Intern financieel toezicht

Waarvoor is toezicht bedoeld (en dus ook financieel toezicht)? 1.Toezicht houden en adviseren in het belang van de instelling (het organisatieperspectief), 2.de opvattingen en waarden vanuit de samenleving present stellen (toezien op publieke waardecreatie en het maatschappelijk geweten zijn) en 3.erop toezien dat de dienstverlening aan de stakeholders voldoet (toezien op kwalitatief verantwoord onderwijs en stakeholder- tevredenheid, het legitimatievraagstuk)

Taken en verantwoordelijkheden 1.Het regelen van de besturing van de onderneming (de inrichting van de governance, het zorgen voor goede statuten en reglementen), 2.Het signaleren van ontwikkelingen/problemen en adviseren van de directie (de actieve adviesfunctie; inbreng hebben en klankborden), 3.Het goedkeuren en monitoren/controleren van bestuursbesluiten (de beoordelings- en goedkeuringsfunctie) 4.De werkgeversverantwoordelijkheid (het aanstellen, beoordelen en belonen van goede bestuurders) 5.Goede toezichthouders spelen naast hun beheerstaken ook een strategische rol. Deze taak houdt in dat de RvT zich ook bezighoudt met vragen over de toekomst van de instelling en de bestuurder daarbij niet ‘in z’n eentje zijn gang laat gaan’.

Positionering Toezichthouders moeten nagaan of – en zich daarover kunnen verantwoorden dat zij voldoende onafhankelijk functioneren: a)ten opzichte van de bestuurder (loyaal zijn en toch afstand houden), b)tegenover de verschillende stakeholders (ondanks rechten van voordracht en het benutten van hun informatie), c)wat betreft hun eigen belangen (het voorkomen van belangenverstrengeling), d)in de onderlinge omgang en besluitvorming binnen het toezichthoudend orgaan.

Financieel toezicht is onderdeel van het totale toezicht en dient een serieuze maar evenwichtige plek in te nemen Soms zeker te weinig financieel toezicht, maar langzamerhand ook kans op bovenmatige aandacht: Overdominantie van het financieel toezicht Vergaande detaillering en gelijktijdige verwaarlozing van belangrijke elementen van goed (financieel) bestuur Weinig verbinding met andere domeinen Te vaak werk van specialisten Taalbarrière Te veel business modellen, te weinig feeling met onderwijs

Aanbevolen literatuur (binnenkort op site beschikbaar) Toezicht in semipublieke organisaties: leren we van misstanden?, Goodijk, Tilburg University Financieel toezicht: een handreiking voor toezichthouders in het onderwijs, Verbart, PO- Raad Deskundigheidsprofielen Goed Financieel Management, Gansewinkel, Ernst & Young

Belangrijke thema’s en vragen: Vooral WAT/WAAROM/VOOR WIE /en met welk succes en met welke stakeholdersrespons en wat minder dwingend in het HOE (tenzij compliance- of risico-issue) Help elkaar in ieder geval met het stellen van zinvolle vragen Dat draagt namelijk alvast een steentje bij aan het taaiere probleem van rolvastheid

Effectiviteit Op welke manier worden koppelingen gelegd tussen beleid, de te realiseren doelen en de wereld van baten en lasten? Bij dit alles niet verzanden in discussies over meetbaarheid, indicatoren, causaliteit etc. En meer aandacht geven aan kwaliteit processen i.p.v. de uitkomsten van die processen check: wat is inbreng van stakeholders, out-of-box denkers, experts bij beleidsvormende en/of beleidsevaluerende processen? check: zijn in beleidsdocumenten argumenten, (rand)voorwaarden en verwachtingen vastgelegd en afspraken gemaakt over het (na voldoende tijd) grondig evalueren? check: met welke frequentie en met welke inspiratiebronnen evalueren we de noodzaak en het succes van de niet-specifiek aan (nieuw) beleid gekoppelde uitgaven? check: zijn er tussentijdse go- no go momenten? check: brede uitrol of eerst pilot en evaluatie?

Efficiency Op welke manier (= wederom proces) komen we tot een oordeel over de ‘normaliteit’ van baten en lasten en borgen we dat we voldoende kostengunstig handelen? Bij dit alles niet verzanden in discussies over appels- en perenkwesties rondom benchmarking check: ontwikkeling van baten- en/of lastenverhoudingen check: inzet van benchmarkingtechnieken, panels, audits check: relatieve bijdragen aan totaalresultaat check: toedeling versus behoud managementprikkels check: vormgeving inkoopproces en inkoopmanagement

Neerwaartse financiële flexibiliteit Hoe snel kan de organisatie bij financiële tegenwind de tering naar de nering zetten? check: zijn er ‘what if’ ramingen? check: zijn er interne normen voor een bijpassende flexibiliteit? check: zijn er interne normen voor inzet structurele en niet- structurele baten? check: wie houdt bewaakt huidige en toekomstige omvang van bijvoorbeeld flexibiliteit door natuurlijk verloop/pensionering? check: toetsen we belangrijke beslissingen niet alleen op hun opbrengsten en lasten, maar ook op hun bijdrage of afbreuk aan flexibiliteit?

Continuïteit Is het succesvol voortbestaan voldoende gewaarborgd? check: zijn er ‘what if’ ramingen? check: zijn er interne normen voor een bijpassende flexibiliteit? check: zijn er interne normen voor inzet structurele en niet- structurele baten? check: zijn er interne normen voor kapitaal en vermogen? check: zijn er criteria voor de inzet van een vermogenssurplus? check: wie houdt bewaakt huidige en toekomstige omvang van bijvoorbeeld flexibiliteit door natuurlijk verloop/pensionering? check: toetsen we belangrijke beslissingen niet alleen op hun opbrengsten en lasten, maar ook op hun bijdrage of afbreuk aan flexibiliteit?

Risicobeheersing Gaarne wat minder aandacht voor kwantificering en wat meer aandacht voor risicobeheersing. check: op welke wijze komen we tot een risico- inventarisatie en prioritering (tools, modellen, interne auditteams, inbreng externen)? check: op welke wijze komen we tot gestage verbetering/uitbreiding van ons risicobeheersingsinstrumentarium? check: hoe gaan we om met risico’s die kunnen ontstaan door het oppakken van niet-onderwijsactiviteiten? check: wie beoordeelt het risico van insolventie van leveranciers en het risico van fraude, en op welke wijze?

Objectivering informatievoorziening check: op welke wijze komen we tot een oordeel over de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de informatievoorziening? check: hoe komen we zelf tot informatievergaring, zonder bij dit alles uit de toezichthoudende rol te vallen? check: en hebben we genoeg ‘softe’ informatie?