ISO 26000 & GRI MVO in de federale overheidsdiensten Dieter Vander Beke

Overzicht van de presentatie Achtergrond ISO 26000 2.1 Wat ISO 26000 2.2 Overzicht van de standaard 2.3 Definitie van MV 2.4 MV principes 2.5 Fundamentele praktijken van MV 2.6 Kernthema’s 2.7 Kernthema’s en gerelateerde onderwerpen 2.8 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid doorheen de organisatie Duurzaamheidsverslaggeving op basis van GRI Link tussen ISO 26000 en GRI Pilootproject en ondersteuning POD DO

1) Achtergrond Gestructureerd mvo-proces sinds april 2005 Referentiekader mvo (28 april 2006) Actieplan mvo (21 december 2006) Gebaseerd op stakeholderoverleg Voorbereidingen via ICDO Voorstel van actualisatie van het actieplan mvo door de ICDO (19 maart 2010) Naar aanleiding tussentijdse evaluatie mvo actieplan (vooruitgangsverslag maart 2009) Resultaat stakeholderoverleg van 12 november 2009 en werkzaamheden werkgroep mvo van de icdo (nov. 2009-maart 2010) Vraag tot herbevestiging 4 acties uit actieplan mvo uit 2006 Voorstel 9 nieuwe acties * vooruitgangsverslag als bijlage aan icdo-jaarverslag 2008

9 november 2010: vergadering college van de voorzitters Beslissing van de icdo: voorstel tot actualisatie van actieplan doorsturen naar de minister bevoegd voor de duurzame ontwikkeling: Aangeven welke acties binnen het beleidsbudget van de POD DO kunnen gebeuren en waarvan uitvoering reeds kan aanvangen Acties waarvoor breder politiek overleg nodig is, via ikw’s ter bespreking voorleggen Actie 6: ISO 26000 en duurzaamheidsverslaggeving bij de overheid – pilootproject 9 november 2010: vergadering college van de voorzitters Kandidaten om in te stappen in pilootproject

2) ISO 26000

2.1 Wat is ISO 26000 Internationale Standaard/norm Ontwikkeld door de ISO Op basis van een multi-stakeholder dialoog Experten uit meer dan 90 landen Experts van 40 international of brede regionale organisaties die actief zijn rond verschillende aspecten van MV Experten zijn afkomstig uit 6 verschillende stakeholdergroepen Consumenten Overheden Bedrijven Vakbonden NGO’s SSRO (dienstenverleners, ondersteuning, onderzoekers, wetenschappers, e.a.) Goedgekeurd door 93% van de ISO-leden Gepubliceerd in november 2010 7 years: 2 years investigation + 5 years development Approval of ISO 26000 *P-members voting: 66 in favour out of 71 = 93% (requirement >= 66,66%) *Negative votes: 5 out of 77 = 6% (requirement <=25%) (Cuba; Luxemburg; India; Turkey; USA)

Geeft richtlijnen m.b.t. maatschappelijke verantwoordelijkheid Bedoeld om bruikbaar te zijn voor alle types van organisaties Private, publieke of non-profit Grote of kleine Actief in ontwikkelde of in ontwikkelingslanden Organisaties die nog niet vertrouwd zijn met het concept of organisaties met ervaring aangaande de integratie van MV Het is geen management standaard Is niet bedoeld of geschikt voor certificatiedoeleinden “Elk aanbod om te certificeren, of elke aanspraak om gecertificeerd te zijn volgens de ISO 26000 norm is een foutieve weergave van de bedoeling en de doelstelling, en zou een onjuist gebruik zijn van deze internationale standaard”  Bevat geen vereisten Nationale standaarden kunnen worden ontwikkeld die specifieker, veeleisender of andersoortig zijn

2.2. Overview of ISO 26000 Scope Clause 1 Guidance to all types of organizations, regardless of their size or location Definitions Clause 2 Terms, definitions and abbreviated terms Understanding social responsibility Clause 3 History, Characteristics, Relationship between social responsibility and sustainable development Social responsibility core subjects Clause 6 Organizational governance Human rights Labour practices The Environ-ment Fair operating practices Consumer issues Community involvement and development Related actions and expectations Maximizing an organization’s contribution to Sustainable development Recognizing social responsibility Stakeholder identification and engagement Clause 5 Two fundamental practices of social responsibility .5 Communication on SR Integrating social responsibility throughout an organization The relationship of an organization’s characteristics to social responsibility Reviewing and improving an organization’s actions and practices related to social responsibility Communication on social responsibility Understanding the social responsibility of the organization Practices for integrating social responsibility throughout an organization Clause 7 Enhancing credibility regarding social responsibility Voluntary initiatives for social responsibility Principles of social responsibility Clause 4 Accountability Transparency Ethical behaviour Respect for stakeholder interests Respect for the rule of law Respect for international norms of behaviour Respect for human rights Bibliography: Authoritative sources and additional guidance Annex: Examples of voluntary initiatives and tools for social responsibility Source: ISO/FDIS 26000:2010, vii

2.3 Definitie van MV Maatschappelijke verantwoordelijkheid “Verantwoordelijkheid van een organisatie (2.12) voor de impact van haar beslissingen en activiteiten op de maatschappij en het milieu (2.6), via transparant en ethisch gedrag (2.7) dat bijdraagt tot duurzame ontwikkeling (2.23), inclusief de gezondheid en het welzijn van de maatschappij; rekening houdt met de verwachtingen van de stakeholders (2.20); overeenstemt met de toepasselijke wetten/recht en consistent is met internationale gedragsnormen (2.11); en geïntegreerd is doorheen de hele organisatie en in de praktijk wordt toegepast in haar externe relaties.” OPMERKING 1 Activiteiten omvatten producten, diensten en processen OPMERKING 2 Externe relaties verwijzen naar de activiteiten van een organisatie binnen haar invloedsfeer (2.19).

2.4 Zeven principes van MV Afleggen van rekenschap Transparantie Principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid Bij het aanpakken en toepassen van maatschappelijke verantwoordelijkheid, is het allesomvattende doel voor een organisatie haar bijdrage aan duurzame ontwikkeling te maximaliseren. Hoewel er geen definitieve lijst bestaat van principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid, behoren organisaties, binnen deze doelstelling, de zeven principes, evenals de principes die specifiek horen bij elk kernthema uit hoofdstuk 6, te respecteren. hoofdstuk 4 Afleggen van rekenschap Transparantie Ethisch gedrag Respect voor de belangen van stakeholders Respect voor de rechtsorde Respect voor internationale gedragsnormen Respect voor mensenrechten Specific principles: f.ex. The precautionary approach related to environmental issues and to consumer issues

2.5 Twee fundamentele MV-praktijken Twee fundamentele praktijken aangaande maatschappelijke verantwoordelijkheid Hoofdstuk 5 Erkennen van maatschappelijke verantwoordelijkheid Identificeren en betrekken van stakeholders Het erkennen van MV Het identificeren van de onderwerpen (issues) die ontstaan door de impact van de beslissingen en activiteiten van een organisaties, evenals de manier waarop deze onderwerpen aan de orde behoren te worden gesteld om een bijdrage te leveren aan duurzame ontwikkeling. Een organisatie is verantwoordelijk voor de impact van haar beslissingen en activiteiten over dewelke het formele of de facto controle heeft. Naast de verantwoordelijkheid voor de eigen beslissingen en activiteiten, kan een organisatie in bepaalde gevallen de mogelijkheid hebben om het gedrag van organisaties waarmee zij betrekkingen onderhoudt te beïnvloeden. Zulke situaties worden beschouwd als binnen de invloedsfeer van een organisatie te vallen. Het identificeren en betrekken van de stakeholders

2.6 Seven core subject of SR Contribution to the development of the community and the society = community involvement and development Source: ISO/TMB WG SR N 157, p.19

Economische aspecten, evenals aspecten met betrekking tot gezondheid en veiligheid en met betrekking tot de ‘waardeketen’ worden doorheen de zeven kernthema’s aan de orde gesteld, daar waar toepasselijk. De verschillende manieren waarop mannen en vrouwen met elk van de zeven kernthema’s te maken krijgen kunnen worden ook beschouwd. Acties die worden genomen rond de kernthema’s en de gerelateerde onderwerpen behoren gebaseerd te zijn op de principes en praktijken van MV. Bij elk kernthema behoort een organisatie alle onderwerpen te identificeren die relevant zijn of significant zijn voor haar besluiten en activiteiten. Bij het beoordelen van de relevantie of de significantie van een onderwerp behoren korte- en langetermijndoelstellingen in aanmerking te worden genomen. Er bestaat geen vooraf bepaalde volgorde waarin een organisatie de kernthema’s en onderwerpen behoort aan te pakken; dit verschilt per organisatie en is afhankelijk van de specifieke situatie of context.

2.7 kernthema’s en gerelateerde onderwerpen Onderwerpen (issues) Bestuur van de organisatie Besluitvormingsprocessen en -structuren Mensenrechten Issue 1: Gepaste zorgvuldigheid Issue 2: Risicosituaties m.b.t. mensenrechten Issue 3: Vermijden van medeplichtigheid Issue 4: Remediëren van grieven Issue 5: Discriminatie en kwetsbare groepen Issue 6: Burgerlijke en politieke rechten Issue 7: Economische, sociale en culturele rechten Issue 8: Fundamentele arbeidsrechten * Elk onderwerp wordt beschreven (wat houdt het in) en de gerelateerde activeiten en verwachtingen worden beschreven (wat behoort men te doen)

Arbeidspraktijken/ (-omstandigheden) Issue 1: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties Issue 2: Werkomstandigheden en sociale bescherming Issue 3: Sociale dialoog Issue 4: Gezondheid en veiligheid op het werk Issue 5: Ontwikkeling en opleiding op de werkplaats Het milieu Issue 1: Voorkomen van milieuverontreiniging Issue 2: Duurzaam (grond)stoffengebruik Issue 3: aanpassing- en migitatiemaatregelen m.b.t. de klimaatverandering Issue 4: Bescherming van het milieu, biodiversiteit en natuurlijke leefgebieden

Eerlijk handelen Issue 1: Anti–corruptie Issue 2: Verantwoorde politieke betrokkenheid Issue 3: Eerlijke concurrentie Issue 4: Promoten van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de invloedsfeer Issue 5: Respect voor eigendomsrechten Consumentenzaken Issue 1: Eerlijke marketing, informatie en contractuele praktijken Issue 2: Beschermen van de gezondheid en veiligheid van consumenten Issue 3: Duurzame consumptie Issue 4: Dienstverlening, ondersteuning en klachtenbehandeling

Issue 5: Bescherming van de privacy en de persoonsgegevens Issue 6: Toegang tot basisvoorzieningen Issue 7: Educatie en bewustmaking Betrokkenheid in- en ontwikkeling van de gemeenschap Issue 1: betrokkenheid in de gemeenschap Issue 2: Onderwijs en cultuur Issue 3: creatie van werkgelegenheid en ontwikkelen van vaardigheden Issue 4: technologieontwikkeling en –toegankelijkheid Issue 5: Inkomens- en welvaartcreatie Issue 6: Gezondheid Issue 7: Maatschappelijke investeren

2.8 Integreren van MV doorheen de organisatie  Gebaseerd op hoofdstuk 7: vertaald in verschillende stappen Stel de relatie vast hoe de kenmerken van je organisatie relateren met maatschappelijke verantwoordelijkheid Ga na wat de maatschappelijke verantwoordelijkheid van je organisatie inhoudt Via Gepaste zorgvuldigheid (Due diligence) Stel de relevantie vast Alle kernthema’s, maar niet alle onderwerpen, zijn voor een organisatie relevant. Een organisatie behoort alle kernthema’s te beoordelen om vast te stellen welke onderwerpen relevant zijn. Bepaal vervolgens de significantie Als een organisatie eenmaal het brede spectrum van onderwerpen heeft bepaald die relevant zijn voor haar beslissingen en activiteiten, behoort zij de geïdentificeerde onderwerpen nauwkeurig te onderzoeken en een aantal criteria op te stellen om te beslissen welke onderwerpen de grootste significantie hebben en voor de organisatie het belangrijkst zijn Due diligence: Een allesomvattend, proactief proces om de feitelijke en potentiële negatieve, maatschappelijke, milieu- en economische impact te identificeren van de beslissingen en activiteiten van een organisatie over de gehele levenscyclus van een project of activiteit van de organisatie, met het oogmerk om negatieve impact te vermijden of te milderen. * Gepaste zorgvuldigheid kan het ook noodzakelijk maken het gedrag van anderen te beïnvloeden indien wordt geconstateerd dat mensrechten of andere rechten worden geschonden en zij daarbij mogelijk betrokken zijn.

Stel prioriteiten vast voor de aanpak van onderwerpen Bepaal Invloedsfeer van een organisatie en de manier waarop je invloed kan/wil uitoefenen Stel prioriteiten vast voor de aanpak van onderwerpen Prioriteiten behoren te worden gekozen vanuit de onderwerpen die als relevant en significant werden beschouwd. Stakeholders behoren betrokken te worden bij het identificeren van de prioriteiten. Integreren maatschappelijke verantwoordelijkheid doorheen de hele organisatie Verhoog het bewustzijn en bouw competentie op voor MV Bepaal de richting van de organisatie m.b.t. MV Bouw MV in het bestuur, de systemen en de procedures van je organisatie in Invloed uitoefenen kan via o.a.: instellen van contractuele bepalingen of stimulansen; openbare verklaringen van de organisatie; het betrekken de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders; het nemen van investeringsbeslissingen; het delen van kennis en informatie; uitvoeren van gezamelijke projecten: verantwoorde lobby en mediarelaties; stimuleren van goede praktijken; vormen van partnerschappen met sectorverenigingen, organisaties, e.a.; …

Communiceer over je maatschappelijke verantwoordelijkheid Bepaal welk de rol/het doel is van de communicatie Ga na of de informatie aan de karakteristieken voldoet Volledigheid Begrijpelijk Beantwoord aan belangen/vragen van de stakeholders Nauwkeurig Evenwichtig Actueel Toegankelijk Bepaal welke soort communicatie je zal gebruiken Verhoog je geloofwaardigheid m.b.t. MV Betrek stakeholders Andere: certificatie, rapportering, aangaan van verplichtingen, verklaringen, e.a. Los conflicten of meningsverschillen op tussen je organisatie en je stakeholders Role of communication?: raising awareness; demonstrating respect for SR principles; helping to engage and create dialogue with stakeholders; providing information about the impact of the organization’s activities, products and services; motivate employees and others to support the organization’s activities in SR; facilitating comparison with peer organizations; enhancing an organization’s reputation, ect… *different types of communication on SR: meetings or conversations with stakeholders; team activities; articels on aspects of SR; advertisements or other public statements; periodic public reporting; ect…

Beoordeel en verbeter je acties en praktijken met betrekking tot MV Monitor je activiteiten m.b.t. MV Beoordeel de vooruitgang en prestaties van je organisatie m.b.t. MV Identificeer noodzakelijke veranderingen in je programma’s en procedures Verhoog de betrouwbaarheid van de gegevens- en informatieverzameling en het management ervan Neem acties ter verbetering van de prestaties Overweeg deelnaam aan vrijwillige initiatieven op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid

3) Duurzaamheidsverslaggeving - GRI

Opgericht in 1997 door CERES & UNEP Doelstelling: duurzaamheidsverslaggeving tot niveau van financiële verslaggeving verheffen Vergelijken en beoordelen van duurzaamheidsprestaties t.o.v. officiële normen, codes, prestatiestandaarden en vrijwillige initiatieven Aantonen hoe de organisatie verwachtingen m.b.t. duurzame ontwikkeling benaderd en hoe ze er zelf door wordt beïnvloed Vergelijken van prestaties binnen een organisatie en tussen organisaties op langere termijn Bruikbaar voor elke organisatie, ongeacht omvang, sector of locatie Kan geleidelijk aan ingevoerd worden CERES: Coalition for environmentally Responsible Economies

GRI geeft een kader voor duurzaamheidsverslaggeving Richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving (G3) Aanvullende Sectorspecifieke richtlijnen Indicatorprotocollen Technische protocollen Landspecifieke annexen

Verslaggevingsprincipes Materialiteit Betrokkenheid van de alle stakeholders Duurzaamheidcontext Volledigheid Kwaliteitsprincipes Evenwichtigheid Vergelijkbaarheid Nauwkeurigheid Tijdigheid Betrouwbaarheid Duidelijkheid Standaardonderdelen van een GRI-verslag Profiel van de organisatie Managementbenadering: hoe gaat de organisatie om met bep. Thema’s en onderwerpen Prestatie-indicatoren: zowel economische, milieu als sociale

Verschillende toepassingsniveaus

4) Link tussen ISO 26000 en GRI Het GRI was één van de organisaties die actief heeft deelgenomen aan het ISO 26000-ontwikkelingsproces GRI heeft ‘linkage guidance’ document uitgebracht die toelaat om op basis van de ISO 26000 richtlijnen een GRI-verslag uit te brengen. http://www.globalreporting.org/NR/rdonlyres/E5A54FE2-A056-4EF9-BC1C-32B77F40ED34/0/ISOGRIReport_FINAL.pdf

5) Pilootproject en ondersteuning POD DO PODDO lanceert overheidsopdracht voor externe begeleiding van elke piloot (begin 2011) Inleidende workshop voor alle piloten gezamenlijk (mei/juni 2011) Deelname aan Belgische ISO 26000-conferentie in voorjaar 2011 (1 april 2011) Externe begeleiding (in house begeleiding) voor elke piloot afzonderlijk 2 vergaderingen: uitwisseling tussen piloten  FOD P&O wordt ook gevraagd hierop aanwezig te zijn Terugkoppeling van proces en resultaten naar ICDO