Digitale handtekening – stad Antwerpen

Presentatie over: "Digitale handtekening – stad Antwerpen"— Transcript van de presentatie:

1 Digitale handtekening – stad Antwerpen
5 juni 2014 Studiedag VVSG digitaal klasseren en beheren van overheidsinformatie – Felixarchief Antwerpen

2 Overzicht uitgangspunten chronologisch verloop: praktijkvoorbeelden
startschot en analyse 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking praktijkvoorbeelden openstaande vragen succesfactoren

3 Uitgangspunten

4 Startschot vraag stadssecretaris: digitaal werken  digitaal tekenen
wat kan/moet er juridisch? waar mogelijk: afschaffen

5 Analyse vaststellingen: juridisch kader:
vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening handtekening vaak niet nodig juridisch kader: geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal digitaal tekenen kan met een: gewone handtekening geavanceerde handtekening gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele) weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer

6 Fase 1: opstart + principes
samenwerking nodig beslissingsmodel houvast nodig stadsbreed zelfde principes, uitgepuurd beslissingsmodel: afschaffen enkel tekenen indien juridisch vereist indien tekenen: digitaal

7 Beslissingsmodel

8 Fase 1: opstart + principes
technische oplossing Stadsbreed zelfde technologie eID = principe: gratis (kostenbewust) generiek ondertekenen van Word, , PDF, …

9 Fase 2: uitrol implementatie: infosessies, specifieke doelgroepen
evt pilootprojecten nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf intranet: beslissingsmodel met voorbeelden realisaties praktische en technische FAQs pc’s tekenklaar maken

10

11

12

13 Fase 2: uitrol technisch: toepassing principes
keuze tekenplatform SLA toepassing principes diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken eerst intern, dan pas extern uittekenen digitale tekenflow

14 Fase 3: reguliere werking
overdracht naar reguliere werking technische implementatie tekenflow

15 Praktijkvoorbeelden hoe begin ik eraan? voorbeelddocumenten opstart
uitwerking toepassing voorbeelddocumenten geen handtekening gewone digitale handtekening gekwalificeerde digitale handtekening

16 Hoe begin ik eraan? opstart: uitwerking: toepassing:
directie betrekken/overtuigen doel bepalen + planning opmaken uitwerking: brieven oplijsten prioriteit bepalen gesprekken met afdelingen afwegen en overleggen toepassing: realisaties oplijsten communicatie en overdragen naar reguliere werking

17 Hoe begin ik eraan? uitwerking = Excel document
prioriteiten aangeven met kleuren indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische grond, wie bewaart enz.) toepassing = realisaties fysieke/digitale handtekening  geen handtekening fysieke handtekening  digitale handtekening

18 Geen handtekening interne documenten aankondigingsbrieven facturen
kennisgevingen/begeleidende brieven informatieve brieven

19 Gewone dig. handtekening
afrekeningsstaat dienstreis bestelbon na gunning aanvraag loopbaanonderbreking oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen

20 Gekwalificeerde dig. handtekening
collegiale brief contract gunningsbrief waarderingsverslag

21 Voorbeeld: eID (MS Word)

22 Voorbeeld: eID (MS Outlook)

23 Openstaande vragen bulktekenen tekenen op tablet aangetekend verzenden
weerstand bij externe instanties

24 Succesfactoren draagvlak bij management aanjagen door voorbeelden
functie van het document en van de handtekening staan centraal bestaande werking permanent in vraag stellen aankweken van reflex bij iedere medewerker

25 Meer info