Ondersteuning, een nadere verdieping. BRP in ZIP-formaat NVVB congres Zuid-Holland, Utrecht en Zeeland, Vianen 12 november 2013

De BRP (en KING) komt naar je toe. Februari 2013, 4 Ibers 408 gemeenten gesproken Individueel en met meerdere tegelijk Aan informatie geen gebrek NVVB, Landelijke dagen, operatieBRP c.a. Toch: Gemeenten moeizaam van start

Dat vraagt nadere verdieping Maak onderwerpen/vragen overzichtelijk Geclusterd naar taakveld, expertise. Burgerzaken, I&A en Management & Organisatorisch Focus op relevante vragen (verander noodzaak) Intakegesprek inventarisatie omgevingsfactoren Inzet kennis begeleider (Soll op IST) Vragen adhv de analysetool. Toelichting, vraagverduidelijking, ervaringen. Vorm: workshop 1 dag, met tijdsblokken voor taakvelden Actie, verantwoordelijke(n) en wanneer gereed? Besluitenmatrix als input Plan van Aanpak PL aanwezig en schrijft mee.

Clustering van de onderwerpen, vragen en deelnemers Burgerzaken Kwaliteit Aangehaakte gegevens Autorisaties Selecties Werk- processen

Informatie & Automatisering Clustering van de onderwerpen, vragen en deelnemers B Informatie & Automatisering BGL Digi-familie Testen Beheer Beveiliging

Management en Organisatie Clustering van de onderwerpen, vragen en deelnemers C Management en Organisatie Project- organisatie Aan- besteden Aansluit- data Samen- werking Dienst- verlening

Uitprobeerd. Gemeente Tynaarlo (32.000 inw) 10 september 2013 Gemeente Almere (190.000 inw) 24 september 2013 Gemeente Veere (22.000 inw) 21 oktober 2013

Besluitenmatrix Almere n.a.v. ZIP-sessie d.d. 24 september 2014 *Rode naam is trekker

Bevindingen: citaten deelnemers “praktisch en met concrete acties” “past bij de fase van ons project” “onzekerheden over BGL en planning zijn lastig” “delen op een later moment herhalen (timing)” “stimuleert bewustwording” “legt iets bloot over interne communicatie” “verwachtingen waargemaakt”

Bevindingen: Citaten deelnemers “enthousiast” “kleinere ruimte, “behang” komt onrustig over” “lekker; nodigt uit om mouwen op te stropen” “informatie vooraf voorkomt ongelijke informatiestand” “timing workshop en planning is aandachtspunt” “kunnen we de brown papers houden?” “informatie: veel maar ook prettig” “B&W informeren over kostenaspecten en aanbesteding” “soms iets meer prikkelen” (interactie) “bewustwording en draagvlak krijgt een impuls”  

Overall conclusie ZIP-pilot Pragmatisch Clustering maakt complexe materie klein en overzichtelijk Visualisatie werkt Focus op de relevante vragen Elk onderwerp sluit af met een besluit Gemeenten krijgen een to do list Voor Iber aanhaakpunten > vervolgondersteuning Workshop is efficiënt (tijd) en effectief (to-the-point) Workshop zet intern de BRP op de kaart

Overall conclusie ZIP-pilot. Maar ook…... Goede afspraken vooraf (intake) is een must Juiste deelnemers aan tafel Strakke regie (tijd en voortgang) tijdens de workshop is noodzakelijk daardoor mogelijk niet voor alle gemeenten de gewenste vorm Timing Focussen op de “nu-todo” activiteiten. Tijdsbeslag: 1 dag

Hoe verder…... Workshop ZIP goede vorm Uitstelperiode: inzet op ondersteuning BGL ZIP-model verder verfijnen en documenteren Einde dit jaar, begin volgend jaar beschikbaar Gemeenten kunnen zich aanmelden (Via Iber)