Controle & Analyse functie Universiteit Leiden Functioneel beheer SAP R/3 December 2002

Programma (1) Sessie 1: SAP CO Aansluiting FI/CO (BFR – OHW) Pauze Planversies / budgetten / rapportages (1) Inleiding organisatiestructuur (bedrijf 40) Introductie / inleiding cursus - workshop Planversies / budgetten / rapportages (2)

Programma (2) Lunch Aansluiting FI met sub administratie(s) Aansluiting FI met o.a. consolidatie Cashmanagement (SAP FI/CM) Consolidatie (afstemming intern verkeer) Balans / V&W (rekeningschema) Sessie 2: SAP FI

Programma (3) Overige controles (universitaire bijdrage) Pauze BTW (controle met grootboek / omzet) Voorraadadministratie (SAP MM) Vaste activa (SAP AM) Personele lasten (SAP HR) Sessie 3: Aansluiting met FI / verbandcontroles

Programma (4) Discussie / w.v.t.k Autorisaties / functiescheidingen Sessie 4: Administratieve organisatie

Controlling

Inhoud Organisatiestructuur Planning / budgetten Rapportage(s) Aansluiting FI/CO (OHW / BFR) Vervolg traject

Inleiding organisatiestructuur Organisatiestructuur in SAP op basis van: Financiële processen / verantwoordelijkheid (Interne) informatiebehoefte (80/20 regel) Kostenplaatsen, interne orders en profitcenters Voorwaarde: Herkenbaar, beheersbaar & flexibel

Organisatiestructuur bedrijf 40 Profitcenter structuur Indeling op basis van de begroting naar verantwoordelijkheid / mandatering Interne orderstructuur Indeling op basis van een verdere verbijzondering van de begroting ofwel productencatalogus / jaarplan Kostenplaatsen structuur Alleen kostenplaatsen t.b.v. overboeking personele lasten (naar interne orders)

ECM Profitcenter structuur ICSBestuursbureau Bedrijf 40 Apparaatskosten WB LAK ICS kern WB Studenten WB Voorlichting Plexus WB Internationalisering Apparaatskosten bestuursbureau Apparaatskosten bedrijfsbureau Overige eenheden LUSM DVM App kstn WB P&O Projecten Werkbudget automatisering Werkbudget algemene bestuurskosten Haagse vestiging Indeling op basis van de begroting (voorbeeld)

ECM Interne orderstructuur ICS Bestuursbureau App. kstn F-cluster WB P&O Management Bedrijf 40 ICS Kern DirectieCommunicatie & Werving CommunicatieWerving Pers voorlichting SponsoringInterne brochure BestuursbureauBedr. bureau Indeling op basis van productencatalogus / jaarplan (voorbeeld) Functioneel beheer Overige eenheden PlexusMare App. kstnWB P-cluster Stafgroep financiën Administratie

Planning (prognose), begroting en de daaruit afgeleide budgetten en rapportage(s)

Definitie(s) Plannen Het systematisch voorbereiden van op een later moment te nemen beslissingen Begroting Best mogelijke schatting c.q. raming van de te verwachte kosten en opbrengsten (algeheel inzicht) Budget Vastgestelde / toegekende bedrag (op basis van de begroting)

Rapportage(s) Exploitatieoverzichten Baten / lasten begroting versus realisatie en de afwijking daarvan (verschil = begrotingstekort of overschot) Doelstelling – algeheel inzicht in de gang van zaken Doelgroep ? Budget uitputtingsoverzichten: Lasten budget versus realisatie en het restant (budget – realisatie) en/of % uitputting Doelstelling – inzicht in beleid versus uitvoering van het beleid Doelgroep ? Op basis van aggregeerde cijfers ? Hoe om te gaan met (extra) baten en hoe wordt dit inzichtelijk gemaakt ? (1) Baten worden verwerkt in het (toegekende) budget (=aanpassing budget) (2) Baten werken budgetverhogend Aparte overzichten t.b.v. Activiteitsbudget (inkoop, verkoop, personeel) ? Kapitaalbudget (voorraad, debiteuren, investeringen) ? Gebudgetteerde baten (prognose) vs werkelijk ontvangen bedragen ? Voorstel : (vervolg) project ‘rapportage(s)’

Kostensoort groep ‘BGT’ = totale begroting. Kostensoortgroep ‘BGD’ = gedetailleerde begroting

Vervolgtraject (1) Optimalisatie organisatiestructuur (o.a. template t.b.v. faculteiten) Vastleggen en uniformeren van de organisatiestructuur, stamgegevens en rapportages (wie / wat / wanneer) Verbetering betrouwbaarheid rapportages (budgetten / realisatie en verplichtingen) Inzicht in personele verplichtingen Verdere ontwikkeling rapportages in SAP en onderzoek naar add-on rapportage toepassingen (business objects, crystal reports) Verdere ontwikkeling rapportage op basis van geldstromen (aanpassing BFR programmatuur)

Vervolgtraject (2) Verbetering ‘output management’ t.b.v. distributietoepassingen (kleur, sorteren, nieten, koppeling met in- en uitvoer laden printers) Onderzoek naar mogelijkheid om bepaalde rapportages “online” via het intranet te beschikking te stellen ofwel via te verzenden Onderzoek naar functionaliteit(en) m.b.t. het doorbelasten van de indirecte kosten

Lijnorganisatie Profitcenters ?Interne orders ?Kostenplaatsen ? Opleiding Onderzoek

Verschillen BFR & FI/CO (nieuwe)kostensoort is niet opgenomen in begrotingsindeling (BFRE00) Periodeafsluiting is nog niet volledig afgerond (tussentijdse boekingen) Afstemming FI/CO is nog niet gedraaid (indien boeking direct in SAP/CO) In de stamgegevens van een order of kostenplaats is geen activiteitencode opgenomen Verschillen tussen FI/CO (boeking wel in FI niet in CO)

Opmerking: Ordergroep ‘OHW” (alle OHW orders zijn hierin opgenomen) Eind saldo Projecten = (baten) & (lasten) Eind saldo NWO = (saldo baten / lasten) wordt (baten) & (lasten) Eind saldo Trans = (saldo baten / lasten)

Opmerking: Selectie OHW orders (projecten / nwo of trans) met status vrij geeft het juiste (controle) saldo m.b.t. totale baten / totale lasten. De reden hiervoor is dat rekening is opgenomen in de totale lasten (debet ofwel credit)

Aandachtspunten OHW Boekingen m.b.t. voorzieningen (niet via OHW orders) Buitengewone baten / lasten (worden niet met OHW meegenomen) Aanpassing resultaatbepalingscode (blank –> met) Handmatige correctie(s) OHW (niet via OHW orders – procedure ?) Technisch / definitief afsluiten orders Validatie OHW orders (blokkeren OHW orders niet meer nodig)

Vragen (en antwoorden…)

Finance

Inhoud Organisatiestructuur Rapportages (Balans / V&W) Consolidatie (afstemming interne verrekeningen) Cashmanagement Aansluiting met FI (incl. sub - administraties) Opgaven

Vragen (en antwoorden…)