Schriftelijk communiceren voor teamleiders Blok 1 april 2008 Frits Gubbels

Agenda 13:00 – 13:15 Voorstellen en introductie 13:15 – 13:45 Communicatie 13:45 – 14:00 Criteria voor een goede nieuwsbrief 14:00 – 14:30 Terugkoppeling groepsopdracht Pauze 14:45 – 15:15 Theorie nieuwsbrief 15:15 – 15:30 Inventarisatie onderwerpen 15:30 – 15:45 Voorbereiding blok 2 15:45 – 16:00 Evaluatie blok 1

Communicatie (13:15 – 13:45) Van Dale (2000) beschrijft communicatie als het uitwisselen van informatie. Het proces waarin een zender, via een medium, met een bewuste intentie een boodschap doorgeeft aan een ontvanger, die deze op de één of andere manier verwerkt. De functie van communicatie, zowel op verbaal (de taal) als op non-verbaal (alles buiten de taal) niveau, is invloed uitoefenen op onze omgeving, stellen Oyen en Lievers (1987).

(Efficiënt en effectief) Communiceren Communiceer vanuit ontvanger Efficiënt: de juiste dingen doen Effectief: de dingen op de juiste manier doen. Zenden en ontvangen kan niet tegelijkertijd Er is regelmatig ruis Ontvangen is luisteren Luisteren is iets anders als ‘niet praten’ Goed voorbereiden Helder uitvoeren Zenden is doelbewust Zender Ontvanger

Aspecten van communicatie De inhoud (het bericht) Het doel Verbaal en non-verbaal De vorm / het medium Het medium De zender en ontvanger Juist en tijdig Ruis, verstoring Het referentiekader Voorbeelden ?

Verbale en non verbale communicatie Transparant communiceren Jij Binnenkant Denken, willen, voelen, weten, ervaren enz. Buitenkant Verbale en non-verbale communicatie De ander(en) Overkant De ander reageert op jouw buitenkant

Welke knelpunten komen jullie tegen in de (dagelijkse) communicatie ? Resultaten op flip over

Aanpak Daarna 30 minuten voor plenaire bespreking Doelgroep zijn team-leden Per groep van 3 personen aan de slag Resultaten op flip-over en presenteren Maximaal 15 minuten voorbereidingstijd Daarna 30 minuten voor plenaire bespreking

Pauze 14:30 – 14:45 Verstandige mensen spreken uit ervaring. Nog verstandigere mensen spreken uit ervaring niet

Theorie Nieuwsbrief (14:45 – 15:15) Schrijf en denk vanuit de lezer Zorg dat de lezer wordt geboeid Schrijf beknopt Denk na over volgorde en prioriteit van items Leesbaarheid: leesgemak, bondigheid, levendigheid, nauwkeurigheid, stijl Herkenbare structuur/format Stijl (gebiedend/dominant/aarzelend)

Voorbeelden Fijne vakantie allemaal, ook voor het gezin en kom gezond weer terug ! T.a.v. het ZZP gebeuren is xxx aanspreekpunt in de regio. Nieuwe beleidsnota TOS lezen in KompaZ, we starten hiermee in 2008. Alle voorbehouden handelingen vind je in KompaZ: BIG. Al gehoord/gelezen over de functiereductie ?? Hopelijk kunnen we in de toekomst veel gebruik maken van elkaars kwaliteiten. Een compliment voor iedereen die zo hard aan de zorgdossiers werkt.

Aanpak opzetten nieuwsbrief Verken de schrijfopdracht Analyseer het onderwerp Baken het onderwerp af Stel een bouwplan op Plan de werkzaamheden Controleer het bouwplan Zie cursusmateriaal

Opdracht 2 (15:15 – 15:30) Welke onderwerpen moeten aan de orde komen Opdracht 2 (15:15 – 15:30) Welke onderwerpen moeten aan de orde komen ? (huiswerk vraag 1) Resultaten op flip-over (vast, periodiek, incidenteel)

Opdracht 3 (15:30 – 15:45) Wat zijn de voorwaarden om een succesvolle nieuwsbrief te introduceren ? (huiswerk vraag 2) Resultaten op flip-over

Voorbereiding blok 2 Opdracht: Nieuwsbrief samenstellen Groepjes van 3 personen Volgende keer presenteren: resultaat en ervaringen (10 min. per groep) Vooraf aan docent toezenden (uiterlijk 12 april) Gebruik behandelde theorie Formaat is MS-Word Denk en redeneer vanuit ontvanger Vergeet lay-out, vormgeving e.d. niet

Veel vergaderingen worden afgesloten Vragen ? Vragen Veel vergaderingen worden afgesloten met het plannen van de volgende vergadering.

Evaluatie blok 1 Rondgang: Voldoet de inhoud en werkwijze aan de verwachtingen? Welke ondersteuning denk je nog nodig te hebben? Wordt het resultaat gerealiseerd? 2 x gesloten 1 x open vraag (bij tijd over hierop nog nader ingaan’ Welke zijn in welke situatie goed te gebruiken ? Ander onderwerp: E-mail etiquette Vragen