Het prijsonderzoek van de offertes Veronique Libbrecht & Nele Geusens Kennisdag 28 april 2015 Gent

Inhoudstafel Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten in het kader van het regelmatigheidsonderzoek Prijsonderzoek Prijsverantwoording in het kader van abnormale prijzen 5. Prijsonderzoek en prijsverantwoording: voorbeelden uit de praktijk

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Beoordeling offertes in 3 stappen Selectiefase Toegangsrecht (uitsluitingscriteria) Kwalitatieve selectie Regelmatigheidsonderzoek Formele en materiële regelmatigheid Prijsonderzoek Beoordeling offertes op basis van de gunningscriteria

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Verslag aan de Koning (afdeling 7 KB Plaatsing) “Afdeling 7 – Onderzoek en regelmatigheid offertes Er wordt aan herinnerd dat de gunning van een overheidsopdracht drie openvolgende fasen omvat: 1°het onderzoek van de uitsluitingscriteria, de economische en financiële draagkracht en de technische of beroepsbekwaamheid; 2° het onderzoek naar de regelmatigheid; 3°het onderzoek van de overgebleven regelmatige offertes en de beoordeling ervan op basis van één of meer gunningscriteria. In de open procedures worden offertes die de eerste fase niet doorstaan, niet verder onderzocht t.o.v. de elementen van de tweede en de derde fase, en worden de offertes die het regelmatigheidsonderzoek niet doorstaan, niet verder onderzocht t.o.v. de elementen van de derde fase. In de beperkte procedure heeft het onderzoek betreffende de eerste fase geen zin meer omdat enkel de geselecteerden de mogelijkheid hebben gehad om een offerte in te dienen.”

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Regelmatigheidsonderzoek Verplicht Artikel 95, §1 KB Plaatsing: “ De aanbestedende overheid gaat de regelmatigheid na van de offertes van de inschrijvers die aan de voorwaarden van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectiecriteria voldoen. Ze onderzoekt de regelmatigheid, zowel op formeel als op materieel vlak.” Zowel op formeel als materieel vlak Formele regelmatigheid: er wordt nagegaan of de geselecteerde offertes voldoen aan de vormelijkheden die opgelegd worden door de wetgeving en in de opdrachtdocumenten. Materiële regelmatigheid: er wordt nagegaan of de geselecteerde offertes voldoen aan de materiële of inhoudelijke elementen die opgelegd worden door de wetgeving en in de opdrachtdocumenten.

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Prijzen en prijsonderzoek kadert in de materiële regelmatigheid Artikel 95, §3 KB Plaatsing: “Op materieel vlak is een offerte substantieel onregelmatig als ze afwijkt van de bepalingen van dit besluit of van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties , in de mate dat die bepalingen essentieel zijn, of in geval van abnormale prijs als bedoeld in de artikelen 21 en 99. Als een offerte daarentegen niet in overeenstemming is met de andere bepalingen van dit besluit, meer bepaald met hoofdstuk 1, afdelingen 7 tot 11, en met hoofdstuk 6, afdelingen 2 tot 4, of van de opdrachtdocumenten, of nog enig voorbehoud inhoudt of elementen bevat die niet met de werkelijkheid overeenstemmen, is ze aangetast door een niet-substantiële nietigheid.” Relatieve versus substantiële onregelmatigheid

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs SUBSTANTIEEL FORMEEL: een afwijking op essentiële vormelijkheden leidt steeds tot een formele onregelmatigheid van de offerte wegens de zwaarwichtigheid (substantieel) van deze opgelegde vormelijkheden. In dit geval is er geen ruimte voor appreciatie door de aanbestedende overheid en kan de onregelmatigheid niet worden geregulariseerd. Dit leidt tot nietigheid van de ingediende offerte (verplichting de offerte te weigeren). RELATIEF FORMEEL: een afwijking op niet-essentiële vormelijkheden leidt niet steeds tot een formele onregelmatigheid van de offerte. In dit geval beschikt de aanbestedende overheid over een appreciatiemarge om al dan niet de onregelmatigheid te regulariseren (ze kan aldus de afwijking aanvaarden of verwerpen). In dit geval kan de offerte op dit onderdeel toch regelmatig worden verklaard. Dit leidt bijgevolg niet steeds tot nietigheid van de ingediende offerte (mogelijkheid om de offerte te weigeren).

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs SUBSTANTIEEL MATERIEEL: een afwijking op essentiële materiële bepalingen leidt steeds tot een materiële onregelmatigheid van de offerte wegens de zwaarwichtigheid (substantieel) van deze opgelegde eisen. In dit geval is er geen ruimte voor appreciatie door de aanbestedende overheid en kan de onregelmatigheid niet worden geregulariseerd. Dit leidt tot nietigheid van de ingediende offerte (verplichting de offerte te weigeren). RELATIEF MATERIEEL: een afwijking op niet-essentiële materiële bepalingen leidt niet steeds tot een materiële onregelmatigheid van de offerte. In dit geval beschikt de aanbestedende overheid over een appreciatiemarge om al dan niet de onregelmatigheid te regulariseren (ze kan aldus de afwijking aanvaarden of verwerpen). In dit geval kan de offerte op dit onderdeel toch regelmatig worden verklaard. Dit leidt bijgevolg niet steeds tot nietigheid van de ingediende offerte (mogelijkheid om de offerte te weigeren).

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Substantiële materiële onregelmatigheid Afwijkingen van prijzen, termijnen en technische specificaties zijn in principe essentieel/substantieel en leiden tot de substantiële onregelmatigheid van de offerte (in dit geval MOET de aanbestedende overheid de offerte als substantieel materieel onregelmatig beschouwen). Afwijkingen die niet essentieel zijn, leiden niet noodzakelijk tot substantiële materiële onregelmatigheid, maar kunnen geregulariseerd worden. De aanbestedende overheid KAN een offerte als substantieel materieel onregelmatig beschouwen indien deze niet overeenstemt met de bepalingen/clausules in de wetgeving of opdrachtdocumenten van/waarin: HS 1: algemene bepalingen Afdeling 6: technische specificaties en normen Afdeling 7: varianten, opties en percelen Afdeling 8: onderaanneming Afdeling 9: prijsvaststelling, prijsbestanddelen en prijsherziening Afdeling 10: prijsonderzoek Afdeling 11: belangenvermenging en afspraken HS 6 (afd. 2-4) doch enkel indien de clausules verplichtingen opleggen aan de inschrijvers Afdeling 2: samenvattende opmeting en inventaris Afdeling 3: interpretatie, fouten en leemten Afdeling 4: prijsopgave en percelen Een voorbehoud wordt gemaakt Bestanddelen opgenomen worden die niet overeenstemmen met de werkelijkheid.

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Hoe te beoordelen? Feitenkwestie (beoordeling in concreto) RvS 15 mei 2014, nr. 227.417, THV Ballast Nedam Infra EE “De vraag of een bepaling van het bestek essentieel is, namelijk dermate belangrijk dat de afwijking ervan onvermijdelijk tot gevolg moet hebben dat met de betrokken offerte geen rekening mag worden gehouden, dient in concreto in elk geval afzonderlijk in het licht van het dossier te worden beantwoord. Daarnaast staat het in de eerste plaats aan de aanbestedende overheid om vast te stellen of de afwijking al dan niet een essentiële besteksbepaling betreft.” Elementen die kunnen helpen in de beoordeling: 1) Zijn de verschillende offertes van de geselecteerde inschrijvers nog steeds vergelijkbaar met elkaar? 2) Kan er nog een rangschikking worden opgemaakt? 3) Blijft de gelijkheid van alle geselecteerde inschrijvers gewaarborgd? M.A.W. samengevat: kan het inhoudelijke aanbod van de offerte nog ernstig onderzocht worden?

1. Materiële regelmatigheid van de offerte: “juiste” prijs Andere elementen uit rechtspraak Raad van State ongelijke behandeling: de betrokken inschrijver verkrijgt een voordeel t.o.v. zijn concurrenten. de verbintenis van de betrokken inschrijver tot uitvoering van de opdracht zou kunnen worden uitgehold of zou onzeker kunnen worden. gevaar voor goede uitvoering van de opdracht. aanleiding tot manipulatie van offertes of speculatie. Aandachtspunten motiveer steeds voldoende waarom een bepaalde onregelmatigheid essentieel is en dus leidt tot onregelmatigheid op dit onderdeel of waarom de afwijking toch toegelaten kan worden (geregulariseerd) en er geen onregelmatigheid is op dit onderdeel. let op bewoordingen in de opdrachtdocumenten zoals “voorgeschreven op straffe van nietigheid”, “essentieel”,… De aanbestedende overheid is steeds gebonden aan de eigen bestektekst (patere legem quam ipse fecisti)

Stappenplan Stap 1: Verbeteren van rekenfouten en zuiver materiële fouten in het kader van het regelmatigheidsonderzoek (Art. 96 KB Plaatsing) Stap 2: Prijsonderzoek (Art. 21,§1 KB Plaatsing) Stap 3: Abnormale prijzen (Art. 21,§3 KB Plaatsing)

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2.1 Wanneer de offerte verbeteren? 2.2 Wat verbeteren? 2.3 Hoe de offerte verbeteren? 2.4 Voorbeeldformuleringen in gunningsverslag 2.5 Verbeteren offertes in functie van fouten in de opdrachtdocumenten

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2.1 Wanneer de offerte verbeteren? Stap 1: verbetering offerte Stap 2: prijsonderzoek Stap 3: abnormale prijzen Vooraleer sprake van prijsonderzoek en “vermoedelijk” abnormale prijzen dient de aanbestedende overheid na te gaan of er rekenfouten of zuivere materiële fouten in de offerte zijn. Art. 99, §1 KB Plaatsing: “Na voorafgaand artikel 96 te hebben toegepast, gaat de aanbestedende overheid over tot het prijsonderzoek overeenkomstig artikel 21.”

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Verplichting tot verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten, als inspanningsverbintenis (geen resultaatsverbintenis) Artikel 96, §1 KB Plaatsing: “De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is.” Eigen verantwoordelijkheid inschrijver voor ingediende offerte Toepassingsgebied: aanbestedingen en offerteaanvragen

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2.2 Wat verbeteren? DE REKENFOUT Prijsbestanddelen (hoeveelheden, eenheidsprijzen) zijn correct Foutieve rekenkundige bewerking Voorbeeld: 20 paar schoenen x € 80 = € 1,60 als totaalprijs

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten DE “ZUIVER MATERIELE FOUT” Verschrijving van de inschrijver (komma verkeerd geplaatst, nul te veel of te weinig, foutieve overschrijving uit exceltabel….) Voorbeeld: 20 paar schoenen x € 8 = € 1.600 Oude wetgeving: “Kennelijk materiële fout”. RvS 12 februari 2006, nr. 155.097, NV Cleaning de Bree “dat voorts sprake is van “kennelijk materiële fouten” waaronder een vergissing in de eenheidsprijs zou kunnen worden begrepen; dat daarbij echter is vereist dat een dergelijke fout “kennelijk” moet zijn, meer bepaald aan fout waaromtrent nauwelijks discussie mogelijk is.” RvS 9 juli 2013, nr. 224,305, NV Artes Roegiers “Het lijkt algemeen aanvaard dat met het begrip “materiële fout” eigenlijk een verschrijving of vergissing wordt bedoeld, begaan bij de materiële verrichtingen die gepaard gaan met het opstellen van een offerte zoals uitschrijven, invullen, overbrengen van cijfergegevens.”

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Zuiver (vroeger kennelijk) = onmiddellijk vaststelbaar, nauwelijks tot niet voor discussie vatbaar Combinatie van rekenfout met materiële fout vaak voorkomend Materiële fouten zijn GEEN interpretatiefouten RvS 13 december 2012, nr. 221,746, NV Bouwbedrijf VMG-De Cock “De eenheidsprijs die verzoekende partij in haar meetstaat heeft opgegeven voor post 01(11)09 als meerprijs, namelijk 47,50 euro, kan niet worden beschouwd als een rekenfout of een kennelijk materiële fout zoals bedoeld in artikel 111 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. Verzoekende partij heeft geen foutieve rekenkundige bewerking gemaakt. Evenmin is sprake van een materiële fout in de zin van verschrijving; verzoekende partij heeft daarentegen ten gevolge van een verkeerde interpretatie van een post van de meetstaat een fout gemaakt. Verwerende partij diende dan ook de meetstaat van de verzoekende partij niet te verbeteren.” Voorbeeld: andere lezing van het bijzonder bestek door de inschrijver

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Materiële fouten kunnen echter wel veroorzaakt worden door interpretatiefouten. RvS 11 augustus 2009, nr. 195,531, NV Desiré Stadsbader “ In het licht van de huidige toepasselijke reglementering wordt, in de huidige stand van het geding, het standpunt van verzoekster dat materiële vergissingen niet zouden mogen worden gecorrigeerd wanneer zij het gevolg zijn van een verkeerde interpretatie van het bestek, niet gevolgd. Dat er sprake is van een kennelijk materiële fout kan op het eerste gezicht worden afgeleid uit een vergelijking met de raming en het gemiddelde van de inschrijvingsbedragen. Uit het dossier blijkt dat tussenkomende partij voor de betrokken post een prijs heeft ingediend van 885.760,37 euro, terwijl de raming voor deze post 2.500 euro bedroeg en de gemiddelde inschrijvingsprijs 2.492,77 euro. Bovendien maakt de titel 1.2.1 die zich net boven de omschrijving van de ligitieuze post 1.2.1.1 bevindt melding van studie werfinstallatie en organisatie, zodat het prima facie niet onredelijk voorkomt dat dit tot een verwarring heeft geleid. Tussenkomende partij geeft aan dat het resterende bedrag betrekking heeft op de werfinrichting zelf en, in geval daarvoor in geen bijzondere post in het bestek is voorzien, deze kosten gelijkmatig dienen te worden gespreid over alle posten van de meetstaat. In dat geval dienen alle eenheids- prijzen volgens haar verhoogd te worden met i 884.453,24/ i 41.478.064,72*100 = 2,13234%, zodat het totale bedrag van de aanbieding ongewijzigd blijft. De verweerster heeft voor deze laatste oplossing gekozen.”

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Het ontbreken van prijzen is niet zomaar een zuiver materiële fout. RvS 29 april 2010, nr. 203.348, NV The Berlitz Schools of Languages of Benelux “ Te dezen bevatte de offerte van verzoekende partij geen prijsopgave voor post (…). Verwerende partijen hebben gevraagd om dit te verduidelijken, in antwoord waarop verzoekende partij alsnog een prijs heeft opgegeven voor deze post (208 euro, zijnde 1040 euro voor vijf testen), wat tot gevolg had dat het totaalbedrag van haar offerte verhoogd werd van 67.996 euro tot 69.036 euro. Voorts dient eveneens te worden vastgesteld dat de ontbrekende prijs niet ondubbelzinnig uit de offerte van de verzoekende partij lijkt te kunnen worden afgeleid. (…). Ook blijkt dat de aanpassing doorgevoerd door verzoekende partij van aard was om zowel het totaalbedrag van de inschrijving als de rangschikking van de inschrijvers te wijzigen. In die omstandigheden kan niet worden aangenomen dat het ontbreken van de prijs in de offerte van verzoekende partij een kennelijk materiële fout betreft en dat de verwerende partijen artikel 114 van voormeld koninklijk besluit (oude wetgeving) zouden hebben geschonden door geen toepassing te maken van deze bepaling.”

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Een 0-prijs kan een zuiver materiële fout uitmaken RvS 22 januari 2008, nr. 178.804, NV Cleaning Masters “ in de eerste plaats stelt ze dat de verzoekende partij “de inventaris (heeft) gewijzigd en voor alle prestaties de frequentie ‘0’ voorzien” wat de eerste verdieping van blok 249 Kleine Brogel betreft. Dit standpunt kan niet worden bijgevallen: de vermelding van nul euro - en dan nog naar zeggen van de verzoekende partij bij wijze van verschrijving - is niet hetzelfde als de “frequentie ‘0’ voorzien. De verwerende partij betoogt in huidig geding nog dat die fout niet als een materiële fout mag worden aangemerkt en dat met de berekening van de verzoekende partij in wezen de prijs na opening der inschrijvingen zou worden aangepast. Deze stellingname is echter een a posteriori redengeving waarvan niet blijkt dat ze enige rol heeft gespeeld bij de bestreden beslissing om de offerte van de verzoekende partij als onregelmatig te beschouwen. Het gehanteerde motief daartoe was enkel dat de inventaris was gewijzigd door de voornoemde “frequentie ‘0’”. Er moet worden aanvaard dat de verzoekende partij niet heeft bedoeld de betrokken verdieping gratis te zullen reinigen en dat aldus de vermelding “0” een materiële verschrijving was. Voorts wordt in de bestreden beslissing gesteld dat de verzoekende partij “geen prijsopgave heeft gedaan” betreffende de stofwerende tapijten in kwartier Kleine Brogel. Er is echter wel degelijk een prijs opgegeven, zij het –opnieuw naar de verzoekende partij beweert bij wijze van verschrijving- dat deze nul euro bedraagt. De verwerende partij geeft in haar memorie van antwoord nu zelf toe dat die invulling “wel als een kennelijk materiële fout” kan worden beschouwd en moet worden verbeterd op grond van de voorhanden zijnde gegevens uit de offerte”.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2.3 Hoe de offerte verbeteren? PLICHT tot nagaan werkelijke bedoeling inschrijver Artikel 95 KB Plaatsing: “Om deze fouten te verbeteren gaat de aanbestedende overheid de werkelijke bedoeling na van de inschrijver, door de offerte te onderzoeken en te vergelijken met de andere offertes en met de marktprijzen en door desnoods §4 toe te passen. Als er in dit laatste geval geen toelichting gegeven is of de toelichting niet aanvaardbaar is voor de aanbestedende overheid, verbetert ze de fouten naar eigen bevindingen. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan kan de aanbestedende overheid hetzij beslissen dat de opgegeven eenheidsprijzen van toepassing zijn, hetzij de offerte als onregelmatig weren.” Hoe werkelijke bedoeling nagaan? Verslag aan de Koning: “… De aanbestedende overheid de werkelijke bedoeling van de inschrijver moet nagaan door de offerte te onderzoeken en haar te vergelijken met de andere offerte en de marktprijzen (de notie dat dit “met alle middelen” moet gebeuren, is daarbij verlaten).”

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Wijze waarop de bedoeling moet worden nagegaan is niet meer vrij te bepalen door de aanbestedende overheid Stappen (cascade): 1. onderzoek van de offerte zelf 2. vergelijking met de andere offertes 3. vergelijking met de marktprijzen 4. verduidelijking/toelichting vragen aan de inschrijver (art. 96,§4) Voorbeeld: 20 paar schoenen x € 8 = € 1.600 verduidelijking/toelichting via brief (art. 96,§4 KB Plaatsing). Verslag aan de Koning: “Enkel indien dit niet tot een oplossing leidt, kan ze paragraaf 4 toepassen en de inschrijvers vragen hun werkelijke bedoeling te verduidelijken. De verzoeken om verantwoording bedoeld in artikel 99 kunnen hiervoor niet worden aangegrepen, vermits in dat artikel staat vermeld dat artikel 96 eerst moet worden toegepast.” Opgelet! Deze vraag tot toelichting kadert dus niet in een verzoek tot bijkomende toelichting in het kader van prijsonderzoek (art. 21, §1) en prijsverantwoording (art. 21, §3 of/en 99). Eerst moeten steeds de rekenfouten en zuiver materiële fouten worden verbeterd, pas nadien moet worden overgegaan tot prijsonderzoek en desgevallend prijsverantwoording (met mogelijke toepassing van voormelde artikelen).

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Geen (aanvaardbare) toelichting: fouten te verbeteren naar eigen bevindingen. Verslag aan de Koning: “Uit paragraaf 1, derde lid, blijkt dat wanneer geen toelichting worden verstrekt na dit verzoek, of de toelichting voor de aanbestedende overheid niet aanvaardbaar is, deze laatste de fouten naar eigen bevindingen verbetert.” Verbetering fouten naar eigen bevindingen niet mogelijk: opgegeven eenheidsprijzen toepassen of offerte afwijzen als onregelmatig. Verslag aan de Koning: “Indien dit onmogelijk is, kan de aanbestedende overheid, zoals in het KB van 8 januari 1996, beslissen dat de opgegeven eenheidsprijzen van toepassing zijn of de offerte als onregelmatig afwijzen. Deze laatste keuze valt geval per geval te motiveren door de aanbestedende overheid, in functie van de eigenheden van elk dossier. “

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Bij niet aanvaardbare of ontbrekende toelichting: wanneer is de onregelmatigheid substantieel versus relatief? Verslag aan de Koning: “Zo zou de aanbestedende overheid kunnen aanvaarden niettegenstaande het feit dat de verbetering van materiële of rekenfouten daarin niet mogelijk is doordat de toelichting van de inschrijving niet aanvaardbaar is of er geen toelichting is gegeven, wanneer de fout de prijs van een te verwaarlozen post betreft, die hoe dan ook geen impact heeft op de rangschikking en/of de vergelijkbaarheid van de offertes, en waarvan het ongemoeid laten de gelijkheid van de inschrijvers niet in het gedrang brengt.” Mogelijke beoordelingscriteria Kleine post Versus Grote post Geen invloed op rangschikking Invloed op rangschikking Gelijkheid inschrijvers niet in gedrang Gelijkheid inschrijvers in gedrang

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Grens toelichting versus wijziging offerte? Voorbeeld: € 1 als eenheidsprijs wordt € 100 = aanvaardbare toelichting € 1 als eenheidsprijs wordt € 50 = niet aanvaardbare wijziging offerte

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Inschrijvers mogen zelf contact opnemen en fouten aanduiden Beoordelingsvrijheid aanbestedende overheid bij vaststelling Maar indien de inschrijver aangeeft (in een toelichting, na gevraagde prijsverantwoording,…) dat het een (rekenfout of) zuiver materiële fout betreft: verplichting aanbestedende overheid tot onderzoek en verbetering! RvS 13 augustus 2012, nr. 220.461, NV Persyn: “Het aangehaalde artikel (…) lijkt niet te verbieden dat een inschrijver spontaan wijst op een vergissing in zijn offerte, zoals de NV Verhaeren & Co te dezen blijkt te hebben gedaan in haar brieven van 10 mei 2012 en 14 juni 2012. Het lijkt hoe dan ook toe te komen aan de aanbestedende overheid om met toepassing van artikel (…) een dergelijke post te onderzoeken en te beslissen of de offerte wordt verbeterd of niet. In haar nota merkt verwerende partij op dat zij, gelet op de door haar geschetste context van het dossier, waaruit blijkt dat diezelfde inschrijver ook bij andere recente procedures herhaaldelijk op dezelfde manier zou hebben getracht om alsnog een hogere prijs te bekomen, beslist heeft om met de zogenaamde vergissingen, meegedeeld bij brief van 10 mei 2012 geen rekening te houden omdat deze als een laattijdige wijziging van de offerte dienen te worden beschouwd.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten RvS 13 augustus 2012, nr. 220.461, NV Persyn (vervolg) : Evenwel blijkt noch uit de bestreden gunningsbeslissing zelf, noch uit enig ander stuk van het dossier dat verwerende partij met toepassing van artikel (…) de ligitieuze posten effectief heeft onderzocht, welke beslissing zij vervolgens heeft genomen, laat staan op grond van welke motieven zij deze beslissing zou hebben genomen. Dit is des te frappanter omdat uit de gunningsbeslissingen m.b.t. andere opdrachten die verwerende partij neerlegt als stuk van het administratief dossier, blijkt dat zij in die gevallen wel in de gunningsbeslissing melding maakt van de brief van Verhaeren & Co, evenals van het geval dat aan dit schrijven werd gegeven. In de gegeven omstandig- heden lijkt het dat de verwerende partij zich niet had mogen beperkten om louter een prijsonderzoek te voeren met toepassing van artikel (…) van het KB en op grond van de in de bestreden beslissing vermelde motieven de prijsverantwoording voor de totaalprijs te aanvaarden, zonder daarbij enige aandacht te schenken aan het eveneens bij de prijsverantwoording gevoegde schrijven van 10 mei 2012 inzake de beweerd kennelijk materiële fouten. Op het eerste gezicht vereist het zorgvuldigheidsbeginsel in dergelijk geval dat een aanbestedende overheid met toepassing van artikel 99 de ligitieuze post onderzoekt en vervolgens motiveert om welke reden zij beslist de offerte al dan niet te verbeteren.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2.4 Voorbeeldformuleringen in gunningsverslag rekenfout: Voor de post 14 (beschrijving post samenvattende opmeting/inventaris), werd een foutieve berekening van de totaalprijs uitgevoerd. De opgegeven totaalprijs bedraagt € 1.800,00 voor 25 stuks aan een eenheidsprijs van € 720,00. De correcte totaalprijs bedraagt evenwel € 18.000,00. De totaalprijs werd in deze zin aangepast door de aanbestedende overheid. Er wordt opgemerkt dat het algemeen totaal zoals vermeld in de samenvattende opmeting (€ 453.260,00 excl.BTW), zijnde de som van alle totaalprijzen per post, verschilt van de optelsom van de individuele eenheidsprijzen (€ 485.230,00 excl. BTW). Na nazicht blijkt er een verschil te zijn van e 15.770,00 euro de gegeven totaalprijs in de samenvattende opmetingsstaat. Het offerteformulier vermeldt echter wel een totaalprijs van e 485.230,00 (excl. BTW). De inschrijvingsprijs in de samenvattende opmetingsstaat wordt bijgevolg gecorrigeerd door de aanbestedende overheid van € 453.260,00 (excl. BTW), naar e 485.230,00 (excl. BTW). De firma X heeft voor de posten 02.02.10 en 02.02.11 geen totaalprijs ingevuld in de samenvattende opmetingsstaat. De eenheidsprijs werd echter wel ingevuld, zodat de totaalprijs door de aanbestedende overheid kan worden aangevuld. De totaalprijs voor post 02.02.10 bedraagt € 67,44 en deze voor post 02.02.11 bedraagt € 134,88.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten In het offerteformulier werd het rangschikkingsbedrag door de firma X foutief berekend. De bestekdocumenten vermelden uitdrukkelijk dat voor de berekening van het rangschikkingsbedrag van deelopdracht 3 “ onderhoud na de waarborgperiode” de hoofdstukken 4 (onderhoud na waarborg), 5 (prestaties op bestelling) en 6 (diversen) van de samenvattende opmetingsstaat moeten worden vermenigvuldigd met coëfficiënt 4 (zijnde het aantal jaren onderhoud). De firma X heeft enkel hoofdstuk 4 van de samenvattende opmetingsstaat vermenigvuldigd met coëfficiënt 4. Het rangschikkingsbedrag in het offerteformulier werd op basis van bovenstaande vaststelling aangepast door de aanbestedende overheid. Voor de firma X wordt een verschil vastgesteld in de totaalprijs excl. BTW van € 0,78. Dit verschil is te wijten aan foutieve afrondingen voor de posten 1, 6 en 7, met name afrondingen tot slechts 2 decimalen na de komma i.p.v. de vereiste 4 decimalen na de komma. Deze rekenfout werd door de aanbestedende overheid gecorrigeerd voor de bovenvermelde 3 posten.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 1) De aanbestedende overheid heeft een materiële fout in de samenvattende opmetingsstaat opgemerkt, meer bepaald: De opgegeven eenheidsprijs van de inschrijver voor deze post gaat uit van een prijs voor het trekken van 7 kabels door een bovengrondse buis (dit blijkt uit documentatie van het ingediende inschrijvingsdossier), terwijl de post door de aanbestedende overheid opgevat is als een eenheidsprijs voor het trekken van 1 kabel. Aangezien het duidelijk is dat de inschrijver prijs gegeven heeft voor 7 kabels i.p.v. de gevraagde 1 kabel, wordt de door de inschrijver opgegeven eenheidsprijs voor deze post rechtgezet door de aanbestedende overheid. De verbetering stelt zich als volgt voor: X Trekken van een kabel door een bovengrondse buis VH m 56 € 31,68 excl. BTW € 1.774,08 X Trekken van een kabel door een bovengrondse buis VH m 56 € 4,53 excl. BTW € 253,68 excl. BTW

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2) Voor de post X wordt een materiële fout vastgesteld door de aanbestedende overheid, meer bepaald een foutieve plaatsing van de komma bij de eenheidsprijs van de betreffende post. Er werd 40,56 euro genoteerd als eenheidsprijs. Na onderzoek van deze post bij de overige percelen (waar dezelfde inschrijver een offerte voor heeft ingediend), waar een eenheidsprijs van 405,60 voor deze identieke postomschrijving blijkt opgegeven, stelt dat aanbestedende overheid vast dat het in casu een materiële fout betreft van de inschrijver. Deze materiële fout werd dan ook aangepast naar een eenheidsprijs van 405,60 euro. 3) Voor de post X werd een verschil vastgesteld tussen de eenheidsprijs en de optelling bij de totaalprijs voor deze post. De voorgestelde prijs in perceel 1 verschilt 0,10 euro met de voorgestelde prijzen uit alle andere percelen voor dezelfde post (bij vergelijking over de percelen heen). Wanneer het totaalbedrag voor deze post gedeeld wordt door de voorziene hoeveelheid, bekomt men de eenheidsprijs die in de andere percelen werd voorgesteld. Hieruit kan met zekerheid worden afgeleid dat in casu de totaalprijs correct werd aangegeven door de inschrijver en de eenheidsprijs foutief. De eenheidsprijs werd door de aanbestedende overheid gecorrigeerd om in overeenstemming met de opgegeven totaalprijs te zijn.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 4) Voor de inschrijver X werd er mogelijks materiële fout opgemerkt in de post 21.0.5. Voor de post 21.0.5 – (Omschrijving post) wordt een eenheidsprijs voorgesteld die € 462 per stuk bedraagt. Dit is 60x meer dan de ramingsprijs. Voor de quasi gelijkaardige post 21.0.4 – (omschrijving post), wordt de prijs van € 4,62 per stuk voorgesteld. In een schrijven de dato (datum aanvullen) werd door de aanbestedende overheid in toepassing van art. 96,§4 een bijkomende verduidelijking hieromtrent gevraagd. De inschrijver antwoordt bij schrijven de dato (datum aanvullen) dat dit een materiële fout betrof door een verkeerdelijke plaatsing van de komma voor de post 21.0.5. De aanbestedende overheid aanvaardt deze toelichting en corrigeert de post 21.0.05 naar een eenheidsprijs van € 4,62 per stuk. Hoe het niet moet… Na grondige controle door de aanbestedende overheid werden voor een totale som van € 604,45 verbeteringen wegens rekenfouten en materiële fouten aangepast in de samenvattende opmetingsstaat.

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten 2.5 Verbeteren offertes in functie van fouten in de opdrachtdocumenten Nieuwe bepaling Artikel 96,§2 KB Plaatsing: “De aanbestedende overheid verbetert de offertes in functie van de door haar of een inschrijver vastgestelde rekenfouten en zuiver materiële fouten in de opdrachtdocumenten.” Verslag aan de Koning: “Paragraaf 2 is een nieuwe bepaling die nader ingaat op de verbetering van de offertes voor de rekenfouten en louter materiële fouten die de aanbestedende overheid of een inschrijver in de opdrachtdocumenten ontdekt, wat in het KB van 8 januari 1996 niet geregeld is. Deze verbeteringen laten toe om de gunning op een zo correct mogelijke basis te laten gebeuren, om de vergelijkbaarheid van de offertes te bevorderen en zonder de gelijke behandeling van de inchrijvers in het gedrang te brengen”

2. Verbetering rekenfouten en zuiver materiële fouten Voorzichtigheid bij gebruik! Nog geen rechtspraak hierover bekend Beginselen van behoorlijk bestuur moeten worden toegepast. Voorbeeld: - in opdrachtdocumenten voor 1 post foute hoeveelheden: 100.000,00 i.p.v. 10.000,00 - inschrijver 1 biedt prijs van € 1, inschrijver 2 biedt prijs van € 2. - verbetering betekent voor inschrijver 1: € 10.000,00 i.p.v. € 100.000,00 en voor inschrijver 2 € 20.000,00 i.p.v. € 200.000,00 - op het totaalbedrag voor inschrijver 1: minus € 90.000,00 en voor inschrijver 2 minus € 180.000,00. - wat gedaan indien in dit geval de rangschikking wijzigt? Eenheidsprijzen kunnen bij grote wijzigingen niet zonder meer gehandhaafd worden, maar er mag niet worden afgegleden naar “wijzigen van de offerte” door als bestuur zelf de offerte te verbeteren! gebruik af te raden!

3. Prijsonderzoek 3.1 Algemeen 3.2 Praktische aanpak prijsonderzoek

3. Prijsonderzoek 3.1 Algemeen Verplichting tot prijsonderzoek (art. 21,§1 KB Plaatsing) in het kader van het regelmatigheidsonderzoek (stap 2), na verbetering offerte (stap 1). Artikel 21, §1 KB Plaatsing: “De aanbestedende overheid onderwerpt de ingediende offertes aan een prijsonderzoek.” OPGELET : prijsonderzoek (art. 21, §1) ≠ verzoek tot prijsverantwoording in het kader van vermoeden van abnormale prijzen (artikel 21, §3)! Prijsonderzoek (§1) biedt de mogelijkheid tot het vragen van inlichtingen aan de inschrijver in het kader van onderzoek en mogelijkheid tot verificatie. Artikel 21, §1 KB Plaatsing: “…Op haar verzoek verstrekken de inschrijvers tijdens de procedure alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken.”

3. Prijsonderzoek Wanneer te gebruiken? “schijnbaar merkwaardige” prijzen voor bepaalde posten in de offerte. Gevolgen van het prijsonderzoek voor de regelmatigheid van de offerte. De resultaten van het prijsonderzoek kunnen leiden tot het al dan niet weerhouden van een vermoeden van abnormale prijzen. De resultaten van het prijsonderzoek kunnen niet onmiddellijk leiden tot een onregelmatige offerte. RvS 26 november 2013, nr. 225.615: ”Mocht het al zo zijn dat dit artikel de aanbestedende overheid zou verplichten een offerte in elk geval te weren bij het niet aanvaarden van een prijsverantwoording voor een bepaalde post, dan nog dient te worden opgemerkt dat deze nieuwe regelgeving gepaard lijkt te gaan met het nieuwe artikel 21 van het KB waarbij een aanbestedende overheid een inschrijver bevragen kan over een prijs zonder de procedure van het onderzoek naar abnormale prijzen op te starten.”

3. Prijsonderzoek RvS 13 mei 2014, nr. 227.347: “ In de bestreden gunningsbeslissing wordt opgemerkt dat de offertes door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief werden nagezien en regelmatig bevonden….Te dezen blijkt niet dat de verwerende partij in de bestreden beslissing bijzondere beschouwingen diende op te nemen naar aanleiding van mogelijke abnormale prijzen. Zoals reeds blijkt uit de beoordeling van het eerste middel had de verwerkende partij immers geen intentie om de gekozen offerte te weren wegens abnormale prijzen, en mocht zij de opgegeven eenheidsprijzen op het eerste gezicht als normaal beschouwen.

3. Prijsonderzoek Indien er bijkomende inlichtingen gevraagd werden in toepassing van artikel 21, §1 KB Plaatsing, kan een offerte slechts onregelmatig verklaard worden op grond van vermoeden van abnormale prijzen indien bijkomend een schrijven gericht wordt aan de inschrijver op grond van artikel 21, §3 KB Plaatsing (zie verder). Stap 1: bijkomende inlichtingen te vragen voor “schijnbaar merkwaardige” posten in de offerte op grond van artikel 21, §1. ( in DQS ISO-formulier beschikbaar) Stap 2: beoordeling antwoord inschrijver Stap 3: bij niet-aanvaarding antwoord inschrijver: vraag tot prijsverantwoording in toepassing van artikel 21, §3. Stap 4: beoordeling prijsverantwoording inschrijver. Stap 5: bij niet-aanvaarding antwoord inschrijver: onregelmatigheid offerte op basis van vermoeden van abnormale prijzen (§3).

3. Prijsonderzoek Meerwaarde prijsonderzoek in toepassing artikel 21, §1? Meerwaarde: bij niet aanvaarding van antwoord bijkomende inlichtingen is regularisatie desgevallend mogelijk. Geen intentie tot wering maar wel kleine posten ‘vermoedelijk abnormaal’: het vragen van toelichting i.h.k.v. prijsonderzoek (schijnbaar merkwaardig)leidt niet onmiddellijk tot wering wegens abnormale prijzen, maar kan desgevallend wel leiden tot regularisatie van kleine posten die weerhouden blijven als “schijnbaar merkwaardig” na beoordeling (in concreto). Geen meerwaarde indien bedoeling is om voor de “schijnbaar merkwaardige posten” de offerte onregelmatig te verklaren op grond van abnormale prijzen. Voorzichtigheid hierbij wel geboden: geen echte rechtspraak hieromtrent beschikbaar (criteria: beginselen van behoorlijk bestuur versus criteria relatieve/substantiële regelmatigheid).

3. Prijsonderzoek RvS 13 mei 2014, nr. 227.147:” … Artikel 21,§3 (…), bepaalt voorts dat wanneer de aanbestedende overheid bij het prijsonderzoek vaststelt dat in een offerte een prijs wordt geboden die abnormaal laag of abnormaal hoog lijkt in verhouding tot de uit te voeren prestaties en alvorens de offerte om die reden te weren, zij de inschrijver in kwestie om een schriftelijke verantwoording over de samenstelling van de prijs in kwestie dient te vragen.” RvS 26 februari 2015, nr. 230.345: “(…) Er lijkt echter geen beoordelingsvrijheid voor een aanbestedende overheid om wanneer de abnormaliteit van de prijs van een post is vastgesteld, tot iets anders te beslissen dan tot de substantiële onregelmatigheid van de offerte. Wel lijkt het op het eerste gezicht niet helemaal uitgesloten dat er nog een beoordelingsvrijheid is bij het vaststellen van de abnormaliteit op zich, weze het initieel, dit lijkt bij het beslissen tot het vragen van een prijsverantwoording wegens schijnbare abnormaliteit en waarvan niet principieel uit te sluiten valt dat zij mits in rechte aanvaardbare motieven mag worden heroverwogen, weze het bij het definitief vaststellen van de al dan niet abnormaliteit, waarbij, zoals ook de verzoekende partijen zelf ter terechtzitting niet helemaal lijken uit te sluiten, naast de prijsverantwoording andere in rechte aanvaardbare motieven lijken te mogen worden betrokken.

3. Prijsonderzoek Aandachtspunten: geen termijnen van antwoord, geen formaliteiten (maar raadzaam aangetekende brief + opname termijn voor antwoord) let op taalgebruik in briefwisseling bij prijsonderzoek (§1): vermijden van volgend taalgebruik: verantwoording, prijsverantwoording, vermoeden van abnormaliteit, aanvaardbaar/ niet-aanvaardbaar, onverklaarbaar,… Niet correct taalgebruik bij prijsonderzoek kan mogelijks leiden tot herkwalificatie van de vraag! bij twijfel omtrent al dan niet vragen van bijkomende toelichting: informeel advies ATO kan steeds gevraagd worden (dus niet enkel in het kader van de toepassing van abnormale prijzen). correcte motivering prijsonderzoek Het gunningsverslag moet melding maken van een prijsonderzoek dat is gevoerd en het gegeven dat er geen/wel “schijnbaar merkwaardige”werden weerhouden (vermoeden), er moet echter niet in extenso (uitgebreid) worden gemotiveerd welke inlichtingen werden opgevraagd en wat het juiste antwoord was van de inschrijver. waarde documenten inzake prijsonderzoek bij de uitvoering.

3. Prijsonderzoek 3.2. Praktische aanpak prijsonderzoek grote beoordelingsvrijheid voor de aanbestedende overheid bij het hanteren van een methodiek voor het prijsonderzoek (welke posten te onderwerpen aan prijsonderzoek, welke posten te groeperen bij groot aantal posten,…) in concreto per opdracht te bepalen consistente toepassing voor alle inschrijvers (geen willekeur). schriftelijke weerslag gehanteerde methodiek in dossier, maar opname in gunningsverslag niet wenselijk.

3. Prijsonderzoek Toetsingskader te bepalen: welke posten te onderzoeken? Aandeel in het geheel bepalen Vb. enkel posten die 1% van het geheel uitmaken worden onderzocht Vb. enkel posten die 10% van het geheel uitmaken worden onderzocht Vb. clustering posten per onderdeel (hoofdstuk) waarbij geclusterd onderdeel 10 % van het geheel uitmaakt. Drempel van afwijking bepalen Vb. eenheidsprijs/globale prijs moet minstens 30% van de gemiddelde eenheidsprijs/globale prijs afwijken Vb. eenheidsprijs/globale prijs wijkt 2% van de geraamde eenheidsprijs/globale prijs af Vb. totaalprijs voor geclusterd onderdeel wijkt 30% af van de geraamde totaalprijs voor het geclusterd onderdeel

3. Prijsonderzoek Referentieprijs bepalen (het geheel) Vb. geraamde eenheidsprijs/globale prijs Vb. gemiddelde eenheidsprijs/globale prijs geselecteerde inschrijvers Vb. eenheidsprijs/globale prijs inschrijver Vb. geraamde totaalprijs geclusterd onderdeel inschrijvers geclusterd onderdeel Vb. courant gangbare eenheidsprijs/globale prijs op basis van prijzendatabank MOW

3. Prijsonderzoek Clusteren Randvoorwaarden voor bepalen toetsingskader aantal posten (clustering of niet) waarde die elke post vertegenwoordigd aantal geselecteerde inschrijvingen en onderlinge afwijkingen tussen de verschillende (verbeterde) inschrijvingsprijzen marktconjunctuur beginselen van behoorlijk bestuur Clusteren kan zowel bij veel als minder posten meerwaarde bieden beoordelingsvrijheid tot bepaling clusters, echter enige logica is vereist. Vb. clustering per hoofdstuk, clustering bepaalde paragrafen binnen hoofdstuk, clustering posten leveren en plaatsen,…

3. Prijsonderzoek Sterk afwijkende posten Uitschieters in prijszetting steeds kritisch te bekijken (ongeacht financiële omvang post en aandeel in het geheel) Vb. 3.000% afwijking voor post die 0,001% vertegenwoordigt in geheel. Maar betekent niet dat hiervoor steeds bijkomende toelichting dient te worden gevraagd (feitenkwestie) . Wees bedachtzaam bij het bepalen van de posten waarvoor bijkomende toelichting i.h.k.v. prijsonderzoek wordt gevraagd. Beoordeling na vraag om toelichting (art. 21,§1) Niet-aanvaarding: prijsverantwoording te vragen op grond van art. 21, §3 KB Plaatsing

3. Prijsonderzoek Voorbeeld 1 van mogelijke methodiek (interne richtlijnen ATO) Eenheidsprijzen/globale prijzen met prijsafwijking ≥ 20 à 25% t.o.v. referentieprijs: schijnbaar merkwaardig (potentieel vermoeden abnormaal) Aandeel van de posten (t.o.v. referentieprijs): Significant (te onderzoeken): posten waarvan de gemiddelde eenheidsprijs/globale prijs ≥ 1% van het gemiddelde offertebedrag, op voorwaarde dat alle posten die ≥ 1% van het gemiddelde offertebedrag samen minstens 75% van het offertebedrag vertegenwoordigen. Bij financieel omvangrijke opdrachten en voor opdrachten met zeer veel posten: - grens wordt gebracht op 0,5% van het gemiddelde offertebedrag. - alle posten met een gemiddeld lijntotaal/globale prijs vanaf € 105.000,00 = significant

3. Prijsonderzoek Significant (te onderzoeken): posten met eenheidsprijzen/globale prijzen waarbij de overeenkomstige som van de betrokken lijntotalen/globale prijzen ≥ 10% van het gemiddelde offertebedrag. Bij financieel omvangrijke opdrachten en voor opdrachten met zeer veel posten: alle posten waarvan de overeenkomstige som van de betrokken lijntotalen en de globale prijzen minstens € 2.100.000,00 = significant

3. Prijsonderzoek Voorbeeld 2 van mogelijke methodiek Stap 1: bepaling drempel van afwijking: als ‘schijnbaar merkwaardig’ wordt beschouwd elke post die 30% of meer afwijkt van de geraamde prijs voor deze post (referentieprijs). Als na toepassing van de drempel van 30% meer dan 100 posten als ‘schijnbaar merkwaardig’ te beschouwen zijn, dan kan overgegaan worden tot clustering van posten. Stap 2: alle posten waarvan de waarde 5% of meer bedraagt van de totale opdrachtprijs en die een ‘schijnbaar merkwaardige’ prijszetting vertonen: verder onderzoek noodzakelijk (bijkomende toelichting (art. 21,§1) of prijsverantwoording (art. 21, §3)).

3. Prijsonderzoek Stap 3: controle sterk afwijkende posten (uitschieters): Voor posten waarvan de waarde ≤ 5 % van het totale opdrachtbedrag van de inschrijving bedraagt, geldt: Waarde tussen 3% en 5%: bijkomende toelichting (of desgevallend prijsverantwoording) op te vragen voor alle posten die ≥ 60% afwijken van de raming; Waarde tussen 1% en 3%: bijkomende toelichting (of desgevallend prijsverantwoording) op te vragen voor alle posten die ≥ 100% afwijken van de raming; Waarde 1% of lager: bijkomende toelichting (of desgevallend prijsverantwoording) op te vragen voor alle posten die ≥ 200% afwijken van de raming. In geval van clustering wordt elke cluster waarvan de waarde ≥ 15% van de totale opdrachtsom van de inschrijving bedraagt, onderzocht. Voor het onderzoek binnen elke cluster gelden bovenstaande stappen.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen 4.1 Verzoek tot prijsverantwoording naar aanleiding van een vermoeden van abnormale prijzen 4.2 Verzoek tot prijsverantwoording naar aanleiding van een “wettelijk” vermoeden van abnormale prijzen. 4.3 De prijsverantwoording 4.4 Verplichting tot herbevraging inschrijver?

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen 4.1 Verzoek tot prijsverantwoording naar aanleiding van een vermoeden van abnormale prijzen (art. 21,§3) Artikel 21, §3 KB Plaatsing: “Behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten is deze paragraaf niet toepasselijk op de onderhandelingsprocedure. Als de aanbestedende overheid bij het prijsonderzoek vaststelt dat in een offerte een prijs wordt geboden die abnormaal laag of abnormaal hoog lijkt in verhouding tot de uit te voeren prestaties en alvorens die offerte om die reden te weren, verzoekt ze de inschrijver in kwestie per aangetekende brief om de nodige schriftelijke verantwoording over de samenstelling van de prijs in kwestie te verstrekken binnen een termijn van twaalf kalenderdagen, tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt. “

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Draagwijdte: geen beoordelingsvrijheid meer : bij vaststelling abnormaliteit (na beoordeling): absolute nietigheid offerte. Artikel 95, §3 KB Plaatsing: “ Op materieel vlak is een offerte substantieel onregelmatig als ze afwijkt van de bepalingen van dit besluit of van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties, in de mate dat die bepalingen essentieel zijn, of in geval van een abnormale prijs als bedoeld in de artikelen 21 en 99.” Verslag aan de Koning: “(…) dient wanneer een eenheidsprijs abnormaal laag is bestempeld en de gegeven verantwoordingen niet zijn aangenomen, de aanbestedende overheid de offerte als onregelmatig te weren. Het gaat alsdan om een absolute nietigheid. Deze strenge benadering wordt evenwel getemperd doordat overeenkomstig artikel 21 van dit ontwerpen het voortaan, zelfs bij aanbesteding, mogelijk is de inschrijver over een prijs te ondervragen zonder de procedure van het onderzoek van abnormale prijzen op te starten. ”

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen RvS 26 februari 2015, nr. 230.345: “Onverminderd artikel 99, §2 van het KB Plaatsing inzake totaalprijzen- te dezen gaat het niet om een dergelijk onderzoek maar om eenheidsprijzen – beschikt de aanbestedende overheid over een grote beoordelingsvrijheid om in het kader van een prijsonderzoek ‘bepaalde prijzen al dan niet vermoedelijk abnormaal te bevinden en een prijsverantwoording te vragen. (…) Er moet ook worden aangenomen dat de aanbestedende overheid over een grote beoordelingsvrijheid beschikt om in het kader van artikel 21, §3, gegeven prijsverantwoordingen al dan niet te aanvaarden. (…) Er lijkt echter geen beoordelingsvrijheid voor een aanbestedende overheid om wanneer de abnormaliteit van de prijs van een post is vastgesteld, tot iets anders te beslissen dan tot de substantiële onregelmatigheid van de offerte. (…) Door enerzijds de drie kwestieuze prijzen als abnormaal te kwalificeren doch de offerte niet als substantieel onregelmatig te bestempelen, anderzijds, een relatieve onregelmatigheid vast te stellen terwijl in het kader van het onderzoek naar normale of abnormale prijzen de offerte enkel regelmatig of substantieel onregelmatig lijkt te kunnen zijn (…) lijkt de verwerende partij artikel 21, §3 en artikel 95, §§ 3 en 4 van het KB Plaatsing te hebben miskend, minstens een motivering te hebben opgegeven die als intern tegenstrijdig overkomt.”

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Dus opgelet: wijziging t.o.v. vroegere wetgeving en rechtspraak RvS: Vroeger: bij het niet-verplicht weerhouden van een vermoeden van abnormale prijzen bestond de mogelijkheid voor de aanbestedende overheid om naar aanleiding van een niet-afdoende prijsverantwoording de offerte toch te aanvaarden zo de mededinging niet in het gedrang kwam en de goede uitvoering van de opdracht niet werd verstoord (regularisering abnormale prijzen mogelijk) Nu: abnormale en niet-verantwoorde (eenheids)prijzen leiden steeds en zonder meer tot de onregelmatigheid van de offerte! Wanneer te gebruiken? Intentie om de gekozen offerte te weren wegens abnormale prijzen.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Gevolgen van het prijsonderzoek voor de regelmatigheid van de offerte. Zelfs indien een prijsonderzoek heeft plaatsgevonden en in dit kader bijkomende inlichtingen werden gevraagd (§1), en er zijn abnormale prijzen, dan nog moet steeds een prijsverantwoording gevraagd worden op grond van art. 21, §3 KB Plaatsing (2 stappen). Aandachtspunten en formaliteiten: termijn van antwoord in wetgeving (12 KD), langere termijn mogelijk (uitdrukkelijk op te nemen) aangetekende zending; schriftelijke beantwoording; verzenddatum is bepalend (niet ontvangstdatum) let op taalgebruik in briefwisseling bij prijsverantwoording (§3): gebruik term prijsverantwoording, abnormale prijzen, correcte artikel als grondslag,… Niet correct taalgebruik bij prijsonderzoek kan mogelijks leiden tot herkwalificatie van de vraag!

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen laattijdigheid antwoord: geen verplichting hier rekening mee te houden (geen vervaltermijn). Maar eens onderzocht, laattijdigheid kan niet langer worden aanvaard als motivering! (RvS 22 september 2005, nr. 149.253) prijsverantwoording mag gegeven worden over onderdelen die geen voorwerp uitmaakten van de bevraging tot prijsverantwoording (HvJ 27 november 2001, C-285-99 en C-286/99). Maar opgelet: enkel prijzen waarvoor prijsverantwoording werd gevraagd kunnen aanleiding geven tot wering wegens abnormale prijzen! bij twijfel omtrent al dan niet toepassen van prijsverantwoording: informeel advies ATO kan steeds gevraagd worden. verplicht advies ATO bij vermoeden abnormale eenheidsprijzen (Omzendbrief MOW 2010/1 dd. 21/12/2010). correcte motivering substantiële nietigheid wegens abnormale prijzen (zie verder).

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Prijstechnisch advies ATO volgens omzendbrief: MOW 2010/1 dd. 21-12-2010 Aanbestedingen van opdrachten voor werken en diensten moeten in de volgende gevallen aan ATO ter advies voorgelegd worden: 1. het laagste offertebedrag bedraagt meer dan 21.000.000 euro; 2. het laagste offertebedrag bedraagt minstens 350.000 euro en ligt 15% of meer boven de raming; 3. de verbintenistermijn van de offertes is verlopen - de verlenging van de geldigheidstermijn van de offertes vergt een aanpassing van het oorspronkelijke offertebedrag van ten minste 1 offerte en het laagste oorspronkelijke offertebedrag bedraagt minstens 350.000 euro; 4. de aanbestedende afdeling heeft ernstige en concrete vermoedens van abnormale prijzen; 5. er zijn minstens 4 offertes ingediend. Het bedrag van de laagste offerte ligt 15% of meer onder het wettelijk bepaald gemiddeld offertebedrag en het laagste offertebedrag bedraagt minstens 350.000 euro; 6. er zijn minder dan 4 offertes ingediend. Het laagste offertebedrag ligt 15% of meer onder de raming en het laagste offertebedrag bedraagt minstens 350.000 euro. Offerteaanvragen van opdrachten voor werken en diensten moeten in de volgende gevallen aan ATO ter advies voorgelegd worden: 4. de aanbestedende afdeling heeft ernstige en concrete vermoedens van abnormale prijzen. De overheidsopdrachten die met een onderhandelingsprocedure worden geplaatst, moeten ter advies aan ATO voorgelegd worden wanneer de opdracht gelijk is aan of groter is dan 105.000 euro (met uitzondering van onderhandelingsprocedures wegens onvoorzienbare, dringende spoed). Onder “ernstige vermoedens van abnormale prijzen” wil ATO de afdelingen de mogelijkheid bieden om toch een advies aan te vragen ondanks dat het dossier niet beantwoordt aan een van de criteria van de omzendbrief. Indien u dit doet, is het raadzaam om dit expliciet te vermelden in uw adviesaanvraag. Zo niet riskeert u dat ATO u enkel een brief aflevert waarin gesteld wordt dat het dossier geen advies vereist.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Offerteaanvragen van opdrachten voor werken en diensten moeten in de volgende gevallen aan ATO ter advies voorgelegd worden: 1. het laagste offertebedrag bedraagt meer dan 21.000.000 euro; 2. het laagste offertebedrag bedraagt minstens 350.000 euro en ligt 15% of meer boven de raming; 3. de verbintenistermijn van de offertes is verlopen - de verlenging van de geldigheidstermijn van de offertes vergt een aanpassing van het oorspronkelijke offertebedrag van ten minste 1 offerte en het laagste oorspronkelijke offertebedrag bedraagt minstens 350.000 euro; 4. de aanbestedende afdeling heeft ernstige en concrete vermoedens van abnormale prijzen. De overheidsopdrachten die met een onderhandelingsprocedure worden geplaatst, moeten ter advies aan ATO voorgelegd worden wanneer de opdracht gelijk is aan of groter is dan 105.000 euro (met uitzondering van onderhandelingsprocedures wegens onvoorzienbare, dringende spoed). Onder “ernstige vermoedens van abnormale prijzen” wil ATO de afdelingen de mogelijkheid bieden om toch een advies aan te vragen ondanks dat het dossier niet beantwoordt aan een van de criteria van de omzendbrief.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Beoordelingselementen voor prijsverantwoordingen Artikel 21, §3 KB Plaatsing: “1) de doelmatigheid van het bouwproces, van het productieproces van de producten of van de dienstverlening; 2) De gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren bij de uitvoering van de werken, de levering van de producten of het verlenen van de diensten; 3) De originaliteit van de door de inschrijver aangeboden werken, producten of diensten; 4) De naleving van de bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de prestaties worden uitgevoerd; 5) De eventuele ontvangst van rechtmatig toegekende overheidssteun door de inschrijver.” Niet limitatieve opsomming

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Niet limitatieve opsomming Aanvulling rechtspraak Raad Van State: Clustering van bepaalde posten voor de rechtvaardiging van eenheidsprijzen; Prijzen moederbedrijf kunnen beschouwd worden als uitzonderlijke omstandigheden; Ervaring, onder voorbehoud dat wordt nagegaan of dit eveneens geldt voor de overige inschrijvers; Procedés van zuinigheid, de jarenlange specifieke ervaring in dergelijke gebouwen, de performante organisatie, personeelsbeleid, gebruik van specifieke schoonmaakmiddelen en de opvolging en controle van de kwaliteit.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen 4.2 Verzoek tot prijsverantwoording naar aanleiding van een “wettelijk” vermoeden van abnormale prijzen. Artikel 99, §2 KB Plaatsing: “Als er bij een opdracht voor werken gegund bij aanbesteding minstens vier offertes door geselecteerde inschrijvers werden ingediend, wordt elke offerte waarvan het totale offertebedrag minstens vijftien percent ligt onder het gemiddelde bedrag van de door deze inschrijver ingediende offertes, regelmatig of niet, beschouwd als een offerte waarvan het vermoedelijk abnormale totale offertebedrag noopt tot een onderzoek door de aanbestedende overheid. Het gemiddelde bedrag wordt als volgt berekend: 1° indien het aantal offertes gelijk is aan of groter is dan zeven, door zowel de laagste offerte uit te sluiten als de hoogste offertes die samen een vierde van het aantal ingediende offertes vormen. Indien dit aantal niet deelbaar is door vier, wordt het vierde naar de hogere eenheid afgerond; 2° indien het aantal offertes lager ligt dan zeven, door de laagste en de hoogste offerte uit te sluiten.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Artikel 99, §2 KB Plaatsing (vervolg): In geval van een offerte waarvan het totale offertebedrag noopt tot een onderzoek, zal de aanbestedende overheid: 1° ofwel in de gunningsbeslissing motiveren dat het totale offertebedrag geen abnormaal karakter vertoont; 2° ofwel de inschrijver verzoeken de nodige verantwoording, zoals bepaald in artikel 21, §3, tweede tot vierde lid, te bezorgen. Indien na onderzoek van deze verantwoording blijkt dat het totale offertebedrag effectief abnormaal is of bij gebruik aan verantwoording binnen de opgelegde termijn, is de offerte onregelmatig; De opdrachtdocumenten kunnen deze paragraaf toepasselijk maken bij offerteaanvraag en bij opdrachten voor leveringen en diensten. “ Wanneer te gebruiken? Bij vermoeden van abnormaliteit bij afwijking van meer dan 15% van totale gemiddelde inschrijvingsprijs indien er 4 geselecteerde (al dan niet regelmatige) offertes zijn.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Berekeningsbasis: verbeterde offerteprijs Berekeningswijze gemiddelde: 7 offertes of meer (geselecteerde offertes, al dan niet regelmatig): zowel de laagste offerte uitsluiten als de hoogste die samen 1/4de van het aantal ingediende offertes vormen (afronden naar hogere eenheid indien niet deelbaar door 4). Voorbeeld: aantal ingediende geselecteerde offertes: 13 De laagste offerte + 4 hoogste offertes worden niet meegenomen voor de berekening van het gemiddelde (13 niet deelbaar door, hogere eenheid = 16. 1/4de van 16 vertegenwoordigt 4 offertes). Minder dan 7 offertes (geselecteerde offertes, al dan niet regelmatig): de laagste en de hoogste offerte uitsluiten.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Toepassingsgebied: aanbestedingen voor werken, 15%-regel kan tevens van toepassing worden gemaakt op offerteaanvragen en opdrachten van leveringen en diensten! Standaardbestek 250: tevens van toepassing op offerteaanvragen (art. 99, §2 Prijsonderzoek) Standaardbestek 260: tevens van toepassing op offerteaanvragen (art. 99, §2 Prijsonderzoek) Standaardbestek 270: tevens van toepassing op offerteaanvragen + alle opdrachten van leveringen en diensten (art. 99, §2 Prijsonderzoek) Verplichting? Ofwel in gunningsverslag zelf motiveren dat het totale offertebedrag geen abnormaal karakter vertoont; (voorzichtigheid in gebruik wegens moeilijk te motiveren!). Ofwel prijsverantwoording opvragen.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Zowel totaalprijs als eenheidsprijzen: verplicht of volstaat het alleen verantwoording voor welbepaalde posten te vragen? RvS 19 december 2013, nr. 225.894: “ Nog aangenomen dat ook in het kader van een verplicht prijsonderzoek de verwerende partij staande kan houden dat zij een totaalprijs als afdoende gerechtvaardigd mag beschouwen gelet op verantwoorde eenheidsprijzen, lijkt, ongeacht de mogelijke verantwoording voor die eenheidsprijzen, dit te dezen slechts te gaan voor minder dan de helft van het totaalbedrag van de offerte en aldus op het eerste gezicht op zich niet voldoende om de schijn van abnormaliteit die over de totaalprijs hangt, weg te nemen.” Conclusie: Op zich is dit mogelijk maar mits achterliggende redenering en motivatie + de detailposten moeten een zekere omvang vertegenwoordigen. Aandachtspunten en formaliteiten: zie hiervoor bespreking onder art. 21, §3 KB Plaatsing

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Motiveringsplicht: uitvoerig en specifiek te motiveren RvS 24 februari 2014, nr. 226.519: “De motivering van deze aanvaarding lijkt op het eerste gezicht een parafrasering van rechtsregels, geschreven in conclusies, minstens lijkt deze niet concreet naar de zaak toe geschreven. Zo wordt er nergens in de gunningsbeslissing of het gunningsverslag aangegeven wat erin vermelde vraag naar prijsverantwoording inhoudt (gaat het om een totale prijs, om bepaalde eenheidsprijzen, om bepaalde posten?), welke argumenten de gekozen inschrijver aanbrengt voor zijn schijnbaar abnormale prijzen, noch waarom deze argumenten door de verwerende partij als aanvaardbaar worden beschouwd om het vermoeden van abnormaliteit dat aan deze offerte kleeft, weg te nemen. Dit klemt deze te meer omdat de verwerende partij zich, met toepassing van het zakengeheim, niet evident lijkt te kunnen beroepen op een niet-concrete motivering om de volledige abnormale prijzenproblematiek volstrekt te onttrekken aan het zicht van de verzoekende partij. RvS 17 februari 2014, nr. 226.445: - offerte van laagste inschrijver week met meer dan 15% af; - bestuur verzocht in toepassing van artikel 99 KB Plaatsing om prijsverantwoording; - inschrijver geeft verantwoording welke niet aanvaard werd door het bestuur.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen RvS 17 februari 2014, nr. 226.445 (vervolg): - Motivering bestuur: “Deze prijsverantwoording is zeer beknopt en gesteund op algemene elementen, zonder enige detaillering. Uit de verantwoording is niet af te leiden waarom het offertebedrag meer dan 15% onder het gemiddelde ligt. Gelet op bovenvermelde elementen is de aanbestedende overheid van mening dat de verantwoording het wettelijk vermoeden van een abnormaal laag offertebedrag niet adequaat weerlegt en de offerte bijgevolg dient te worden afgewezen.” - Beoordeling RvS: “ Uit het gunningsverslag dat de verwerende partij zich heeft eigen gemaakt, blijkt op het eerste gezicht niet dat de verwerende partij de door de verzoekende partij verstrekte verantwoording voor de abnormaal lage totaalprijs van haar offerte met de nodige ernst en zorgvuldigheid heeft onderzocht. De verwerende partij heeft zich beperkt tot de loutere vaststelling dat “ de prijsverantwoording zeer beknopt en gesteund op algemene elementen, zonder enig detaillering” is, zonder de in de prijsverantwoording vermelden verantwoordingselementen voor de totaalprijs nader te bespreken en te evalueren zodat dat in concreto blijkt hoe deze elementen de schijn van abnormaliteit die over de betrokken totale offerteprijs hangt, niet zouden kunnen wegnemen. Bovendien lijkt het standpunt van de verwerende partij dat de prijsverantwoording zeer beknopt is en gesteund op algemene elementen, zonder enige detaillering, op het eerste gezicht niet te kunnen worden gevolgd. De verzoekende partij haalt immers uitdrukkelijk concrete elementen aan zoals haar uitrusting (onder meer een vacuümmachine), beter rendement, ervaring en referenties en de beperkte afstand van haar zetel tot de werf.

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen RvS 17 februari 2014, nr. 226.445 (vervolg 2): De verzoekende partij haalt immers uitdrukkelijk concrete elementen aan zoals haar uitrusting (onder meer een vacuümmachine), beter rendement, ervaring en referenties en de beperkte afstand van haar zetel tot de werf. De door de verzoekende partij verstrekte verantwoording bevat op het eerste gezicht toch een aantal concrete, specifiek op de voorliggende opdracht betrokken, elementen, zodat het prima facie onzorgvuldig voorkomt om de prijsverantwoording zonder meer af te doen als zeer beknopt en gesteund op algemene elementen, zonder dat enig concreet onderzoek van de door de verzoekende partij opgegeven verantwoordingselementen blijkt. “

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen 3.4 De prijsverantwoording (zowel art. 21,§3 als art. 99, §2) aandachtspunten voor gunningsverslag Degelijke onderbouwing prijsverantwoording door inschrijver noodzakelijk (inschrijver mag zich niet beperken tot vaagheden en algemeenheden). Verwijzing naar de offerte van de onderaannemer, vermeerderd met winstmarge, is geen prijsverantwoording. De prijzen van de onderaannemer moeten worden verantwoord. Als aanbestedende overheid steeds de gegeven prijsverantwoording zorgvuldig onderzoeken op alle onderdelen en pertinent te motiveren. Een “nul”-prijs is niet noodzakelijk een abnormaal lage prijs. Adviesverlening ATO

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Zowel formele als materiële motiveringsplicht! Het gunningsverslag moet in extenso melding maken van: de vraag tot prijsverantwoording (voor welke posten gevraagd, aan wie gevraagd, wanneer,…); Het antwoord van de inschrijver (met vermelding alle aangehaalde onderdelen/punten van de verantwoording; De bespreking van deze onderdelen met motivering waarom al dan niet aanvaardbaar Weerleg alle door de inschrijver aangehaalde punten/onderdelen afzonderlijk. Zorg voor het motiveren van zoveel mogelijk abnormaliteiten (ondanks het feit dat één abnormaliteit in se volstaat). De melding bij prijsverantwoording van vergissingen in de prijszetting kan niet beschouwd worden als een verantwoording, maar slechts als een bevestiging van het abnormaal karakter van de prijs (en kan dan ook niet worden geregulariseerd).

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen Hoever mag interpretatie van de prijsverantwoording door de aanbestedende overheid gaan? Grens met “veronderstellingen” gemaakt door de aanbestedende overheid? RvS 16 september 2014, nr. 228.379: “ Gezien van de verzoekende partij verwacht mocht worden dat zij in een prijsverantwoording gedetailleerd te werk gaat en indien het laag karakter van de eenheidsprijs te wijten is aan een bijzondere samenstelling van een team, dat zij die samenstelling en niet enkel het aantal teamleden, in de verantwoording opneemt.” Strenge RS Raad Van State (inschrijver moet trachten te anticiperen op mogelijks latere bijkomende vraagstellingen of interpretaties).

4. Prijsverantwoording i.h.k.v. abnormale prijzen 4.4 Verplichting tot herbevraging inschrijver? Geen verplichting Artikel 21, §3 KB Plaatsing: “ De aanbestedende overheid onderzoekt de ontvangen verantwoording en herbevraagt indien nodig de inschrijver.” Raadzaam om tot herbevraging over te gaan (ongeacht als aanvulling op gevraagde prijsverantwoording dan wel prijsverantwoording voor andere posten). LET OP met het aanvaarding van een bijkomende prijsverantwoording (met eerste verantwoording als ontoereikend): zorg voor een goede motivatie!

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Hoe het niet moet… In het kader van prijsonderzoek wordt een vraag tot inlichting gestuurd (art. 21, §1) voor het meedelen van de prijs voor projectomkadering. De aannemer antwoordt hier tijdig op door meer specifiek de prijzen voor werfleider, projectleider en projectdirecteur te geven. Hierop verklaart de aanbestedende overheid de prijs voor de projectomkadering als abnormaal en verklaart de offerte substantieel onregelmatig. In het gunningsverslag wordt dit niet in extenso gemotiveerd maar wordt enkel melding gemaakt van de motieven voor de beoordeling van het maandloon van de werfleider. De motieven voor het abnormale karakter van de maandlonen van de projectleider en de projectdirecteur worden niet opgenomen. Probleem: na het ontvangen van de inlichtingen van de aannemer diende de aanbestedende overheid in toepassing van artikel 21, §3 een prijsverantwoording te vragen aan de aannemer voor de prijzen van werfleider, projectleider en projectdirecteur aangezien er een vermoeden van abnormaliteit bestond na ontvangst van de gevraagde inlichtingen in het kader van het prijsonderzoek. Enkel in deze situatie kon de aanbestedende overheid op grond van artikel 21,§3 de offerte als substantieel onregelmatig beschouwen indien het antwoord op de prijsverantwoording niet kon worden aanvaard. Ook moest het gunningsverslag uitdrukkelijk en uitvoerig een evaluatie gemaakt hebben van alle abnormaliteiten (dus voor de 3 prijzen).

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk 2) In antwoord op een vraag tot prijsverantwoording (art. 21,§3) wordt het volgende opgenomen in het gunningsverslag: “ De ontvangen prijsverantwoording geeft een objectieve en gedetailleerde berekening van de gevraagde posten, alsook een duidelijk beeld van het gehanteerde AKW-percentage. De prijsverantwoording van firma Y stelt de aanbestedende overheid in staat om de prijsvorming voor de gevraagde posten na te kijken. Deze brengt geen onregelmatigheden of lacunes aan het licht. Ook het ingerekende AKW-percentage wordt voldoende geacht om de algemene kosten te kunnen dekken. Omwille van hogervermelde redenen aanvaardt de aanbestedende overheid de ingediende prijsverantwoording” Probleem: correcte motivering ontbreekt met name uiteenzetting van het antwoord van de inschrijver voor de gevraagde posten en puntsgewijze evaluatie en beoordeling ervan door de aanbestedende overheid met conclusie. 3) Vermelding in gunningsverslag in antwoord op vraag tot prijsverantwoording (art. 21, §3): “De afdeling is, na onderzoek en gestaafd met het advies van de afdeling ATO, van mening dat de offerte van de laagste inschrijver, firma X, niet kan worden aanvaard. De ingediende offerte bevatte meerdere posten met vermoedelijk abnormale prijzen. Hierdoor werd door de afdeling aan de firma X een prijsverantwoording gevraagd op datum (…). Deze prijsverantwoording werd bekomen maar weerlegt het vermoeden van abnormale inschrijvingsprijzen niet. Het advies van de afdeling ATO omtrent deze prijsverantwoording is eveneens duidelijk. De offerte van de firma X dient aldus op prijstechnisch vlak als onregelmatig beschouwd te worden.“

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Probleem: uitdrukkelijke melding advies ATO (is louter intern document), correcte en uitgebreide motivering ontbreekt voor wat betreft de posten waarvoor verantwoording noodzakelijk was, het concrete antwoord (punt per punt) van de inschrijver en de beoordeling en motivering punt per punt van dit antwoord met conclusie door de aanbestedende overheid. 4) Volgende vermeldingen in gunningsverslag n.a.v. toepassing art. 21, §3 of art. 99: “ Er werd gevraagd aan de firma Y om een prijsverantwoording te geven voor het totale offertebedrag. De verantwoording werd aanvaard.” Variant Volgende vermelding in gunningsverslag: “ De prijsverantwoording werd tijdig ontvangen en vertoont een aanvaardbaar karakter.” “De prijsverantwoording werd tijdig ingediend en wordt niet aanvaard.” Probleem: correcte en uitgebreide motivering ontbreekt , meer bepaald vermelding grondslag voor vraag tot prijsverantwoording in toepassing van artikel 21, §3 of 99, het concrete antwoord (punt per punt) van de inschrijver en de beoordeling en motivering punt per punt van dit antwoord met conclusie door de aanbestedende overheid.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk 5) Volgende vermelding in gunningsverslag n.a.v. prijsonderzoek: “De aangeboden prijzen zijn aanzienlijk hoger dan de raming. Uit een nauwkeuriger analyse van de eerste post van de opmeting, die op zich ongeveer 80 % van het inschrijvingsbedrag vertegenwoordigt, blijkt dat de inschrijvingsprijs van de beide inschrijvers slechts ongeveer 5% van elkaar verschillen maar dat de raming duidelijk meer dan 40% te laag is. Het bestuur beschikte echter over beperkte voorgaande opdrachten van deze aard (X zullen voor de eerste maal uitgevoerd worden in Vlaanderen en ook in het buitenland zijn de voorbeelden zeer beperkt) voor een nauwkeuriger raming” Probleem: Er dient een analyse van de aangeboden eenheidsprijzen te gebeuren om na te gaan of deze (gelet op de raming) al dan niet een marktconform karakter vertonen.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Hoe het wel kan… 1) Voorbeeld prijsonderzoek dat leidt tot substantiële onregelmatigheid: “Er kan worden vastgesteld dat de firma X geen rekening gehouden heeft met het terechtwijzend bericht (gepubliceerd door de aanbestedende overheid op (…)) en waarbij voor o.m. 14 posten de eenheid werd aangepast in de samenvattende opmetingsstaat. Uit de ingediende offerte blijkt, na onderzoek, dat de firma X slechts een aantal van de opgelegde aanpassingen heeft doorgevoerd in haar offerte. Van de 14 posten die moesten worden aangepast door aanpassing van de eenheid, werden er slechts 6 posten in de samenvattende opmetingsstaat aangepast door de inschrijver. De inschrijver vermeldt als eenheid van de posten 01.01.01, 01.01.02, 01.01.03, 01.02.01, 01.02.02, 01.03.01, 01.03.02, 01.03.03 “stuk” terwijl het terechtwijzende bericht aangaf dat dit moest gewijzigd worden naar “m²”. Gezien het ontbreken van een correcte prijs versus eenheid voor deze voornoemde posten, kan de offerte van de inschrijver niet correct vergeleken worden met de overige inschrijvingen. Ook kan de nieuwe totaalprijs van de offerte door de aanbestedende overheid niet correct en objectief worden aangepast. Deze onregelmatigheid is van substantiële aard en leidt tot de onregelmatigheid van de inschrijving van de betrokken firma X.”

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk 2) Vermeldingen rond toepassing art. 21,§3 in gunningsverslag: “ De ingediende prijsverantwoording bestaat hoofdzakelijk uit verwijzing naar de ingediende offerte voor een gelijkaardige opdracht in andere provincies. Hierbij wordt niet nader ingegaan op mogelijke verschillen in besteksvoorwaarden, noch wordt rekening gehouden met de totaal verschillende geografische ligging wat eveneens een prijsimpact kan hebben. De aanbestedende overheid kan niet nagaan of de offertes waarnaar verwezen wordt inderdaad een goede vergelijkingsbasis vormen voor de offerte van voorliggende opdracht. Naast verwijzingen naar andere opdrachten bestaat de prijsverantwoording van firma X uit enkele algemeenheden inzake de afschrijvingen en werken in eigen beheer. Deze worden echter niet in detail becijferd waardoor de aanbestedende overheid de beweringen niet kan nakijken. Firma X voegt geen enkel stuk bij haar prijsverantwoording om haar beweringen concreet te staven. Bovendien legt firma X niet concreet uit in welke mate dit de prijs van de offerte voor huidige opdracht heeft beïnvloed. Tenslotte legt firma X ook niet concreet met cijfergegevens en stukken uit op welke wijze haar organisatie van de onderneming en haar specialisatie kan leiden tot de (abnormaal) lage prijzen, en in welke mater zij hierin verschilt van andere gespecialiseerde en georganiseerde aannemers, gekwalificeerd voor de uitvoering van de opdracht. Op basis van voorgaande vaststellingen besluit de aanbestedende overheid dat het vermoeden van abnormaliteit van de totaalprijs niet afdoende weerlegd werd door de inschrijver. De ingediende prijsverantwoording kan dan ook niet worden aanvaard en de offerte wordt geweerd omwille van substantie onregelmatigheid.”

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk 3) Voorbeeld formulering prijsverantwoording in gunningsverslag Volgende prijsverantwoordingen zijn noodzakelijk, na bovenstaande prijsanalyse. De inschrijvers: X1, X2, X3 Prijsverantwoording X1 Aan de firma X1 een prijsverantwoording gevraagd door de aanbestedende overheid de dato (datum aan te vullen) voor de posten zoals hierboven vermeld. De firma antwoordt hierop met een schrijven van (datum aan te vullen). X1meldt dat bij nader onderzoek de ingediende eenheidsprijzen niet kunnen verantwoord worden. De prijsverantwoording kan niet aanvaard worden. Nummer bestekpost omschrijving 1 … 3 6 7

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Prijsverantwoording X2 Aan de firma X2 een prijsverantwoording gevraagd door de aanbestedende overheid de dato (datum aan te vullen) voor de posten zoals hierboven vermeld. De firma antwoordt hierop met een schrijven van (datum aan te vullen). De firma meldt dat bij de calculatie werd rekening gehouden met : - De kostprijzen van materialen en materieel; - De kosten van veiligheidsmaatregelen; - Loonkost voor arbeiders ingeschreven onder het paritair comité X; - Wettelijke verplichte OCW-bijdrage op werken; - De eigen algemene kosten, overhead en winstmarges voor deze werken. De prijsopbouw omvatte de prijs van de signalisatievoertuigen, de arbeidsprijs, de eenheidsprijs van (beschrijving product) en het rendement. Dit geldt voor : - het plaatsen van (beschrijving product); - het verwijderen van (beschrijving product); - het plaatsen van (beschrijving); - het plaatsen van (beschrijving).

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Voor het verwijderen van (beschrijving) wordt een groter rendement gehaald dan voor het plaatsen. Ook het prijsverschil voor het plaatsen van (beschrijving) op enerzijds X en anderzijds X wordt verklaard door een verschil in rendement. De prijsverantwoording wordt aanvaard. Prijsverantwoording X3 Aan de firma X3 een prijsverantwoording gevraagd door de aanbestedende overheid de dato (datum aan te vullen) voor de posten zoals hierboven vermeld. De firma antwoordt hierop met een schrijven van (datum aan te vullen). De prijsopbouw van het plaatsen van (beschrijving product) omvatte de prijs van de signalisatievoertuigen, de arbeidsprijs, het rendement, de maatschappelijke kosten en een marge van 12%. Een gelijkaardige redenering werd gevolgd voor het verwijderen van de wegdekreflectoren. Zo werden ook de prijs van de signalisatievoertuigen, de arbeidsprijs, het rendement, de maatschappelijke kosten en een marge van 12%. gedetailleerd. Op analoge wijze werd de prijsopbouw van het plaatsen van (beschrijving) verantwoord. Daarnaast signaleert X3 dat het rendement afhankelijk is van de moeilijkheidsgraad.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk 4) Voorbeeld formulering prijsverantwoording in gunningsverslag Voor wat betreft de inschrijver X werd een schrijven met vraag tot detaillering van de eenheidsprijzen in toepassing van artikel 21, §3 KB Plaatsing voor de posten 19.1.2, 19.2.1, 19.2.2, 19.2.3, 19.2.5, 19.2.6, 33.0.1, 33.0.2, 33.0.3, 33.0.5, 33.0.6, 33.0.7, 33.0.8, 33.0.32, 33.0.33, 33.0.34, 33.0.35, 33.0.36, 33.0.38, gericht tot de inschrijver op (datum). De firma X heeft de dato (datum) het volgende hierop geantwoord: Voor de posten 19.1.2, 19.2.1, 19.2.2, 19.2.3, 19.2.5 en 19.2.6 wordt vastgesteld dat de voorgestelde prijzen zeer hoog zijn, niet alleen in vergelijking met de raming, maar ook met deze van de andere inschrijvers. Dit is steeds te wijten aan feit dat de inschrijver aanzienlijk meer werkuren voorziet t.o.v. de andere inschrijvers. Bij ieder van voornoemde posten bedraagt het aantal voorziene werkuren minstens 2 à 3 maal meer dan bij de andere inschrijvers. Dit werd verklaard door de inschrijver door de verschillen in organisatie van de wachtdienst van de inschrijver. Transportkosten voor de van wacht zijnde technicus zitten in dit geval inbegrepen in deze posten zelf, terwijl de andere inschrijvers deze transportkosten o.a. opnemen in de post voor het geheel van de prestaties voor het organiseren van een wachtdienst. De aanbestedende overheid wenst in dit kader bijkomende verantwoording van de ingediende eenheidsprijzen aangezien onvoldoende verklaard wordt waarom het aantal werkuren hoger wordt ingeschat dan geraamd.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk De prijsopbouw voor de posten 33.0.1, 33.0.2, 33.0.3, 33.0.4, 33.0.5, 33.0.6, 33.0.7 en 33.0.8 is steeds gelijkaardig. De verklaring bestaat steeds uit twee delen: een eerste deel omvat het uurloon voor het uitvoeren van niet voorziene werken tijdens de gewone dienstregeling (post 41.0.13), het tweede deel zijn de kosten ten gevolge van kraanwagens e.d. rekening houdend met het feit dat bepaalde toestellen voornamelijk op hogere palen staan als andere en dat er dus hogere kraanwagens moeten gebruikt worden. Deze eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met de door de inschrijver geschatte duurtijd van de uit te voeren werken. Voor post 33.0.1 wordt 1 uur voorzien. Dit is in vergelijking met de raming hoog. Er dient uiteraard wel rekening te worden gehouden met het feit dat de posten voor de werken uit het onderhoudsgedeelte onafhankelijk zijn van het feit of de werken nu overdag of ’s nachts worden uitgevoerd. Daarnaast dienen de kosten voor de noodzakelijke werfsignalisatie ook inbegrepen zitten in deze prijs. Ook het feit dat men steeds een hoogtewerker nodig heeft om een (beschrijving product) op het einde van een paalarm of console te plaatsen, verklaart deze prijszetting. Hoewel deze prijs aan de hoge kant is, kan deze als aanvaardbaar beschouwd worden. Ook voor post 33.0.7 wordt opgemerkt dat de firma 68 minuten voorziet, hetgeen hoog is in vergelijking met de raming en met de prijs die andere inschrijvers voorzien. De inschrijvingsprijs bedraagt 69,40euro/stuk, maar ook dit kan verklaard worden het feit dat de kosten voor nachtwerk en signalisatie inbegrepen zijn in de post zelf. Ook voor het plaatsen van (beschrijving) is steeds een hoogtewerker nodig. De aanbestedende overheid is bijgevolg van oordeel dat dit een hoge, doch geen abnormale prijs is.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk De prijs voorgesteld voor de post 33.0.32 bestaat enkel uit een gedeelte “uurloon voor het uitvoeren van niet voorziene werken tijdens de gewone dienstregeling”. Er wordt iets minder dan 45minuten (0,7u) voorzien voor het herstellen van (beschrijving). Dit ligt volledig in lijn met de raming en de voorgestelde prijs is niet als abnormaal te beschouwen. Voor de posten 33.0.33, 33.0.34, 33.0.35, 33.0.36, 33.0.38 is de prijsopbouw steeds gelijkaardig. Een eerste gedeelte voor het uurloon, een tweede gedeelte voor klein materiaal, het leveren van (beschrijving) en het leveren van een (beschrijving) en een gedeelte voor de kosten ten gevolge van kraanwagens, botsabsorbeerders en uurloon van de technici. Er wordt steeds ongeveer 1uur werk voorzien, hetgeen ook door de aanbestedende overheid voorzien werd in de raming. Deze prijzen werden afdoende verantwoord door de inschrijver en worden aanvaard.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Voor wat betreft de inschrijver X werd een schrijven met vraag tot bijkomende detaillering van de eenheidsprijzen voor de posten 19.1.2, 19.2.1, 19.2.2, 19.2.3, 19.2.5, 19.2.6, gericht tot de inschrijver op (datum). De bijkomende prijsdetaillering van de inschrijver X de dato (datum) verklaart dat alle prijzen rekening houden met een het type weg (autosnelweg, gewestweg met toegelaten snelheid hoger dan 90km/u, gewestweg met toegelaten snelheid lager dan 90km/h), de voorbereidende werken in hun magazijn, het aandeel werken uit te voeren buiten de gewone dienstregeling en een toeslag van 12% voor algemene kosten, risico’s en winst. Daarnaast wordt er ook aangegeven dat het projectteam bestaat uit 2 projectleiders en 1 administratieve medewerker. De post m.b.t. het geheel van prestaties voor het opstellen en up-to-date houden van een kwaliteitsborgingssysteem per maand (post 19.1.2) werd in de bijkomende prijsdetaillering meer in detail toegelicht. De aanbestedende overheid ging na de eerste prijsverantwoording de indruk dat projectleiding dubbel werd aangerekend. Dit blijkt uit de detaillering niet het geval te zijn. Zij voorzien in hun prijs voor iedere projectleider (2) één werkdag voor het voorbereiden en het volgen van de opvolgingsvergaderingen. Dit is zeker niet overdreven en is bijgevolg grotendeels te wijten aan de interne organisatie binnen de firma. De overige posten m.b.t. projectleiding zijn voor de daadwerkelijke opvolging van werven en dergelijke. Het is aldus voldoende duidelijk voor de aanbestedende overheid dat dit om verschillende taken gaat en er dus geen dubbele aanrekening plaats vindt.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Daarnaast voorziet de inschrijver X eveneens een fulltime administratieve kracht die dit project zal opvolgen. Al zijn/haar taken werden gedetailleerd weergegeven in de prijsverantwoording. De aanbestedende overheid komt tot de conclusie dat de prijs die werd voorgesteld, ofschoon aan de hoge kant, uiteindelijk een aanvaardbare prijs is gezien de interne projectorganisatie van de firma. Voor de posten 19.2.1, 19.2.2, 19.2.3, 19.2.5 en 19.2.6 wordt aangegeven dat deze posten steeds de verplaatsingskost van de technicus naar de betrokken meldingsplaats omvat. De verplaatsingstijd naar de werf en terug naar het depot worden afzonderlijk bepaald. Rekening houdend met een gemiddelde van 1,2uur reistijd, blijkt dat het aantal uren voorzien voor de uitvoering van de tussenkomst (beschrijving soorten) wel degelijk normaal zijn, en gelijkaardig zijn aan wat de raming had voorzien. Het gedeelte projectleiding van deze post bestaat uit het inplannen van de interventie, het overlopen van de rapporten van de technici en het voorbereiden van de meetstaat. Deze posten zijn voldoende uitgeklaard en de aanbestedende overheid is van oordeel dat de voorgestelde prijzen aanvaardbaar zijn.

5. Prijsonderzoek en - verantwoording: voorbeelden uit de praktijk Voorbeeld van aanpak (intern) prijsonderzoek: Zie bijlage