‘Roosters maken’ Kinderopvangvoorzieningen Sarah Middelbos s.middelbos@dehora.be 2 april 2015

Doelstelling Vandaag willen we samen met jullie stilstaan bij allerlei facetten van het opmaken van uurroosters. Het uitwisselen van ervaring met jullie collega’s zal hierbij zeer belangrijk zijn. We zien vandaag wat theorie, maar als je meer wil weten kan je zeker ook naar de dagopleiding ‘Roosters maken’ komen!

Oefening Uitwisselingsspel: 5 op een rij Leg een stelling voor aan één van je collega’s Indien hij/zij akkoord is met de stelling plaatst hij er zijn handtekening bij Je mag per collega maximaal 1 handtekening hebben Indien een collega zijn handtekening niet kan plaatsen bij een stelling, ga je verder naar een volgende collega Probeer zo snel mogelijk 5 handtekeningen van je collega’s te verzamelen (de handtekeningen moeten in 1 rij staan (diagonaal, horizontaal, verticaal). Het is de bedoeling dat je ook een woordje uitleg kan geven bij de handtekeningen die je verzameld hebt, dus kort doorvragen is belangrijk!

Beleid - Het Spanningsveld Waar bevinden jullie je momenteel ? Organisatie wensen Klant wensen Medewerkers wensen Spanningsveld: Efficiëntie = Organisatie Operationele performance = Klant Tevredenheid medewerker = Medewerker

Hulpmiddel in excel

Normering Kinderdagverblijven Basis: 12:00-14:00 1 - 8 kinderen  1 begeidster 9 - 18 kinderen  2 begeidsters 19 - 27 kinderen  3 begeleidsters 28 – 36 kinderen  4 begeleidsters 12:00-14:00 9 - 28 kinderen  2 begeidsters 29 - 42 kinderen  3 begeleidsters Buitenschoolse Kinderopvang 14 kinderen per begeleidster

Gecorrigeerde versie Welke factoren kunnen bij jullie meespelen waardoor je de cijfers op basis van de normering wil aanpassen?

Totaal benodigde uren op jaarbasis Aandachtspunten: Verschil schoolweken/ vakantieweken? Andere taken/ overlegmomenten/ …

Planning - Detailniveaus Vraag Aanbod Jarenplanning Capaciteitsplanning Toename mate van detail Roosterplanning Rooster beheer

Voorbeeld vlak werkaanbod

Voorbeeld variabel werkaanbod

Sturen op capaciteit Eerst sturen, dan flexibiliseren 2 draaiknoppen Werkaanbod Personele beschikbaarheid (uitval en inzet)

Sturen in het werk Sturen in de werkplanning Niet tijdgebonden activiteiten op andere momenten plannen Keuzes maken en prioriteiten stellen ‘nee verkopen’

Sturen op personeel Vergroten personele beschikbaarheid door actief verzuimbeleid Adequaat plannen opleidingen Sturen op verlof/vakantieregeling Contractenbeleid Flexibiliseren

Verlofbeleid Tips: Maak een onderscheid tussen het minimum aantal verlofdagen die opgenomen moeten worden in het eerste kwartaal (bijv. 3 dagen), en verlofdagen die opgenomen moeten worden in het tweede kwartaal (bijv. 2) Spreek voor het derde en vierde kwartaal een maximum aantal verlofdagen af (geen minimum) Spreek af hoeveel medewerkers er minimaal aanwezig moeten zijn per dag voor de verschillende functies (zo hou je ook rekening met andere types afwezigheden die reeds gepland zijn) Maak duidelijk volgens welke criteria verlofaanvragen beoordeeld zullen worden wanneer niet alle verlof gegeven kan worden: Voorbeelden: Periode van collectief verlof van de partner Medewerkers met kinderen hebben tijdens 1 schoolvakantie naar keuze voorrang Werken met een roterende verlofmaand (vb. mw A heeft in 2015 voorrang in juli, in 2016 in augustus en in 2017 in september)

Verlofbeleid Voorbeelden van afspraken: Geef voor verschillende periodes in het jaar aan voor welke datum het verlof aangevraagd dient te worden, voorzie daarna tijd voor de medewerkers om zelf nog verbeteringen aan te brengen en vervolgens voor de verantwoordelijke om het goed te keuren Voorbeeld zomerverlof: Voor eind januari dienen de medewerkers hun verlof aan te duiden op de basisplanningen van juli./aug/sept Vervolgens hebben ze een dag of 8 de tijd om verbeteringen aan te brengen (enkel verbeteringen!) Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 16 februari Voorbeeld verlof eerste kwartaal: Voor begin december dienen de medewerkers 3 dagen verlof aan te duiden op de basisplanningen van jan/feb/maart Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 december Voorbeeld verlof tweede kwartaal: Voor begin maart dienen de medewerkers 2 dagen verlof aan te duiden op de basisplanningen van april/mei/juni Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 maart Voorbeeld verlof vierde kwartaal: Voor begin juni dienen de medewerkers al hun resterend verlof aan te duiden op de basisplanningen van okt/nov/dec Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 juni

Methodiek Maandplanning Systematiek Collectief Individueel Cyclisch/ repeterend Uniek Repeterend Uniek Zelfroosteren

Keuze roostersystematiek Zoeken naar een beter evenwicht tussen: Zekerheid/voorspelbaarheid Flexibiliteit

Roosterbeheer Laten jullie medewerkers (verplicht) naar huis gaan indien er geen kinderen meer aanwezig zijn? Mogen medewerkers andere taken uitvoeren wanneer er nog maar weinig kinderen zijn? Hoe sturen jullie dit aan? Wat doen jullie wanneer er minder kinderen zijn dan voorzien?

Roosterbeheer Kan de communicatie van ouders naar de opvang nog verbeteren? Hoe lossen jullie ziekte van een collega op? Welke afspraken gelden er rond wissels? Tijdregistratie? Welke afspraken zijn er rond het maken en terugnemen van overuren?

Overzicht dagopleiding Voormiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer