Projectmatig werken HvA IAM Projectmanagement Februari 2008 Week 3

Agenda Vorige week (recap) Projectplan / projectmap Work breakdown (WBS) Ganttproject.biz Uitleg eindopdracht workbreakdown en ganttchart

Vorige week Een project heeft een doelstelling, een begin en een einde Tijd+geld+kwaliteit en organisatie+informatie (GOKIT) Projectmanagement is het proces van begeleiding van je project vanaf het begin via de uitvoering tot aan de voltooiing ervan. Projectmanagement omvat 3 basisvaardigheden: Planning, Organisatie, Controle.

Vorige week Projecten ontstaan door een wens, behoefte of eis. Deze komen uit interne of externe bronnen. Routine  Project  Improvisatie Iedereen in een project heeft baat bij project management Projecten zijn resultaatgericht

Levensloop van een project Bedenken (het idee) Definiëren (het plan) Aanvangen (het team) Uitvoeren (het werk) Afsluiten (de afronding)

Valkuil….. Chaos !

Project plan / map

Projectplan Wat gaat mijn project bewerkstelligen? Wat wordt er precies opgeleverd als het klaar is? Wie gaan er aan meewerken? Wat kost het en wanneer is het klaar? Oftewel Management van verwachtingen !! Wie wat waarom hoe waar wanneer hoeveel

Projectplan Doel : Het van te voren vastleggen van projecteigenschappen, zoals budget, tijd en deliverables, om het project onder controle te houden, en op te leveren zoals de klant het wenst Je maakt een projectplan versie 1.0 voordat je begint. Kosten/uren inschatting per fase voor het gehele project Als dat kan !!! Anders  cyclisch managen (prototyping) Of een inschatting o.b.v. uitgebreid FO en daarna TO

SMART formuleren In je projectplan alles “SMART” afspreken Specifiek Meetbaar Afgesproken Realistisch Tijdsgebonden PLAN > DO > CHECK > ACT

Componenten projectplan Debrief incl doelstellingen Project scope. Wat is onderdeel van project Wat is GEEN onderdeel van het project Project team Communicatielijnen met de klant Wie is verantwoordelijk voor wat Accountmanagement vs projectmanagement Klant: marketingmanager vs productmanager

Componenten Projectplan Budget Fixed price Nacalculatie Licenties, bijkomende kosten Rapportage Op reguliere basis Wat? Aan wie?

Componenten Projectplan Data Vergaderingen Opleveren (deel-) producten START EINDE Op te leveren (deel-) producten In welke fase Wat Welke kwaliteit

Componenten Projectplan Juridische en financiële randvoorwaarden Tarieven Betalingstermijn Intellectuele eigendomsrechten ESCROW Wat als er iets verandert? …. CHANGE REQUEST!

Componenten Projectplan DUS NIET: Interactie ontwerp – Functioneel ontwerp Techn. eisen en wensen Grafisch ontwerp Contract “deliverables die al gemaakt zijn”

Hoe stel je een Projectplan samen Input klant Input team Input ervaring Input kennis van buitenaf

Hoe stel je een Projectplan samen Het is een mini project Doel : het vastleggen van… Begin : de aanvraag voor… Einde : de handtekeningen Dek jezelf in…. Maar wees wel “netjes” Ga ervan uit dat je niet alles vast kan leggen Liever meer tijd voor een goed plan dan overhaast beginnen: Haastige spoed …

Aanpak Hoe zouden jullie het doen?

Mogelijke aanpak Briefing – debrief van project (analyse fase) Vaststellen risico’s, aannames en randvoorwaarden Vaststellen budget en planning Samenstellen versie 1.0 projectplan Na acceptatie, team briefen en beginnen. Het concept Vaststellen Workbreakdown fase 1

Workbreakdown en planning “A WBS is not an exhaustive list of work. It is instead a comprehensive classification of project scope.” Bron: wikipedia

Work breakdown  IAM Doel : inzicht krijgen in taken, budget, planning, rollen en afhankelijkheden Hoe? Samen (!) vaststellen hoe je iets gaat opleveren. Iedereen werkt mogelijke aanpak uit, specifiek voor je eigen kennisgebied. Geef aan waar je iets niet weet, je een risico ziet, of een aanname doet. Iedereen vult elkaar’s aanpak aan. Samen bekijken of je alles weet en hebt. Samen discussiëren of het zo’n beetje klopt Projectmanager vat samen en werkt uit. (Is dus NIET degene die de taken of inschattingen maakt.)

Work breakdown Taken zijn gelimiteerd in aantal uren Je definieert eerst een taak met bijbehorende rol, en zoekt daarna pas de juiste persoon erbij Schrijf alle aannames en risico’s op: dit is input voor je projectplan Milestones Afhankelijkheden

WBS voorbeeld

Voorbeeld: Modernising a Sandwich Bar

Sandwich Bar – Gantt Chart

Opdracht vóór+tijdens de werkgroep Maak met je team een Workbreakdown een Ganttchart m.b.v. Ganttproject van het V1 project tot aan week 9 oplevering demo + presentatie. Workbreakdown  minimaal 8 taken Teamrollen verdelen over de taken Planning  hoe lang ben je met iets bezig Resources (in dagen) Doelstelling, aannames, risico’s, “deliverables” team De workbreakdown en de ganttchart wordt nagekeken door je teamcoach de week erop