Hoe stemmen we de dienstverlening af op onze klanten en hun noden? HR-deelnetwerk Dienstencentrum Personeelsadministratie 16/11/2015

Nota Vlaamse Regering van 17 juli 2015 Bij elk aansluitingstraject bestaat een eerste stap erin de huidige processen in de entiteit te analyseren en af te stemmen met de uitgetekende standaardprocessen, zodat eventuele specifieke situaties in kaart gebracht kunnen worden. Zo wordt ook de afstand tot de werking binnen het dienstencentrum (en dus de weg die afgelegd moet worden om de stap naar het dienstencentrum te zetten), duidelijk […] Het transitietraject kan op basis daarvan een andere vorm aannemen. Samen met de leidend ambtenaar van de klantentiteit kan afgesproken worden dat er een overgangsperiode ingelast wordt waarin deze specifieke situaties opgevangen worden.

Nota Vlaamse Regering van 17 juli 2015 Voor alle entiteiten geldt dezelfde dienstverlening vanuit het dienstencentrum. Het uitgangspunt is om te vertrekken van één SLA waarin alle processen (ook al zijn deze niet van toepassing op alle entiteiten), spoedprocedures en eventuele specifieke afspraken opgenomen zijn. Deze SLA kan dan (in samenspraak met de entiteit) afgestemd worden op de specifieke werking van de entiteit: Voor spoedprocedures denken we bijvoorbeeld aan full- continudiensten. of aan zeer dringende verwerking van aanwervingen (vervangingen) in geval van ziekte omwille van de aard van het werk, of aan dringende betalingen, of aan noodzakelijke voorraden van goederen. Deze worden uitgetekend en eens uniform bepaald, kunnen alle klanten hierop beroep doen. Entiteitsspecifieke afspraken: de klantentiteit en de dienstverlener maken transparante bilaterale afspraken, waarbij gestreefd wordt naar een evenwicht tussen de drie doelstellingen: het centraal stellen van de klant, het verhogen van de kwaliteit en efficiëntiewinst.

Stap 1: Entiteiten in kaart brengen Wat? De specificiteit van de klant-entiteiten die op 01/01/2016 aansluiten in kaart brengen Hoe? Klantenfiches –> aansluitende klant-entiteiten Vragenlijsten –> huidige MOD’s Bovenstaande informatie uit de klantenfiches en de vragenlijsten werd verwerkt in een globaal overzicht “as is”

Stap 2: Afspraken met klanten maken Hoe? Gesprekken met alle klant-entiteiten die aansluiten Wat? Dienstverlening waterlijndiagram toelichten Entiteitspecifieke afspraken maken Praktisch? Uitnodigingen worden deze week verstuurd naar de leidend ambtenaren Timing? 31 december 2015 Resultaat? Klantenfiches met de entiteitspecifieke afspraken “to be”

Stap 3: Finaliseren SLA Wat? Alle processen (ook al zijn deze niet van toepassing op alle entiteiten), spoedprocedures en eventuele specifieke afspraken (al dan niet in een overgangsperiode) consolideren en valideren, waarbij gestreefd wordt naar een evenwicht tussen de drie doelstellingen klant, kwaliteit en efficiëntiewinst. Timing? Maart 2016

Stap 3: Finaliseren SLA Planning en stand van zaken: Procesdraaiboeken Eind november > Eind december 2015 Evt. aanvulling t.a.v. het werk uit de inhoudelijke werkpakketten Klantenfiches Eind december > Midden januari 2016 Consolidatie Indicatorfiches, meting, normering, opvolging Eind februari 2016 Validatie SLA Maart 2016 – aansturingscomité (voorzitterscollege)

Stap 3: Finaliseren SLA Dienstverlening Afbakening scope/beperkingen Doelgroep: wie kan gebruik maken van deze dienstverlening? (Kost)prijs: wie betaalt wat? Generieke processen Spoedprocessen Specifieke processen & afspraken Indicatoren Bijlage (procesmap en waterlijndiagrammen) Proces- draaiboeken als bijlage Klantenfiches to be als bijlage Indicatorfiches. Procedure voor meting, normering en opvolging

Netwerken HR Business Partner netwerk Strategische HR onderwerpen, voorbereiding van VO-breed HR-beleid, uitwisseling HR-beleid entiteiten,... Permanent karakter Eerste van 2016 zal handelen over rapportering HR Specialisten netwerken Transactionele HR onderwerpen; Permanent karakter: Personeelsadministratie Personeelsregelgeving Rekrutering en selectie Vorming... Uitvoering van beslist beleid; Tijdelijk karakter: Functieclassificatie PTOW....

HR Specialisten Netwerken HR Specialisten netwerk Personeelsadministratie: Overleg DC PA vanuit 1ste lijn (dienstencentrum personeelsadministratie) Voorstel: 4 keer per jaar (maart, juni, september en november) Thema’s? Toelichting over thema’s van toepassing op alle klant-entiteiten Vb. Maart 2016: toelichting finale SLA

HR Specialisten Netwerken HR Specialisten netwerk Personeelsregelgeving: Overleg ganse DVO (m.i.v. DC PA) vanuit 2de lijn (JKC/HRT&D) Voorstel: 4 keer per jaar (maart, juni, september en november) Rekening houdend met technische releases in Vlimpers Thema’s? Toelichting over wijzigend beleid b.v. pensioenhervorming, loopbaanonderbreking Toelichting over gewijzigde wetgeving en implicaties op personeelssysteem en rapportering Tegelijk in andere Specialisten netwerken het juridische/technische luik inpassen Voorbeeld: PTOW, Rekrutering en selectie

Overleg Leidinggevende team met rol accountmanager Rol van klantenrelatiebeheerder t.a.v. de klanten; voor de dienstverlening van de dienstencentra (o.a. Personeelsadmin, R&S), JKC en HR T&D; Kent de klanten, beleid, context en coacht het team daarin; Bouwt een positieve relatie op, werkt aan klantentevredenheid, voert periodiek overleg; Fungeert als aanspreekpunt voor bepaalde vragen.

Overleg Bilateraal overleg tussen accountmanager en HR specialist/ HR BP Maandelijks - in opstartfase Thema’s? Bepaalde klantenvragen, o.a.: Over meerdere dossiers (een hele functiegroep) of complexe dossiers, Over de organisatie (vb. fusie, grote structuurwijzigingen en bijhorende vacatures, …), Over beleidswijzigingen (vb. afschaffing prikklok) … Elkaar informeren over alles wat op til is Actualiseren van de klantenfiches Feedback, suggesties voor verbetering…