenhang) Informatiemanager, -adviseur en gegevensmanagement (communicatie-as) Informatiebeveiligingsfunctionaris (CISO) Chief Information Officer (CIO) Afstemming tussen informatiegebruik, technologie en bedrijfsdoelen (strategie as) Initieert innovatie Strategie bedrijfsvoering Uitvoeren bedrijfsvoering  Beheer ICT ICT strategie Ontwerp en planning informatievoorziening Ontwerp en plannen ICT Ontwerp en plannen bedrijfsvoering Beheer informatievoorziening  Strategie informatievoorziening Bron: onderzoek Quint, 2014

Rollen informatiemanagement Bedrijfsvoering / dienstverlening Informatie / communicatie domein Technologie domein Richten Strategie Manager 1 Informatiebeleid, informatiestrateeg  ICT trendwatcher 2 Manager van behoeften 5 Informatie-management regierol 3 Manager ICT-voorzieningen Inrichten Structuur Medewerker  4 Gebruikersonder-steuner/ functioneel beheer  Technisch beheer applicatiebeheer Verrichten Uitvoeren Vraag Aanbod Bron: QIMM 2.0

Resultaten interviews Gemeente Schijndel 26 april 2017 Resultaten interviews Automatisering buiten de scoop: veel diversiteit Roosendaal  shared servicecentrum West-Brabant Groesbeek  ontwikkeling SSC Rijk van Nijmegen Molenwaard  commerciële partij Helmond  samenwerking Peel 6.1 Oss  ICT-samenwerking Maashorst Alphen aan den Rijn  zelfstandig Stelling van Quint wordt bevestigd, er is een trend naar samenwerken, uitbesteden van automatisering Handout

Positionering IM in onderzochte gemeenten Gemeente Schijndel 26 april 2017 Positionering IM in onderzochte gemeenten Middelgrote gemeenten Roosendaal, Helmond, Oss, Alphen aan den Rijn Informatiemanagement strategisch gepositioneerd Gefuseerde gemeenten Molenwaard, Gooise Meren, Groesbeek, Alphen aan den Rijn Strategisch = centraal belegd en vertegenwoordigd in management/directie en bestuur Strategisch = centraal en vertegenwoordigd in directie en bestuur Handout

Resultaten innovatie Groesbeek kiest voor pionier vanwege tijd en geld Gemeente Schijndel 26 april 2017 Resultaten innovatie Groesbeek kiest voor pionier vanwege tijd en geld Roosendaal kiest als organisatie voor vooroploper Helmond ziet innovatie als constante vernieuwing Molenwaard werkt als pionier aan dienstverlening Oss: buiten de gebaande paden treden als pionier/voorloper Alphen aan den Rijn kiest voor eerst fuseren, daarna innoveren Geen enkele gemeente een structureel team of iets dergelijks Middelgrote gemeenten hebben budget voor experimenten Productlevenscyclus van Rogers Handout

Resultaten transparantie Roosendaal: onderdeel van het gedrag (communiceren en digitaal werken) Molenwaard: geen vaste locatie, dus transparant via digitale en traditionele media Voor Alpen aan den Rijn, Oss, Groesbeek, Gooise Meren en Helmond zaakgericht werken een hulpmiddel om transparant te zijn Het Lean of ‘slim’ maken van de processen Gooise Meren: gelijktijdig met de inrichting van zaakgericht werken Molenwaard eerst ‘wasstraat-sessies’ om de effecten te ervaren Oss programma SLIM: medewerkers zelf nadenken over werkproces Roosendaal medewerkers denken mee over de processen

I. en A. organisatie en een fusie Alphen aan den Rijn professionaliseert door Standaardisatie, samenhang en prioriteiten Mapping functies op HR21 moeilijk vanwege de oude mensbeschrijvingen Mensen meenemen in de veranderingen Groesbeek: Menskracht en benodigde expertise Prioriteren is belangrijk Tijdig besluiten nemen, schept duidelijkheid Krimpenerwaard: organisatieopzet te weinig formatie voor I. en A Molenwaard: MT, directie, politiek rug gerecht, ondanks verzet

Conclusies gefuseerde gemeenten Begonnen met processen beschrijven, meestal ‘lean’ Veel aandacht voor een nieuwe cultuur, de werkwijzen op elkaar af stemmen een gezamenlijke taal ontwikkelen Tijdig keuzes maken, prioriteiten stellen en focus Professionalisering: van techniek, naar begrijpen wat Informatie kan

Interviews managers Meierijstad Innovatie wordt vooral gezien als procesinnovatie Transparantie wordt vooral gezien als openbaarheid De toegevoegde waarde van informatiemanagement is moeilijk aan te geven Dus vaak gesproken over ICT en in oplossingen gedacht

Conclusies algemeen Overheidsbeleid kan niet meer los gezien worden van de (on-)mogelijkheden van informatisering Innovatie wordt vooral gezien als procesinnovatie Managers interpreteren transparantie als openbaarheid De toegevoegde waarde van informatiemanagement is moeilijk aan te geven Opdrachtgeverschap en regievoeren vergt extra aandacht en competenties

Rollen middelgrote gemeenten Gemeente Schijndel 26 april 2017 Rollen middelgrote gemeenten Lijnmanagement: eigenaar van verbetering, innovatie in processen om toegevoegde waarde te leveren Informatiemanagement: eigenaar van het onverstoorbaar gebruik maken van de juiste informatievoorziening, om processen optimaal te ondersteunen Informatiemanagementfunctie met CIO-office rollen centraal georganiseerd, waarbij elk domein een informatieadviseur heeft  Informatieadviseur: optimaal inzetten van informatie(systemen) om bedrijfsdoelstellingen te realiseren en de processen te ondersteunen organiseren en sturen informatievoorziening (documentaire informatievoorziening, zaakgericht werken, geografische informatievoorziening, gegevensmanagement, metagegevensbeheer en functioneel beheer van bedrijfskritische applicaties en basisregistraties) Maar waarin verschilt het eigenaarschap ten opzichte van verantwoordelijkheid? Dat is communicatie. Je kunt jezelf heel verantwoordelijk voelen, maar als je niet communiceert komt er geen beweging in. Het is statisch. Wanneer je je eigenaar voelt van iets komt er beweging in, omdat je betrokken bent en communiceert. Informatievoorziening en exploitatiebudgetten centraal beleggen Werkzaamheden waarbij I&A betrokken is: prioriteren door portfoliomanagement Handout

Aanbeveling positionering Gemeente Schijndel 26 april 2017 Aanbeveling positionering Bestuurder en directielid bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijk maken voor informatiemanagement In informatiemanagementorganisatie een CIO-office meenemen Beheer generieke informatievoorzieningen en budgetten centraal beleggen Functioneel beheer taak specifieke applicaties kan decentraal belegd worden Verantwoordelijkheid en budgetten voor automatisering centraal beleggen Informatievoorziening en exploitatiebudgetten centraal beleggen Werkzaamheden waarbij I&A betrokken is: prioriteren door portfoliomanagement Handout

Aanbevelingen fusiegroep Meierijstad Betrek informatiemanagement vanaf het begin bij beleidsbepaling Geef aandacht aan procesinnovatie (zelfbediening) en sociale innovatie Organiseer het ‘inrichten’ als schakel tussen het richten en verrichten Organiseer het proces om vraag en aanbod van informatievoorziening af te stemmen Creëer een klimaat wat innovatie stimuleert (leren – leren) Faciliteer multi-disciplinair samenwerken voor management, informatie-adviseurs en teams

Rollen informatiemanagement Bedrijfsvoering / dienstverlening Informatie / communicatie domein Technologie domein Bij beleid betrekken Richten Strategie Manager 1 Informatiebeleid, informatiestrateeg  ICT trendwatcher Inrichten 2 Manager van behoeften 5 Informatie-management regierol 3 Manager ICT-voorzieningen Inrichten Structuur Managen van de vraag Medewerker  4 Gebruikersonder-steuner/ functioneel beheer  Technisch beheer applicatiebeheer Verrichten Uitvoeren Vraag Aanbod Bron: QIMM 2.0

Meest interessante literatuur

Gemeente Schijndel 26 april 2017 Wat wordt mijn uitdaging: betekenis, inzicht geven in de onbenutte kansen van informatiemanagement Vergelijk het met een pion die gepromoveerd is tot koningin, en waar niet mee gespeeld wordt Handout

Stellingen Informatie geen productiemiddel zoals personeel en geld Informatieprofessionals zetten zich buiten de organisatie (weten niet waar het over gaat en spreken de verkeerde taal) De meerwaarde van Informatieprofessionals is niet aan te tonen