Family App optimaliseert communicatie tussen WZC en families – testcase en results Carl Pauwels – directeur WZC Wommelgheem 22/05/2014

Agenda Situering test Family App en partners Wat is belangrijk voor bewoners van een WZC? Wat is belangrijk voor families van bewoners? De Family App: algemeen De Family App praktisch => Families Uitwisseling informatie Kalender- functie Vragen sturen De Family App praktisch => medewerkers WZC Doelstellingen van de testcase Status van de testcase en afspraken Resultaten testcase voor het WZC en de medewerkers Resultaten testcase voor de families Conclusies

1. Situering test Family App en partners Armonea en zijn WZC’s zetten in op betere communicatie voor bewoners en familie Onderdeel van het digitale project met uitbreiding van digitale diensten, binnen het WZC maar ook buiten het WZC Uitbreiding van het al bestaande principe van “heen- en weer” communicatieschriftjes binnen het WoonZorg-dossier (WZD) Kadert in trend van Apps en uitbreiding software op dat vlak Partners in dit project: Uitgangspunt: Wat is belangrijk voor bewoners en families…. Wat is het digitale project: onderdeel strategie van armonea = digitale dienstverlening en optimalisering service: wifi – digitale tv – twee projecten naar residenten (tablet) en familie toe (app) Armonea wzc’s werken al lang met elektronsch zorgdossier, medewerkers hebben geleerd van informatie digitaal te verwerken en te segmenteren (naar doelgroepen toe opsplitsen, bv kine, bv klusjesdient voor opvolgen vervanging lamp,…) Opvolging via specifieke communicatieschriften per discipline Maatschappelijke trend: iedereen mobiel (70% verkochte gsm = smartphone) + enorme toename gebruik tablets Voordeel app: eenvoudig in gebruik, onafhankelijk van hardware, gericht naar specieke doelgroepen of specifiek gebruik Caresolutions: softwarepartner, bouwt specifieke toepassingen voor de zorgsector Cubigo = via eenvoudige omgeving diensten in de vorm van applicaties leveren aan bv oudere mensen = platform, vnl gericht naar zelfredzame mensen Corporate Sept 2011

2. Wat is belangrijk voor bewoners?

3. Wat is belangrijk voor de familie? Gemoedsrust Op de hoogte Inspraak

4. De Family App: algemeen Wat? uitwisselen informatie met familieleden bewoners in WZC Wommelgheem Alle leden van een familie zijn op hetzelfde moment altijd en overal op de hoogte Hoe: Via een open platform en gebruiksvriendelijke app die onafhankelijk is van hardware en besturingssystem Platform = de Cubigo omgeving: toegang tot uw toepassingen via blokjes Speciaal blokje binnen de Cubigo omgeving = de CareSolutions Family App Hardware mag zowel smartphone zijn als tablet, gewone pc. Het besturingssysteem mag zowel IOS (apple), android (samsung) of windows zijn Corporate Sept 2011

5. De Family App praktisch: Families 1. Communicatieschrift: Informatie vanuit het WZC (observaties & registraties) raadplegen Reactie terugsturen Antwoorden op uw vragen (zie verder) raadplegen Cfr heen- en weer shriftje in de crèche. Automatisch op de hoogte van wat er gebeurt (gerusstelling) Knop om te reageren of vraag te stellen Corporate Sept 2011

5. De Family App praktisch: Families 2. Kalender: Alle agenda- items vanuit WZC (ook animatie, kine) raadplegen Agenda = niet de zorgplanning maar de persoonlijke afsprakenkalender van de resident Zelf afspraak toevoegen: twee kinderen die onderling afspraak maken Corporate Sept 2011

5. De Family App praktisch: Families 2. Kalender: Zelf een afspraak toevoegen (bv. bezoek) Duidelijke weergave indien items is ingepland door familie. (aparte categorie in kalender- items) Corporate Sept 2011

5. De Family App praktisch: Families 3. Vragen stellen aan: Hoofdverpleging … Corporate Sept 2011

6. De Family App praktisch: Medewerkers 1. Beheer: Volledig ingebouwd in bestaande Woon-ZorgDossier Aparte rechten voor medewerkers (doorkoppeling informatie) Eenvoudig koppelen van families (unieke toegangscode voor app) WZC heeft volledige beheer: Aanmaak van rechten voor (groepen van) medewerkers Creëren van toegangscodes voor app in het bewonersdossier = controle Geen extra applicatie voor medewerkers of beheerders! Corporate Sept 2011

6. De Family App praktisch: Medewerkers 2. Communicatieschriften: Eenvoudige opvolging van communicatie die binnenkomt via app Mogelijkheid om te antwoorden Mogelijk om door te sturen naar andere communicatieschriften Corporate Sept 2011

6. De Family App praktisch: Medewerkers 3. Kalender: Volledige synchronisatie met app Apart item voor ‘afspraak familie’ Beschrijving kan naar dagboek en Zorgplanning Corporate Sept 2011

6. De Family App praktisch: Medewerkers 4. Informatie uitwisselen met families: Volledig ingewerkt in bestaande systeem van observaties Enkel extra vinkje zetten bij “familie” (geen extra werk) Beschikbaar vanuit elke module in het WZD Gaat enkel effectief door indien medewerker speciaal recht heeft Corporate Sept 2011

7. Doelstellingen van de testcase: 1. Testen of de Family App een meerwaarde betekent ifv: Communicatie tussen WZC in het algemeen en families Communicatie tussen families en medewerkers (De familie beter informeren over het verblijf van de bewoner en de activiteiten) 2. Specifieke doelstellingen van de test: de App in praktijk… Test van de applicatie zelf Technisch (snelheid, werking) Gebruiksgemak Inhoud = functies Haalbaarheid opvolging voor medewerkers Meten gebruik door families (frequentie – type toestel – wat zijn de vragen) 3. De Family App verbeteren (versie 2) 4. Na de testcase en indien goed bevonden door de testgebruikers komen tot een finale Family App en deze uitrollen in alle armonea WZC’s en bij de klanten van CareSolutions

8. Status van de testcase en afspraken 1. Status testcase Eerste drie maanden zijn voorbij Uitgebreid overleg met alle gebruikers, inclusief eerste evaluatie eind april Enkele aanpassingen doorgevoerd, andere worden verder bekeken Test verlengd tot eind juni 2. Afspraken die gelden tijdens de testcase Open communicatie van alle participanten, ook als het niet goed zou gaan Directe helplijn en feedbackkanaal Nieuwe ideën pas implementeren na de testfase Beperkt tot 18 families van bewoners Gebruikers: in deze fase enkel animatie en hoofdverpleging Voorbeeld aanpassing: reactie geven rechstreeks vanuit het communicatieschrift (knopje “reageren” toegevoegd), volgor Helplijn: iemand van het technische team was altijd standby en kon rechtstreeks bereikt worden Nieuwe functie = extra kalender, ad valvasWZC, infoknop wzc (wie is wie, wanneer bereikbaar) Melden dat gebruikers op niveau van elk WZC kunnen bepaald worden Corporate Sept 2011

9. Resultaten: Deel 1 = medewerkers WZC 1. Algemeen: Workload medewerkers valt goed mee: geen extra werk! App vervangt deels papier- mail en telefoonwerk Info is ineens beschikbaar voor alle families 85% vindt werking ok en voldoende duidelijk 90% vindt vragen van families zeer relevant Medewerkers worden iets minder bevraagd tijdens zorg => meer tijd voor bewoners Extra tijd besparen is mogelijk mits …: Andere diensten worden gekoppeld (sociale dienst – administratie – directie) Alle families gekoppeld worden Er vanuit het communicatieschrift direct kan geantwoord worden (opgelost) Kleinere aanpassingen in het zorgdossier worden doorgevoerd Aanpassingen zorgdossier: melding (pop-up) dat er nieuwe afspraak door familie is geboekt, doorklikken vanuit aandachtspuntenscherm, communicatieschrift voorgeselecteerd en opengeklikt op nieuwe items Corporate Sept 2011

9. Resultaten: Deel 1 = medewerkers WZC 2. Functioneel: Het communicatieschrift werkt zeer goed Door de App en de verwachtingen van oa familie, denken de medewerkers meer na bij het communiceren en het gebruik van de software De App zorgt voor betere en gestructureerdere communicatie Kalender wordt veel gebruikt, men weet nu bv wanneer familie langskomt 75% van de medewerkers vindt de mogelijkheid tot vraagstelling zeer goed Er werden enkele suggesties voor verbeteringen of extra functionaliteiten meegegeven De App speelt zeer goed in op de dagelijkse werking (geen extra werk) Medewerkers zien in dat het belangrijk is dat er goed geregistreerd en vooral geobserveerd wordt, dat vele zaken echt wel relevant zijn om te melden aan familie Corporate Sept 2011

9. Resultaten: Deel 1 = medewerkers WZC 3. Tav de uitgangspunten: De meesten vinden dat de App de betrokkenheid met het WZC vergroot De inspanningen van het WZC en armonea worden enorm geapprecieerd Men is overtuigd van de meerwaarde, zeker voor de families Door de meerwaarde wensen de medewerkers de App verder te gebruiken en uit te breiden naar andere afdelingen Randopmerkingen: Aandacht om belangrijke informatie door te linken aan familie Routine inbouwen mbt communicatie en opvolging ervan Kader duidelijk scheppen voor medewerkers (doel, hoe, wat, wanneer,…) Afspraken maken met families ifv bijstelling verwachtingspatronen (vb reactietijden) => Zeer duidelijke meerwaarde voor families en aantoonbare ROI voor WZC Zieke persoon niet gemeld Iemand valt en is niet gemeld, familie merkt blauwe plek Vb bijstelling verwachtingspatroon; familie verwachtte dag van animatieactiviteit al het verslag, Niet de bedoeling dat we binnen de vier uur antwoord geven, dat kan maar zal niet altijd het geval zijn ROI: Pers gehaald, families tevreden, medewerkes voelen nieuwe dynamiek, meer tijd voor de zorg,… Corporate Sept 2011

10. Resultaten: Deel 2 = Families 1. Algemeen: Zeer tevreden over werking Zelden of nooit technische problemen Snelheid, gebruiksgemak en lay-out: varieert van goed tot zeer goed Families vragen meer zorg- gerelateerde items Voor alle families een meerwaarde Toegang via Cubigo platform is prima Enkele nuttige tips ter verbetering van de services via tools zijn meegegeven, bv algemene kalender, medicatie- info,…

10. Resultaten: Deel 2 = Families 2. Tav de uitgangspunten: De meesten vinden dat men nu beter op de hoogte is mbt familie en WZC Communicatie is stuk verbeterd Meer dan de helft vindt zelf dat ze nu minder beroep doen op medewerkers Men is een pak geruster nu en de betrokkenheid bij het WZC is toegenomen Iedereen is enorm tevreden met dit initiatief De App zet aan tot betere afspraken Quasi iedereen wenst de App verder te gebruiken Meer zelfs, men zou anderen zeker aanbevelen deze App ook te gebruiken Mits enkele aanpassingen is tot 2/3de bereid te betalen voor het gebruik van de App, de anderen rekenen erop dat dit tot de service van het WZC behoort; Zie ROI Corporate Sept 2011

10. Resultaten: Deel 2 = families 3. Randopmerkingen: Zorgen voor een betere mix/evenwicht tussen animatie en zorg Meer input vanuit verschillende zorgaspecten (kiné bv) Duidelijke afspraken met WZC: vb reactietijden, algemene info, dokters,… App mag geen vervanger worden van persoonlijk contact Conclusie: Zeer duidelijke meerwaarde voor families, appreciatie voor initiatief en nog wat ruimte tot verbeteringen. Vervolg: test loopt op verbeterde versie verder tot eind juni. Dan volgt verdere roll-out en lanceren de partners een aangepaste versie met nieuwe functionaliteiten die werden gesuggereerd in deze evaluatie.

11. Conclusies De Family App slaagt in verschillende opzetten Duidelijke meerwaarde voor families Aantoonbare ROI voor WZC (mits enkele aanpassingen en uitbreidingen aan de App + veralgemening gebruik) Digitalisering wordt gesmaakt door alle partijen Duidelijke afspraken, situering en opleiding zijn belangrijk Nieuwe functionaliteiten maken dit tot een succes Tot op heden geslaagde test voor alle partijen De Family App optimaliseert inderdaad de communicatie tussen families en het WZC