Beleidsdomein Onderwijs en Vorming infosessie ELEKTRONISCH COMMUNICEREN Hoger onderwijs 6 maart 2007

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 2 elektronisch communiceren inleiding gestart in 1995 elektronisch personeelsdossier (EPD) met gegevens gemeld door onderwijsinstellingen basis voor het weddesysteem basis, secundair, DKO volledig OSP en CLB –pilootfase vanaf sept 2006 –in productie op hoger onderwijs –pilootfase gestart in januari 2007 –testfase  blauwe wimpel tot 15 mei  test tot 31 juli –in productie in september 2007

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 3 HOP-formulieren vervangen door elektronische tegenhangers “recordlayouts (RL)” doel : –tijdige en correcte betaling personeelsleden –correct administratief dossier voorwaarden: - correct toepassen van de reglementering: verantwoordelijkheid van de hogeschool - gegevens meedelen volgens de principes van de elektronische communicatie elektronisch communiceren inleiding

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 4 elektronisch communiceren programma infosessie elektronische communicatie 1.communicatiemodel de bouwstenen 2.probleemniveaus situeren en oplossen van fouten en problemen 3.technische handleiding begrippen, berichtenstructuur 4.gebruikershandleiding begrippen, principes, recordlayouts 5.pilootproject - testfase stand van zaken en richtlijnen

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 5 1. communicatiemodel

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 6 1. communicatiemodel bestaat uit 3 bouwstenen : schoolsoftware EDISON elektronisch dossier en weddesysteem

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 7 1. communicatiemodel software functies voor elektronische communicatie : verwerken basisgegevens voor bepaling van de wedde (opdrachten, dienstonderbrekingen, familiale toestand) aanmaken van elektronische berichten op basis van de technische handleiding klaarzetten voor versturing via EDISON inlezen en verwerken terugzendingen gecertificeerd

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 8 1. communicatiemodel EDISON EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en het ONderwijsdepartement gebruikt elektronisch postbussysteem informatie wordt beveiligd met digitale handtekening : –kan onderweg niet wijzigen –verzender is aantoonbaar juridische basis : BOEG (BasisOvereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling) tussen IM en OND opslag in juridisch archief zendingen + terugzendingen

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 9 1. communicatiemodel EPD & weddesysteem EPD : Elektronisch PersoneelsDossier –elektronische berichten (opdrachten, dienstonderbrekingen, personalia,...) –2 stappen : registratie + verwerking registratie –controle op structurele fouten –berichten opgestuurd vóór 18u verwerking –knipperlichtencontrole –(automatisch) goedkeuren –doorgeven naar weddesysteem via “BRUG”

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO communicatiemodel EPD & weddesysteem voor groot deel van de dossiers: geen menselijke tussenkomst meer tussen verzenden van gegevens en uitbetaling van personeelslid door bankinstelling ðverzenden gegevens = rechtstreeks ingrijpen in de wedde van het personeelslid verantwoordelijkheid personeelssecretariaat

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus in elk van de stappen van de communicatie zijn problemen mogelijk situering van het probleem: –reglementering –gebruik software –gebruik EDISON –technisch communicatieprobleem –foutieve gegevens

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus reglementering (onderwijs)wetgeving is complex en wijzigt vaak wat is toegelaten, verplicht, verboden,... ? kwaliteit van de berichten wordt bepaald door –kennis van de reglementering –correct toepassen ervan fouten kunnen verregaande (financiële) gevolgen hebben voor personeelslid info: – –

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus software invoeren van gegevens van personeelsleden maakt (o.a.) elektronische berichten aan en verwerkt terugzendingen ingebouwde controles –verhinderen onmogelijke combinaties –waarschuwingen hergebruik van gegevens mogelijke problemen: ingeven persoonsgegevens, opbouwen opdrachtenpakket, aanduiden dienstonderbreking,... oplossing: contacteer softwareleverancier

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus EDISON digitaal handtekenen en versturen van gegevens koppeling met schoolpakket: “basismap zendingen” en “basismap terugzendingen” mogelijke problemen: start niet op, paswoord vergeten, kopiëren op andere PC, opnieuw installeren, sleuteldiskette is stuk, geen verbinding met onderwijs geen terugzendingen, berichten sturen voor meerdere instellingsnummer,... oplossing: –zie website: –contacteer helpdesk : 02/

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 16

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus technisch probleem mogelijke problemen: geen toegang tot netwerk, geen voldoende rechten op PC, antivirussoftware verhindert internettoegang van EDISON,... oplossing: –contacteer uw ICT-verantwoordelijke –eventueel EDISON-helpdesk

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus foutieve gegevens meest voorkomende oorzaak van problemen twee soorten: –structurele fouten –inhoudelijke fouten

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus > foutieve gegevens structurele fouten worden automatisch vastgesteld bij de registratie oorzaak: bericht voldoet niet aan de restricties van de “technische handleiding” voorbeelden: verplichte velden niet ingevuld, niet toegelaten combinaties, conflicten met eerder gemelde berichten,... kunnen bijna allemaal door het softwarepakket gedetecteerd worden in productie: worden aangeduid in de terugzending, indien foutmelding niet duidelijk : contacteer cel personeel in testfase: geen terugzending, andere rapportering een foutief bericht moet gecorrigeerd en opnieuw verstuurd worden

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO probleemniveaus > foutieve gegevens inhoudelijke ‘fouten’ ‘knipperlichten’ worden vastgesteld door medewerker cel personeel voorbeelden: opdrachtgegevens niet of verkeerd gemeld, voorwaarden voor dienstonderbreking zijn niet vervuld,... maar : hogeschool blijft verantwoordelijk geen terugzending, de cel personeel neemt contact op

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding begrippen structuur zending RL-12 opdrachten hogeschool RL-13 premie

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding technische beschrijving van de toegelaten tekens, veldtypes, structuur van zendingen en berichten te vinden op de EDISON-hooizolder: Schoolauto/hooizolder.asp

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding begrippen zending –bestand dat gehandtekend verstuurd wordt –kan meerdere berichten bevatten van meerdere personeelsleden bericht –zelfstandig geheel van gegevens voor één personeelslid (bvb opdrachtenpakket, woonplaatsgegevens,...) –is de tegenhanger van een HOP-formulier record –lijn met gegevens (bvb één opdracht) –elk bericht bestaat uit minstens 3 records : header,RL,einde recordlayout (RL) –de structuur waaraan een record moet voldoen (welke informatie op welke plaats) –ook gebruikt als aanduiding van soort bericht, bvb “RL-12” = opdrachtenpakket hogescholen

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding veldtypes veldtypes –numerisch –decimaal –alfanumerisch –datum –tijd

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding structuur van een zending referentieEdison-parameters bericht-header informatie melding van een opdracht melding van een opdracht bericht-einde bericht-header informatie melding dienstonderbreking bericht-einde

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding structuur van een RL recordtype 0005 : bericht-header nrlenposveldtypeomschrijving 1 4 1numerischrecordtype 2 2 5numerischversienummer 3 6 7numerischvolgnummer bericht numerischsoort gebeurtenis numerischstamboeknummer numerischhoofdstructuur datumdatum geldigheid alfanumer.bestemming alfanumer.naam contactpersoon alfanumer.telefoonnummer contactpersoon alfanumer.naam van de software datumdatum aanmaak bericht tijdtijdstip aanmaak bericht blanco’s

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding structuur van een RL "bericht-header" :STAMBOEKNUMMER Dit veld identificeert het betrokken personeelslid. Lengte : 11 positiesType : NUMERISCH Restricties : - geldig stamboeknummer; - “ " bij gebeurteniscode Aanwezigheid : VERPLICHT Foutcodes : : stamboeknummer onbekend : stamboeknummer niet toegelaten bij RL : instelling bestaat niet.

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding structuur RL-12 opdrachten hogescholen recordtype 2101 : opdrachten hogescholenversie 01 gebruikt vanaf nrlenposveldtypeomschrijving 141numerischrecordtype 225numerischversienummer 367numerischvolgnummer bericht 41013datumeinddatum opdracht 5123alfanumer.melding tijdelijk andere opdracht 6124alfanumer.wedertewerkstelling 7125numerischcode administratieve toestand 8926decimaalteller opdracht 9335numerischnoemer opdracht 10838numerischambtcode 11246numerisch.ambtswijziging / mandaat 12848numerischdetail functie 13356numerischsalarisschaal

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding structuur RL-12 opdrachten hogescholen 14659alfanumer.geldelijke anciënniteit 15465alfanumer.nuttige beroepservaring 16169alfanumer.anciënniteit geblokkeerd 17170alfanumer.anciënniteit volgende maand ophogen 18971decimaalmandaatvergoeding 19980decimaalvast bedrag 20189alfanumer.aanduiding indexeren 21190alfanumer.recht op vakantiegeld 22191alfanumer.recht op EJT numerischstamboeknummer titularis numerischcode opdrachtgebonden DO datumeinddatum opdrachtgebonden DO decimaalteller DO numerischoorsprong omkadering (OOM-code) blanco's

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO technische handleiding structuur RL-13 premies recordtype 2070 premieversie 01 gebruikt vanaf nrlenposveldtypeomschrijving 141numerischrecordtype 225numerischversienummer 367numerischvolgnummer bericht 4113numerischcode administratieve toestand 5914decimaalbedrag premie 6223numerischtype premie blanco's

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding toepassingsveld principes recordlayouts

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding toepassingsveld hoger onderwijs: HS 411 –voor de ‘ambten’:  praktijklector, hoofdpraktijklector, lector, hoofdlector  assistent, doctor-assistent, werkleider, praktijkassistent  docent, hoofddocent, hoogleraar, gewoon hoogleraar  algemeen directeur, departementshoofd, bibliothecaris  niet-decretaal mandaat  ATP  opvoedend hulppersoneel  MVD  TWP  gastprofessor –voor de detail functie:  erkend wetenschappelijk onderzoek

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding toepassingsveld te melden gegevens : RLOmschrijvingvervangt RL-12opdrachten & opdrachtgeb. DO HOHOP 1 RL-2niet-opdrachtgebonden DOHOP 3 en 4 RL-3opmerking (bij RL-12 en RL-2)rubriek “Opmerkingen” RL-4stopzetting opdrachtenpakketHOP 3 en 15 RL-5woonplaatsgegevens“Woonplaats” op HOP 6 Dinco RL-6verblijfplaatsgegevens“Verblijfplaats” op HOP 6 Dinco RL-7familiale toestand en pers. ten lasteHOP 6 RL-9immatriculatie / rekeningnummerHOP 11 en "Rekeningnummer" op HOP 6 DINCO RL-11RSZ-gebeurtenis (DIMONA)Vervalt zodra opdrachten gemeld worden. RL-13premiesHOP 1

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding principes principe: manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier opgeslagen worden, al dan niet in functie van wat er reeds in het dossier zit 3 principes: 1.fotoprincipe 2.stopzetting 3.melding-annulatie

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes fotoprincipe nieuwe situatie van toepassing vanaf geldigheidsdatum vorige situatie wordt stopgezet op vooravond alle gegevens opsturen, ook de niet gewijzigde geldig voor: –RL-12 : opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen –RL-5 : woonplaats –RL-6 : verblijfplaats –RL-7 : familiale toestand –RL-8 : cumulatie –RL-9 : rekeningnummer –RL-13 : premies aandacht voor : –volgorde van melden –geldigheidsdatum in het verleden: terugwerkende kracht

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes fotoprincipe voorbeeld –op : 2 opdrachten A & B  opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum : opdracht A tot en met opdracht B tot en met ABAB

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes fotoprincipe –vanaf : extra opdracht C  opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum : opdracht A tot en met opdracht B tot en met opdracht C tot en met  indien enkel opdracht C gemeld: ABCABC ABCABC 30.06

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes stopzetting opsturen “lege” foto vanaf de geldigheidsdatum zijn geen gegevens meer van toepassing vorige situatie wordt stopgezet op vooravond geldig voor : –RL-4 : stopzetten opdrachten –RL-5 : woonplaats –RL-6 : verblijfplaats –RL-8 : cumulatie –RL-13 : annulatie premies

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes stopzetting voorbeeld –gemelde opdrachten: –stopzetting opdrachtenpakket (RL-4) geldig vanaf 01.04: (opdrachten lopen tot en met 31.03) ABCABC ABCABC 01.04

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes melding-annulatie wanneer het fotoprincipe niet van toepassing is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd moeten worden eerst de geregistreerde informatie “annuleren”, met dezelfde geldigheidsdatum als de oorspronkelijke melding, dan de gecorrigeerde informatie melden geldig voor: –RL-2 : niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen –RL-11 : RSZ-gebeurtenis (DIMONA)

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > principes melding-annulatie voorbeeld –voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met geldigheidsdatum tot en met 21.12: –naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot duurt 1.meld eerst annulatie met geldigheidsdatum meld dan de gecorrigeerd periode  dus niet: annulatie op of opnieuw melden zonder eerst te annuleren (geen fotoprincipe)

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding recordlayouts opdrachten en dienstonderbrekingen personalia DIMONA premies

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts opdrachten en DO’s opdrachten –opdracht = aantal prestatie-eenheden (%, 36 of 38) in een ‘ambt’ –opdrachtenpakket = alle opdrachten van een personeelslid binnen één combinatie instelling-hoofdstructuur met dezelfde begindatum –wordt gemeld met RL-12, steeds het volledige pakket dienstonderbrekingen –opdrachtgebonden  betreffen één enkele opdracht  worden samen met de opdracht gemeld, met RL-12  bvb: ambtswijziging –niet opdrachtgebonden  zijn op het gehele opdrachtenpakket van toepassing  worden gemeld met RL-2  bvb: bevallingsverlof

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-12 opsturen bij elke wijziging van opdrachtenpakket en/of opdrachtgebonden DO’s fotoprincipe is van toepassing opdrachtenpakket = alle opdrachten van een personeelslid met dezelfde begindatum binnen één combinatie instelling-hoofdstructuur componenten van een RL-12 –begindatum (header)  = geldigheidsdatum van opdrachtenpakket  is inbegrepen –einddatum  kan per opdracht van het pakket verschillen  is inbegrepen –...

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-12 –... –administratieve toestand  ATO-1 : tijdelijk niet-vacant  ATO-2 : tijdelijk vacant  ATO-4 : vastbenoemd –teller/noemer opdracht  MVD : aantal uren/38  OHP : aantal uren/36 of % (noemer 100)  rest : % (noemer 100) –opdrachtgegevens  ambt + detail functie (erkend wetenschappelijk onderzoek)  salarisschaal (moet bestaande zijn) / vast bedrag  indexering / VG / EJT  gegevens geldelijke anciënniteit + NBE  mandaatgegevens / vast bedrag  wedertewerkstelling / tijdelijke andere opdracht –...

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-12 –... –gegevens titularis  enkel (en verplicht) bij AT0-1 (vervangopdracht)  stamnummer –opdrachtgebonden dienstonderbreking indien van toepassing, altijd 3 gegevens opgeven:  code DO: type van de opdrachtgebonden dienstonderbreking  uren of % DO: aantal uren of % per week waarvoor de opdracht door de gemelde dienstonderbreking wordt onderbroken  einddatum DO: laatste dag van de dienstonderbreking (kan eerder vallen dan de einddatum van de opdracht)  DO loopt af na einddatum, geen nieuw opdrachtenpakket melden –OOM  11 = Centraal fonds  12 = Kinefonds A (met DO) B 31.12

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-4 opsturen bij voortijdige beëindiging van het opdrachtenpakket volledig opdrachtenpakket in de HS wordt stopgezet reden opgeven ontslag, pensioen, herstructurering, overlijden, foutieve melding

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-4 voorbeeld : –opdrachtenpakket gemeld met geldigheidsdatum : opdracht A tot en met opdracht B tot en met –personeelslid wordt ontslagen op (laatste werkdag 09.01): stopzetting melden met reden “ontslag” op ABAB ABAB

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-4 geen stopzetting nodig indien: –opdrachten eindigen op gemelde einddatum (geen stopzetting op 30.09) –nieuw opdrachtepakket gemeld wordt (geen stopzetting op 15.11) ABAB ABCABC

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s correcties van opdrachten voorwaarden: –goed weten wat er opgestuurd en geregistreerd is –consequent toepassen van fotoprincipe indien niet geregistreerd: –foutmelding in terugzending –fout corrigeren –volledig opdrachtenpakket opnieuw melden indien wel geregistreerd, maar inhoudelijk foutief: –één of meerdere opdrachtenpakketten en/of stopzettingen melden (afhankelijk van de situatie ) –in de goede volgorde

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s correcties van opdrachten –voorbeeld1:  in het laatst gemelde opdrachtenpakket (rood) wijzigen de opdrachtgegevens (uren, ambt, einddatum, opdrachtgebonden DO), de begindatum blijft gelijk  oplossing: correct opdrachtenpakket (groen) doorsturen  de nieuwe gegevens overschrijven de oude ABCABC ABCABC

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s correcties van opdrachten –voorbeeld2:  in een gemeld opdrachtenpakket (rood) wijzigen de opdrachtgegevens, de begindatum valt later en er zijn ook al volgende opdrachtenpakketten gemeld gewenst: ABCABC ABCABC

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s correcties van opdrachten –voorbeeld2:  oplossing: 1. meld een stopzetting, resultaat: 2 : meld vervolgens het gecorrigeerde pakket met de nieuwe begindatum, resultaat: 3. meld daarna alle volgende opdrachtenpakketten opnieuw in de goede volgorde: ABCABC ABCABC ABCABC

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s opdrachten - aandachtspunten anciënniteit: –moet bij alle opdrachten met barema worden meegestuurd -> eigen ‘anciënniteitsberekening’ historiciteit is belangrijk –bij wijziging in het verleden, de daaropvolgende gebeurtenissen correct opsturen (reconstructie verleden) HOPvak: –via RL13 –hogeschool berekent eigen interpretatie kan niet meer –‘dictaat’ van de RL –ongeveer juist = verkeerd

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s opdrachten - aandachtspunten HOP 1 opmerkingen wordt gestructureerd: nu: wordt: Jan Jansens - vanaf toekenning van het mandaat van opleidingsdirecteur dat overeenstemt met de niet-verworven salarisschaal 515 (van salarisschaal 509, hoofdlector naar salarisschaal 515). Anciënniteit: 11j 6m. (weergave van de vaste + tijdelijke + interimopdrachten) Jan Jansens – geldigheidsdatum: 01/09/ /100 lector(?) ato4 wsc502 anc11j6m N J tot 31/12/2999 met 100/100 do124 waarnemen ambtswijziging tot 31/12/ /100 hoofdlector ato2(?) wsc509 AW anc11j6m N J tot 31/12/2999 met 100/100 do123 waarnemen mandaat tot 31/12/ /100 niet decretaal mandaat ato2(?) wsc515 MAN anc11j6m N J tot 31/12/2999

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s opdrachten - aandachtspunten technisch: de administratie 012/ mijn pakket :15: NJ NJ NJ

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-2 opsturen van niet-opdrachtgebonden DO’s ( persoonsgebonden, leerplangebonden, instellingsgebonden) alle opdrachten worden door dezelfde DO onderbroken melding-annulatie principe is van toepassing soorten : –melding –annulatie aantal aparte codes voor het hoger onderwijs

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-2 componenten van een RL-2 –begindatum  = geldigheidsdatum van de DO  is inbegrepen –einddatum  laatste dag van de DO  is inbegrepen –voor arbeidsongeval datum van het arbeidsongeval –gegevens voor staking duur staking per dag in dagen, duur staking per dag in uren

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-2 voorbeeld personeelslid heeft opdrachtenpakket en wordt ziek  RL-2 opsturen melding ziekte  begin- en einddatum inbegrepen (bij 1 dag DO : begindatum = einddatum)  GEEN opdrachtenpakket (RL-12) of stopzetting (RL-4) opsturen bij aanvang van de DO  GEEN opdrachtenpakket na einde van de DO A B C DO 15.11

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s RL-2 aanpassing –verlenging  aansluitende periode melden (RL-2) begindatum = dag na einddatum voorgaande (geen overlapping)  geen annulatie en nieuwe melding voor de gehele periode –verkorten of andere begindatum  eerst annulatie melden (RL-2) met zelfde begindatum als gemelde DO  vervolgens de nieuwe periode DO melden (RL-2) –... DO

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts > opdrachten en DO’s DO’s - aandachtspunten DO’s zo vlug mogelijk melden ziekte: –hogeschool volgt op –aparte codes –onmiddellijk op te sturen –TBS-ziekte: HS meldt, cel personeel berekent wachtgeld bevalling: –berekening door hogeschool –resultaat wordt overgenomen –aparte code uitstapregeling: –cel personeel controleert en berekent wachtgeld

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-3 opmerking –kan enkel bij RL-12 en RL-2 –samen met RL-12 of RL-2 in hetzelfde bericht, kan niet alleen voorkomen (geen losse opmerkingen) –worden niet automatisch verwerkt –zo weinig mogelijk gebruiken

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-5 melding woonplaats –gebruik  woonplaats = adres van domiciliëring in België een personeelslid dat niet in België gedomicilieerd is, kan geen “woonplaats” hebben  te melden bij wijzigingen of voor personen nieuw in het onderwijs –gegevens  straatnaam, huisnummer, busnummer, postcode –fotoprincipe is van toepassing, beëindigen met stopzetting

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-6 melding verblijfplaats –gebruik  verblijfplaats = correspondentieadres waar eventuele briefwisseling gestuurd wordt  wanneer de woonplaats gelijk is aan de verblijfplaats, dan moet geen verblijfplaats gemeld worden  voor buitenlanders zonder “woonplaats” moet altijd een verblijfplaats gemeld worden  te melden bij wijzigingen of voor personen nieuw in het onderwijs –gegevens  straatnaam, huisnummer, busnummer  indien in België: postcode  indien in buitenland : postcode buitenland, gemeente buitenland, landcode –fotoprincipe is van toepassing, beëindigen met stopzetting

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-7 melding familiale toestand –gebruik  nodig voor het correct berekenen van de bedrijfsvoorheffing  iedere wijziging zo vlug mogelijk melden  2 blokken : 1.burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook personen ten laste) 2.personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd worden) –gegevens  code burgerlijke staat  partnergegevens (enkel bij “gehuwd/wett.samenw.” en “weduwe/weduwnaar”) : naam, voornaam, beroep, aanduiding zwaar gehandicapt, code beroepsinkomen  personen ten laste : aantal kinderen, aantal personen (kinderen inbegrepen), aantal zwaardgehandicapte kinderen, aantal zwaardgehandicapte personen (zw.geh.kinderen inbegrepen) –fotoprincipe is van toepassing, beëindigen met stopzetting

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-9 aanvraag immatriculatie / melding rekeningnummer –immatriculatie  nodig bij eerste indiensttreding bij onderwijs  bij aanvraag geen stamboeknummer meegeven, dit wordt automatisch toegekend –rekeningnummer  enkel het rekeningnummer wordt ingevuld  de andere velden blijven leeg –gegevens  persoonsgegeven: geslacht, geboortedatum, naam, eerste voornaam, rekeningnummer, rijksregisternummer, nationaliteitscode  adresgegevens officieel adres in België (indien geen off.adres in België: RL-6 doorsturen na immatriculatie)  tewerkstellingsperiode (begindatum: eerste werkdag, einddatum)

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-11 melden RSZ-gebeurtenis –niet meer van toepassing zodra voor een personeelslid opdrachten (RL-1) gemeld worden  het melden van een opdracht omvat een “indiensttreding”  het aflopen of beëindigen van alle opdracht omvat een “uitdiensttreding”

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding > recordlayouts RL-13 premies melden van premies (premiepakket) –altijd voor een bepaalde maand:  begindatum : 01.xx.xxxx –‘administratieve’ toestand –uit te betalen geïndexeerd brutobedrag –type :  gewone premie  vakantiebezoldiging correctie via fotoprincipe of annulatie premiepakket

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding speciale situaties –één opdracht onderbroken door twee (of meerdere) opdrachtgebonden dienstonderbrekingen  per opdracht (RL-12) is maar plaats voorzien voor één DO  speciale manier van melden: twee (of meer) maal de volledige opdracht melden, telkens met de toepasselijke dienstonderbreking, dus NIET opsplitsen voorbeeld: een lector heeft deeltijdse LBO en een ambtswijziging: 100/100 lector ato4 met do 028 GLBO voor 50 tot 30/9 100/100 lector ato4 met do 124 waarn. ambtswijziging voor 50 tot 30/9 50/100 hoofdlector ato2 AW tot 30/9

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding speciale situaties –eenzelfde opdrachtgebonden DO met verschillende einddata  binnen één opdrachtenpakket : identieke DO’s moeten dezelfde einddatum hebben  indien meerdere einddata : werken in twee stappen volgens het fotoprincipe

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO gebruikershandleiding speciale situaties voorbeeld een lector – hoofdlector neemt voor het stuk lector een VVP/SF tot 30/9/2007 en voor het stuk hoofdlector een VVP/SF tot 31/12/2006 oplossing: 1. eerste melding begindatum : 50/100 lector ato4 met do 010 VVP/SF voor 30 tot /100 hoofdlector ato4 met do 010 VVP/SF voor 30 tot tweede melding begindatum : 50/100 lector ato4 met do 010 VVP/SF voor 30 tot /100 hoofdlector ato4

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO testfase

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO testfase project hoger onderwijs stand van zaken –oktober 2006: infosessie softwareleveranciers –oktober-december 2006: aanpassingen EPD –januari-april 2007: piloot planning –tot 15 mei 2007: certificering software (blauwe wimpel) –tot 31 juli 2007: testzendingen –september 2007: productie

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO testfase richtlijnen testfase certificering softwarepakket (blauwe wimpel) –test van het softwarepakket –opgelegde proef:  eerste foto beperkt aantal personeelsleden  aantal wijzigingen –noodzakelijk om aan de testfase te beginnen testfase –test voor het secretariaat –zenden van:  eerste foto van alle personeelsleden (situatie begin academiejaar)  daaropvolgende wijzigingen –cel personeel vergelijkt met HOP-formulieren

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO testfase richtlijnen testfase testperiode = TEST –voor hogeschool, voor softwareleverancier, voor departement –opgestuurde gegevens worden na afloop gewist –HOP-documenten zijn nog steeds noodzakelijk “dubbel draaien” –zowel op papier als elektronisch –immatriculatie (RL-9) en dimona (RL-11) nog steeds opsturen als normale zending via EDISON (vertraging mogelijk bij doorgave naar testomgeving) –andere RL’s : testzending via EDISON

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO testfase productie in productie op –opdrachten op begin academiejaar van alle personeelsleden –dienstonderbrekingen met invloed op de wedde –volgende zendingen: opdrachten, dienstonderbrekingen, personalia zoals die zich voordoen cel personeel –zendingen nakijken en overeenkomstig betalen –begeleiden van de hogescholen –correcte berichten enkele dagen vóór de betaling worden behandeld

06/03/2007 Beleidsdomein Onderwijs & Vorming infosessie elektronisch communiceren HO 79