Koppeling VTE – processen Toelichting bij SOBO-nota 25 juni 2014

Output(Personeels)kostenAnalytische boekhouding ProcessenDoelstellingen DoelgroepengerichtKostenefficiënt

Inhoud 1.Doelstellingen van de koppeling VTE – processen 2.Realisatie van de koppeling VTE – processen a.h.v. gangbare concepten 3.Weerhouden scenario’s 4.Volgende stappen 5.Formele vragen aan het SOBO

Doelstelling van de koppeling VTE - processen 1.De ingezette middelen (budget en personeel) kennen voor de realisatie van producten en diensten. 2.Transparantie t.a.v. de maatschappij creëren over de ingezette middelen voor doelstellingen, processen en producten/diensten. 3.Instrumentarium voor entiteiten creëren om de eigen werking op te volgen via een algemeen gebruikte en aanvaarde methodiek.

Realisatie van de koppeling VTE - processen 1.Concepten rond processen (Proceshuis)  Hoofdproces  Productieproces  Basisproces  Processtap 2.Concepten rond VTE  Juridische VTE  Actuele VTE  Bruto VTE  Netto VTE

Concepten - processen PROCESTYPEPRODUCTEN EN DIENSTEN voorbeeldDEFINITIE HoofdprocesGroep van producten en diensten (belastingen) Innen van belastingen Een verzamelnaam voor productieprocessen met gelijksoortige producten en diensten als output. Productie- proces Individuele dienst of product (verkeersbelastingen) Innen van verkeers- belastingen Een proces dat rechtstreeks tot een specifiek eindproduct/dienst leidt en altijd een belanghebbende heeft. BasisprocesTussentijdse dienst/product (Lijst met verkeersbelasting- plichtigen) Uitsturen van een vordering Een proces dat een tussentijdse output voor een productieproces creëert. Basisprocessen als onderdeel van een productieproces verlopen sequentieel. ProcesstapGeen dienst/productOpzoeken adresgegevens Een schakel van een basisproces die geen product of dienst aflevert. -Link met output/belanghebbenden -Nuttige rapporten -Sturing in entiteiten -Link met output/belanghebbenden -Nuttige rapporten -Sturing in entiteiten

Concepten - VTE DATA OVER BEZETTING 1.Juridische bezetting -contractuelen (0-100%) -statutairen (100%)  Hoeveel contracten hebben we? 2.Actuele bezetting = juridische VTE – afwezigheden > 30 dagen  Hoeveel ‘nuttige’ contracten hebben we? Planningsinformatie DATA OVER PRESTATIES 1.Bruto VTE = werkdagen + betaalde afwezigheid (dus excl. onbetaalde afwezigheid) % = # betaalde dagen/# werkdagen  Wat betalen we aan mensen? 2.Netto VTE = werkdagen (dus excl. alle afwezigheden) % = # aanwezige dagen/# werkdagen  Hoeveel gewerkte dagen krijgen we voor hetgeen we betalen? Actuele informatie Info over de investering in processen : -Werkmiddelen (budget) -Personeel (VTE) Info over de investering in processen : -Werkmiddelen (budget) -Personeel (VTE)

Scenario’s voor koppeling VTE - processen 1.Haalbaar scenario: Hoofdproces ~ Bruto VTE met tijdschatting per proces waaraan werknemer werkt (jaarlijks of bij wijziging van takenpakket) 2. Voorkeurscenario: Productieproces ~ Bruto VTE met tijdschatting per proces waaraan werknemer werkt (jaarlijks of bij wijziging van takenpakket) 3. Groeiscenario: Productieproces ~ Bruto VTE met tijdschatting en tijdschrijven per proces waaraan werknemer werkt (jaarlijks of bij wijziging van takenpakket – tijdschrijven over korte periodes)

Volgende stappen 1.Methodiek verfijnen voor het uitwerken van producten en diensten als output van productieprocessen. 2.De uitgewerkte procesarchitectuur verspreiden via road show Proceshuis. 3.Het totaalconcept detailleren naar implementatie: - op welke manier de informatie verzamelen - vertalen van het concept naar zakelijke vereisten - vertalen van zakelijke naar technische vereisten - welke (bestaande) systemen gaan we gebruiken

Formele vragen aan het SOBO 1.Valideren van de doelstellingen om VTE te koppelen aan processen, zoals opgenomen in de inleiding van de nota. 2.Valideren van de taxonomie en terminologie van het Proceshuis (zie nota tabel pagina 5 en bijlagen m.b.t. taxonomie en terminologie). 3. Een voorkeur uitspreken voor het haalbare of het voorkeursscenario, eventueel aangevuld met een groeiscenario (zie nota pagina 11). 4. Valideren van de volgende stappen richting de praktische implementatie (zie nota pagina 12). 5. Het ‘Vlaams Proceshuis’ aansturen als een Vlaams project vanuit het SOBO met de principiële medewerking van alle entiteiten (zie nota ‘stand van zaken – Vlaams Proceshuis’)