Gent2020 NL Handleiding raadpleging en aanmaak subsidiefiches

Gent2020 NL - Subsidieluik – Algemeen Doelstellingen: 1.Vervangen van papieren ‘informatiefiche’ 2.Vlotte aanvraag subsidiecodes 3.Opbouw informatiebron (inventaris) breed toegankelijk Actuele informatie per subsidie(code), op 1 plaats bijlagenarchief: subsidieaanvraag, goedkeuringsbrieven, overeenkomsten, afrekeningsbundels, 4. Eenmalige opmaak, eenvoudig onderhoud 13/05/20142

Gent2020 NL - Subsidieluik – Algemeen Gebruikers van de informatiebron -Ondersteunende diensten: -Strategische Subsidies, Financiële Planning, Personeelsbeheer, Organisatieontwikkeling, Boekhouding -Subsidiebeherende diensten zelf -Andere personeelsleden op zoek naar informatie 13/05/20143

Gent2020 NL - Subsidieluik – Algemeen Subsidiecodes in de systemen -Code wordt geboren in G2020 NL -Stroomt meteen ook door naar SAP (budget en boekhouding) -Wordt - manueel - overgenomen in CEVIPS (budget en loonverwerking) -Wordt - manueel - overgenomen in SRM sturingstabellen (bepaalt waar code in SRM voorkomt in keuzelijsten) 13/05/20144

Gent2020 NL - Subsidieluik – Algemeen Rapporteringsmogelijkheden -Subsidie-informatie in G2020NL: -personeelsplan incl. subsidiecodes -Inventaris subsidiefiches (per code of via overzichtstabel) -Financiële informatie: -SAP: subsidiecode is deel van budget- en boekhoudsleutel, daarom opgenomen in tal van rapporten - cf. opleidingen rapportering voorzien in juni. -BI: subsidiecode in verschillende kubussen en rapporten (zie verder) 13/05/20145

SAP- rapportering o.b.v. subsidiecode 1)Budget naast verbruik: ZTFM0068 Toestand artikel 13/05/20146

SAP- rapportering o.b.v. subsidiecode 1)Budget naast verbruik: ZTFM0068 Toestand artikel 13/05/20147

SAP- rapportering o.b.v. subsidiecode 1)Detail van verbruik – documentjournaal : 1)Ofwel doorklikken vanuit kolom ‘besteed’ in toestand artikel 2)Ofwel via transactie 13/05/20148

SAP- rapportering o.b.v. subsidiecode 13/05/20149

SAP- rapportering o.b.v. subsidiecode 13/05/201410

SUBSIDIES – BI rapporten SUB001 – Algemeen financieel overzicht Doelpubliek: iedereen die een financieel detail wil kennen van een bepaalde subsidie (of subsidieproject) of een dienst. Omschrijving: Met dit rapport kan je voor één subsidiecode of een dienst een financieel overzicht krijgen van het budget over de verschillende diensten, onderverdeeld per activiteit/project, over de projectjaren heen en verdeeld over de kostensoorten (via uitklap kan je zelf het detailniveau bepalen). Per periode waarin er projectbudget is worden volgende waarden gegeven: – Budget – Aanrekeningen (= ontvangstbevestigingen of vorderingen) – Geboekte facturen (= leveranciersfacturen of vorderingen) – Betaalde facturen 13/05/201411

SUBSIDIES – BI rapporten – SUB001 Algemeen financieel overzicht SUB001 – Algemeen financieel overzicht 13/05/201412

SUBSIDIES – BI rapporten SUB002 – Overzicht van alle gesubsidieerde projecten Doelpubliek: iedereen die wil weten welke subsidies/subsidieprojecten er allemaal lopen/ingediend zijn/voltooid zijn/… Omschrijving: Dit rapport geeft een overzicht van de voortgang van de verschillende subsidies in Gent2020NL. Hiermee kan je een organisatie-breed overzicht krijgen van alle gesubsidieerde projecten en de meest relevante kengetallen uit G2020NL, aangevuld met een aantal gegevens m.b.t. de financiële voortgang. Dit rapport kan ingeperkt worden door te filteren op: – Inhoudelijk verantwoordelijke dienst – Financieel verantwoordelijke dienst – Subsidiestatus (in voorbereiding, goedgekeurd, afgekeurd…) – Subsidiecode – Periode waarin de subsidiecode actief is 13/05/201413

SUBSIDIES – BI rapporten – SUB002 – Overzicht voortgang subsidies 13/05/201414

SUBSIDIES – BI rapporten SUB003 – Subsidiefiche Doelpubliek: iedereen die over “een subsidie(project)” meer wil weten, zonder meteen alle details nodig te hebben Omschrijving: Dit rapport geeft per subsidiecode een overzicht van een aantal kernelementen uit de subsidietabel van Gent2020. In dit rapport worden meer inhoudelijke gegevens en een detail van het intern en extern partnerschap (indien van toepassing) opgenomen. Het biedt een grafische weergave van de financiële stand van zaken in tijd en financiën van het project. De financiële gegevens worden afgeleid uit SAP. Dit rapport is vooral bedoeld als kennismaking met een bepaalde subsidie, – voor wie (nog) geen technische gegevens nodig heeft of wil kennen. 13/05/201415

SUBSIDIES – BI rapporten – SUB003 Subsidiefiche – deel I 13/05/201416

SUBSIDIES – BI rapporten – SUB003 Subsidiefiche – deel II 13/05/201417

SUBSIDIES – BI rapporten Kubus (‘speeldoos’) Subsidies -De Kubus (‘speeldoos’) Subsidies: bevat de info uit G2020 NL + financiële gegevens -‘Subsidiecode’ zit ook in andere speeldozen: -FMJP: meerjarenplan en budgetten, incl. besteding -INK: Inkoop, in ontwikkeling -VER: Verkoop (ontvangsten), in ontwikkeling In elk van deze speeldozen zijn de mogelijkheden naar rapportering eindeloos. Wel is er een zekere technische complexiteit. 13/05/201418

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 1.Installeren van de applicatie Link installatie Gent2020 NL: Opgelet: dit werkt enkel via Internet Explorer! Als de installatie lukt maar de toepassing geeft een foutmelding bij het opstarten, zal je hoogstwaarschijnlijk eerst nog NET 4.5 moeten installeren. Dat kan via volgende link: 13/05/201419

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.Inleiding Het subsidieluik in de applicatie Gent2020 NL vervangt de vroegere Word-documenten. Reeds in de voorbereidingsfase van een nieuwe project-/subsidieaanvraag maakt de verantwoordelijke dienst een subsidiefiche aan en vult hierbij alle beschikbare informatie in. Ieder bestuur heeft bovendien de mogelijkheid bepaalde velden verplicht te maken. Na de aanmaak of actualisatie van een fiche ontvangen de ondersteunende diensten (Financiën, Strategische Subsidies, HR) automatisch een verwittigingsmail. Zij zullen de fiche nakijken en eventueel verder aanvullen. Op dat ogenblik wordt door Financiën ook de subsidiecode aangemaakt en kan hierop geboekt worden. Personeel moet via HR aan subsidiecode gekoppeld worden in CEVIPS (bij de stad), maar er is geen ‘directe verbinding’ naar G2020. De koppelingen moeten hier dus apart bijgehouden worden door de coördinatoren HR of degene die de subsidiefiches beheert. 13/05/201420

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.Subsidieluik - praktisch Bij het openen van de applicatie Gent2020 NL, kom je op onderstaande startpagina terecht. Gebeurt dit niet automatisch, klik dan op het “Home”-icoontje links bovenaan, en vink indien gewenst links onderaan het vakje “Scherm tonen bij opstarten aan”. Via deze knop navigeer je naar het subsidieluik van de Gent2020 applicatie. 13/05/201421

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken Om een bestaande subsidiefiche te raadplegen, dubbelklik je op de desbetreffende lijn in de tabel. Voor het aanmaken van een nieuwe subsidiefiche, klik je op de knop “Nieuwe subsidie”. Door met de rechtermuisknop op de titelbalk te klikken, open je het menuvenster via hetwelk je de titelbalk kan personaliseren. Met de optie “veldkiezer” kan je de kolommen selecteren die je wenst te zien bij het openen van de subsidietabel. Via deze knop kan je een nieuwe subsidiefiche aanmaken Dit zoekveld open je via de toetsencombinatie “Ctrl F” en biedt de mogelijkheid een bestaande fiche op te zoeken a.d.h.v. 1 of meerdere karakters 13/05/201422

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken Gent2020 NL beschikt over een (beperkte) exportfunctie, via dewelke men een selectie van subsidies en/of projecten kan exporteren naar Excel. Dit kan handig zijn in afwachting van de oplevering van BI. Indien je na het personaliseren van de subsidie-/projecttabel wenst terug te keren naar de standaardopmaak met voorgeselecteerde velden, dan kan dat via deze knop. Via dit icoontje kan je de (gepersonaliseerde) tabel exporteren naar Excel. Dit kan nuttig zijn indien je een overzicht wenst van subsidies en/of projecten met bepaalde kenmerken, om vervolgens in een rapport te gieten of verdere bewerkingen op uit te voeren. 13/05/201423

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken Elke subsidiefiche bestaat uit een vaste hoofding met daaronder 7 verschillende tabbladen, waarop per tabblad bepaalde aspecten van het project nader worden toegelicht. Bij het aanmaken van een nieuwe fiche dient ieder tabblad zo nauwkeurig en volledig mogelijk ingevuld te worden (uitz.: Auditing) door de daartoe bevoegde perso(o)n(en). Bestaande fiches dienen up-to-date gehouden te worden, zodat bij raadpleging steeds de meest recente informatie beschikbaar is. Velden met zijn verplicht in te vullen velden. De fiche kan niet opgeslagen worden zolang deze velden blanco zijn. 13/05/201424

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.1. Vaste hoofding Deze velden worden automatisch ingevuld op basis van de info uit het tabblad “Financieel”. In dit veld geef je de naam in van het project/de subsidie waarop de fiche betrekking heeft. Selecteer de organisatie die verantwoordelijk is voor het project/de subsidie: AGB Erfgoed, AGB kunsten en design, Groep Gent, OCMW Gent of Stad Gent. Hier vermeld je het debiteurnummer van de uitbetalingsinstantie (deze kan afwijken van de subsidieverstrekker!) Selecteer de status van het project/de subsidie: In voorbereiding, Ingediend, Goedgekeurd, Voltooid, Niet ingediend of Afgekeurd In dit veld vul je de naam in van de uitbetalingsinstantie 13/05/201425

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.2. Tabblad “Administratie” In dit veld geef je het type ondersteuning door de dienst Strategische Subsidies aan. Hier vul je het nummer in van de overeenkomst met de subsidiegever. Websites opgericht in het kader van of met verwijzing naar het project of de subsidie kunnen hier vermeld worden Geef hier een korte (max. 500 karakters) maar duidelijke omschrijving van het project/de subsidie. In dit veld kan je het logo van het project invoegen. Door in het vak te klikken, wordt de Windows verkenner automatisch geopend, en kan je het gewenste logo selecteren. Vermeld hier het CB nr. van de aanvraag tot indiening van het projectvoorstel Vul hier het GRB nr. in van de aanvraag tot goedkeuring van de subsidieovereenkomst. Projectbudget/subsidie aangevraagd: bedragen uit de officiële projectaanvraag bij de subsidiërende instantie. Projectbudget/subsidie toegekend: bedragen uit de (subsidie)overeenkomst(en) Het betreft hier de datum van aanvraag bij en goed- of afkeuring door de subsidieverstrekker Is de subsidie/het project activiteits- of persoonsgebonden? Start- en einddatum vermeld in de subsidie-/ project-/ partnerschapsovereenkomst Indien er een verlenging van de looptijd werd toegestaan door de subsidieverstrekker, vermeld je hier de nieuwe einddatum. 13/05/201426

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.3. Tabblad “Verantwoording” Dit veld biedt de mogelijkheid om bijkomende opmerkingen te formuleren of bepaalde aspecten van het project /de subsidie nader toe te lichten. Let wel: ook hier is het aantal karakters beperkt tot 500. Duid hier aan volgens welke periodiciteit de subsidie uitbetaald wordt en of er met voorschotten gewerkt wordt. Dienen er bewijsstukken bijgehouden en/of ingediend te worden ter staving van de afrekening (claim)? Datum waarop de claim bij de subsidiegever moet binnen zijn. Deze datums zijn terug te vinden in de subsidie-/ project-/ partnerschapsovereenkomst. Nummers van formele intern geopende personeelsaanvragen. Geef aan welk type personeel kan ingezet worden volgens de regelgeving. Duid aan welke uitgaven gesubsidieerd worden. Op basis van deze selectie zullen onderaan het scherm bijkomende velden weergegeven worden. 13/05/201427

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.4. Tabblad “Bijlagen” Door op het plusteken te klikken, open je de Windows verkenner en kan je bijlagen toevoegen aan de subsidiefiche. Deze verschijnen vervolgens in lijstvorm in dit venster. Wens je een bijlage te openen, dan dubbelklik je op de gewenste regel uit het overzicht. Om een bijlage ter verwijderen, selecteer je de desbetreffende regel, en klik je vervolgens op het minteken. Opgelet: Het toevoegen van bijlagen kan pas nadat de fiche volledig en correct is aangemaakt. De bijlagen moeten dienen ter verduidelijking/vervollediging/staving van het dossier, dus niet ter vervanging van de in te vullen velden! 13/05/201428

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.5. Tabblad “Detail gegevens” Open de keuzelijst en selecteer het type project (Interreg, Doelstelling 2, CIP,… ). Niveaus 2 en 3, alsook het logo van de desbetreffende projectsoort worden vervolgens automatisch ingevuld (indien beschikbaar). Maak een overzicht op van de partners die betrokken zijn bij het project/de subsidie (cfr. overeenkomst). Opgelet: vermeld bij een partnerschap ook steeds de eigen entiteit (Gent, OCMW Gent, SOGent, Digipolis…)! Via het plus- en minteken kan je partners toevoegen of verwijderen. Deze selectievakjes worden automatisch aangevinkt op basis van de gegevens in de velden “partnerships” en “diensten”. Voeg hier de diensten toe die betrokken zijn bij het project/de subsidie. De verantwoordelijke dienst is deze waar de algemene coördinatie van het project ligt. 13/05/201429

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.6. Tabblad “Rollen” Via deze knoppen open je het keuzemenu mbt de rolverdeling binnen het project. Deze gemaakte selectie is ook bepalend voor wie de gegevens in subsidiefiche kan onderhouden/wijzigen. Dubbelklik op de lijn van de rol die je wenst toe te voegen om de lijst met personeelsleden te openen en maak een keuze. Eigenaar subsidie = het diensthoofd van de dienst met het grootste financiële aandeel in het project volgens de stadsbegroting. Deze velden zijn verplicht in te vullen aangezien zij het financiële proces dat volgt (o.a. budgettering en boekhouding) aansturen. 13/05/201430

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.7. Tabblad “Financieel” Selecteer hier het subsidiekanaal en –project. Indien dit nog niet in de lijst voorkomt, dan zal dit door Financiën aangevuld worden De subsidiecode wordt toegekend door Financiën. Je kan hier wel reeds een voorstel doen. Het selectievakje “Gerichte ontvangst” wordt standaard aangevinkt, daar subsidies als gerichte ontvangst worden meegerekend bij de diensten waar ze gebudgetteerd worden. Deze velden worden ingevuld door Financiën. 13/05/201431

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.8. Tabblad “Koppelingen” Dit veld wordt ingevuld door de “contactperso(o)n(en) personeel” van de betrokken dienst(en). Zij koppelen hier de personeelsleden die voor meer dan 0,4 FTE gesubsidieerd worden in het kader van het project. In dit veld voeg je de personeelsleden toe die op het project werken, maar voor minder dan 0,4 FTE gesubsidieerd worden. Bij projecten met externe cofinanciering dient er per subsidieverstrekker een aparte fiche aangemaakt te worden. Deze fiches kunnen hier aan elkaar gekoppeld worden. Afspraak: Indien er verschillende subsidiegevers zijn voor hetzelfde project dient men de 7 de positie van de subsidiecode te gebruiken: XXX.XXX0 = algemene fiche: totaal van uitgaven, totale projectbudget, alle detailgegevens qua partners, betrokkenen, enz. XXX.XXX1,2,3 : fiches met ontvangsten per overige subsidieverstrekker. 13/05/201432

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken 2.9. Tabblad “Auditing” Dit tabblad geeft weer door wie de fiche aangemaakt en het laatst gewijzigd werd (automatische logging door het systeem). 13/05/201433

Gent2020 NL - Subsidieluik – fiches raadplegen / aanmaken Subsidiefiche opslaan 13/05/ Via deze knoppen kan je de nieuw aangemaakte of bijgewerkte fiche opslaan (of opslaan en sluiten). Opgelet: indien niet alle verplichte velden ingevuld werden, zal het systeem een foutmelding geven, en kan de fiche niet opgeslagen worden. Vergeet je de wijzigingen op te slaan alvorens de fiche te sluiten, dan zal het systeem een waarschuwing geven.