Opleiding voor schoolsecretariaten

Presentatie over: "Opleiding voor schoolsecretariaten"— Transcript van de presentatie:

1 Opleiding voor schoolsecretariaten 2016 - 2017
ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten

2 Inhoud Inleiding Onderwijsdriehoek Veel gebruikte termen en afkoringen
Nuttige formulieren Bekwaamheidsbewijzen Elektronische communicatie Opdrachten (einddata) Vlotte start september …

3 Onderwijsdriehoek

4

5 Veel gebruikte termen en afkoringen

6 Enkele termen Stamboeknummer: Instellingsnummer & hoofdstructuur:
Geslacht Geboortedatum Volgnummer Sleutelcode Instellingsnummer & hoofdstructuur: Instellingsnummer Hoofdstructuur Nis-code Onderwijsnet Werkstation(s) Secundair onderwijs: 15 – 16 – – 19 – – 23 – 24 BUSO: 13 Ondersteunend en administratief ^personeel: 32 DKO: 42

7 Afkortingen AND: ander bekwaamheidsbewijs
ATO: administratieve toestand ASV: algemene en sociale vorming (BUSO) AVP: afwezigheid verminderde prestaties DO: dienstonderbreking EJT: eindejaartoelage GOK: gelijke onderwijs kansen GON: geïntegreerd onderwijs HI: herindiensttreder Medex: medische expertise (overheidsorgaan ) NE: nuttige ervaring

8 Afkortingen PEN: werken na pensioen
PSG: punten van de scholengemeenschap PWB: personeel werkingsbudget RL: record-layout R/W: reaffectatie / wedertewerkstelling SG: scholengemeenschap/-groep TADD: tijdelijke aanstelling doorlopende duur TAO: tijdelijk andere opdracht TBS/ob: terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking UB: uitgestelde bezoldiging VE: vereist bekwaamheidsbewijs VKA: vervanging korte afwezigheid VO: voldoend geacht bekwaamheidsbewijs VVP: verlof verminderde prestaties

9 Attesten & Formulieren
Indiensttreding Attesten & Formulieren

10 Indiensttreding Afschrift of PDF: Schoolsecretariaat via RL-zending:
Uittreksel strafregister VS 596.2 max 1 jaar oud Kopie diploma & -supplementen Geen puntenlijst Medisch attest Gezondheidstoestand geen gevaar voor die van de leerlingen & max 1 jaar oud Schoolsecretariaat via RL-zending: Kopie bankkaart Let op: persoonlijk Europees bankrekeningnummer Attest “Samenstelling gezin” Woon- en eventuele verblijfplaats Rijksregisternummer Burgerlijke staat en personen ten laste

11 Formulieren http://data-onderwijs.vlaanderen.be/formulieren/
Toekomstvisie: Meer en meer formulieren digitaal aanbieden via het platform van Mijn Onderwijs af-/opladen. Veel gebruikt: - geldelijke anciënniteit: nuttige ervaring Valorisatie voorgaande diensten - ziektepersoneelslid: Medisch attest Certimed (controleorganisme) Aanvraag langdurig verlof om medische redenen Aanvraag medische controle ….

12 Bekwaamheidsbewijzen

13 Bekwaamheidsbewijzen
studiebewijs nodig om: ambt uit te oefenen vak/specialiteit te onderwijzen in bepaalde graad/onderwijsvorm een salaris te kunnen krijgen (volgens salarisschaal) Bestaat uit basisdiploma + bewijs van pedagogische bekwaamheid (BPB) + (evt. nuttige)

14 Bekwaamheidsbewijzen
3 soorten Vereist bekwaamheidsbewijzen (VE) Voldoend geacht bekwaamheidsbewijs (VO) Ander bekwaamheidsbewijs (AND)

15 Vereist bekwaamheidsbewijzen (VE)
Bewijs van pedagogische bekwaamheid Vakken binnen specialiteit van het basisdiploma In bepaalde graden en onderwijsvormen waarvoor opgeleid Voorbeeld: Bachelor in het onderwijs SO: Nederlands Nederlands (AV): 1 graad + 2 graad ASO-TSO-KSO graad BSO Handelscorrespondentie Nederlands (TV/PV): 2 graad ASO- TSO-KSO graad BSO

16 Voldoend geacht bekwaamheidsbewijs (VO)
Bewijs van pedagogische bekwaamheid Vakken buiten specialiteit van het basisdiploma In bepaalde graden en onderwijsvormen waarvoor opgeleid Vaste benoeming mogelijk + zelfde salarisschaal als VE Voorbeeld: Bachelor i/h onderwijs SO: Frans Handel (TV/PV): 1 graad Master in de Rechten: Aardrijkskunde: 2 graad ASO-TSO-KSO-BSO + 3 graad

17 Ander bekwaamheidsbewijs
Of geen bewijs van pedagogische bekwaamheid Of basisdiploma “te laag” Voorbeeld: Bachelor in het onderwijs SO Frans Frans 3e graad ASO Geen vaste benoeming mogelijk + lagere salarisschaal voor Master, …

18 Opzoeken bekwaamheidsbewijzen onderwijs http://www. ond. vlaanderen

19 Elektronische communicatie

20 elektronische communicatie
Wat melden? Principes Opdrachten ATO 4 – ATO 1 – ATO 2 einddatum opdrachten / correctie van opdrachten / Dienstonderbrekingen verlof TAO / ziekteverlof / bevallingsverlof / LBO .. ondersteuning vanuit AgODi - WS

21 Begrippen bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1
personeelslid voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht ... zending: bestand met één of meerdere berichten RL of record layout: soort bericht Recordlayout OMSCHRIJVING PRINCIPE RL-1 opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen fotoprincipe RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen melding - annulatie RL-3 opmerkingen bij (RL1 en RL2) meezenden in zelfde bericht RL-4 stopzetting opdrachtenpakket stopzetten RL-5 woonplaats RL-6 verblijfplaats RL-7 familiale toestand RL-9 aanvraag immatriculatie samen met RL14 RL-11 DIMONA (RSZ-gebeurtenis) RL-14 melding rekeningnummer (IBAN – BIC)

22 Terugzendingen Laat controle toe van de zending op: foutieve gegevens
structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation

23 Terugzendingen Steeds op halen! → de dag na het versturen
→ altijd controleren → indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk → eventueel contact opnemen met het werkstation

24 Principes fotoprincipe stopzetting melding / annulering

25 Fotoprincipe alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum

26 Fotoprincipe voorbeeld
opdracht geldig van tot 30-06: 15/20 opdracht wijzigt op 1-10: bijkomende opdracht van tot en met van 5/22 eerste opdrachtenpakket → 15/20 1/ /6 I_______________________15/20______________________________I wijziging opdracht → 15/20 + 5/22 1/ / / /6 I_______15/20________I_ 15/20 + 5/22_ _I_____15/20_____I

27 zetting het opsturen van een lege foto:
vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling geldig voor: - RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats

28 zetting - voorbeeld opdrachtenpakket geldig van tot → 10/22 stopzetting opdracht op 15-11 15-11 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdracht 01/09 1/ /06 I__________________10/22______________________I stopzetting – geldigheidsdatum 15-11 1/ /11 = laatste dag in dienst I_________10/22__________I

29 Annulatie Wanneer? Als het fotoprincipe niet van toepassing is!
geldig voor niet-opdracht gebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof .... Opgelet! De geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden de vorige melding eerst annuleren met identieke gegevens als de oorspronkelijke melding, de nieuwe of correcte niet-opdracht gebonden dienstonderbreking melden in een latere zending!

30 Annulatie - voorbeeld ziekteverlof: 09-01 tot 27-01
na controle hervatten op 17-01 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01 09/ /01 I__________________________________I annulatie ziekteperiode 09/ /01 IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI melding correcte ziekteperiode 09/ /01 I__________________________I

31 Opdrachten Einddata

32 Einddata met de opdracht worden ook de opdracht gebonden dienstonderbrekingen gemeld → VVP, AVP, GLBO, TBSPA… • begindatum opdracht = geldigheidsdatum • einddatum opdracht = laatste dag in dienst • “gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. PWB → controle omkadering!

33 Einddata ATO 2 - ATO 1 eventueel aanduiden bij vervangingen (ATO 1)
- TADD : indien mogelijk - einddatum 31-08 - tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31-08) - reaffectatie (R) / wedertewerkstelling (W) indien mogelijk - einddatum 31-08 bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis opmerking: einddatum (zoals bij vaste opdrachten) is af te raden bij TADD

34 Einddata ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999
ATO 2: tijdelijk vacant wervingsambt: 30-06 OPGELET! 31-08 AMD-personeel medisch/paramedisch en sociaal personeel (buso) reaffectatie / wedertewerkstelling TADD selectie- of bevorderingsambt: 31-08

35 Einddata ATO 1: tijdelijk niet-vacant wervingsambt uiterlijk 30-06
de laatste dag van de aanstelling uitzondering: uiterlijk bij vervanging van: AMD-personeel medisch/paramedisch en sociaal personeel (buso) reaffectatie / wedertewerkstelling TADD selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31-08

36 Einddata (Verlof) tijdelijk andere opdracht
kan gemeld worden tot voor alle personeelscategorieën de IM beslist opmerking verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum aangesteld via TAO in instelling A tot 31-10 verlof TAO in instelling B aanpassen: tot 31-10 de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO!

37 Vlotte start in september …

38 Wat melden? aanvang schooljaar – september
alle tijdelijke personeelsleden alle personeelsleden met een dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris → voorkomt heel wat terugvorderingen dossiers als geheel afwerken – niet per school eerst de titularis en dan de vervangers Opmerking: veel opdrachten met dezelfde ingangsdatum (correcties) → probeer dit te vermijden!

39 Wat melden? tijdens het schooljaar
zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen tijdelijke personeelsleden dienstonderbrekingen dossiers als geheel afwerken – niet per school eerst de titularis en dan de vervangers

40 Wat niet melden? syndicaal verlof van 1 dag verlof wegens overmacht
Omstandigheidsverlof uitzondering omstandigheidsverlof n.a.v. de geboorte indien er een vervanger is aangesteld opgelet : ziekteverlof van één dag wel melden!

41 Wat nakijken? bij het opmaken van een bericht
→ eerst kijken op het scherm vooraleer door te sturen Maandelijkse listing salarissen nakijken → wie moet er op de listing staan → en vooral: wie niet pensioen: goed opvolgen → stopzetting opdracht niet vergeten!

42 Documenten een mail Een hele lijst met documenten die je niet moet opsturen: Documenten per mail(diploma, model 2 …) niet rechtstreeks naar het werkstation sturen maar naar: → best het stamnummer van het personeelslid op het document noteren en het gehele document in één PDF bundelen (geen afzonderlijke blz). communiceren en overleggen met de andere scholen i.v.m. volume vaste benoeming, volume dienstonderbreking, nieuwe affectaties ….

43 Documenten een mail RL-3 opmerkingen beperkt gebruiken: tenzij bij vervroegde terugkeer uit ziekteverlof, ontslag en opzeg, tuchtmaatregel… bij mail: steeds het stamnummer en de naam vermelden een onderscheid maken tussen algemene vragen en vragen over een specifiek dossier → indien het gaat om een specifiek personeelslid altijd het stamnummer en de naam vermelden

44 Mijnonderwijs2

45 Nu ook voor Personeel!