PLANNINGSDAG 2015 Dorpshuis Noorderwijk – 20 januari 2015

10:15 Planning organisatiebrede activiteiten Cyriaque De Peuter 10:00 Welkom secretaris 10:15 Planning organisatiebrede activiteiten Cyriaque De Peuter 10:25 Planning aanwervingen, opwaarderingen en contractaanpassingen Marieke Laenen 10:45 Planning aankoopdossiers - Werkwijze aanvraag financieel advies en visum – Jaarverslag 2014: afspraken Muriel Poortmans 11:30 Planning ICT-projecten en –aankopen Bart Van Calster 12:15 broodjeslunch 12:45 Gewijzigde werkwijze contactmomenten secretaris 13:00 Workshop planning van de diensten 14:00 koffiebreak 14:30 Workshop knelpunten en suggesties voor planning en werking van de organisatie 16:30 Conclusies en afspraken 17:30 diner Planningsdag 2015

missie visie strategie Planningsdag 2015

beleidsfocus = focus op effectiviteit beleidsvoorbereiding evalueren beleidsbeoordeling beleidbepaling plannen beleidsuitvoering uitvoeren beheerscyclus = focus op efficiëntie input > transformatie > output > ...? middelen > activiteiten > prestaties > effecten Planningsdag 2015

(organisatiebeheersing) deontolgische code organogram opdracht- houderschap interne en externe verzelfstandiging budget- houderschap New Public Management instrumenten delegatie interne controle (organisatiebeheersing) afsprakennota klachtenmanagement BBC Planningsdag 2015

piramide van Lencioni 5 redenen van disfunctioneren van team resultaat rekenschap verbintenis conflict vertrouwen piramide van Lencioni 5 redenen van disfunctioneren van team Planningsdag 2015

Personeel in Actie organisatiebrede activiteiten Pia Planningsdag 2015

Nina Nieuwjaarsreceptie & afterparty vrijdag 9 januari 2015 Planningsdag 2015

Paul Personeelsactie unlimited FRIETEN IN HET PARK donderdag 21 mei 2015 Planningsdag 2015

Scully Sport- & cultuurdag maandag 22 juni 2015 Planningsdag 2015

Pim Personeelsinformatiemoment maandag 21 september 2015 Planningsdag 2015

Is jouw dienst vertegenwoordigd? Planningsdag 2015

ZWEMPAS Gezondheidspas startdag 21 mei 2015 Planningsdag 2015

Planning dienst personeel & organisatie 2015

Inhoud Planning aanwervingen en bevorderingen voorjaar 2015 Er staan negen aanwervingen en bevorderingen op de agenda De grootste procedure is de opwaarderingsronde van het niveau E naar het niveau D Regularisatie gesco-contingent KB 474 Grote lijnen voorjaar 2015 Aanwervingen en bevorderingen najaar 2015 Grote lijnen najaar 2015 Planningsdag 2015

Opwaarderingsronde E naar D (1) Enkele zaken vooraf Medewerkers met behoud van rechten Opwaarderen binnen het eigen statuut Wat met de gesubsidieerde contractuele werknemers? Belang van een goede communicatie Planningsdag 2015

Opwaarderingsronde E naar D (2) Fase 1: inrichten bevorderingsproeven Drie jaar graadanciënniteit en in dienst zijn gekomen via een reguliere selectieprocedure Beslissing door CBS op 26 januari Inschrijven tot en met 17 februari, aanvaarding kandidaten door CBS op 23 februari Testen (praktisch en interview) worden afgerond op 18 maart, resultaat is geschikt of niet geschikt voor de functie Eindproces-verbaal CBS 23 maart Dossiers CBS 22 juni Planningsdag 2015

Opwaarderingsronde E naar D (3) Fase 2: inrichten aanwervingsexamens Voor medewerkers die geen drie jaar graadanciënniteit hebben en voor medewerkers die niet via een reguliere selectieprocedure in dienst zijn gekomen Beperkt adverteren Beslissing door CBS op 13 april Inschrijven tot en met 29 april, aanvaarding kandidaten door CBS op 4 mei Testen (praktisch en interview) worden afgerond in de loop van week 22, resultaat is geschikt of niet geschikt voor de functie Eindproces-verbaal CBS 8 juni Dossiers CBS 22 juni Planningsdag 2015

Opwaarderingsronde E naar D (4) Andere aanwervingen in het niveau D Elektricien Wervingsreserve schoonmaak Planningsdag 2015

Planning aanwervingen en bevorderingen voorjaar 2015 (1) Theatertechnicus (niveau B) Openverklaring bij bevordering door CBS op 12 januari Inschrijven tot en met 4 februari, aanvaarding kandidaten door CBS op 10 februari Testen worden afgerond op 4 maart Eindproces-verbaal en dossier op CBS op 10 maart Diensthoofd personeel & organisatie (niveau A) Openverklaring bij bevordering door GR op 3 februari Inschrijven tot en met 19 februari, aanvaarding kandidaten door CBS op 23 februari Testen worden afgerond op 13 maart Eindproces-verbaal CBS 23 maart en dossier GR 31 maart Planningsdag 2015

Planning aanwervingen en bevorderingen voorjaar 2015 (2) Diensthoofd communicatie & onthaal (niveau A) Openverklaring bij bevordering door CBS op 9 februari Inschrijven tot en met 25 februari, aanvaarding kandidaten door CBS op 2 maart Testen worden afgerond op 30 maart Eindproces-verbaal en dossier op CBS op 7 april Preventieambtenaar (niveau B) Openverklaring bij interne personeelsmobiliteit door CBS op 9 februari Planningsdag 2015

Planning aanwervingen en bevorderingen voorjaar 2015 (3) Expert overheidsopdrachten (niveau B) Openverklaring bij aanwerving door CBS op 9 maart Inschrijven tot en met 31 maart, aanvaarding kandidaten door CBS op 7 april Testen worden afgerond op 20 mei Eindproces-verbaal en dossier op CBS 26 mei Bestuurssecretaris financiën (niveau A) Testen worden afgerond op 1 juni Eindproces-verbaal en dossier op CBS 8 juni Planningsdag 2015

Planning aanwervingen en bevorderingen voorjaar 2015 (4) Theaterassistent (niveau C) Openverklaring bij aanwerving en bevordering door het CBS op 9 maart Inschrijven tot en met 31 maart, aanvaarding kandidaten door het CBS op 7 april Testen worden afgerond op 21 mei Eindproces-verbaal en dossier op CBS 26 mei Planningsdag 2015

GANTT-kaart aanwervingen en bevorderingen voorjaar 2015 Planningsdag 2015

Regularisatie gesco-contingent KB 474 (1) In een brief laat het Departement Werk en Sociale Economie van de Vlaamse overheid weten dat de gesubsidieerde contractuele werknemers bij lokale besturen geregulariseerd worden omwille van een bepaling in het Vlaamse regeerakkoord 2014-2019 Regulariseren betekent dat de voorwaarden om als gesubsidieerde contractueel te werken wegvallen en dat gesco’s dus gewone contractuele werknemers worden. De regularisatie moet door lokale besturen worden doorgevoerd voor 1 april Laatste gesco-controle over 2014 in de loop van het voorjaar 2015 Wijzigingen budget 2015 Het dossier met het opnemen van de gesubsidieerde contractuele werknemers in de personeelsformatie werd goedgekeurd door de GR op 16 december 2014 Planningsdag 2015

Regularisatie gesco-contingent KB 474 (2) Alle bestaande arbeidsovereenkomsten van gesubsidieerde contractuele werknemers moeten gewijzigd worden voor 1 april 2015 De GR machtigde het CBS om de regularisatie verder administratief af te handelen We wachten hiervoor op verdere richtlijnen van het Departement Werk en Sociale Economie van de Vlaamse Overheid Trachten de beweging zo eenvoudig mogelijk te maken Meer informatie in de loop van het voorjaar 2015 Planningsdag 2015

Grote lijnen voorjaar 2015 (1) Coachingstrajecten voor leidinggevenden Kaderwijziging (en wijziging organogram) 2015 Functiefamilies – eerste aanzet competentiemanagement Managementteam 24 maart en 28 april CBS 18 mei Agenda onderhandelingscomité representatieve vakorganisaties versturen ten laatste op 29 mei Onderhandelingscomité representatieve vakorganisaties op 15 juni GR op 30 juni Welzijn op het werk – uitvoering globaal preventieplan 2014-2019 Opmaak nieuwe procedure EHBO – afwerking Richtlijnen bij moederschapsbescherming – deadline 30 juni Planningsdag 2015

Grote lijnen voorjaar 2015 (2) Wijzigingen RPR Externe personeelsmobiliteit stad en OCMW Herentals Tweede pensioenpijler voor contractuele werknemers Andere wijzigingen (o.a. aanpassingen naar aanleiding van het eenheidsstatuut arbeiders/bedienden) Tewerkstelling jobstudenten Afronding evaluatieperiode 2013-2014 Visie rond ‘nieuwe werken’ – werkgroep samen met de collega’s van het OCMW Planningsdag 2015

Aanwervingen en bevorderingen najaar 2015 (1) Ook in het najaar 2015 staan er nog heel wat aanwervingen en bevorderingen op de agenda, de concrete planning is nog niet opgesteld Jeugdconsulent (niveau B) Ondernemerscoach (niveau B) Opwaarderingsronde niveau C naar C4 Sportanimator/sportpromotor (niveau B) Administratief assistent kassa Netepark (niveau D) Gemeenschapswacht (niveau E/D) Administratief medewerker burgerzaken - vreemdelingen (niveau C) Administratief medewerker academies (niveau C) Invulling personeelsformatie dienst personeel & organisatie (niveau B) Planningsdag 2015

Grote lijnen najaar 2015 Opmaak budget 2016 en financiële meerjarenplanning (augustus 2015) Welzijn op het werk – uitvoering globaal preventieplan 2014-2019 Vervolg EHBO – opleidingen Ongevallenonderzoek Ziekteverzuimbeleid en ‘nieuwe werken’ samen met OCMW (Arbeidsreglement) Planningsdag 2015

dienst financiën Planningsdag 2015

Waarom plannen? Je wist het toch, het staat toch in het budget? Dat neem je er toch even tussen? Dit is wel echt dringend! Dat is maar eventjes werk…. Dat had ik niet kunnen voorzien, maar het moet nu. Iedereen heeft wel een reden ... Planningsdag 2015

Maar financiën heeft ook een reden! strikte schema’s controle van alle aanvragen En dat met: software die nog niet op punt staat constante vernieuwingen grootste veranderingsproces sinds jaren Planningsdag 2015

Afspraken maken! Planning voor: budgetwijziging 1 budgetwijziging 2 budgetopmaak 2016 en aanpassing meerjarenplan Deze is goedgekeurd op het schepencollege. Strikt tijdsschema dat moet gevolgd worden! Planningsdag 2015

Afspraken maken! Planning voor: vragen financieel advies visum Eigen werkplanning is nu onmogelijk, daarom: aanvraag ten laatste op vrijdagavond advies en visum ten laatste op donderdagochtend Planningsdag 2015

Afspraken maken! Planning voor: bestelaanvragen Overgang naar Mercurius! Correct ingebracht -> snelle verwerking! Extra info via nota indien nodig. Enkel bestellen met bestelbon! Bestelbonnummer op factuur! Uitzonderingen: voorvastleggingen. Planningsdag 2015

Afspraken maken! Planning voor: goedkeuring facturen Alles gescand en blijft zichtbaar! Correct ingebracht -> snelle verwerking! Bestelbonnummer op factuur! Goedkeuring = handtekening = verantwoordelijk Controle moet correct gebeuren! Planningsdag 2015

Afspraken maken! Planning voor: overheidsopdrachten Lijst is opgemaakt op basis van budget. Fiches zijn opgevraagd bij diensten. Voorlopige invulling van planning. Overheidsopdrachten 2015 - lijst.xls Wees bewust van de doorlooptijd van dossiers!!!! Planningsdag 2015

Afspraken maken! Er komt een betere terugkoppeling! de diensten moeten voor het dossier naar het college gaat controleren of alles juist opgenomen is de diensten moeten na ontvangst van offertes en voor de toewijzing het dossier mee bespreken Financiën zorgt voor de procedure! De dienst zorgt voor de inhoud! Planningsdag 2015

En we zijn er nog niet! Jaarrekening komt eraan! input in Mercurius is geen verhaal van financiën alleen opleidingen komen eraan belang niet onderschatten van de rapportering Planningsdag 2015

Evaluatie Alles is voor verbetering vatbaar, dus alle feedback is welkom. Wij evalueren onze werking, en sturen bij daar waar nodig. We zijn bewust van het veranderingsproces waar we allemaal doormoeten. Dit heeft tijd maar vooral extra energie nodig. Planningsdag 2015

En deze wil ik herhalen: Strategie en verandering, hoezo? Directies denken zes maanden na over de strategie. Ze nemen zes weken om het op papier te zetten. In zes dagen overtuigen ze hun staf. In zes uur wordt het aan de manschappen verteld. Die hebben zes minuten om het te begrijpen en zes seconden om vragen te stellen. Maar niet in Herentals! Wij hebben samen de basis gelegd en werken hier samen op verder. Planningsdag 2015

Planningsdag 2015