Team Opstarten en organiseren

opstartstrategie 1.Kleine, concrete opdrachten per duo van leden – Werkt op voorwaarde dat elke taak bij oplevering overgaat in een volgende taak – Leider “maakt” de taken en beheert de taakvolgorde zodat het team uiteindelijk het teamdoel opgeleverd heeft in “hapklare, concrete brokken” 2.Iemand vindt iets uit, de rest kopieert – Werkt op voorwaarde dat leider een ego heeft dat gevoed wordt door bewondering én de competentie om kopieer-waardig te zijn. 3.Kijken wat we moeten doen, wat er in die wiki moet.

Kijken wat we moeten doen Goede piste maar eindigt in opsomming details …. En uiteindelijk in vorige alternatief 1 (de concrete hapklare brokken) Way out: – fundamenteel globaal doel – Gevolgd door redenering: wat is er nodig om dat doel te dienen/bereiken – Antwoord: grote werkrichtingen voor doeldelen – Organisatie: verdelen van werkrichtingen & deeldoelen

Oplevering professionele portfolio Definitie & gebruik professionele portfolio Aanpak/benadering professionele portfolio Technische uitwerking WIKI “linken”, uitbreiden en netwerken – LinkedIn – Twitter, Facebook – RG-codes – …. Vacatures, bedrijven, … + “vaste” inhouden (voortstuderen)  max. portfolio-meerwaarde

ARA Concept ARA Authority Authority – Bevoegdheid = wat mag ik zelf beslissen Responsability Responsability – Verantwoordelijkheid = wat moet ik exact tegen wanneer opleveren, welk deel van het globale doel is “mijn” deel Accountability Accountability – Aan wie moet ik rapporteren = wie moet mijn oplevering controleren/bijsturen, aan wie moet ik mijn beslissingen en werktiming verantwoorden

Projectaanpak 1.Duidelijk gemeenschappelijk doel – Wat willen we bereiken? Onderliggend: wat hebben wij daar elk individueel als voordeel bij? – Wanneer hebben we dat bereikt? Visualisatie eindproduct  CONCREET, SPECIFIEK Wat maakt het “goed”?  kwaliteit + – Welke minimum standaard moeten we halen? Wat maakt het “slecht”  kwaliteit – – Wat tolereren we NIET en NOOIT?

Gemeenschappelijk doel 1.Waarom/waardoor zitten we hier? – Vak: strategisch ondernemingsbeleid – Deeldoel: leren werken met en in projectteams – Oplevering: bewijs dat we dat geleerd hebben en nu effectief kunnen – Geleerd = voor PM relevante dingen weten/kunnen die we eerst niet wisten/konden » Relevant : die kunnen identificeren + kunnen uitleggen waarom relevant – Kunnen = demonstratie opgeleverd PM-resultaat en/of “bewijzen van leren” » Bewijzen van leren: fouten & missingen die opgemerkt & rechtgezet werden Hoe opleveren?  wiki PM, individuele wiki’s, rapport, …

Gemeenschappelijk doel 2. Wat hebben we er zelf aan? – PM –werk = kerncompetentie  goed voor eigen portfolio  “bewijzen” zijn exact bewijzen die daarin ook gaan werken – Waarvoor we het project doen kunnen we zelf kiezen  Iets waar we zelf rendement van hebben maar waarmee we ook naar buiten kunnen komen als “niveau-waardig”  Kortetermijn rendementen  Werkvermindering in de opleiding: binnenwegen naar opdrachten (technische wiki-stuff, inhoudelijke wiki-stuff, werkbesparing op andere opdrachten, …)  Langetermijn rendementen  Valoriseren opleiding naar werkgevers – probleem: vaarwater opdracht “business unit”  Optie: individuele “valorisatie”  ik = mezelf, mijn ervaring en persoonlijkheid + mijn opleiding  hoe en waar communiceer ik mijn meerwaarde?

Gemeenschappelijk doel 3. Hoe zou dat er dan concreet uitzien? – Een rapport op wiki over theorie vs praktijk? Eerder: praktijkproblemen en dan theorie-hulp naar oplossing (of net niet)  toont beter ervaring en leren Op wiki: ok, kunnen we elk daarnaar verwijzen of dingen gewoon overnemen Aparte wiki of MM?  aparte wiki = overzichtelijker en meer controle  wel aanmaak RV wegens: zij is “vaste” factor Individuele verworvenheden op eigen wiki – Een soort “blog”/wiki-animatie bij PM-avontuur? Cases die je achteraf kan gebruiken in gesprekken? – Onderwerp: gebruik nieuwe media in kader “leads genereren als startend ondernemer” Kernidee: – vertrekken van concrete context en communicatiedoel (sollicitatie & promotie) – Inventarisatie & evaluatie van beschikbare nieuwe media – Aanpak experimenteren met wiki » Observatie effectiviteit andere aanpakken (studenten diverse studierichtingen) » Eigen experimenten en hun effectiviteit (kosten – baten) – Integratie “marktonderzoek” dagschool  indrukken bedrijfsmensen van diverse aanpakken Optie: – TM-event in mei aansluitend op BU-plan  als we het zien zitten, is dit gedroomd onderwerp – “nieuwe media” is hot topic en valorsieert opleiding + gemakkelijk zichtbaarheid maken – Fringe benefit: “adverteren” van eigen wiki en dus persoonlijke valorisatie

Projectaanpak 2. Werkaanpak – Inventarisatie van werkmiddelen Gemeenschappelijk: tijd, faciliteiten,.. Individueel: kennis, ervaring, contacten, werktijd,.. – CV’s – linkedIn – portfolio – Agenda’s – contactpunten (waar, wanneer, waarvoor) – Nodige werkstappen = wat moet in welke volgorde gedaan worden? – verantwoordelijkheidverdeling = best man on the job, realistisch én met expliciete ARA – Werkafspraken = de contracten wie, wat, waar,.. – Huishoudreglement = centraal archief, vergaderingen, lay-out, taalgebruik, opleveringsbenadering,….

Werkaanpak project Inventarisatie “nieuwe media” – Wie gebruikt privé welke nieuwe media? – Wie gebruikt professioneel welke nieuwe media? – Wie kent iemand, wiens bedrijf gebruikt ….. – Wie is al hoe ver met die wiki? Of iets gelijkaardigs? Inventarisatie “job vinden/promotie krijgen” – Wie heeft goede relaties met zijn personeelsmngr? – Wie heeft al ervaring waarmee en hoe? – Wie kan hierover een zinnig gesprek voeren met een “aanwerver”? – Wie heeft hier al wat over geleerd?

Werkaanpak project Potentiële bronnen en “hulpen” – “die van Nederlands” of copywriter voor tone & manner, het verwoorden van dingen – “die van communicatie” voor aanpakadvies en begeleiding – “die van HR” voor inbreng kant werkgever – Iemand die gewoon is om naar zeer diverse klanten te verkopen met behulp van portfolio (model? Reclamebureau? Architect? Binnenhuisarchitect? Fotograaf?..) – portfolio-promotor KHK? Ervaringsdeskundige oud- studenten daarvan? Outsourcer? – Andere???

Inventarisatie Werkstappen Redelijk onafhankelijke werkblokken die simultaan kunnen lopen – Projectteamleider: inventarisatie theorie op web Registreert “en cours de route” leerpunten, managet het team – Onderzoek: sollicitatie, competenties, promotiewegen, ….  identificatie “verkoopargumenten” & “-hindernissen” – Inventarisatie nieuwe media (ID, hoe werkt het, wie gebruikt het waarvoor, voor wie voor wat zit er iets in, aandachtspunten) – Evaluatie wiki-experimenten “portfolio”: Expliciteren portfoliodoel. wie doet wat en hoe werkt het  vb. verzamelen en waarderen Eigen experimenten  wat kan/wat werkt/voorbeelden  proefwiki Alles samen zetten en analyseren olv teamleider – Verwerken naar rapport PM – Verwerken naar marktonderzoek-opdracht 1 e jaar dag – Optimaliseren naar “positionering” opleidingswaarde vs Bachelor & Master

Projectaanpak 3. Sjablonen & formulieren Doel: – het “versterken” van afspraken door het volgen gemakkelijker te maken dan het niet-volgen Concept: processturing – Focus op juiste punt, checken tegen juiste afspraken, grote plaatje in vizier houden – Handig ipv storend, werkbesparend ipv meer-werk Werkzaamheid: – Gemakkelijk toegankelijk (plaats, toegang, overzicht) – Ingeoefend gebruik – Strakke controle op gebruik (clicker-training!)

Projectaanpak 4. Communicatieafspraken Principe: – Intern: vertrouwen door geïnformeerdheid – GEEN 1-2tjes – Extern: 1 contact, 1 communicatielijn Organisatie – Centraal archief geordend naar oplevering deelverantwoordelijkheid, gebruik/taak, auteur en datum Toegankelijk altijd en voor iedereen 1 verantwoordelijke  beheer afspraken + statusoverzicht (oplevering, “vol lopen”, gebruik, gaten, ….) – Centraal berichtenbord voor algemene info 1 verantwoordelijke voor gebruikscontrole en hygiene – Centraal hulpbord voor input, feedback, hulp, …. 1 verantwoordelijke voor EHBO, gebruikscontrole en hygiëne – Rapporteringen 1 verantwoordelijke voor expliciete controle gebruik & hygiëne – Externe communicatie Wie doet wat (incl. terug-rapportering) Wat willen we communiceren  zie projectdoel

Projectopstart: contract SMART naar opdrachtgever SMART-delen in ARA-vorm naar teamleden Crisisprocedure (expliciet = optie) – Wat als wie niet oplevert?  plan B naar “opvang” én plenaire aanpak in groep ‒Wat als projectaanpak niet werkt?  diagnose, behandeling met max. recuperatie geleverd werk (= waarde werkresultaten consolideren) ‒Wat als we vast komen te zitten?  contacten, netwerken, ….. ‒…

In de praktijk: projectleider Traject 1: projectleider neemt “organisch” – Hoe? Door initiatief in discussies & voorstellen – Proces Iedereen onzeker, afwachtend, bang voor meer werk,. Doel: iedereen op idee brengen dat ze (a)Niet zelf projectleider willen worden (b)Weten bij welke projectleider ze voordeel gaan hebben » De leider die hun onzekerheden opheft, hun angsten “oplost”, ….. Hoe? – Door antwoorden en oplossingen te bieden – Door voorstellen te doen die ieder op zich doen “blinken”

In de praktijk: projectleider Traject 2: projectleider wordt benoemd (I/E) – Hoe? Door opdrachtgever en/of “assume” – Proces Gedraagt zich vanaf minuut 1 als projectleider Hoe? – Bepaald agenda – Heeft alle stappen voorbereid in voorstellen (“boring” werk is af) – Beperkt discussie tot “nuttige inspraak” (de essentie: wat moet ik doen, hoe word ik ingeschat, word ik gewaardeerd) » Kwaliteitsnormen doel (inzicht = must) » Verdeling ARA + delegatie ARA-contracten

In de praktijk: projectleiding Extern: – Weg open leggen  werkmiddelen, krediet,.. – “winner team” maken  gericht “stoefen” en “lekken” Intern: – Bij alles, altijd en overal: alle neuzen richting prioriteiten – “Instant” controle op ALLE afspraken (sanctie vs oplossing) – Erkenning en waardering teamleden – Veilig werkklimaat maken Hulp vragen en geven stimuleren Fouten prijzen … indien rechtgezet Onverbiddelijk grenzen bewaken

Projectwerk: frustraties Voor niks werken: – ik doe mijn werk, de anderen niet, maakt geen zak verschil – Ik werk mij kapot en niemand kijkt er nog naar om – Ik zeg dat maar niemand luistert Weet niet wat ik moet doen, hij weet het zelf niet - ‘t is nooit goed dus ik wacht af - Zij “moeten” mij niet - ik ben de meid - …  Ik werk alleen “letterlijk”: exact de opdracht, exact zoals gij gezegd hebt. Daar ga ik mijn tijd niet insteken (daar is geen eer mee te halen) - Met die/dat wil ik niet geassocieerd worden  “vergeten”, “andere verplichtingen”, “ziek”, ja-zeggen-neen-doen,.. Niemand zegt hier iets – ik weet weer van niks – ik moet het altijd van buitenstaanders horen Jep, ik zal dat zeker lezen … ik sch..t tijd! – stuur nog een mailke! Ik heb geen leven: ik adem volledig in uw dienst.. NOT!  Dumbing down: ik kan dat niet, ik weet dat niet, ….

Projectwerk: verantwoordelijk zijn Do you have a solution or are you part of the problem? – Geen zeuren, geen zagen: “tough shit but it has to come out” – Alleen aandacht en waardering voor wat leidt naar oplossing en resultaat Direct: actie Indirect: archief – Geen aanvaarden van niet EXPLICIET doel-gerelateerde opleveringen – Altijd en zonder uitzondering statusrapporten naar doel – Belonen van “opgeloste” fouten, drempels, ….. EN van alles wat naar oplossing werkt (fouten melden, hulp vragen,..)

Projectwerk: plezant maar geen hobby “plezant” = – ‘t gaat vooruit – We hebben veel voortgang geboekt – Ik heb een pak bijgeleerd – Ik zie het licht – … “hobby” = – Schone foto van de Jos zijne kleine – Ik heb mij kapot gelachen – Ik voel mij compleet relax en opgeladen als ik van daar kom – ….

Projectwerk: altijd “lange adem” Reputatie, imago = geloofwaardigheid en kwaliteit oplevering Reputatie & imago: wordt “gebouwd” – Bouwstenen: wat “men” ziet, hoort, opmerkt, zegt, …. Bronnen: wat je team doet, hoe het dat doet, waar je team wel en niet is, hoe je team er uit ziet en doet naar anderen,.. – Grote stenen: “belangenloze buitenstaanders” Stenen worden groter naarmate buitenstaander bewonderder – Kleine stenen: “betaalde supporters”