HR-deelnetwerk Woensdag 3 december 2014 Het Nieuwe werken / Plaats- en Tijdsonafhankelijk werken Alles start met een Goede Business case Nodig leeg bc sjabloon

Op de agenda Inleiding 3 werkrondes: samen een Business case invullen PTOW? Strategisch positioneren? Businesscase? 3 werkrondes: samen een Business case invullen Terugkoppeling Business case Wat zijn volgende stappen? Varia

HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid Een verhaal van … Bricks Bytes Brains & Behaviour Bills / Benefits HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

Een verhaal van … Organisatieverandering (structuur, cultuur, processen,..) Efficiëntie Leidinggevenden Samenwerken Medewerkers Interne en externe klanten Klantgerichtheid Vlaamse overheid – geeft kader Entiteitseigen visie Toepassingen op niveau entiteit, afdeling, team, functie, individueel. – ruimte voor afspraken

Een verhaal van … Verschillende toepassingen: Plaatsonafhankelijk werken: Kantoor + Telewerken + + Tijdsonafhankelijk werken: Tijdsregistratie + Tijdsonafhankelijk werken

Algemeen kader: Het Nieuwe Werken ? Visienota: http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw Omzendbrief PTOW: http://www.bestuurszaken.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken Toolbox: stappenplan: http://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan 18/11/2014 Inspiratiedag Leg de Link

HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid Definities Plaatsonafhankelijk werken = werken op om het even welke plaats die voor arbeid geschikt is. Personeelsleden kunnen op verschillende plaatsen werken. HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid Definities (2) Tijdsonafhankelijk werken = werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt. HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

Omzendbrief: wat is nog nieuw Onderscheid tussen occasioneel en structureel telewerk verdwijnt Iedereen! Geen expliciet akkoord van de lijnmanager of voorafgaande schriftelijke overeenkomst nodig Vernieuwende werkvormen Prikklok afbouwen HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

5 dingen die een HR-adviseur moet weten over de omzendbrief ptow Continuïteit garanderen van de dienstverlening en de bereikbaarheid van de dienst voor klanten Leveren van prestaties en het behalen van resultaten samen en efficiënt! Maatwerk / entiteitseigen visie: omzendbrief algemeen kader Entiteit neemt barrières weg Volg- of verklaarprincipe Laatste dia joris HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

HR als business partner: 10 strategische hr-tips: Wees zelf op de hoogte van hnw en ptow, trends, toepassingen … Ken de core business en evoluties van uw entiteit. Link hnw en ptow aan de missie, de visie en de strategie van uw entiteit. Spreek de taal van de business (geen wollig hr!). Zoek opportuniteiten om ptow op de agenda te zetten: bv. fusie, 6de staatshervorming, kerntakenplan … Wees partner, coach en challenger van het lijnmanagement en niet alleen uitvoerder. Positioneer hnw en ptow als oplossing voor business problemen: productiviteit, inzetbaarheid, personeelstevredenheid … Geef de ROI (return on investment ) weer. Link uw strategie / argumentatie aan de cultuur van uw entiteit ! Werk projectmatig en met een business case. HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

Business case: waarom ? Invoeren van ptow is een project: Doel dat bijdraagt tot de resultaten van de organisatie Eenmalig Een uniek resultaat Beperkt in tijd, met een duidelijk begin en einde Met beperkte middelen Met een projectspecifieke organisatiestructuur. TIP: Blijvend opvolgen van PTOW is een proces!

Toolbox ptow Projectmatige aanpak Verschillende fases: Analyseer de as is – situatie Bepaal de entiteitsvisie Analyseer de kloof Voer uit Monitor en evalueer Stuur bij http://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan Business case / projectvoorstel

Business case: wat is dat dan? BC zorgt ervoor dat alternatieven worden afgewogen => heldere strategische keuzes ifv de organisatiedoelstellingen rechtvaardiging van het project: Waarom de organisatie kiest om het “zo” aan te pakken). In kaart brengen van de risico’s, context, kosten/baten Wat ligt “Bezint eer ge begint”

Ook belangrijk omdat… Het is ook een instrument om de neuzen in dezelfde richting te krijgen. Het proces van het opmaken van de BC en dit met de stuurgroep en opdrachtgever te bespreken, maakt dat iedereen effectief over hetzelfde praat en ook duidelijk een engagement geeft om de schouders mee onder het project te zetten (kanttekening: ook niet zwaarder maken dan nodig)

Dit is het schema van de toolbox projectmanagement, dit vertrekt vanuit de Prince2 methodiek

Waaruit bestaat een BC? AANLEIDING: MEERWAARDE van het project Reden voor het starten van het project - bvb; omzendbrief PTOW MEERWAARDE van het project Welke doelstellingen beoogt dit project? Wat willen we bereiken met dit project? KOSTEN EN BATEN per alternatief Een aantal alternatieven voor aanpak worden afgewogen door de kosten/baten in kaart te brengen. - bvb niets doen/enkel inzetten op afschaffen prikklok/thuiswerken mogelijk maken tot 3 dagen/week/… Welke kosten zijn er nodig om het project succesvol uit te voeren? (Onderscheid tussen eenmalige en terugkerende kosten). Op basis hiervan gaat de stuurgroep een beslissing nemen over welk alternatief er wordt gekozen. Bijdrage aan de STRATEGISCHE of operationele doelstellingen Hier wordt de link gelegd met de strategie en de werking van de organisatie: er wordt verhelderd tot welke doelstelling(en) het project zal bijdragen. - bvb. dienstverlening op maat van de klant, digitalisering dienstverlening, betrokkenheid medewerkers vergroten,… Belangrijkste RISICO’S Geeft de belangrijkste risico’s weer die ten aanzien van het project spelen. De lijst van belangrijke risico's worden ook tijdens het project verder aangevuld (risicoregister). Bvb. onaangepaste structuur, onaangepaste cultuur, geen budget voor digitalisering,…

Onzekerheden en risico’s De bouwstenen van een business case: Onzekerheden en risico’s Aanleiding project Waarom doen we dit? Kosten/baten Alternatieven Strategisch belang scope Doelstellingen HR netwerk Project- structuur Timing Budget

Vandaag: Opmaken BC en aanzet projectplan Aanleiding project Risico’s Kosten/Baten per alternatief BC Strategie Scope Doelstellingen Project structuur Timing Budget Projectplan

Met wie de BC opmaken? Opdrachtgever = eigenaar van de business case! Projectleider trekt het proces en actualiseert Stuurgroep valideert => Als BC gevalideerd is kan een concreet projectplan worden opgemaakt met projectteam, budget, timing, deelstappen, etc. Projectplan: Zit al in business case

Aan de slag: invullen BC 3 groepen in 3 werkrondes met 3 thema’s 3 rondes met doorschuifsysteem: 20’ / 15 ‘ / 15’ steeds voortbouwen Laatste ronde 10’ = synthese rapportering / output Joris timekeeper

Aan de slag: output Vandaag: Elke werkgroep maakt samenvatting voor terugkoppeling Iemand uit de werkgroep stelt plenair zijn 3 flips voor. Ago vult aan in Toolbox: Aangevuld sjabloon ptow-business case Voorbeeld van entiteitseigen business case ? Wie wil meewerken ?

Vragen? Waar zit jullie volgende vraag naar ondersteuning / samenwerking ? Waar bijten jullie nog de tanden op stuk?

Varia Monitoring ptow: Suggesties voor Vlimpers: 1. De entiteit registreert elk personeelslid dat niet in aanmer king komt voor ptow en om welke reden. (bij afwezigheid van registratie geldt de veronderstelling dat het personeelslid in aanmerking komt voor ptow gedurende onbepaalde duur). 2.Voor elke hele of halve werkdag is registratie nodig van de frequentie waarmee de personeelsleden in de praktijk niet op de standaardbedrijfslocatie werken. (als er geen gegevens geregistreerd zijn , geldt de veronderstelling dat het personeelslid op de standaardbedrijfslocatie werkt).

Onzekerheden en risico’s De bouwstenen van een business case Onzekerheden en risico’s Aanleiding project Waarom doen we dit? Kosten/baten Alternatieven Strategisch belang scope Doelstellingen HR netwerk Project- structuur Timing Budget

Waarom doen we dit? Aanleiding Verhuis VAC/ander gebouw Omzendbrief PTOW Verhuis VAC/ander gebouw Zesde staatshervorming / fusies Kostenbesparing Directieteam is believer van dit nieuwe concept Ombuigen van tijdscontrole naar resultaatgericht werken Herziening van onze dienstverlening Flexibelere werkomgeving nodig Balans privé-werk versoepelen

Onzekerheden en risico’s Vanuit invalshoeken: Organisatie Leidinggevende Medewerker Klanten (intern & extern) Hoeveel zeggenschap hebben we over de nieuwe ruimtelijke indeling? Is ons leidinggeven aangepast? Hebben we de juiste instrumenten om dit te doen? Niet aangepaste cultuur Risico: oude werken in nieuwe omgeving: clash Vind ik mijn baas/collega’s/medewerkers terug op de werkvloer? Hoe doen we vertrouwelijke gesprekken? Hoe weet ik of mijn mensen werken? Welke afspraken maken we over bereikbaarheid Help, we zijn niet gedigitaliseerd! Waar laten we onze dossiers?

Kosten/Baten per alternatief We werken zoals voorheen in de nieuwe omgeving: wat is kost/baat daarvan? Voor Leidinggeven, Medewerkers, Organisatie, Klanten We passen enkel hoogstnodige aan, een richtinggevend kader voor telewerk , toch nog vaste bureaus, en we zien wel waar we landen. Kosten/Baten? Wij gaan volop door. Kosten/baten: Klantentevredenheid Rendementsverhoging / productiviteit Betrokkenheid / tevredenheid Gezondheid / ziekteverzuim

Strategische vragen Strategisch belang Wat is de missie/visie van de entiteit? Welke dienstverlening aan welke klanten? Wie zijn de belanghebbenden? Wat staat er in het kerntakenplan? Wat staat er in beleidsnota’s (inhoudelijke + bestuurszaken)? Wat staat er in het ondernemingsplan / beheersovereenkomst? Wat is er maatschappelijk “hot” voor jouw entiteit? Hoe kan ptow bijdragen aan het (beter) bereiken van de entiteitsdoelstellingen? Kantoor? Telewerk? Tijdsonafhankelijk?

Minimum- & maximumtraject / piloot?? Scope Minimum- & maximumtraject / piloot?? definitie: Het totaal van de op te leveren producten en de daaraan gestelde eisen (vormt al een deel van projectvoorstel) Keuze om al dan niet bepaalde aspecten op te nemen in project. Kan bv. gaan over: Bricks: Ruimtelijke middelen (bureau/printer/archief,..) Bytes: ICT –(middelen) Brains / Behaviour: Leidinggeven en aansturing Responsabilsering en autonomie personeel (planningscapaciteit personeel) Vertrouwen geven en betrouwbaarheid aantonen Organisatie: Intern/extern – omgang met klanten Arbeidsomstandigheden personeel Arbeidskost Flexibiliteit organisatie/personeel/dienstverlening IAO

Doelstellingen Wat wil je bereiken: Verschillende invalshoeken: BBB Bricks: aangenamere werkomgeving Werkplekken afgestemd op taken … Bytes: Digitalisering boost geven, ???? Brains / Behaviour Klant: Op nummer 1.:dienstverlening state of the art Personeel: Flexibiliteit kansen voor balans werk privé Betrokkenheid personeel Organisatie: Digitalisering boost geven Samenwerking aanzwengelen Transparantie Leidinggevenden: ??? Bills / Benefits: rationeel omgaan met schaarse middelen (mens en ruimte, geld,…) Freija: ook nog es checkenmet bc in praktijk

Projectstructuur 3 lagen: - toepassing kantoor: op niveau gebouw + entiteit - andere toepassingen: entiteit ; beleidsdomein ? 1 Stuurgroep – sponsor het nieuwe werken / ptow bv. stuurgroep het nieuwe werken: topambtenaren BZ. bv. VAC Brussel: leidend ambtenaren verhuizende entiteiten Projectgroep: bv. trekkers facilitair bedrijf. Werkgroepen – dikwijls meer PTOW-gericht minimum: facilities / it / hr / communicatie / voorbeeld: VAC Brussel: overzicht werkgroepen: Catering ; Toegankelijkheid; ICT: Facilities; Mobiliteit; Communicatie ; Documentatiebeheer; PTOW; HNW- inrichting.

Timing / mijlpalen Deadline: -lange termijn: eind 2020 kantoor: timing facilitair bedrijf -korte termijn: cfr. entiteitseigen visie opportuniteiten: fusies … Keuze: Hoe en wanneer deelstappen nemen? -hoe: alles voor iedereen ? Pilootprojecten ? Deelprojecten ? -wanneer: bv. kantoor: verhuisdatum: voor / tijdens / na + telewerken wat ? organisatie / leidinggevenden / medewerkers

Voorbeeld tijdslijn VAC Brussel

Projectstructuur 3 lagen: - toepassing kantoor: op niveau gebouw + entiteit - andere toepassingen: entiteit ; beleidsdomein ? 1 Stuurgroep – sponsor het nieuwe werken / ptow bv. stuurgroep het nieuwe werken: topambtenaren BZ. bv. VAC Brussel: leidend ambtenaren verhuizende entiteiten Projectgroep met projectleider: bv. trekkers facilitair bedrijf. Werkgroepen – dikwijls meer PTOW-gericht minimum: facilities / it / hr / communicatie / voorbeeld: VAC Brussel: overzicht werkgroepen: Catering ; Toegankelijkheid; ICT: Facilities; Mobiliteit; Communicatie ; Documentatiebeheer; PTOW; HNW- inrichting.

Timing / mijlpalen Deadline: -lange termijn: eind 2020 kantoor: timing facilitair bedrijf -korte termijn: cfr. entiteitseigen visie opportuniteiten: fusies … Keuze: Hoe en wanneer deelstappen nemen? -hoe: alles voor iedereen ? Pilootprojecten ? Deelprojecten ? -wanneer: bv. kantoor: verhuisdatum: voor / tijdens / na + telewerken wat ? organisatie / leidinggevenden / medewerkers

Voorbeeld tijdslijn VAC Brussel

Budget ICT-investeringen: laptop / telefonie. Te registreren. Personeelskost: o.a. verplaatsingstijd geen administratie voor opvolging prikklok Kantooromgeving: kosten (m²) voor en na verhuis Algemeen: cfr. Kosten / baten Rendementsverhoging / productiviteit Betrokkenheid / tevredenheid Gezondheid / ziekteverzuim Klantentevredenheid Aantal ptow’ers en ptow-dagen: cfr. monitoring