Interne communicatie
Het belang Extern winnen is intern beginnen. Informatie-uitwisseling binnen het bedrijf. ! functioneren van de organisatie.
Het belang: Aantal ontwikkelingen Zakelijke dienstverlening Verkopen v. dienst en advies Intensieve samenwerking Overleg en afstemming Aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen en technieken Signalen van buiten Meer info over beleid van de onderneming Betere scholing en democratisering
Het belang: Aantal ontwikkelingen Toenemende flexibilisering van arbeid Interne afstemming en werkoverleg Goed informeren over de activiteiten Fusies aangaan Vereist meer communicatie Richtten op kerntaken Arbeidscapaciteit aanpassen aan veranderende markt Jaarcontract, gedetacheerden en uitzendkrachten
Het belang: Slechte interne communicatie Gevolgen Niet op de hoogte van de belangrijke ontwikkelingen Sfeer van wantrouwen Minder verantwoordelijkheidsgevoel Moeilijk te signaleren en erop in te spelen Kenmerken Veel conflicten Trage terugkoppeling van plannen en acties Geen duidelijkheid tot verandering Veel en inefficiënte vergaderingen Geen selectie op verspreide info overdaad aan communicatie
De visie Geeft een richting aan – uitgangspunten: Wij-gevoel Welk niveau wordt er gecreëerd Segmentatie van doelgroepen en informatie Interne doelgroepen zijn belangrijk Segmentatie doorvoeren Bv. onderscheid maken tss. medewerkers binnen een organisatie. Mate van openheid Open communicatieklimaat Zijn de notulen van het managementteam openbaar?
De visie Persoonlijk of via andere kanalen Formeel – informeel Belang aan persoonlijke communicatie? Voorkeur bij andere kanalen? Formeel – informeel Via vaste wegen? Volgens vaste regels? Binnen ruime marges? Richting Andere vaste communicatievormen? Onafhankelijkheid Mening uiten? via personeelsblad of intranet?
De visie Soorten informatie: Interne communicatie Taakinformatie Werkinstructies Procesinformatie Commerciële informatie Beheersinformatie Beleidsinformatie Soort doelen? Succesvol doelen nastreven? Invloeden? Veranderingen? Plaatsinneming van het werk? P&O - informatie Info over faciliteiten en regelingen Afdeling Personeel en organisatie Motiverende informatie Positief werkklimaat creëeren Duidelijk takenpakket Goed geïnformeerde medewerkers Andere factoren! Organisatie Inhoud job en doorgroei- mogelijkheden Begeleidende rol bij motivatie
Bedrijfscultuur Hoe uit de cultuur zich? Helden en antihelden Rituelen Symbolen Waarden en normen
Interne communicatielijnen Horizontale Tussen medewerkers met zelfde positie in de hiërarchie Via vergaderingen en intranet Diagonale Doorkruist de organisatiestructuur Bv. verbetering van de ventilatie Parallelle Rechtstreeks met alle medewerkers tegelijkertijd Informele Belangrijke info snel verspreiden Interne publieksgroepen eerder inlichten dan externe Voorkomt sfeer van wantrouwen
Planning Analyse Analyseren Onderzoeken Vaststellen Bepalen Strategie Visie op communicatie Nieuwe middelen en structuren Procedures en verantwoordelijkheden Doelstellingen per doelgrooep Uitvoering Creëeren draagvlak Invoeren Evaluatie Nalopen van het hele proces Bepalen van behaalde doelstellingen?
Interne communicatielijnen Tweerichtingsverkeer meer interactief Topdown (=verticale) Informeren over maatregelen, instructies en beleid Werkoverleg Gang van zaken doornemen Bv. Mededeling van een directe chef, een directiebrief Bottom-up Info over het reilen en zeilen Meningen en suggesties van de medewerkers
Veranderingen Strategie Structuur Cultuur Innovators Early adapters Soorten Strategie Structuur Cultuur Types Innovators Early adapters Early majority Late majority Laggards Weerstand Gebrek aan informatie Angst om te verliezen Vertrouwen Inschatting van de gevolgen Communiceer intensief en eenduidig Duidelijke omvang van de verandering Plaatsverandering: Hoe?
Communicatie-audit Knelpunten opsporen Stappenplan Centrale vragen stellen Stappenplan Mondeling interview Gesprekken en schriftelijke interviews Organisatie in de praktijk: Hoe? Analyseren van de gegevens en advies geven
Mondelinge interne communicatie Persoonlijk gesprek met leidinggevende! Vormen Taak- en beheers-informatie Het beleid van de organisatie Algemene personeelsbijeenkomst Mogelijkheid tot feedback en terugkoppeling Nieuwe medewerkers? Introductieboekje, introductiedag en rondleiding Vervolggesprek
Schriftelijk interne communicatie Ambassadeurs Zijn goed op de hoogte Begrijpelijke, juiste en actuele berichtgevingen Personeelsblad Informatiebulletin en kaderblad Intranet E-mail Mededelingenbord Knipselkrant Directiebrief Sociaal en Arbo-jaarverslag Rapporten, memo’s, brieven Posters Folders Ideeënbus
Ondernemingsraad Informatie toekennen Advies vragen Economische –en financiële stand van zaken Verlies –en winstrekening Sociaal beleid en meerjarenplanning Advies vragen Economische zaken Benoeming van commissarissen Instemming hebben voor belangrijke beslissingen WOR-praktijk Verslaglegging door ondernemingsraad Buitenstaander leidt beter de vergadering
Bedankt voor uw aandacht!