Programma Wat is projectmatig werken? Projectfasering Projectstart Beheersfactoren: GOTICK

Wat is een project ??

Wanneer een project Resultaat duidelijk begin en eind helder gedefinieerd resultaat éénmalige unieke opgave, vaak met veel nieuwe elementen meerdere vakdisciplines betrokken meerdere afdelingen betrokken beperkte middelen om resultaat te bereiken politiek gevoelig grote risico's, zowel bestuurlijk als financieel Resultaat

Projectmatig werken projectmatig routinematig improviserend tijd

Projectfasering Initiatieffase (waarom) Waarom moet het project gedaan worden? aanleiding/probleem >> projectopdracht Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectplan Realisatiefase (doen) >> uitvoering en bijsturing Beheersfase (in stand houden) >> afronding/overdracht overdragen aan organisatie/invoegen in dagelijkse werk..

Projectfasering Initiatieffase (waarom) Waarom moet het project gedaan worden? aanleiding/probleem >> projectopdracht Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectplan Realisatiefase (doen) >> uitvoering en bijsturing Beheersfase (in stand houden) >> afronding/overdracht overdragen aan organisatie/invoegen in dagelijkse werk..

7,T-PMC-02/1

8,T-PMC-02/1

9,T-PMC-02/1

10,T-PMC-02/1

11,T-PMC-02/1

12,T-PMC-02/1

13,T-PMC-02/1

14,T-PMC-02/1

15,T-PMC-02/1

Kortom: bezint eer ge begint! 16,T-PMC-02/1

Onderwerpen voor projectopdracht (initiatief fase) De uitdaging/probleemstelling benzo gebruik De aanleiding gebroken heup pt De doelstelling optimaal gebruik benzo’s Het projectresultaat (Wat is klaar als het project klaar is?) Afspraak binnen praktijk: herhaalrecepten benzo’s alleen na controle afspraak – protocol? Openstaande chronische gebruikers op consult geweest voor mogelijkheid afbouwen

Onderwerpen voor projectopdracht (initiatief fase) De afbakening niet: pt met benzo’s voor psychische probl. De gebruikers PA’s, HA’en, POH’s De effecten ongewenst: ontevreden patienten, moeilijke gesprekken gewenst: tevreden pten, mtsch.verantw. voorschrijfgedrag De randvoorwaarden veiligheid gewaarborgd, training PA’s en HA’en De relaties met andere projecten andere projecten lopend in de praktijk? Rationeel voorschrijven, polyfarmacie

De projectopdracht in een beeld Doelstelling Randvoorwaarden Aanleiding Afbakening Resultaat R Gebruiker Effecten Uitdaging Relatie andere projecten

1. OPDRACHT: GESPREK - 3 groepen - kies 3 complexere projectverbeterplannen - opdrachtgever + projectteam - bespreek 9 elementen

Projectfasering Initiatieffase (waarom) Waarom moet het project gedaan worden? aanleiding/probleem >> projectopdracht Definitiefase (wat) Aan welke eisen moet het project voldoen? gotick >> projectplan Realisatiefase (doen) >> uitvoering en bijsturing Beheersfase (in stand houden) >> afronding/overdracht overdragen aan organisatie/invoegen in dagelijkse werk..

Projectplan T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Activiteitenplan - boomstructuur 3.3.1 subactiviteit 3.3.2 3.3.3 3.1 activiteit 3.2 3.3 3. hoofdactiviteit 2.1 2.2 2. 2.2.1 2.2.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.1 1.2 1.3 1. 1.4 0. projectresultaat

Planning T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Tijd per activiteit en afhankelijkheid: wat moet eerst Tijd per activiteit en afhankelijkheid: wat moet eerst? > totale doorlooptijd 3.3.1 subactiviteit 3.3.2 3.3.3 3.1 activiteit 3.2 2.1 2.2.1 2.2.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.1 1.3 1.4 BEGIN EIND Fase 1 Fase 2 Fase 3

VOORBEELD De activiteitenmatrix 1 2 3 N Wie?

Voorbeeld Resultaat van de planning

PLANNING Opdracht Benoem projectresultaat – SMART 5 min Schrijf activiteiten op: elke act op 1 geeltje 5 min Cluster de activiteiten met subactiviteiten op flap Zet de activiteiten op een tijdlijn Bepaal de afhankelijkheid Bepaal totale doorlooptijd 10 min Schat tijd per activiteit 10 min Stel de speling vast - Bepaal wat je NIET doet: afbakening

Geld T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

GELD Geld - budget Initiatieffase  raming Definitiefase  begroting Uitvoeringsfase  gedetailleerde kostencalculatie en budgetregistratie Nazorg  financiële evaluatie, afrekening en afsluiting

Begroten arbeidskosten materiaalkosten kosten van uitbesteed werk marges voor alle kosten post ‘onvoorzien’ (naast de gereserveerde gelden voor risico’s/ de risicomarge!)

Kwaliteit T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Kwaliteit Welke producten in je project hebben kwaliteitsnormen? Welke rol speel je zelf in het bewaken van de kwaliteit

Kwaliteit Kwaliteitscriterium Minimale norm Beheersmaatregel Meetmethode Patientveiligheid Diabetes instellen Geaccordeerd door HA PA’s maken notitie en laten HA ondertekenen Elke maand 1 casus doornemen met POH

Informatie & communicatie projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Informatie en communicatie I: Welke projectdocumenten maak je tijdens project? - projectplan praktijkverbeterplan - voortgangsrapportages hoe en wanneer hou je HA op de hoogte? - notulen etc. > besluitvorming: wanneer en hoe? Officiele documenten?/contracten? C: Communicatie intern organisatie en extern - wie moeten op de hoogte zijn? Collega’s binnen ghc?, verwijzers? Apotheek? - doelgroep: wie merkt iets van het resultaat/de effecten etc. bv. brief aan pten?

Organisatie T G K C I O RISICOANALYSE projectdefinitie fasering en activiteitenplan beheersplan geld kwaliteit informatie organisatie tijd communicatie T G K C I O RISICOANALYSE risicoanalyse

Projectorganisatie Wie heb je allemaal nodig? Projectassistenten? POH’s? Apotheek? En wat moeten zij doen? (activiteiten en aantal uren dat zij kwijt zijn) >> met wie vorm je een projectgroep?

Projectorganisatie gezondheidscentrum bv: aanpak overgewicht, multidisciplinair Stuurgroep Opdrachtnemer: Projectleider/1 HA uit 1 vd praktijken Opdrachtgever -Wie? Manager ghc Teamleden Teamleden: POH Fysiotherapeut 2 HA - dietist Projectondersteuning: praktijkassistenten Planning & control Communicatie: Iemand die PR doet? Projectteam

Richt projectorganisatie in Markeer besluitmomenten PLANNING Opdracht Benoem projectresultaat – SMART Schrijf activiteiten op: elke act op 1 geeltje Cluster de activiteiten met subactiviteiten op flap Zet de activiteiten op een tijdlijn Bepaal de afhankelijkheid Bepaal totale doorlooptijd Schat tijd per activiteit Stel de speling vast - Bepaal wat je NIET doet: afbakening Richt projectorganisatie in Markeer besluitmomenten Bepaal budget (ivt) Bepaal communicatie/informatie

Time management Dringend Niet dringend Belangrijk I Crisis Urgente problemen Klussen waarvoor een deadline geldt II Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderkennen Planning Niet belangrijk III Interrupties, sommige telefoontjes Sommige post, sommige rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tegenover anderen IV Beuzelarijen Sommige post Sommige telefoontjes Tijdverdrijf Plezierige activiteiten