Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap afdeling vorming Een traject van competentiegerichte ontwikkeling voor alle teamleden van het GVDC

De vraag van het GVDC afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Maak een IOP voor onze medewerkers Screen hen voor opmaak van het IOP Probleemstelling: probleemoplossing in helpdesk werking ongelijk opgenomen door medewerkers leidinggevenden komen te weinig toe aan hun kerntaken Oplossingen afhankelijk van cognitief vermogen én attitude van medewerkers

De context (1) afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Welke zijn dé uitdagingen voor het GVDC? Vlimpersproject: Technisch projectteam + centrale helpdesk Ontwikkeling, exploitatie en ondersteuning van gebruik ERP-pakket Introductie van self service & automatische workflows

De context (2) afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap De klanten van het GVDC Managementondersteunende diensten (MOD’s) Vlimpersforum, werkgroep trekkers departementale helpdesk, functioneel inhoudelijke werkgroepen (bv. vacaturemarkt; vorming, ploeg, …), werkgroep rapportering Horizontale diensten afdeling Statutaire Aangelegenheden, afdeling Wervingen en Personeelsbewegingen, afdeling Vorming, afdeling HRM toekomstige beleidsdomein Bestuurszaken

Ons 1e antwoord op de vraag afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Probleemstelling benaderen in termen van competenties Kiezen voor een ontwikkelingsgerichte en niet-bedreigende benadering Zoveel mogelijk een bottom-up aanpak voor meer betrokkenheid bij de medewerkers

Definiëren van verwachte resultaat afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Probleemoplossing en klantgerichtheid nemen toe bij alle medewerkers Zij ontwikkelen én vertonen deze competenties in hun werkgedrag volgens eigen intellectueel vermogen Management heeft kerntaken duidelijk gedefinieerd en kan zich erop toeleggen IOP is ook nodig voor management

GVDC team Deelnemers aan het traject leidinggevenden & medewerkers afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Alle leden van het GVDC team Iedereen volgt een zelfde traject in groep en als individu Dit is een teamtraject, maar ook een individueel traject.

5 belangrijke stappen Stappenplan van het traject afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Richting bepalen: welke competenties maken het verschil in onze rol (als leidinggevende en als medewerker GVDC)? Onderzoeken: voor welke competenties sta ik sterk en welke competenties kan ik beter ontwikkelen? Contract sluiten (IOP): afspraken tussen medewerker en leidinggevende over persoonlijke ontwikkeling en ondersteuning daarbij Uitvoeren van IOP: wederzijds uitvoeren en opvolgen van de gemaakte ontwikkelafspraken Van ontwikkelen naar presteren: afspraken over prestaties op basis van competenties

5 belangrijke stappen Stappenplan van het traject afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Richting bepalen: competentieworkshop voor leidinggevenden en voor medewerkers: 18 maart 04 Onderzoeken: 360° feeback on line bevraging: april 04 Contract sluiten: opmaak van een IOP: IOP-workshops leidinggevenden en medewerkers: 18 mei IOP gevalideerd door leidinggevende: 15 juni 04 Uitvoeren en opvolgen IOP: juni december 2005 Van ontwikkelen naar presteren: competenties opgenomen in functiebeschrijving vanaf januari 2005

Stap 1: Richting bepalen Stappenplan van het traject Competentieworkshop 18 maart 2004 afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap 2 competentieworkshops: voormiddag voor leidinggevenden - namiddag voor medewerkers Wat doen? bepalen welke competenties relevant zijn voor de eigen functie op basis van het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid Hoe doen? Samen, door discussie over de job Minstens 1 leidinggevende neemt deel en kan aangeven of de lat te hoog of te laag wordt gelegd Begeleiding: Herwig Van Nerum + Gijs Martens

Stap 1: Richting bepalen Stappenplan van het traject Competentieworkshop 18 maart 2004 afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap In de eerste plaats focussen op gedragscompetenties, maar ook aandacht voor vaktechnische competenties Gebruik maken van het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid: vuistregel: maximaal 5 specifieke gedragscompetenties per functie inclusief niveaubepaling onze joker: de 4 waarden gebonden competenties

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject On line bevraging voor 360° Feedback afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Na bepalen van de competenties voor de job, voor iedereen nagaan welke competenties (verder) te ontwikkelen Doel van het onderzoek: uitsluitend ontwikkelingsgericht, mag niet worden gebruikt voor evaluatie Voor wie? Medewerkers én leidinggevenden Hoe? bij middel van een vragenlijst over de gekozen gedragscompetenties voor de job on line ingevuld door persoon zelf, alle collega’s en alle leidinggevenden van het team (voor de leidinggevenden ook door klanten en alle medewerkers)

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject On line bevraging voor 360° Feedback afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Voor elke competentie een uitspraak over 4 of 5 concrete gedragsindicatoren score van 1 tot 4 + mogelijkheid tot ‘weet niet’ Iedereen van het team maakt een zelfinschatting Iedereen van het team zal feedback geven én krijgen Feedbackgevers zijn anoniem

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject On line bevraging voor 360° Feedback afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Belang van iedereen: Wees eerlijk en correct in zelfinschatting en in geven van feedback want is onmisbare informatie voor ONTWIKKELING Wanneer bevraging? donderdagmorgen 8 april - dinsdagavond 20 april Iedere medewerker vult ongeveer 10 vragenlijsten in

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject Individueel ontwikkelrapport afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Wanneer? dinsdag 11 mei krijgt iedereen zijn eigen ontwikkelrapport persoonlijk bezorgd Welke informatie bevat het individuele rapport? Scores per competentie en gedragsindicator en per groep van feedbackgevers Eventuele commentaren van feedbackgevers per competentie Gemiddelde scores per competentie en gedragsindicator van de eigen functiegroep

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject Individueel ontwikkelrapport afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Welke informatie bevat het individuele rapport? (vervolg) Algemene tips voor het interpreteren van de feedbackresultaten Geen concreet ontwikkeladvies!

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject Individueel ontwikkelrapport afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Wie ontvangt het rapport? Alleen de deelnemer zelf. De deelnemer beslist wat hij vrijgeeft aan leidinggevende De begeleiders (Herwig Van Nerum & Gijs Martens) beschikken over alle rapporten. Zij zijn gebonden tot discretie. Welke informatie heeft de leidinggevende? Krijgt een rapport met de scores die hij zelf heeft gegeven aan de medewerker met de gemiddelden van de functiegroep voor elke indicator (en dit per groep van feedbackgevers)

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject Individueel ontwikkelrapport afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Waartoe dient het rapport? Basis voor nadenken over eigen ontwikkelbehoeften Informatie en inspiratie voor de opmaak van een individueel ontwikkelplan Wat gebeurt met de feedbackdata en de rapporten bij de afdelingen Vorming en HRM? Na goedkeuring van het IOP van een medewerker wordt alle informatie gewist

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject Individueel ontwikkelrapport afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Wat indien er iets misloopt? Abnormale scores - abnormaal aantal ‘weet niets’ - kwetsende commentaren … Begeleiders hakken samen ‘professioneel’ de knoop door bij problemen en zijn daarop aanspreekbaar. Probleem kan door hen persoonlijk worden besproken met de betrokken medewerker. Probleem kan door hen op principeniveau anoniem worden besproken met de leidinggevenden

Stap 2: Onderzoeken Stappenplan van het traject Individueel ontwikkelrapport afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Wat indien jij als medewerker vindt dat er iets misloopt? Melden bij: projectbegeleiders projectcoördinator: Hilde Pattijn vormingsverantwoordelijke AZF: Christine Vissenaekens

Stap 3: Contract sluiten: een IOP Stappenplan van het traject IOP-workshop afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Wanneer? voormiddag 18 mei 04: voor medewerkers namiddag 18 mei 04: voor leidinggevenden Wat? In groep nadenken over ontwikkelingsmogelijkheden voor de verschillende competenties Individueel opmaken van voorstel voor eigen IOP

Stap 3: Contract sluiten: een IOP Stappenplan van het traject IOP-workshop afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Resultaat: een voorstel van individueel ontwikkelplan (IOP) voor 2 tot 3 jaar om te bespreken met je leidinggevende een ogenopener: leren en ontwikkelen is veel meer dan opleidingen volgen

Stap 3: Contract sluiten: een IOP Stappenplan van het traject Valideren van het IOP afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap hoe gebeurt dit? Medewerker neemt initiatief voor een gesprek met eigen leidinggevende. Een gesprek over uw ontwikkelingsbehoeften met uw leidinggevende op basis van: de inschatting van uw ontwikkelbehoefte door uzelf en uw leidinggevende (informatiebron: 360° feedback) uw voorstel voor IOP Doel: komen tot wederzijds gedragen afspraak, wederzijds engagement voor uitvoering en opvolging van het IOP, dus een goedgekeurd IOP

Stap 3: Contract sluiten: een IOP Stappenplan van het traject Valideren van het IOP afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Resultaat: Een wederzijds engagement of contract tot uitvoering van afgesproken ontwikkelinspanningen bezegeld door: ondertekening van het IOP door beiden Opnemen van IOP in Ploeg planning Tegen wanneer? 15 juni 2004 heeft iedereen een gevalideerd IOP

Stap 4: Uitvoeren van het IOP Stappenplan van het traject Uitvoeren en opvolgen afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Wie is verantwoordelijk? Medewerker én leidinggevende! Medewerker: het opnemen, doen… leidinggevende: ruimte geven in tijd en middelen, ondersteunen Hoe opvolgen? Door wederzijds overleg in PLOEG-cyclus: opvolgingsgesprek, evaluatiegesprek Looptijd:

Stap 5: Van ontwikkelen naar presteren Stappenplan van het traject Functiebeschrijving afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Doel van ontwikkeling = andere of betere prestaties Vanaf 1 januari 2005 gekozen competenties opgenomen in functiebeschrijving Begin 2006: iedereen geëvalueerd op prestaties op basis van de ‘nieuwe’ competenties

VRAGEN 5. Traject competentiegerichte ontwikkeling afdeling vorming Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap