14 november 2014 reflectiegroep Europa welkom in Kortrijk

netwerk: SPMO (strategisch programma management office) + beperkt aantal verantwoordelijken in de directies Stad + OCMW coördinatie bij SPMO voor de stad MAT Stad: directeurs + kabinetten MAT OCMW: voorzitter aanwezig geen leadpartner Uitgangspunten Kortrijk

Procesflow: 3 startscenario’s Voorbereidingsfase Projectvoorstel leadpartner calls Alg projectfiche partnersearch basis projectvoorstel: MAT afgekeurd Uitwerken project Mogelijke thema’sDraft projectidee Indienen project: CBS goedgekeurd evaluatieuitvoering Periode calls Start programma’s Go van het MAT projectidee

Voorbereidingsfase: start programma’s Opstellen projectfiche partnersearch Deelname startevenementen Netwerken: design, eurotowns, urbact,… Contactpersonen: provincie, Vleva, Leiedal, Agentschap ideeënmatrix Prioriteiten PNK en SMJP Screening programma’s Go van het MAT Overleg stakeholders van de regio Wie dient wat in? In kaart brengen contacten, partners,…

start vanuit call Verfijnen projectidee partnersearch Opvolgen calls programma’s informeren van het MAT Afspraken en taakverdeling SPMO en directies Inhoud definiëren SPMO/dienst Startsituatie Doel + resultaten Afbakening: wat wel/niet Middelen: staf & budget Kosten – baten definiëren Draagvlak nagaan Afstemmen personeelsdienst en financiën Quick scan thema v/d call: Bestaande projectfiche Prioriteiten, PNK en SMJP? Meerwaarde Voorwaarden/budget progr Overleg dir/SPMO → GO Hoe zorgen dat calls zomaar geëlimineerd worden? draft projectidee uitwerken door SPMO of dienst overleg betrokken schepen(en) Projectfiche: zie voorbeeld Verfijnen budget en werklast Engagement externe partners Go van het MAT ?

CONCEPTPROJECTFICHE Projectnaam Indiener Projectleider Link beleidsplan Feitelijke aanleiding / uitdaging Doelstellingen / Resultaten Doelgroep Doelstelling Resultaten (hoe- praktisch, meetbaar, concreet, evalueerbaar) Verderzetting/implementatie Participatie doelgroep Ruime toepasbaarheid Werkwijze en timing; concrete verloop Samenwerking / partnerschappen / stakeholders Bereik (scope) IN SCOPE Geografisch: Inhoudelijk: UIT SCOPE Geografisch: Inhoudelijk: Afhankelijk- heden - Risico’s - Betrokken diensten Personeelsinzet: Project periode Budget Programma

start vanuit projectvoorstel leadpartner Voorstellen aan partnerschap Voorstel externe partner Go van het MAT Quick scan : Prioriteiten, PNK en SMJP? Meerwaarde Kosten – baten Voorwaarden/budget progr Overleg dir/SPMO → GO projectidee uitwerken door SPMO of dienst Overleg betrokken schepen(en) Projectfiche: zie voorbeeld Verfijnen budgetten en werklast Externe partners Kosten – Baten: Financiële opbrengst Bijdrage in kennisopbouw innovatieve/nieuwe thema’s Toegang tot netwerk met potentieel Biedt exposure aan de stad Meerwaarde voor doelgroep, medewerkers, organisatie

indienen projectvoorstel Voorleggen basis projectvoorstel aan MAT: GO afgekeurd Uitwerken project met het partnerschap tot projectdossier Indienen project: CBS Nota SPMO of dienst met verplicht advies SPMO → registratie goedgekeurd evaluatie uitvoering Overzicht ingediende projecten bij SPMO Wat zijn de oorzaken van de afkeuring? Zinvol om te herwerken? Wat bijsturen? Melding aan CBS Op ogenblik van indienen alleen cbs beslissing. Letter of intent zonder GR beslissing en duidelijke vastlegging in begroting Wijzigen werkwijze bij tweetraps- goedkeuring? Toch GR?

Goedkeuring door Europa GR beslissing: – Partner contract gekoppeld aan de projectformulering(activiteiten en budgetten) – Bij eerstvolgende begrotingswijziging: eigen code voor het project opname als actie in prioritair beleid MAT beslissing: – Samenstelling projectgroep – aangeven tijdsbesteding projectmedewerkers : personeelskosten opnemen in financieel beleidsitem nu nog aanzien als surplus bij gewone taak Melden aan alle betrokken diensten Uitvoeringsfase : opstart

Uitvoering: – Projecten aansluitend bij programma’s of stadsprojecten: SPMO – Andere: team in de directies Opvolging : – inhoudelijk: Projecten zelf door de projectleider (directies of SPMO) Algemene coördinatie SPMO – Financieel: Nu: door het projectteam zelf (meestal SPMO) Toekomst: ondersteuning vanuit de Kernadministratie (personeel en financiën) – Tools: Nu: verschillend per project excell,… op basis van activiteiten in de werkpakketten en de financieringstabel Toekomst: projectmanagement tool en rapportering vanuit BBC – discipline bij eerste lijn aanduiden budgetcode van het project Uitvoeringsfase: uitvoering en opvolging

Rapportering: – Nu: Stad: niet systematisch OCMW: opgenomen in kwartaal en jaarrapportering – Toekomst: Aansluitend bij de halfjaarlijkse beleidsrapportering Aan CBS en MAT Rapporteringstools in onderzoek en opmaak Timing sluit ook aan bij de projectrapportering voor Europa – Opm: talrijke tussentijdse cbs beslissingen i.v.m. activiteiten en buitenlandse meetings Afsluiten en evaluatie: – Kosten-baten – Kennisopbouw – Implementatie reguliere werking – Netwerk en partnerschap – Workload Eindrapportering CBS Uitvoeringsfase: rapportering

Flow Europees dossier Voorstel Aanzet: afkomstig van partner (Leuven/internationaal) Trekker: betrokken dienst(en) Principiële goedkeuring college Indienen Inhoudelijke input: betrokken dienst(en) Informele terugkoppeling financiële dienst Implementeren Goedkeuring overeenkomst college (incl. FLC,…) Implementatie door dienst(en) Opvolging Verantwoordelijkheid tijdelijk rapportering: diensten Financiële afhandeling: centraal bij financiële dienst Aanpassingen (bv. budgetwijzigingen) via college

Financieel Vroeger: Centrale opvolging door Dienst Financiën De facto opbouw ervaring Europese projecten 1 personeelslid Probleem: tijdige opvolging financiële deadlines: risico mislopen uitbetalingen Sinds : Opsplitsing & samenwerking: 1 persoon Dienst Financiën volgt alle projectwerking op (incl. EU) Per dienst: 1 persoon die deze rol opneemt “Learning by doing” Doel: combinatie: dichter opvolgen, pro-actiever + algemeen overzicht behouden  Afwachten tot nieuwe projectvoorstellen kader EU (in combinatie BBC) effectiviteit nagaan