Examenverwerking Corona Workshop 23/10/2012

Agenda

Interactie tussen processen Registratie Individueel Studieprogramma boekingen Invoeren Resultaten Examen verwerking

Interactie tussen processen ISP Boekingen Vrijstellingen Uitwisselingen Studievoortgang ES Graad van verdienste Tolerantiedossier Percentage berekening Studie- efficiëntie Resultaten Triggering Registraties

Stappenplan ES Corona Wat? Toepassing Randvoorwaarden Beoordelingsstructuren Aanmaken Wijzigen Controleren YC303 YC135 YC308 Kan nog gewijzigd worden tot het bulkprogramma draait. Indien uitzonderlijk nog wijziging na het bulkprogramma moet er manueel een correctie gebeuren via de verdeelmethode (studenten aan de juiste dummy examenmomenten koppelen). Facultaire regels invoeren YC290 Indien nog wijzigingen nadat studenten zijn ingeschreven in de zittijd (YC170) dan moeten de profielen opnieuw gegenereerd worden. Invoeren Examencommissie  YC159 Ten laatste bij deliberatie (mededelingsdatum moet kunnen opgehaald worden in YC140 vanuit de examencommissie). Voorzitter en secretaris zullen ook geen toegang hebben tot webtoepassing zo lang men niet aangeduid werd.

Stappenplan ES Corona Wat? Toepassing Randvoorwaarden Voor niet in te plannen examens worden de studenten conform de beoordelingsstructuur aan de juiste evaluatieperiode gekoppeld (koppeling student dummy examenmoment) Bulkprogramma of Verdeelmethode YC307 Inschrijven in de zittijd (YC170): enkel studenten waar een punt verwacht wordt in de zittijd worden geselecteerd dus pas na bulkprogramma of verdeelmethode of examenwissel “Invoer resultaten” wordt updatebaar in die examenperiode Examenwissel: een groep studenten aan een andere examenperiode koppelen dan de default voor een opo YC309 Inschrijven student in de examenperiode   YC170 Voorwaarde om examenverwerking te kunnen doen (YC140) Indien examenwissel of examenspreiding worden studenten ook aan andere examenperiode gekoppeld voor een bepaald opo Vervolgens moet transactie YC170 terug opgeroepen worden ter controle of nieuwe studenten in de selectie komen om alsnog in te schrijven. Het kan geen kwaad om dit meerdere keren uit te voeren.

Stappenplan ES Corona Wat? Toepassing Randvoorwaarden Overrule Classificatie Student YC274 Voorwaarde om in studievoortgangsdossier te kunnen aanduiden of student met credits of toleranties wil afstuderen.(afstuderende januari met jaarvak -> vervolgens moet ook examenwissel gebeuren van de jaarvakken die al in januari moeten afgelegd worden) Voorwaarde om YC158 te kunnen uitvoeren (vervolg op YC140 examenverwerking voor afstuderenden; “Beslissing graad van verdienste”) Invoeren resultaten “Mijn beoordeling” YC137/YC136/ YC141/YC266 Alle studenten die vak geboekt hebben zullen verschijnen maar enkel studenten waarvoor punt verwacht wordt zullen invulbaar zijn. Dus pas na bulkprogramma of verdeelmethode (YC307) of examenwissel (YC309) invulbare velden.

Stappenplan ES Corona Wat? Toepassing Randvoorwaarden Verwerking Resultaten – tot en met voorstel YC140 Voorwaarde: studenten moeten ingeschreven zijn in de examenperiode via YC170 Deliberatie: voorstellen bekijken K.U.Loket “Examenverwerking” Invoer beslissingen examencommissie Aanvraag lijsten ZESPC Afhankelijk van type lijst. Raadplegen resultaten/toleranties aanduiden…. K.U.Loket Studievoortgangsdossier Punten moeten vrijgegeven zijn via YC140 en vrijgave job klaar (duidelijk via icoon vlagje in YC140)

Examenperiodes Tweede semester Eerste semester Colleges Blok VERWERKING SELECTIE STUDENTEN Eerste semester Tweede semester Januari Examenperiode Juni Examenperiode September Examenperiode Colleges Blok Examen en Deliberatie

Examenperiodes Academische Kalender Afstuderen met enkel credits of toleranties

Centrale ondersteuningsdiensten Studietrajectbegeleiders Betrokkenen ES medewerkers Ombuds Voorzitter Secretaris Examencommissie Centrale ondersteuningsdiensten Andere examinatoren examencommissie Examenverwerking Student Studietrajectbegeleiders Versie 3 : 22 juni 2006

ES medewerkers

ES medewerker

Examenombuds Nog niet gerealiseerd ! Toegang tot Mijn studievoortgangsdossier

Examentoekenners KU Loket overzichtsrooster examenplanning SAP menu KU Loket IER

Studietrajectbegeleiders Delegatie door programmadirecteurs en gedelegeerden Per opleiding

Studietrajectbegeleider Toegang tot Mijn studievoortgangsdossier

Studietrajectbegeleiders View student : ‘Mijn studievoortgangsdossier’

Examencommissie Examencommissie per opleiding en per groep studenten Starters (enkel bachelors) Vaststellen resultaten Bindend studieadvies Onderweg Afstuderende Bepalen of de student al dan niet geslaagd is

Examencommissie: Onderhoud YC159 academiejaar Examenperiode Classificatie

Examencommissie Onderhoud : kopiefunctionaliteit leden Vorige examenperiode Andere commissie binnen de opleiding Andere opleiding

Examencommissie Onderhoud beraadslagingsdata Mededelingsdatum en uur Leden Extern persoon

Examencommissie Onderhoud beraadslagingsdata Mededelingsdatum en uur Tijdens opslaan ombudsrelatie automatisch Examentoekennersrelatie 5 weken vóór examenperiode beraadslagingsdata Mededelingsdatum en uur Leden Extern persoon

Examencommissie: controle YC171 Via de ‘Nieuw’ knop kunnen examencommissies aangemaakt worden. Via de ‘Wijzigen’ knop kunnen examencommissies gewijzigd worden.

Examencommissie: rapport YC197

Voorzitter en secretaris examencommissie K.U.Loket toepassing Examenverwerking SAP menu

Programma Administratie Invoer van de facultaire regelgeving Onderhoud van de beoordelingstructuur

Stappenplan Examenverwerking Aanmaken/Wijzigen Beoordelingsstructuren YC303/135* Overzicht Uitgebreide Beoordelingsstructuren YC200 Onderhoud Facultaire Regels / Raadplegen YC290 / YC289 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Invoeren Examencommissie YC159 Controle Examencommissies YC171 Overzicht Examencommissies YC197 4. Inschrijven student in de examenperiode YC170 * 5. Overrule Classificatie Student YC274 * Examenverwerking (check ISP) = optioneel YC140 * -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Examenperiode Studenten : Examens worden afgelegd

Beoordelingsstructuur Basis voor invoer van de resultaten Welke deelresultaten ? Wanneer moeten resultaten ingevoerd worden? Basis voor de planning In welke examenperiode en hoeveel examenmomenten? YC308: Controle Beoordelingsstructuren 19-01-2011

Beoordelingsstructuur Enkelvoudige beoordelingsstructuur Eindresultaat per OPO Uitgebreide beoordelingsstructuur Deelresultaten op basis van Ola’s Subtotalen Toetsmomenten Docenten Individuele beoordelingsstructuur Masterproef Stage 19-01-2011

Geldigheid Beoordelingsstructuur Een beoordelingsstructuur die wordt aangemaakt voor academiejaar 2011 zal een geldigheidsduur krijgen van het begin van academiejaar 2011 tot oneindig in de tijd. M.a.w. Geldigheid structuur : 26.09.2011 tot 31.12.9999 Wijzigt er nu iets aan de structuur in academiejaar 2012-2013, wordt er een nieuwe structuur aangemaakt. De huidige structuur zal begrensd worden in de tijd. M.a.w. Nieuwe geldigheid structuur 26.09.2011 tot 23.09.2012 : Structuur 1 24.09.2012 tot 31.12.9999 : Structuur 2 Begin en einddatum zijn van K.U.Leuven. (De datums zullen anders zijn voor de hogescholen)

Nice to know Beoordelingsstructuur kan niet meer wijzigen van zodra een punt werd ingevoerd. Dus beoordelingsstructuren moeten op begin van het academiejaar aangemaakt worden voor de 3 periodes. (afgedwongen in YC135) -> versoepeling nodig? Indien punt ingevoerd voor een bepaalde examenperiode? Beoordelingsstructuur is per OPO per examenperiode. Het is niet toegelaten de structuur aan te passen naargelang de opleiding waarin het OPO voorkomt, of naargelang de student. Voor uitzonderlijke cases (bv. gekwetste studenten in een sportopleiding) die zich niet moeten houden aan de beoordelingsstructuur, kan men op de verschillende beoordelingssoorten met NVT quoteren, en enkel het eindresultaat bijhouden.

Do’s and don’ts De beoordelingsstructuren moeten gelijk zijn binnen de 1e examenkans: voor Examenspreiding, om deelpunten zichtbaar te maken om deeloverdrachten en niet herkansbare onderdelen aan te duiden En bij voorkeur gelijk tussen 1e en 2e examenkans (voor deeloverdrachten)

Beoordelingsstructuur VLAGJES Overkoepelend vlagjes : Resultaat : Er wordt voor deze beoordelingssoort een resultaat verwacht voor de studenten. Dit moet gelijk staan per examenkans(ofwel op ofwel af). Dus voor alle periodes van de eerste examenkans. Voor de totaallijn moet dit altijd op staan. Mededeling : Dit resultaat mag door de student gekend worden en zal verschijnen op examenresultatenblad, studievoortgangsdossier, … Enkel relevant als “Resultaat” op staat op deze beoordelingssoort. Belangrijk voor deelresultaten. Ook opzetten in examenperiodes waar default geen beoordeling wordt verwacht om resultaten uit andere examenperiodes zichtbaar te maken of voor studenten met examenspreiding.

Beoordelingsstructuur VLAGJES Vlagjes per examenperiode : Inplanning : er moet in deze examenperiode voor deze beoordelingssoort een examen ingepland worden. (datum, uur, lokaal). Dit kan maar 1x op staan per beoordelingssoort voor de eerste examenkans Beoordeling : in deze examenperiode wordt er op deze beoordelingssoort een resultaat verwacht voor de meerderheid van de studenten (dus default). Dit kan maar 1x op staan per beoordelingssoort voor de eerste examenkans. Als er voor deze beoordelingssoort een resultaat verwacht wordt voor de examenkans (zie overkoepelend vlagje) dan moet er in één van de examenperiodes van de 1e examenkans ook een “beoordeling verwacht” op staan voor deze beoordelingssoort. Indien inplanning en beoordeling samen op staan moet dit in dezelfde examenperiode (dus niet jan beoordeling verwacht en juni inplanning

Beoordelingsstructuur VLAGJES Algemene aanduiding niveau beoordelingsstructuur Naar detailscherm voor invoer/wijzigen Deeloverdracht (DOVD) binnen Academiejaar: studenten die geslaagd zijn op een onderdeel van een module, maar niet voor de module als geheel, kunnen een deeloverdracht krijgen in de 2de examenkans. Hoeven het examen niet opnieuw af te leggen, behouden het reeds behaalde resultaat. Deeloverdracht (DOVD) over Academiejaren heen: idem, geslaagde onderdelen worden over academiejaren meegenomen indien de niet-geslaagde module opnieuw geboekt wordt door de student. Indien DOVD over AJ aangeduid staat geldt automatisch ook de DOVD binnen Aj Niet herkansbaar onderdeel (NHO): Student beschikt slechts over 1 examenkans om een onderdeel of module af te leggen.

Beoordelingsstructuur VLAGJES Mogelijke combinaties : DOVD binnen AJ DOVD over AJ NHO X

Voorwaarden en Geldigheid DOVD en NHO Deeloverdracht kan slechts gegeven worden op deelniveau 1 NHO kan zowel op OPO als deelniveau 1 Alle beoordelingsstructuren moeten gelijk zijn tot op niveau 1 Het gaat om een ‘eindeloze’ overdracht: Zolang de BS ongewijzigd, kan de student die een pauze heeft genomen zich blijven beroepen op een DOVD Student kan DOVD weigeren, maar ENKEL mits centrale goedkeuring (registratie in YC309: afwijkende examenprocessen). Begin en einddatum zijn van K.U.Leuven. (De datums zullen anders zijn voor de hogescholen)

YC308: Controle Beoordelingslijsten

YC308: 20-tal soorten foutboodschappen

1. Beoordelingsstructuur moet gelijk zijn voor de 1-ste examenkans Indien deze fout weggewerkt wordt dan zijn veel van de andere foutboodschappen ook opgelost.

2. Beoordelingsstructuur moet bij voorkeur gelijk zijn tussen 1-ste en 2-de examenkans Warning

3. “Resultaat” moet per beoordelingssoort gelijk zijn binnen de 1-ste examenkans Indien de beoordeling structuur gelijk gezet wordt, verdwijnt boodschap 3 ook. Er wordt per beoordelingssoort vergeleken. Indien 5001 niet aanwezig is voor periode 006, is er ook geen resultaat en en is er een verschil met periode 005.

4. “Inplanning” kan maar éénmaal voorkomen per beoordelingssoort binnen de 1-ste examenkans “inplanning” kan niet opstaan in 005 en 006 voor TOTAAL

5. “Beoordeling verwacht“ kan maar éénmaal voorkomen per beoordelingssoort binnen de 1-ste examenkans

6. Indien “inplanning” en “beoordeling verwacht” samen moeten opstaan moet dit in dezelfde examenperiode

7. Resultaat moet altijd opstaan op de beoordelingssoort totaal Deze fout kan normaal niet voorkomen . Is beveiligd in trx Yc135

8. Indien “beoordeling verwacht” opstaat voor de beoordelingssoort TOTAAL moet het bij alle onderliggende beoordelingssoorten opstaan binnen de examenkans (waar resultaat op staat) JAN JUNI SEPT

9. Indien “beoordeling verwacht” opstaat voor de beoordelingssoort TOTAAL moet het bij alle onderliggende beoordelingssoorten ook opstaan in de huidige of vorige examenperiode.

10. “Beoordeling verwacht” moet binnen de 1-ste examenkans ergens opstaan als “resultaat” opstaat

11. “Inplanning” mag niet aangevinkt staan of spreiding mag niet > dan 0 zijn.     (Inplanning en spreiding mag enkel bij KUL)   Controle ingebouwd voor de Hogescholen: doen niet mee met vervroegde examenplanning

12. Beoordelingsstructuur moet gelijk zijn voor de 2-de examenkans (warning)

13. Verschillende beoordelingsschalen aanwezig Geen mix toegelaten 1-20/1-40/G-NG/…

Controles ikv NHO en DOVD 14)Bij NHO mag er geen inplanning of beoordeling verwacht opstaan in tweede examenkans 15)Bij NHO of DOVD moet de mededeling opstaan per soort 16)Bij DOVD binnen AJ moet Result en beoordeling verwacht voor elke exa.kans opstaan

Controles ikv aard OPO 17)Opo van semester 1:bij totaal van JAN beoordeling verwacht op X (JUNI initieel) 18)opo van semester 2:bij totaal van JUNI beoordeling verwacht op X (JAN initieel) 19)Jaarvak:bij totaal van JUNI beoordeling verwacht op X (JAN initieel)

Achterliggen Controles CE 20)Voor een soort is er geen CE, bewaar de bs in YC135 21)Voor een CE is er geen aanbodperiode, bewaar de bs in YC135 

Conversie Beoordelingstructuur Coronapartners? “Beoordeling verwacht” wordt opgezet volgens semesteraanduiding OPO en OLA Jaarvakken met beoordelingssoort tussentijdse evaluatie -> Beoordeling verwacht op in januari voor deze beoordelingssoort. Achteraf nakijken via YC308 Dan bulkprogramma studenten koppelen aan dummy-examenmomenten

Omschrijving beoordelingssoorten Omschrijving beoordelingssoorten wordt ook gebruikt in de toepassing “Mijn beoordeling” als de docent kiest om de lijst te sorteren per examenmoment.